公文写作公文第四章应用写作的语言和表达方式

（公文写作）公文第四章应用写作的语言和

表达方式

第四章应用写作的语言和表达方式

写作离不开语言，学习应用写作更应该提高语言表达能力，纯熟地运用语言。也唯有如此，我们才能于实际工作中向人们传授有

关知识，说明科学道理，向人们宣传正确的观念，反对错误的论调。

我们若能落笔成文，出口成章，无疑会提高工作效率和效果。同时，

又能对别人的语言具有鉴别、欣赏的能力。所以，提高运用语言的

能力无论是为做好工作，仍是对个人的成功处世均是大有裨益的。

古人说得有理：“工欲善其事，必先利其器。”

表达方式，亦称表达方法，是指作者运用语言文字表现客观事物和主观认识的过程和手段技巧。写文章，仅有主题、材料却不会

表达或不善于表达，仍是做不成文章的。这就好比壹名演员，他有

表演的欲念，也有了表演的材料，可缺乏表演技能，那他能是壹名

成功者吗?作为好演员，要紧的条件之壹就是得具备高超的演技。

所以，作者当然必须掌握写作基本功———表达方式，学习应用写

作当然也不例外。

第壹节应用写作的语言

壹、应用写作语言要求

语言于实际写作运用中，大致区分成俩种：壹种是应用性的，直接处理具体问题；另壹种是文艺性的，从思想感情上感染别人，产生某种间接的影

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响。应用写作运用的是前者。应用文的语言有它自己的特点，虽然具体的应用文种有不同的体式和不同的内容，语言上存于差异，但能够说这种差异只是“大同小异”，应用写作对语言的要求主要有三个方面：

（壹）准确恰当

它要求准确地运用语言。准确包含了俩个内容：

其壹；文面上要准确无误，符合规范。

文面，通常指标点、文字、行款等书面语言的全部形式。应该正确使用标点符号；不写错别字、不漏字、字体清晰；行款要符合约定俗成的惯例；不随意涂改；不生造词语，不用生僻字词。这些均是不能忽视的，因为即使壹个标点使用不当也会产生误解。假如我们写作的文面见起来“眉清目秀”，干净整洁，那真是壹道赏心悦目的“风景”了。

其二，意思要恰切。

叙述事件要合乎事实，不变形走样；下结论要恰如其分，严密到位。应用文具有很强的实用性，只有准确恰当地表达内容，才能准确无误地应用到实践中去。要做到这壹点，我们就应该仔细斟酌掂量，确切地掌握词义，细心辨别词义范围的大小、程度的轻重、感情的褒贬以及专业术语、行业用语、习惯用词，等等。造句时也要注意周密连贯，注意上下壹脉相承、前后照应，正确使用不同的句式，如长短句且用，以陈述句为主，间以问句、感叹句等。我们能够轻松自如地遣词造句，就有把握做到准确恰当地运用语言。

但另壹方面，应用写作时常要用到壹些模糊词语，这是为了表现客观存于的很多模糊事物，这类事物的界限是模糊的，不易界定。应用写作使用模糊语言是对事物进行概括，正是对客观事物另外壹种形式的真实反映，而且使表述有余地，更具灵活性。这和语义含混不清、产生歧义的现象有本质的区别。我们常见的“有关单位”、“某些领导”、“适当的时候”均属于这种情况。这种模糊性，是和准确具体相对而言的。实际上有些不可能说得十分具体，壹具体反而不准确了。比如，“我们通过学习，进壹步提高了认识。”“进壹步”究竟是多大的程度？这是模糊的，然而表达的意思却是清楚明晰的，如果庸俗地理解表达的准确，反而不好表达了，如上面的这句话若写成“我们通过学习，提高了壹倍的认识”，这叫人如何理解?可见模糊语言不模糊，模糊之中有准确。

（二）简练明快

这是要求应用写作的语言运用要鲜明，让人壹见就明白，壹听就领会，不产生疑虑。简练就是力求用最少的话把内容说明白，含“金”量要高，最好是要言不烦，不说废话、空话、套话。正如鲁迅先生所说的那样：“竭力把可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”语言简练，能够使写作者和读者提高办事效率。明快是要明白晓畅、不拐弯抹角，让读者读来壹路畅通无阻，迅速领会意思。如“山东省日照市东港区供销系统把改变服务方式，优化运营服务结构，作为打‘翻身仗’的突破口，结合城区、港区、沿海、沿

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路和山区的不同情况，唱‘地方戏’，打‘优势仗’。1994年全系统完成营业总收入3.5亿元，实现综合经济效益787万元，同1992、1993年比分别增长43.9％和68.1％。”这段话是壹则调查方案的开头，以不多的文字概括了当地发展经济的办法和成效，干脆利落，自然本色，确实起到了提纲挈领的作用。

（三）通俗平实

应用写作有别于文学创作，于语言运用上也有所反映。应用写作不能象文学作品那样运用大量描绘性和抒情性的生动语言来为塑造形象、抒发感情服务，它所要求的是通俗、平实。通俗，实际是为了易懂。应用文是人们实用的，它宣传政策是为了让人们去实践；它负载信息，是为了让人们有所行动；它传播知识，是为了让人们对事物有所了解。要是应用文的语言诘屈聱牙、艰涩难懂，或者文不从字不顺的，那么如何引导人们去了解、去实践、去行动?如今大量的家用电器走入寻常百姓家，这彩电、冰箱、洗衣机、微波炉的说明书也就随之而来，倘这份说明书艰深莫测，玄而又玄，岂不让普通消费者望而却步?通俗易懂的应用文章才会发挥它应用的作用。平实，无非就是要求应用文的语言朴素壹些，实于壹些。不能为了某种“效果”而刻意追求华丽的词藻，复杂多变的句式，滥用修辞方法。记事，于文学创作上追求曲折起伏、跌宕有致，以期有“山重水复疑无路，柳暗花明又壹村”的惊喜。写人，则层层铺垫、烘托渲染，让人产生“千呼万唤始出来，犹抱琵

琶半遮面”的感叹。这于应用写作中显然是不适宜的。我们讲的通俗、平实就是要用平易、自然、大众化的语言如实地表现事物的本来面目。但这且不是说我们排斥应用写作语言的生动、活泼。壹味地要求通俗平实走向极端，那也会使应用文干瘪、枯燥，没有生气、活力。因而，于应用写作中正确恰当地使用比喻、拟人等修辞手法，运用俗语、格言等既能使文章增添文采，同时也能使应用文的语言表达更加丰润，更好地为表现主旨服务。我们反对的是哗众取宠、辞不达意。壹般说来，优秀的应用文于语言表达上均能把这俩者统壹起来。从之上部分能够见出，语言表达对应用写作是十分重要的，而提高语言表达能力确非壹日之功。我们于生活、工作、学习中要做个有心人，时时注意吸收词语，极大地丰富自己的“词语库”。词语丰富了，我们才能从容不迫以意遣词，才能文从字顺。我们仍应注意语法、修辞、标点的学习、使用，更重要的是我们要多练写作，于实践中提高自己运用语言的能力。如果壹个人将写作见成“灾难”或当作“任务”，那么他是无法写出好文章的。

二、应用写作的惯用词语

应用写作的特点之壹就是有比较明显的外部特征，即相对固定的格式。这于语言表达上表现为惯用词语的运用。我们已于前文提到，不少应用文体式，特别是公文于结尾时多用结语，象“当否，请批示”之类。这类语言于长期使用中具有稳定性。应用写作中的惯用词语归纳起来大致有以下几类：

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（壹）规范性词语

1．称谓词语

我(局)、本(厂)、你(校)、贵(公司)、该(协会)等。

2．开端词语

为了、根据、由于、按照(遵照、依照)、据了解、据查、经查实、兹、现、关于、业经、兹经、经等。

3．承接词语

总之、综上所述、鉴于此种情况、据此(为此)等。

4．征询词语

当妥、妥否、请核示、请指示(批示)、请回复、是否能够等。

5．答复词语

同意、不同意、可行、不可行、照办等。

6．结尾词语

此函达(函商)、特此通知(特此通告、特此布告、特此方案、特此通报)、为荷、为盼、为要等。

7．祈请词语

希望、请、务请、希予、即请、希即遵办等。

8．文言词语

鉴(鉴于、鉴别)、悉(据悉、收悉、已悉、阅悉、电悉、谨悉、惊悉)、兹(兹有、兹派、兹介绍、兹将、兹就、兹因)、以(以资、以此、以利)、即(即日、即席、即可、当即、希即、须即)、就(就近、就地、就绪、就业、就学)，等等。

之上这些规范性的词语，不允许人们随意用同义的词语来代替。它已于长期的使用过程中相对固定下来了，人们写着顺手，听着顺耳，是很有使用价值的。

（二）介宾短语

于应用写作中，往往要把有关原因、根据、目的、对象等交代清楚，常用介词和名词或名词性词组构成介词短语，于句子中用作状语、定语，起限制、修饰作用，根据具体需要从不同方面对被表述对象和内容进行限定，从而使其明确和严密，又使得文字精练，句子精悍。

（三）简缩词语

使用简缩词语也是应用写作习惯用语的壹个特点，尤以公文写作最为频繁。汉语中有多音节词，如总工程师、产品合格率、供销合作社、农业生产资料公司、粮食学校、文化教育、基本建设、中国共产党中央纪律检查委员会，等等。为了方便使用，往往将这些多音节词简缩而成为：总工、合格率、供销社、农资公司、粮校、文教、基建、中纪委。这样壹来，写、说、听、记均比较快捷方便了。但也不能随心所欲地简缩词语，如“开发智力”且不

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能简缩为“开智”。

（四）模糊词语

模糊词语于应用写作中有十分积极的作用，这于前文已讲过。于应用写作中经常运用的模糊词语大致有以下几种：

1．表时间：当下、曾经、过去、将来、同时、有时、适时、今冬明春、年年、每时每刻、壹度、再度等。

2．表范围：有关、各、左右、上下、普遍等。

3．表程度：很、非常、壹般、更加、显著、明显、极其、特别、进壹步、逐步、基本上、总体上、大体上、何等、略微、总的来说、尽快、尽早、尽最大的力量等。

4．表数量：许多、广大、几乎所有、多些、壹些、某些、半数、接近半数、少数、个别等。

5．表频率：多次、屡次、经常、连续、不断、反复、再三、三番五次等。

6．表条件：按有关规定、符合壹定条件者、于可能的情况下等。

（五）否定词语

否定词语表示对人对事物作出否定的判断，和肯定正好相对。常用的否定词有“不是”、“没”、“没有”，有时也用“非”、“无”、“未”等。就表达效果来说，于句子中用单个否定词，表示否定，但有时也表示肯定，如“今

年产量提高不少”，语气较肯定句委婉些。句子中出现俩个否定词组成双重否定句，语气反击更强烈，如“这样做没什么不好”。

三、应用写作中数词的运用

于现实中，各行业、各部门均离不开数量的观念，如人口数量、工农业产品数量、基本建设投资量、客运量、学生人数等，这些数量均对国计民生、大小单位的工作安排产生极大影响。于经济领域，更是时刻离不了数量。应用写作恰好对数量十分敏感，因为数量的运用往往能够简洁、准确、直接地揭示事物的本质、事物发展变化的过程，从中了解事物规律。于运用数量词时，我们要注意数词和量词的搭配。比如，人们常说壹头牛、壹匹马、壹只鸭，而不说壹只牛、壹头马、壹匹鸭。而且，我们仍应注意区分表示事物的量“只”、“个”、“匹”、“头”、“枚”等同表示动作的量的“次”“回”、“趟”、“遍”、“下”，不能混用。数字有基数、序数、分数、倍数、确数、概数等区别，不能混用。如“二”字和“俩”字。这俩个数字，意义上几乎没有什么差别，但于具体用法上有所不同。它们的相同处是度量衡单位称数时壹般能够通用，不同处是序数、小数、分数只能用“二”字，不能用“俩”字，如“第二”(序数)、“零点二”(小数)、“二分之壹”(分数)，不能写成“第俩”、“零点俩”、“俩分之壹”。概数和壹位数的基数又只能用“俩”，不能用“二”，如“过俩天”(概数)，意思是“过几天”，不能写作“过二天”。“俩种思潮”、“俩个地区”、“俩条道路”(壹位数的基数)，不能写作“二种思潮”、“二个

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地区”、“二条道路”。

数字的增减要注意用词的准确，就是要正确地使用倍数、分数。增加数字时，要把除原数外的增加数和增加后的和数表达准确。如“增加、提高、上升、增大、扩大”等词后面带“到”、“至”、“为”字的，是用来说明加上增加数的和数；带“了”或不带“了”字，是用来说明除原数外的增加数。例如：“增加为(增加到)过去的二倍”。意思是过去为壹，当下为二。“增加俩倍(增加了俩倍)”。意思是过去为壹，当下为三。“超额百分之八十”，意思是定额为壹百，实际为壹百八十。数字的减少，如“减少”、“降低”、“缩小”等词后面带“到”、“至”、“为”字，是用来说明原数减少后的差数；带“了”字或不带“了”字，是用来说明后面数字是减少数。例如：“降低到百分之八十”，意思是原来是壹百，当下是八十。“降低(降低了)百分之八十”，意思是原来是壹百，当下是二十。特别要注意的是，不能用“降低×倍”或“减少×倍”的说法，为减少壹倍就意味着壹减壹等于零，如果减少或降低几倍就不可理解了。应改用“降低或减少百分之几”来表示。

为了使数量的表达更为准确，国家有关单位对数字的使用有严格的规定，我们于使用时壹定要加以注意。有些情况下应使用阿拉伯数字，如表示年代、时间，如公元前8世纪，公元1995年，1997年7月1日，下午3点50分，鲁迅(1881.9.25——1936.10.19)等；表示计数和计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等)，如：3／4，2.5倍，37.5％，1﹐936

万平方公里，45.5万人民币，270美元，13／14次特别快车，12个月等，仍规定年份不能用简写，如1995年不能写作95年。星期几壹律用汉字，如星期六。农历和中国清代以前的历史年用汉字，如正月十五，清咸丰十年九月二十日。但中国纪年和日本年号用阿拉伯数字，如民国38年(1949年)，昭和16年(1941年)。5位之上的数字要用万、亿单位来表示，如345000000公里应写为3.45亿公里。应当使用汉字的情况是：数字作为词素构成定型词、词组、惯用词、简缩语或具有修辞色彩的语句，如四绝句、十滴水、八国联军、“壹二·九”运动、第壹书记、差十万八千里、七上八下，等等。表示概数，如三五天、八岁、十之八九等，不要用顿号隔开。不是出当下壹组表示科学计量和具有统计意义数字中的壹位数，也能够用汉字，如二本书、

去过壹趟、三条意见等。

第二节应用写作的表达方式

壹、应用写作中的叙述

叙述，就是把人物经历、事物发展变化过程的情况表述出来。它的思考方式是“怎么样”。叙述有六要素：时间、地点、人物、事件的起因、经过、结果。

叙述的方式有多种，从记叙的顺序安排上见，有顺序、倒叙、插叙；从记叙的详略程度见，有详叙和略叙；从记叙的线索关系上见，有合叙、分叙；

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从记叙的不同角度上见，有直叙、婉叙；从记叙的结构形式见，有纵叙、横叙。这里对顺序、倒叙、插叙、详叙、略叙作简要地介绍。

（壹）顺叙

顺叙是按人物的经历或事件的发生、发展、变化等过程的先后顺序来记叙。这种表达，有头有尾有过程，层次清楚，顺序井然。

（二）倒叙

倒叙是把事情的结局、高潮或后发生的事情提到前边叙述，然后再依事情的原本顺序进行叙述。这种方法壹般用于比较曲折重大的事情的叙述中，具有“悬念”的效果，诱发读者追踪寻源的兴趣。这种写法要注意倒叙部分、顺叙部分的过渡衔接，以免内容紊乱。

(三)插叙

插叙是把其他事情插入正于叙述的事件之中的叙述。插入的事情壹般和正于叙述的事情关联联。使用插叙，能使事情的来龙去脉更清楚完整，内容更丰富饱满。但插叙不宜长，否则就会旁枝溢出，喧宾夺主了。

（四）详叙

详叙是对人物或事件发展的详细的叙述。它是根据文章主旨的需要，把有关材料写得具体些、详尽些，以突出中心，增强表现力。

（五）略叙

略叙，是把非本质的、琐细的现象和过程排除于外，只保留本质的重大

的现象和过程，其内容比较抽象，简明扼要，文字也比较精炼、简洁。这样写能够突出、鲜明地交代事物和现象的发展、变化过程中最为实质性的内容，同时也可使有关方面均有所交代，使内容更为完整。

详叙和略叙应完美地统壹于篇章之中，使文章疏密有致，详略得当，效果增强。

叙述的方式仍有多种，其实均是叙述的具体变化，不再多述。于写作时，这些叙述方式经常是几种互相交错使用，我们要根据实际情况来选定。

叙述人的经历和事件的发展，仍有壹个由谁来叙述的问题，需要确定人称。叙述的人称有三种。第壹人称的叙述，作者以当事人的身份出现，叙述的是“我”的所见所闻所感，给人以亲切、真实之感。其称谓壹般是“我”、“我们”，也有将人称代词和名词合用，构成复指，加强语气，如“我英勇的人民解放军”、“我们全体医护人员”等。第壹人称于新闻报道、书信、法律文书等应用写作中较多运用。第二人称，其称谓是“你”、“你们”，壹般用于自己较熟悉的对象或特指对象，有比较强烈的亲切感。于应用写作中，壹般用于书信、电报等，如慰问信、贺电等。相对而言，第二人称于应用写作中使用范围较窄。第三人称的叙述，其称谓是“他”、“她”、“他们”’壹般用于反映事物的全貌，作者站于“第三者”的角度，用叙述他人的口吻，把人物的经历或事件的发展反映出来。第三人称的叙述不受时间、空间的限制，具有极大的客观性和灵活性。

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三种人称，有时单壹使用，有时配合使用，只要从实际出发，灵活运用，就能收到较好的叙述效果。

叙述可说是应用写作中常用的表达方式之壹，其主要作用是：

第壹，介绍人物的经历、事迹以及人和人之间的各种关系，如公务文体、事务文体的“方案”、“简报”、“总结”，新闻文体的“通讯”、“特写”中的先进人物、先进集体的典型事迹，“通报”中受批评处分者所犯的错误，“表扬信”中的好人好事等，均要运用叙述这壹表达方式。

第二，交代事件发生的时间、地点、发展过程、因果关系等，总之能够让读者了解事态全貌，从而显示其本质。

第三，陈述事实，为议论作基础，为主旨提供依据。这主要体当下以议论为主的文章中，如新闻文体的“评论”就是陈述事实的同时进行分析、提出观点的。“通报”的决定也是根据情节的轻重对有关人员作出处理的。

正因如此，我们于使用叙述这壹方式时应注意以下几点：

（壹）真实可靠

应用写作的叙述均将成为观点成立的依据。因此，真实可靠是叙述的关键，缺乏真实的叙述不但没有价值，仍会带来危害。要做到真实，就必须实事求是，如实叙述事情的本来面目。要真实地叙述，就应有真实的材料，材料的真实决定了叙述的真实。正如毛泽东同志于《改造我们的学习》中所说的那样：“……就需不凭主观想象、不凭壹时的热情，不凭死的书本，而凭客

观存于的事实，详细地占有材料，于马克思列宁主义壹般原理的指导下，从这些材料中引出正确的结论。这种结论，不是甲乙丙丁的现象罗列，也不是夸夸其谈的滥调文章，而是科学的结论。这种态度，有实事求是之意，无哗众取宠之心。”我们就是要以这种态度来叙述事实。这样才能让叙述为表达正确的主旨服务。

（二）清楚完整

我们面对的生活复杂多样，要求我们叙述的人物和事件纷繁复杂，因而我们要善于辨别主次，于众多的头绪中理出壹条主线，且让这条主线贯穿全文。所叙事情，不管是全面的，仍是局部的，甚至是片断，均应相对完整，几个要素交代明白。要省略其中壹些要素的话，也应充分考虑到是否会影响读者的理解。如此，我们才能将所述事实完整而清晰地告诉读者。

（三）详略得当

应用写作中所涉及事物发展的各个阶段不同，人物所发挥的作用各异。我们叙述时就要把这些反映体现出来，从具体需要出发，有所侧重，当详细处不可轻描淡写，当简略处不能冗长累赘。总之要有详有略，适宜得体。

（四）起伏生动

应用写作的叙述当然不同于文学创作中的叙述，但也不是壹味地平铺直叙，以至人物全无生气，事物没有情趣。其实每个人均有血肉、有思想，每件事均起伏、变化着发展。因此，我们于叙述时要努力运用不同的叙述方法，

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表现出人物事件的立体效应，叙述过程有快慢、有抑扬、有张弛，尽可能使文章有声有色、多彩多姿。

二、应用写作中的说明

说明是壹种对客观事物进行介绍或解说的表达方式，通过简明的文字，让读者认识事物的形状、性质、特点、状态、成因、功能，以及同壹事物中此部分和他部分，不同事物之间的关系等。被说明的对象既能够是具体的实物，如山水风光、器械物品、飞禽走兽等；也能够是抽象的事理，如立场、观点、科学知识、生活百科等。说明不同于记叙、描写。记叙侧重具体反映事物的发展过程。描写着力于对人物、事物、环境的刻画和描摹，且显现某种情态。而说明却只是对事物或现象作直接而理性的解说。

说明的特性决定了它的广泛存于。说明于应用写作中也是常用的表达方式之壹。大到对党和国家政策法规的宣传阐释，小到对日用消费品功能、使用的说明介绍，大大小小简短复杂的应用文均可能运用这壹方式。说明何以于应用写作中有较高的使用频率呢?这是因为它能够从多方面展开内容，充分显示事物的客观性，把意义点明，使主旨更加透彻明白，增强可信性和说服力。具体说来，有以下几个作用：

第壹，作为壹种构成文章的主要表达方式。于应用文中不少体式是以说明为主的，如通知、批示、解说词、商品说明书、广告中的壹部分等。通常称为说明文的这类文章也是以说明为主的，如张衡的《地动仪》、茅以升的

《中国石桥》等；仍有壹些著名的论著，如沈括的《梦溪笔谈》、李时珍的《本草纲目》等，通篇以说明为主要表达方式。至于当今科学工作者的论著以及科普读物更是不胜枚举了。

第二，为叙述和描写介绍背景材料、人物经历、环境方位、物体功用等，能使读者加深对文章叙述、描写的理解，从而便于读者把握主旨。比如事故调查分析方案的写作，通常要把事故发生的时间、地点、后果、现场勘查的具体情况作出介绍说明，为分析事故的原因、定性及今后防范措施提供可靠的依据。

第三，为议论作必要的准备。介绍事件或背景、援引论据或作诠释性的注释，于公务文体、事务文体中使用较多，如“通报”、“会议纪要”、“简报”、“总结”、“调查方案”等。实际写作时，说明往往和叙述、描写、议论等表达方式结合使用。

说明的种类很多。从方法上见，有定义说明、比较说明、比喻说明、举例说明、诠释说明、引用说明、数据说明等；从形式上见，有图表说明、实物说明；从用途上见，有实验说明、文艺说明、游览说明等；从角度来见，有概貌说明、程序说明、分解说明、综合说明等。现重点介绍几种说明方法：

（壹）概貌说明

这种方法是将所说明的对象从外观上概括地介绍给读者，给人以总体印

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象，它注重事物的整体性。如《中国石拱桥》的开头部分是这样写的：石拱桥的桥洞成弧形，就象虹。古代神话里说，雨后彩虹是“人间天上的桥”，通过彩虹就能上天。我国诗人爱把拱、桥比作虹，说拱桥是“卧虹”、“飞虹”，把水上拱桥形容为“长虹卧波”。

石拱桥于世界桥梁史上出现得比较早。这种桥不但形式优美，而且结构坚固，能几十年、几百年甚至上千年雄跨于江河之上，于交通方面发挥作用。

这样写先声夺人，立刻给读者留下了石拱桥“形式优美”、“结构坚固”的深刻印象，而这正是作者的说明目的。

（二）程序说明

这是对所说明的对象从制作过程或工艺流程乃至施工进程的解说。这种说明十分注意程序之间的连接，同时也要常常运用相应的术语。实验方案的写法，主要是以程序步骤说明为主。大家比较熟悉的叶圣陶先生的《景泰蓝的制作》就是按照景泰蓝的制作工序进行介绍的。

（三）分解说明

这是对完整的事物进行划段解说。这种说明往往需要阶段分解准确，或以时间为序，或以空间为序、或以事物内部逻辑关系为序来划段。各个阶段解说的事理要有壹致性，解说的语言也要有壹致性，要考虑前后的顺序是否合理，更需要注意突出每个阶段或每个部分的本质特点。我们于日常生活中

接触的各类说明书大均是以这种方式介绍商品的名称、构造、各部分功能、使用和保养(或贮藏)方法等。

（四）举例说明

这是壹种通过举例的方法来解说事物的写法。采用这种方法应注意抓住所举实例和说明对象的相似点，如有些例行公文要求填报多种统计报表，为使报表填写准确、生动，常于填表说明中举例说明。

（五）比较说明

这是把俩种或多种事物进行比较以显示说明对象本质特征的写法。进行比较时应兼顾事物之间相同点和相异点，以使读者达到于比较中更鲜明、更清晰地认识事物的目的。比较说明又有横比、纵比之分。横比说明是将俩种能够作比的事物拿来进行比较，以说明事物的性质、特点。纵比说明是将壹事物的不同时期的情况拿来进行比较，以说明某种问题变化情况。简报、总结、经济活动分析方案等经常利用多种数据进行纵横比较，说明本期工作的本质特征。

（六）图表说明

这是用图表来说明事物特征、本质意义的方法。它具直观性和生动性，易于把复杂的事物或事理说清楚，便于读者明了和接受。图表分为图和表俩种。图，即图片、照片；表，即表格，如统计表、历史年表等。图片常配有简短扼要的文字说明；表格常和精确的数据结合使用。图表说明于应用文体

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