收集资料的方法

收集资料的方法
资料是编纂地方志的基础，没有大量的、丰富的、翔实的资料，地方志的编纂就成了无源之水无本之木。

地方志最基本、最主要的特性就是资料性。

因此，做好资料收集是编好志书的基础性工作。

资料的搜集工作应先于篇目制定，并贯穿于志书编纂的全过程，即使在志稿评审以后，仍需要继续搜集资料，补充一些缺项和断线资料，或替换一些有误和薄弱的资料。

一、收集资料的种类
1．文字资料。

包括档案、书报、网上信息、私人资料。

档案资料：档案大多是本系统在工作活动中形成的文字材料，大多数是独家拥有，是修志的主体资料。

包括五年计划、年度计划、年度工作总结、专项工作汇报或总结、阶段性工作汇报、专项调查报告、会议纪录、有关决策文件、统计资料等。

书报资料：国家或省内有关本系统的著作，报纸、电台、电视台和有关报道文章。

网上信息：网上有关本系统的信息，取其可靠、合用的资料，同时注上出处。

私人资料：包括私人证件、文稿、笔记、日记、书信、未发表的诗文集、各类记录等，可补充档案资料不足，或作佐证材料。

2．口碑资料。

包括专项口碑记录、社会调查和民间传说。

专项口碑记录：查访当事人、知情人、历史见证人，搜集和记录未曾形成文字记载的资料。

社会调查：某项专业档案资料不足，可进行专项社会调查，采访内行人士、专业人士，广泛收集意见，加以记录整理，形成专题调查报告。

民间传说：指文字不曾记载，可信而具地方特色的歌谣、故事和传说。

它往往可以提供具传奇和有价值的资料。

3．图片资料。

包括地图、各类事物发生变化的示意图、历史图片、现状图片、实物图片。

省内主要景区、标志性的建筑物以及反映全省经济发展巨大变化的实景，应实地拍摄，制成图片。

图片是历史真实的见证，也是修志不可缺少的重要资料。

4．音像资料。

包括光盘、碟片、录音带、录像带、唱片、激光唱片、激光视盘、网络资料。

5．实地勘测结果和实物资料。

省内的山川景物、名胜古迹、文物、特产，以及自然、社会、人文等反映经济发展的各方状况，可进行实地考察、了解、测绘，以掌握第一手资料，做好考察记录，以补充或纠正现有文字的不足或谬误。

实物资料：包括遗址、遗迹、文物碑刻等。

有些搬不动的实物资料，必要时到现场实地查勘，或拓片，或记录，或摄录。

二、收集资料的原则
搜集宜广，发掘宜深，整理宜细，管理宜严，考证宜详，采用宜慎。

1．“搜集宜广”，即搜集面要广。

资料要多，多多益善，首轮志书搜集资料与成书字数之比一般为10∶1，有的高达50∶1。

“发掘宜深”，做到掘地三尺，尽量一网打尽，将该跑能跑能收集到资料的地方都跑到，深入挖掘资料。

2．“整理宜细”，即整理资料要做细致的梳理工作，对初步收集到的资料，要合理分类，取舍要恰到好处，服从整体需要，有时要忍痛割爱，将很不容易搜集到的资料舍弃不用，以免冲淡主线、主题。

另外，要通过整理发现资料之不足。

部门收集资料最大的不足往往是从本系统考虑，以收集本系统的资料为主，对全局宏观资料、各部门之间联系、影响的资料关注、收集不够，而要整体反映本系统全貌，以上两部分资料恰恰是重要、不可或缺的。

3．“管理宜严”，指资料管理要有一套严格的制度，有专人管理，有明确的借用归还制度，一方面不致遗失，另一方面便于使用。

4．“考证宜详”，真实可靠是资料的生命，对收集来的资料一定要多方考证，直至科学正确。

5．“采用宜慎”，采用入志的资料要慎之又慎，既要有必要，又要有价值。

“志属信史”，志书不用模棱两可、未经考证的资料是修志应有的基本科学态度。

三、收集资料的方法
在资料的收集过程中应坚持“七先七后”和“三个为主”。

1．七先七后。

⑴先普查后细查。

先根据所收集资料的形式和来源，做好普查工作，编出一个资料目录，然后再依照目录作深入细致的查找、收集。

为了能充分占有资料，在收集时必须博采，凡能设法收集的有关资料，即使暂时无法判断是有利用价值或无利用价值的资料，力求一并收集齐全。

这种“出去一把抓，回来再筛选”的详实谨慎的工作态度，是应该提倡的。

在博采资料的同时，还应注意精收。

要根据所编志书的篇目内容，拟订其资料的征集计划。

拟定时，可以志书篇目中的“目”或“节”作为资料征集的基本单元，将其主要要的主题资料、背景资料和考证资料的已知来源、线索、负责收集人、工作进度等一一明确。

这样就行动有方向，工作有要求了。

⑵先内后外。

先查阅本单位、本系统收藏的档案资料，后去外单位、外系统、档案馆、图书馆查阅，避免盲目地去外单位收集本单位已有资料。

本单位、本系统确实查无的资料，再去外面查找。

⑶先口碑后文献。

应缓收文献资料，迅速抢救活资料。

可以采取特约某些知情人或掌握资料线索的人积极提供资料。

方法一是请进来，举行小型座谈会；二是走出去，登门访问；三是约请有关当事人撰写回忆录。

这一工作要有充分准备，要向知情人说明意图，做好思想工作，提出具体要求，争取有好的效果，避免盲目外跑，费时费力费钱又无所收获。

⑷先文字后实物。

先查文字资料，文字记载不全，或有疑问，再进行实地考察。

通过实地调查或专题调查，增加一些有价值的“活”的资料。

⑸先古后今，由远及近。

当代历史资料极其丰富，知情者多，可以放后收集。

⑹先易后难。

对于个别收集难度较大的资料，可以放后一步进行，先收集那些省时省力、易查易找的资料，然后再集中力量解决难度较大的资料收集问题。

⑺先直接后间接。

不论文献资料，还是口碑资料，都要先收集原始资料，没有经过加工的资料。

在确实查无直接资料的情况下，再收集间接资料。

2．三个为主。

即：档案材料和书刊材料，应以档案材料为主；实物材料和口碑材料，应以实物材料为主；近代材料和古代材料，应以近代材料为主。

当然，在条件允许的情况下，有些方法可以同时并举，或交叉进行。

有时为了弄清一个问题，往往需要反复查访，因此要坚持实事求是的原则，不要先入为主、执一而是。

四、资料的整理
资料的整理，是资料收集工作的一部分，主要有3个环节：
1.建立资料卡片
大量的资料是靠一点一滴积累起来的，这一点一滴的积累要使用统一的资料卡片。

如果用个人的笔记本抄写，就不
利于保管，也不利于利用。

资料卡片必须是一事一卡，即一件事记在一张卡片上，不要在一张卡片上记几件事情。

这个“事”，一般是篇章节目的“目”，一张卡片只记一个“目”的事。

资料卡片必须完整，要有摘抄的问题和内容；要写明资料的来源和出处，包括卷宗字号、文件名称、发文单位、时间或者书名、作者、版本、卷页数等；要忠于原文原意，不能断章取义；还要认真细致，核对清楚，保证准确无错。

有些材料如需要复印，可将复印件附在资料卡上或贴在资料卡后面。

2.进行编号归类
把许许多多的卡片，按照篇章节目放在卷宗里，用代号进行编号。

如这个资料属于第二篇第三章第五节第四目，则可编为2-3-5-4。

这样，就编排有序，查找有据，便于保管，便于利用。

对资料卡片的整理，关键在于科学分类，否则就杂乱无章，难于利用。

分类方法，可按时间分类，如按一年一年的次序排放；也可以按内容来分类；也可以按志书的篇目分类，即按篇章节目的内容和次序来分类。

一般最常用的是按篇章节目来分类，这样更利于编写和查阅。

3.搞好资料长编
当一部志书或其中某个篇章的资料基本收集齐全以后，把它综合起来，进行整理，汇集成册，这就叫资料汇编。

由于资料汇编的涵义比较广，形式多种多样，所以在志书编纂过程中这种资料汇编被叫作资料长编。

这个长编，是按照志
书的篇目来汇辑的，是为编写志书作准备的，所谓“长”也是相对于成书的“短”而言的。

方志资料长编就是志书正式编写以前，把已收集齐备的分散的原始资料，按照志书确定的篇目要求，进行分类、编号、整理、排比、鉴别、筛选而成的系统资料。

它不是简单地把所有资料卡片都重抄一遍，费时、费力也费钱；也不是简单地把所有资料卡片汇集在一起就算了事，而是要做一番艰苦的工作。

一是对资料进行筛选，通过排比，在同一问题的诸多资料中，去掉重复的、多余的、无必要的资料，确定可以入志的资料；二是对资料进行鉴别核实，“去粗取精，去伪存真”，选取真实可靠的资料入志；三是按篇目分类，按时序编排，注明资料出处，然后汇集成册。

资料长编在修志中具有举足轻重的作用，不仅是志书编纂过程中必须完成的重要一环，而且是试写志稿的前提和修好志书的基础。

是原始资料向志稿过渡的一种独特形式。

最后在收集资料时，同样值得重视的是资料的考证。

大量的资料搜集来后，必须对之加以严格的鉴别与考证，力求准确无误。

这个工作和收集资料是同步进行的，在收集的同时就要进行考证、鉴别，在考证、鉴别时又不断收集、补充。

认真做好资料考证工作，保证入志资料的准确性，做到不伪、不偏、不漏，是新编地方志质量的保证。