用友NC集中费用管理解决方案-产品篇(终稿)20081103

用友NC集中费用管理解决方案－产品篇

1．关键目标

本解决方案重点解决集团企业的如下关键问题：

(1)如何建立适合企业费用管控需要的业务处理平台；

(2)如何规范费用计划的编制和审批流程；

(3)如何提高费用报账效率并使其透明化；

(4)如何将费用控制贯彻到业务发生全过程；

(5)如何实时预警和提示费用的异常情况、重大支出，监控全集团费用发生动态。2．总体思路

本解决方案的总体思路是：集团构建统一的业务处理平台，规范费用计划编制、借款申请、费用报销流程，实现对整个集团费用的集中管理和实时监控。

图注说明：

（1）集团母公司构建适合自身费用管控模式所需的集中费用管理平台；规范基础档案信息，统一费用核算政策；落实费用管理内控制度；

（2）通过全面预算平衡集团内资源分配，批复各单位的费用计划；

（3）下属单位根据各部门费用使用申请编制资金计划上报资金结算部门；

（4）资金结算部门根据汇总资金计划进行资金平衡，组织资金调度、资金划拨；

（5）审批后的费用计划控制业务系统的费用支出，从而做到对费用的事中有效控制；

（6）通过审批程序、预警平台实时监控下属单位的重大或异常事件；

（7）通过报表、分析系统进行费用统计分析，根据执行实际情况做定期调整。

3．具体解决方案

3.1如何建立适合企业费用管控需要的集中管理平台

集团企业需要根据自身的实际情况，结合未来的发展变化趋势选择适合自身管理需要的费用管控模式，构建集中统一的业务处理平台。

NC系统通过将报账系统、核算系统、资金结算系统紧密集成，抽象了多种集团费用管控模式，结合多家集团企业费用管理最佳应用实践，为企业提供多种费用管控模式下的集中费用解决方案。

3.1.1费用管控模式的分类

集团企业对费用管控的模式，可归纳为集中报账应用模式、计划报账应用模式两种。

1、集中报账模式

特点：集团建立统一会计核算平台，设置集中的报账中心或会计核算中心，集中管理全集团的报账业务。下属单位不设立财务人员，只保留出纳人员或报账人员，不进行会计处理。

2、计划报账模式

特点：集团建立统一会计核算平台，制定统一的费用控制制度和费用报销标准。各下属单位根据集团要求结合企业实际经营情况编报费用计划，集团根据批复后的费用计划对下属单位的费用开支进行控制并据以进行责任考核与评价。下属单位设置财务核算系统和财务人员，进行费用报销和会计核算处理。

3.1.2构建集中统一的业务处理平台

集团企业需要构建一个有效的业务系统对业务进行支撑，从而落实集团的费用管理制度和内控制度，满足日常业务处理的需要。主要包括集成业务平台的构建和内控制度的落实两部分。

1、集中费用管理业务平台构建

（1）建立集中核算会计账簿

（2）统一全集团会计科目

（3）统一费用收支项目

（4）统一设置不同类型报销单据

（5）设置不同类型业务的审批流程

（6）统一费用核算政策

（7）统一业务处理流程

通过构建集中的业务处理平台，集中处理如下业务：

（1）费用计划编制及审批过程

（2）费用申请

（3）费用报销

（4）费用结算

（5）会计核算

（6）费用查询分析等业务

2、费用管理内控制度的落实

（1）职务不相容制度的落实

（2）费用类支出的职位分工控制

（3）费用类支出计划的订立及审批程序

（4）费用类支出的审批程序的控制

（5）费用类支出入账控制

（6）开户银行账户的控制

3.2如何规范企业费用计划的编报流程

费用计划作为集团进行费用控制、资金划拨、绩效考核的依据，在整个集团集中费用管理中占据着非常重要的地位。

NC系统可以支持集团企业集中编制费用计划样表、规范费用计划编报流程、快速完成全集团费用计划的编制，提高编制效率，减低编制成本。

3.2.1费用计划编报

按照集团企业对费用计划编报流程不同，主要常见有两种流程：

1、部门编报---公司审核---集团批复

图注说明：

（1）集团下发费用计划样表至公司；

（2）公司财务部门编制费用计划标准分发到各部门；

（3）各部门编制本部门费用，上报公司财务部门进行审批；

（4）财务部门将本公司费用计划进行汇总，上报集团公司进行批复；

（5）集团批复，下发到公司，各公司将计划下发各部门参照执行。2、部门编报---公司汇总---集团批复

图注说明：

（1）集团下发费用计划样表至公司；

（2）公司财务部门编制费用计划标准分发到各部门；

（3）各部门编制本部门费用，上报公司财务部门进行审批；

（4）各公司将本公司费用计划进行汇总，将费用计划上报集团公司进行批准；

（5）集团对公司费用计划批准后，公司费用计划生效执行。

3、中间级计划自动汇总

对于中间级公司或归口管理部门，其计划可以直接汇总下属单位的费用计划数，从而提高了费用计划的编制效率，保障数据汇总质量。

3.3如何提高费用报账效率并使其透明化

集团企业为了加强对下属企业费用的管控，往往设置了比较复杂的费用审批机制，导致费用报销效率低下，加大了费用报销成本。费用报销过程中的层层审批还导致最终审批人员远离业务，不清楚业务本质，导致审批的盲目性。

NC系统通过严格的角色权限设置将审批流程配置与工作流连接，实现网上报销、网上审批、网上支付，业务处理完毕后自动生成会计凭证，提高报账效率。

1、集中报账应用模式总体流程

图注说明：

（1）业务部门根据财务部门的费用计划标准结合实际情况编制本部门或本公司计划，并进行上报；

（2）集团财务部门进行费用计划批复，集团财务部门审批通过后，作为费用执行的依据；（3）报销人员填写报销单（根据不同的费用项目填写不同的报销单据）。在系统中录入报销单据，提交审核，系统根据审批流平台、短信、邮件的方式进行通知审批；

（4）部门经理查询部门费用预算执行情况、报销人员费用报销明细数据，进行合理性的审核。

如审核通过，则系统通知报销人员审核通过，进入下一步审批流程；

（5）报销人员将报销单打印，将原始单据附后，通过内部邮差、EMS等方式将报销单据发送集团财务报账主管部门；

（6）财务会计对单据进行复核性确认，核对是否真实，是否与系统内录入一致。转财务主管审批；

（7）财务主管调用该部门费用执行情况。如果在本期费用计划和资金计划中，则可以通过系统检查，进行审核。如果需要付款，根据资金情况，确认相应的付款方式。如果不付款，则直接转会计进行挂账处理；如果有借款或不需现付款，则直接转会计进行挂账处理；（8）出纳人员进行付款，通过网上银行将报销款项转账到报销员工个人卡；

（9）会计人员进行相关的凭证处理。

2、计划报账应用模式总体流程

图注说明：

（1）各下属单位根据集团的费用计划样表编制费用计划并报集团公司进行批复。批复后的费用计划作为公司和部门进行费用控制的依据；

（2）集团公司财务部门核定各下属单位的费用计划申请，将确定后的费用计划下发给各下属单位，各下属单位在费用计划内进行费用报账；

（3）各下属单位按照审批后费用计划进行费用的借款、报销业务；

（4）各下属单位会计进行会计处理。

3、方便快捷的审批流平台实现网上报销、网上审批

（1）灵活的角色管理；

（2）严格的权限设置；

（3）灵活多样的审批流程设置；

（4）多样的消息触发条件设定；

（5）多种消息通知方式，系统支持邮件、短信、系统平台消息。

4、支持方便灵活的数据联查

NC系统支持业务人员在进行借款、报销、审批等操作时直接查询预算执行情况、余额情况、业务处理情况、原始单据信息等业务信息。

3.4如何实时监控费用的异常情况、重大支出，监控全集团费用发生动态

集团企业对下属企业的费用要做到实时的监控，对异常和例外的事项要在第一时间掌握，以便及时作出相关的决策。而在传统的手工模式下，对下属单位的业务需要集团母公司被动的查询，信息的时效性较差。

NC系统通过构建统一的业务平台，将各下属单位业务集中处理，结合预警平台、审批流设置等功能将被动查询变为主动提醒，当各下属单位的业务超过集团设定的报警条件时，系统自动触发消息机制提醒相关人员，缩短了响应时间，实时监控全集团的费用动态。

图注说明：

1、集团构建集中的业务处理平台

（1）集团公司总部建立财务系统，集团所属子公司（分公司）建立二级财务核算系统，各子公

司的财务系统实时反映各单位的财务变动情况，集团财务部对各子公司进行实时财务监控和动态管理；

（2）集团对下属单位的重点费用进行审批，以保障费用支出和资金支出的合理，规避财务风险。

对于一些日常费用则由各公司进行自行控制报销。

2、根据不同费用类型建立不同的审批流程

(1)根据报销费用的类型不同，需要确定不同的审批流程。如对于工程款等专项、大额支出需

要进行集团审批程序；

(2)集团依据合同、付款协议等对费用的支付提出合规性意见。

3、通过预警平台对异常和重大信息自动预警

通过预警平台建立预警信息，对于大额支出、大额凭证、到期事项审批等设立报警条件，当达到临界值时，系统自动采取邮件、短信、平台消息的方式提醒相关人员。

4、对资金账户的实时监控

集团母公司可以对下属单位资金账户进行监控，实时获取下属单位资金流动动态信息，并可设定支出额度、最高额度、最低额度等进行资金控制。

5、及时的费用统计和分析

通过系统预置账表、IUFO报表系统生成各种费用统计分析表，通过报表的自动分发机制，发送相关负责人手中，使得集团能够及时获取下属单位的费用发生情况。

3.5如何将财务控制贯彻到费用业务发生全过程

集团对于整个集团费用管理不能仅仅满足看得到，进一步实现控得住，在费用发生时即进行实时控制，实现对费用的事前、事中和事后监督控制。

NC系统中的计划系统和收付报、总账系统紧密集成使用，计划实时控制业务单据或总账凭证，业务系统实时反馈费用执行状况，实现对费用的事前计划、事中控制、事后分析的全流程管理。

图注说明:

（1）费用计划事前审批

集团总部根据经营总体目标进行资源的总体分配，使收入和成本费用相匹配。进一步确定费用的标准、费用总额，各单位据此进行费用计划编制。

（2）根据费用计划控制业务系统

根据费用计划控制日常业务系统，在报销单据进行录入时或审核时进行计划执行的检查，避免出现超支。

（3）根据费用计划控制某些专项费用

针对某些专项费用，可根据费用计划预先生成事项审批单，从而在此专项费用范围内严格控制费用的发生。

（4）实时的费用执行情况反馈

系统可自动将各相关模块费用的实际发生情况实时反馈到费用计划系统，及时为管理机构提供各角度的费用执行情况分析。

（5）规范的费用计划调整流程

外部环境发生较大变化或公司经营出现重大变动需要调整费用计划时，必须遵循集团制订的费用计划调整流程，经过相关权限人员的严格审批方可进行费用计划的调整，以维护计划的严肃性，系统还可以保留费用计划的版本信息以便进行分析比较。

4．产品组合

5．产品特性

1、支持多种费用计划编制方式

2、支持中间级费用计划的自动汇总，提高编报效率

3、支持费用计划多版本管理，以便进行比较分析

4、支持业务的联查，可实时查询计划执行情况

5、支持审批流和工作流的完整整合

6、支持网上银行付款，提高支付效率

7、支持费用执行异常情况或重要情况的警示

8、加强借款报销控制，规范报销借款业务

9、费用计划直接控制日常业务发生，降低超支风险

6．应用效果

（1）全面跟踪、控制集团企业的费用发生全过程；

（2）规范化、标准化、透明化、自动化费用报销流程；

（3）通过网上银行付款，提高支付效率，节省了支付成本；

（4）使报账人员、审批人员、财务人员分离，强化内部控制；

（5）及时发现全集团内发生的重大和异常费用情况，降低企业经营风险；

（6）合理的费用计划、有效的费用计划控制保证了企业资金流的良性循环；

（7）通过费用计划管理，可随时获取各费用发生的数据，实时了解企业的费用状况。

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电信

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