Word中批量生成学生电子档案

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Ｗｏｒｄ中批量生成学生电子档案

作者：邢学生

来源：《消费导刊·理论版》2008年第20期

[摘要]本文以Word为研究对象，结合Word中的域及邮件合并功能在Word中实现了电子档案中的图文混排，并批量生成。

[关键词]域邮件合并学生电子档案

一、引言

学生的档案管理是学校的基本工作之一。每逢新学期开学，学校都要给新生建立电子档案，记录学生的基本情况如姓名、性别、民族、政治面貌等，以及入学分数，并配有电子照片。除了电子照片，电子档案中的其它信息上级管理部门都以数据库或Excel的形式发放给学校。这些数据都是以一条记录或一行的形式表示的，需要每个学生以单个表格的形式体现出来。本文就是结合Word中的域及邮件合并功能在Word中实现了电子档案中的图文混排，并批量生成。

二、相关技术简介

（一）Word中的域

Word中的域是Word中的一种特殊命令，它由花括号、域名（域代码）及选项开关构

成。域代码类似于公式，域选项并关是特殊指令，在域中可触发特定的操作。域特征字符是指包围域代码的大括号"{}"，它不是从键盘上直接输入的，按键可插入这对域特征字符。

Word本身提供了一个名为include picture的链接和引用域。在文档窗口中插入此域，并指定链接和引用的图形文件名，然后使用Word的更新域功能可在窗口相应位置处显示被链接和引用的图形文件内容。inclu depicture域的使用格式为：includepicture [\d]，其中用于指定图形文件名称和位置。[\d]为可选项，省略该项为插入方式，否则为链接方式，即图片内容不随文档保存以减少文档所占的磁盘空间。在主文档中插入includepicture域之前，用户须对数据源

文件中图形文件名字段进行适当处理。includepicture域不支持分隔文件目录名的单反斜杠（\），在使用时须将其替换为双反斜杠（\\），另外，如果文件目录名中包含空格还须转换为短格式。

（二）邮件合并