中海物业(商业物业)管理公司工程管理制度2012.06.01

中海物业（商业物业）管理公司

工程管理制度

二〇一二年六月一日

序 言

目 录

1目的 (3)

2适用范围 (3)

3 定义 (3)

4发布、解释与修订 (4)

5工程前期介入管理 (4)

6商户装修管控 (9)

7运行管理 (10)

8能源管理 (13)

9设备设施的维修保养管理 (14)

10公共设备设施的大中修管理 (16)

11物资采购及合约分判管理 (18)

12安全防范管理 (23)

13公共维修管理 (24)

14工程档案管理 (26)

15相关文件 (27)

工程管理制度

1目的

建立本工程管理制度，旨在规范中海物业（商业物业）管理公司工程管理工作体系，充分发挥其综合职能和服务职能，科学地规范工程工作程序，以求创造企业的最佳经营效益。

2适用范围

本制度适用于中海物业（商业物业）管理公司。各地区分公司、商业物业分公司依照本制度制定、修订各公司工程管理制度并报中海物业（商业物业）管理公司批准后执行。

3 定义

所称商业物业，系指中海物业（商业物业）管理公司；所称各地区分公司，系指中海物业（商业物业）管理公司各地区分公司；所称商业物业分公司，系指中海物业（商业物业）管理公司各商业物业项目分公司；所称项目开发公司，系指商业项目的房地产开发公司。所称客户／租户，系指物业租户、业主以及来此购物、进行商务活动的人员总称。

4发布、解释与修订

4.1本制度由中海物业（商业物业）管理公司人事行政部负责发布，并自发布之日起实施。

4.2本制度由中海物业（商业物业）管理公司人事行政部及专业管理综合部负责解释。

4.3本制度每年3月30日前进行一次集中检讨，检讨后的修订内容由中海物业（商业物业）管理公司总经理负责签发、发布。

5工程前期介入管理

5.1房产技术条件管控

5.1.1房产技术条件标准更新

5.1.1.1每年1月31日前，商业物业公司专业管理综合部参考房产技术条件数据库和相关部门意见，形成房产技术条件标准修改建议，经商业物业公司总经理审批后向地产集团公司商业管理部提出更新需求。

5.1.1.2在得到地产集团公司正式批复后，商业物业公司专业管理综合部下发正式文件，各商业物业分公司负责跟进项目开发公司遵照执行。

5.1.2房产技术条件审核

5.1.2.1 各商业物业分公司负责收集汇总物业管理的基本技术条件需求，经地区分公司和总部专业管理综合部审核后形成初步方案，为技术调节对接会议做准备；

5.1.2.2 开业前8个月，商业物业公司专业管理综合部组织协调项目开发公司、商业管理部、各商业物业分公司、地区分公司召开房产技术条件对接会议，形成确定方案，由当地商业物业公司上报地产集团公司审批后，项目开发公司实施。

5.2前期物业管理建议

5.2.1针对新开发的商业项目,各地区商业物业分公司负责根据商业项目的具体情况编制工程、安管、保洁、绿化前期介入方案，上报地区分公司和总部专业管理综合部、市场及客户关系部审核，并经商业物业公司总经理审批后向商业管理部和项目开发公司提供，以保证前期介入工作的顺利进行。

5.2.2在项目规划设计阶段，各地区商业物业分公司从物业后期从使用和管理的角度，就房屋设计、弱电智能化系统、空调暖通系统、供电供水、污水排放、污水处理、道路、交通组织管理、配套服务设施配置等编制物业管理建议 , 上报商业物业公司专业管理综合部、市场及客户关系部审核，并经商业物业公司总经理审批后向商业管理部和项目开发公司提供。

5.2.3在项目施工阶段，各地区商业物业分公司根据现场施工的情况,向项目开发公司提出的关于土建施工、设备安装、工程进度、工程质

量方面的施工整改意见或合理化建议。

5.3项目的接管验收

5.3.1项目接管验收前,各地区商业物业分公司负责编制商业项目工程移交验收方案,上报商业物业公司专业管理综合部、市场及客户关系部审核，并经商业物业公司总经理审批后向商业管理部和项目开发公司提供,商业物业公司负责协调地区商业物业分公司与项目开发公司处理在移交验收过程中存在的重大遗留问题或缺陷,同时并对项目接管验收的实施情况进行监督检查。

5.3.2各商业物业分公司负责对独立封闭空间内的，能够正常运行的设施、设备进行预接管。包括安排技工进驻值班；在当地项目公司及厂家指导下，对值班技工进行培训，使其熟悉设备操作方法、操作规程及突发问题处理规程。

5.3.3各商业物业分公司依据《商业物业移交与接管验收程序》，对设施设备全面检查、检测，满足接管标准的，办理接管手续。

5.3.4 接管时，各商业物业分公司与项目开发公司须共同确认《工程遗留问题清单》，经地区分公司审核，报地产集团公司、项目开发公司及商业物业公司总部备案。

5.4项目的移交

5.4.1各商业物业分公司由工程部和客服部成立项目移交小组，商业物业分公司项目经理任组长。工程遗留问题整改完毕后，由各商业物业分公司、地区分公司和项目开发公司按照地产集团公司制度办理移

交手续。

5.4.2项目开发公司负责发起移交事项审批流程，经分管公司领导，和商业物业公司的分管领导批准后生效。凡未经批准擅自进行移交的，将追究商业物业项目分公司总经理的责任。

5.4.3各商业物业分公司须按照《移交接管图纸资料一览表》接收全部竣工图纸资料，签署《工程资料移交清单》并认真查验移交图纸资料的数量及真实性。

5.4.4各商业物业分公司须按照地产集团公司相关规定及施工、采购合同相关条款约定，仔细核对所有移交备品备件的种类、数量，签署《工程备品备件移交清单》，移交的备品备件须及时登记入库。

5.4.5各商业物业分公司与项目开发公司在商定的时间对能源计量进行交接确认，在开业后60天内，完成能源总表与分表计量偏差费用的处理。

5.5工程遗留问题的整改

5.5.1工程遗留问题包括以下四类：

第一类：规划设计中未涉及或成本预算中未考虑，但影响项目经营或品质的问题；

第二类：原设计无法满足日常商业或物业管理需求的问题；

第三类：施工质量问题；

第四类：施工未完项目。

5.5.2对于影响项目安全与运营的重大问题，各商业物业分公司须在

开业后7日内汇总上报；其他全部工程遗留问题须在开业后1个月内汇总上报，所有上报须经地区分公司审核后报商业物业公司专业管理综合部。

5.5.3工程遗留问题的整改

5.5.3.1 “第一类”问题由各商业物业分公司与项目开发公司共同确定整改方案及费用测算，上报地产集团公司审批；

5.5.3.2 “第二类”问题由各商业物业分公司阐明原因及费用测算，在年度维修基金预算中申报；

5.5.3.3 “第三类、第四类”问题在移交前，由各地项目开发公司跟进施工单位整改；移交后，由各商业物业分公司跟进施工单位整改，其中需商业物业公司总部协调的，由各商业物业分公司汇总，经地区分公司审核后上报商业物业公司专业管理综合部。商业物业公司专业管理综合部负责与项目开发公司沟通协调，各地项目开发公司负责实施，各商业物业分公司和商业物业地区分公司负责跟进。

5.5.3.4 各商业物业分公司在督促遗留问题整改的同时，每周须向商业物业地区分公司上报《工程遗留问题报表》，商业物业地区分公司每月须向商业物业公司专业管理综合部汇报遗留问题整改进度。 5.6具体工程前期介入工程管理的流程和规范详见《工程前期介入工作指引》。

6商户装修管控

6.1 商业物业公司专业管理综合部负责制定《装修管理工作指引》、《装修管理手册》等规范性文件编制，各地区分公司、各商业物业项目分公司可根据项目或地区的情况进行适当修订，但修订文件必须报商业物业公司专业管理综合部备案。

6.2各商业物业分公司与项目开发公司在约定的商户进场日之前10日进行交房预验收，商业物业分公司工程部负责跟进交房预验收问题的销项工作，影响商户进场装修的问题必须在商户进场之前整改完毕。

6.3各商业物业分公司工程部负责审批商户装修设计方案和施工图纸，对不合格项提出整改意见，审图合格方可按照流程签订《装修管理协议》和办理进场装修手续。

6.4各商业物业分公司、项目开发公司、商户按照约定的交房日期对商铺进行验收，验收无误进行交接登记，由商业物业分公司保存书面记录。

6.5各商业物业分公司依据系统装饰、机电类消防安全材料管控规定和《装修手册》对商户装修材料进行严格审验，不符合规定的材料严禁进场。

6.6各商业物业分公司负责审定商户装修进度计划，每日检查商户装修进度并汇总形成《装修巡查管控表》，经地区分公司审核后定期上报商业物业公司总部专业管理综合部。

6.7所有商户的装修工作须在开业前30日完成，各地商业物业公司负责对商户已自检合格后的消防、机电和装修等项目验收。不合格项目，商户整改后再次验收，直至合格。

6.8具体装修管理的流程和规范详见《装修管理工作指引》。

7运行管理

7.1 岗位及职责

7.1.1 各商业物业分公司须按照项目的实际情况制定人员配置和工

作架构报商业物业总部审核，并按商业物业公司总部审批的工程人员架构设置强电、弱电、暖通等技术岗位人员；

7.1.2 所有工程人员由所在商业物业分公司明确其岗位职责，并接受相关岗位培训。在岗期间必须遵守公司各项规章制度，严格按照操作规程进行作业。

7.2 操作管理

7.2.1 各商业物业分公司每年根据项目运营情况，编制《商业设备设施运行方案》，于每年12月20日前经地区分公司审批后上报商业物业公司总部专业管理综合部备案；

7.2.2 工程人员必须接受所在商业物业公司工程操作指引培训，并在工作中严格执行。

7.2.3各商业物业分公司须编写年度的设备设施保养计划，并细化到具体的时间节点，交总部专业管理综合部审核备案。

7.3 运行分析

各商业物业分公司按规定每日及时记录各系统设备的运行数据，每月对各种数据进行汇总分析,并将汇总分析结果定期上报地区分公司和商业物业总部。

7.4 检测、试验

7.4.1 各商业物业分公司对特种设备和检测设备须按规定进行定期检测、试验，并获得相关部门出具的检测、试验报告；

7.4.2 各商业物业分公司应按管理标准进行定期检定非强制检测的各类仪器、仪表；

7.4.3 所有的在用检测设备、仪器应带有检定标识，标明检定日期和有效期。

7.5 紧急事故的处理

7.5.1 各商业物业分公司必须建立停电、停水、电梯困人、给排水、锅炉、制冷等事故的工程应急预案；

7.5.2 针对所有应急预案，工程部每季度应组织培训和演练，确保紧急事故发生后按应急预案规定处理；

7.5.3 紧急事故发生后，各商业物业分公司要立即通过电话上报地区分公司工程部和商业物业公司总部专业管理综合部，同时做出书面详细报告；

7.5.4 展开抢险及善后工作时，必须对紧急事故抢险及抢险完成现场拍照取证。属保险责任范围的，立即向保险公司报案。

7.6 主力店设施设备的运行监督管理

7.6.1 各商业物业分公司应于每年12月10日前审核各主力店提供的下年度主力店设施设备维保计划。维保计划要细化到月份，作为日常监管的依据。

7.6.2 维修保养情况的巡检与复检

7.6.2.1各商业物业地区分公司工程管理部每月组织各分公司工程主任以上人员对分公司主要设施设备的使用情况和维保计划的执行情

况进行定期巡检，并记录；

7.6.2.2除每月对主要设施设备定期巡检外，上述人员尚需对其它设施设备进行不定期抽检。每次不定期抽检间隔时间不应超过3个月；

7.6.2.3地区分公司工程管理部每半年对各商业物业分公司管辖的主力店设施设备管理情况抽检一次。

7.6.2.4对于巡检中发现的问题，各地区分公司提出整改意见，要求各商业物业分公司在限期内整改，复检记录须经各商业物业分公司负责人确认。

7.6.3 各商业物业分公司每月汇总形成《商场主力店设施设备检查情况汇总表》上报各商业物业地区分公司。

7.7 设备间管理

各商业物业分公司须按照商业物业公司总部专业管理综合部制定的《设备管理标准》相关规定，编制本项目设备间管理标准并严格执行。

8能源管理

8.1 能源使用计划的制定

各商业物业分公司依据能源消耗实际情况，每年12月10日前制定下年度能源使用计划，经地区分公司审核后上报商业物业公司总部专业管理综合部批准。

8.2 能源数据的计量和分析

8.2.1 各商业物业分公司每日统计能源数据，每月汇总分析后上报地区分公司及商业物业总部专业管理综合部备案；

8.2.2 各商业物业分公司须对各功能区域及整体能耗进行分析与连续跟踪，为设备日常管理、节能改造等提供数据支持。

8.3 设备效能评估

各商业物业分公司应于10月30日前根据能耗数据，对空调系统和机电系统进行效能评估，为运行方案的调整和大、中修提供依据。 8.4 节能改造

8.4.1 各商业物业分公司每季度组织节能技术改造建议活动，工程管理部进行初选汇总，经地区分公司审核后上报商业物业公司总部专业管理综合部；

8.4.2 商业物业公司总部专业管理综合部负责收集整理系统内外技能改造方案，定期组织论证和技术可行性分析及审核、审批，对于优秀的节能方案加以推广；

8.4.3 节能改造方案审批通过后，由地区分公司指导各商业物业分公

司工程管理部协助制定出具体节能改造方案并具体实施；

8.4.4 节能改造完成后，由地区分公司组织相关专业人员测试节能效果，完成节能改造效果评估，上报商业物业公司总部专业管理综合部。

9设备设施的维修保养管理

9.1 维护保养规程的制定

9.1.1 商业物业公司专业管理综合部负责制定《工程管理制度》、工作指引、设备管理标准、操作规程、作业指导书等规范性文件编制，各地区分公司、各商业物业项目分公司可根据项目或地区的情况进行适当修订，但修订文件必须报商业物业公司专业管理综合部备案。

9.1.2各商业物业分公司按照设备设施的维修保养制度要求，针对各项目具体情况，必须分别制定维修保养规程，明确维保项目、维保周期、维保方法等内容。

9.2 维保计划的制定

9.2.1各商业物业分公司对间隔周期一个月以上的维保项目，分强、弱电、空调、给排水和土建五个专业编制《设施设备年度维保计划》，应列明设备设施名称、维保项目、时间安排、费用预算等，经地区分公司审核后，每年12月10日前报商业物业公司总部专业管理综合部审批。

9.2.2各商业物业分公司根据审核后的《设施设备年度维保计划》按照月度进行分解细化，制定详细的月度工作计划，经项目分公司经理

和地区分公司工程管理部审批后组织实施。

9.3 维修保养的实施

9.3.1 各商业物业分公司应建立设备设施保养和运行保障所必需的备品备件一览表，明确规定备品备件种类、规格、最低库存数量等，并定期检查；

9.3.2 设备设施维护保养项目在上报地区分公司审核、商业物业公司总部专业管理综合部审批后实施，并形成记录存档。

9.4 维修保养的检查

9.4.1各商业物业分公司工程管理部专业主任每周检查维修保养计划的实施情况和工作记录；

9.4.2各商业物业分公司工程管理部经理每月检查确认维修保养工作，于每月28日前将自检报告和月度保养报告上报地区分公司工程管理部。

9.4.3商业物业地区分公司工程管理部每月组织各分公司工程主任以上人员对分公司主要设施设备的使用情况和维保计划的执行情况进行定期巡检，并记录，并将检查的情况汇总后上报商业物业公司专业管理综合部；

9.4.4除每月对主要设施设备定期巡检外，上述人员尚需对其它设施设备进行不定期抽检和专项检查。每次不定期抽检间隔时间不应超过3个月；

9.4.5商业物业公司专业管理综合部每半年对各、商业物业地区分公

司、各商业物业分公司管辖的设施设备管理情况抽检一次。

9.4.6对于检查中发现的问题，由检查人员提出整改意见，要求各商业物业分公司在限期内整改并进行复检，复检记录须经各商业物业分公司负责人确认。

9.5具体设备设施管理的流程和规范详见《设备设施管理工作指引》。10公共设备设施的大中修管理

10.1 公共设备设施的大中修申报

10.1.1 各商业物业分公司按照相关建筑规范的要求，结合对建（构）筑物使用情况、检测结果，提出建（构）筑物大中修计划并编制专项维修资金预算报地区分公司及商业物业公司审核；

10.1.2 按照设备设施管理和行业规范的要求，结合使用情况、检测结果提出机电设备设施大、中修计划并编制专项维修资金预算报地区分公司及商业物业公司审核。

10.2 专项维修资金的管理

10.2.1 专项维修资金依据地产公司应收租金额和相应比例计提； 10.2.2 专项维修资金预算管理

10.2.2.1各商业物业分公司于每年9月30日前提交下一年度《商业专项维修资金年度预算表》，经地区分公司审核后上报商业物业公司总部专业管理综合部审批；

10.2.2.2各商业物业分公司必须由总经理亲自主持专项维修资金预

算的编制工作，须保证预算费用与实际发生维修费用的偏差控制在10%之内；

10.2.2.3各项工程均应经过充分论证方可上报，并应提供相关论证材料，如现场情况照片、专家论证 、改造方案、图纸、费用预算依据等；

10.2.3 商业物业公司总部专业管理综合部负责在每年11月份组织专题会议，审核确定年度专项维修资金预算；

10.2.4 专项维修资金实施的管理

10.2.4.1各商业物业分公司应提出合理施工方案，经地区分公司审核后上报商业物业公司总部批准后方可实施；

10.2.4.2各商业物业分公司负责将各项工程进度按月上报至地区分公司及商业物业公司。各项工程竣工验收合格后，须上报地区分公司及商业物业公司，上报资料应包括开竣工时间、验收情况报告、改造前后的实景照片。

10.2.5 受托商业物业维修基金管理

10.2.5.1管理受托商业物业的各地商业物业公司，须在每年7月31日完成下年度《资本性支出专项维修资金年度预报表》，经地区分公司审核后上报商业物业公司总部专业管理综合部汇总审定后，报至委托方审批；

10.2.5.2各商业物业分公司依据委托方批复的工程项目及限额，报商业物业公司总部专业管理综合部审批后组织实施；

10.2.5.3各项工程竣工验收合格后，须上报地区分公司及商业物业公司，上报资料应包括开竣工时间、验收情况报告、改造前后的实景照片。

11物资采购及合约分判管理

所有涉及的工程物资采购、工程招投标及合约分判均须严格按照《中海物业管理公司招标及物资采购管理办法（试行）》《中海物业（商业物业）管理公司招标及物资采购管理办法》、《商业物业管理公司合同审批权限表》要求和规定执行。

11.1 物资采购及招标机构

11.1.1根据工作需求分别设立商业物业公司招标及物资采购评审委员会和各商业物业地区分公司招标及物资采购评审委员会,并约定工作职责与工作范围。

11.1.2商业物业公司专业管理综合部负责对各地区分公司及各商业物业分公司的工程类物资采购、工程招投标及合约分判进行监督，监督检查各单位招标活动管理规定的执行情况，协调解决招标监督管理工作中的问题。受理相关投诉，组织查处招标活动中的违规行为。

11.2日常维修材料采购

11.2.1各商业物业地区分公司应当建立合格日常材料采购的合作单位名册，经本单位招标及物资采购评审委员会考核和审定，每年检讨一次，并及时更新，并于每年12 月10日前报商业物业总部备案。

11.2.2各商业物业分公司依据项目日常物料消耗实际情况，每年12月10日前制定下年度材料使用计划，经地区分公司审核后上报商业物业公司总部批准。

11.2.3各商业物业分公司根据审核后的《年度维保材料计划》根据工作情况按照月度进行分解细化，制定详细的月度材料计划，经项目分公司经理和地区分公司审批后组织实施。超出地区分公司审批权限的需上报商业物业公司审批，超出商业物业公司审批权限的需经商业物业公司审核后报集团物业管理部审批。

11.2.4商业各类工程日常维保材料审批权限划分详见《商业物业管理公司合同审批权限表》。

11.2.5具体物料采购的供应商评价、物料采购、进货检验、出入库管理、仓库管理、物资搬运详见《物资采购模块工作指引》。

11.2.6各商业物业分公司将月度材料消耗情况汇总后报各地区分公司，各地区分公司将汇总后报商业物业公司专业管理综合部备案。

11.3工程分判与大型物资采购的工作方式

11.3.1单项合同金额未达到3 万元金额的工程（含零星工程）合约分判、物资采购等业务可按照货比三家的原则，进行分析比价，择优采购分判。由各商业物业地区分公司根据《商业物业管理公司合同审批权限表》的要求进行合同的会签、审批及签订。

11.3.2单项合同金额预计超过3 万元至5万元（含5万元）的工程，由各商业物业地区分公司组织实施；