机关公文写作与处理

发文字号：由发文机关代字、年份和 序号组成。发文机关标识下空2行，用3号 仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉 伯数码标识；年份应标全称（1995不能简 写成95，2004不能写成04），用六角中括 号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编 为001），不加“第”字。 注意：用直角中括号“茂 ××[2004]10号”，用小括号“茂×× （2004）10号”都是不规范的。 发文字号之下4mm处印一条与版心等 宽的红色反线。
下行、平行公文首页格式
甘孜州发展计划局
上报公文首页版式
甘孜州发展计划局文件
紧急程度：紧急文件有“特急”、 “急件”，紧急电报有“特提”、“特 急”、“加急”、“平急”。标识紧急程 度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘 密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在 版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版 心右上角第2行。
公 文 末 页 版 式
B．联合行文印章 有两种情况： 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时 间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个 印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种 加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之 间不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出 现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称） 排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前余一个或两个印章，均居中排布；印章之间 互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标 识成文时间。
发文机关标识：由发文机关全称或规范化简 称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只 标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识 上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命 令为20mm）。对于上报的公文，发文机关标识 上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推 荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机 关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大 于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称 在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上 下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公 文首页显示正文。行政机关之间联合行文，标注 主办机关的发文字号 。
（3）版记 主题词：公文应当标注主题词。上行文按照 上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑 体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小 标宋体字；词目之间空1字。 抄送：抄送机关指除主送机关外需要执行或 知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化 简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行； 左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角 冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后 一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词 之下，标识方法同抄送机关。
（3）印刷要求：双面印刷；页码套正， 两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均 匀；字面不花、不白、无断划。 （4）装订要求：公文应左侧装订，不 掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外 订眼距书芯上下各1／4处，允许误差 ±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm～5mm 。
5．公文中各要素标识规则 组成公文的各要素分为眉首、主体、 版记三部分。 （1）眉首 公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识 在版心左上角第1行。 秘密等级和保密期限：标识秘密等级， 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行，两字之间空1字
公文分类
按公务文书的自身性质及使用范围，可 以把我国现行的公务文书分为两大类： 1．通用文书 （1）法定公文 （2）事务文书 2．专用文书 财经文书、司法文书、科技文书、军事 文书等等
公文的主要特点：
1．法定性 2．政策性 3．实用性 4．时效性 5．规范性
（二）公文的作用（功能）
1．决策与领导作用（最主要的作用） 2．强制执行和处理的作用 3．依据和凭证作用 4．公务联系与沟通作用 5．宣传与教育作用
（2）主体 公文标题：红色反线下空2行，用2号 小标宋体字（常见的公文标题一般都加 粗），可分一行或多行居中排布；回行时， 要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 主送机关：标题下空1行，左侧顶格用 3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一 个主送机关名称后标全角冒号。如主送机 关名称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的主题词之 下、抄送之上，标识方法同抄送。
信函式格式与便笺头比较
甘孜州发展计划局
命令格式：命令标识由发文机关名称 加“命令”或“令”组成，用红色小标宋 体字，字号由发文机关酌定。命令标识上 边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居 中标识令号；令号下空2行标识正文；正文 下一行右空4字标识签发人签名章，签名章 左空2字标识签发人职务；联合发布的命令 或令的签发人职务应标识全称。在签发人 签名章下一行右空2字标识成文时间。分送 机关标识方法同抄送机关。其他要素参照 相关要素说明。
8．公文的特定格式 信函式格式：发文机关名称上边缘距 上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字， 字号由发文机关酌定；发文机关全称下 4mm处为一条武文线（上粗下细），距下 页边20mm处为一条文武线（上细下粗）， 两条线长均为170mm。每行居中排28个字。 （首页不显示页码）。发文机关名称及双 线均印红色。（发文字号置于武文线一行 版心右边缘顶格标识。如需标识秘密等级 或紧急程度，可置于武文线下一行版心左 边缘顶格标识）。
机关公文写作
一、公文的种类 二、公文的功能 三、公文的文体、结构、格式与稿本 四、常用公文文种及其选用 五、公文写作的基本要求 六、行文规则 七、公文写作小技巧
一、公文的种类
党的机关公文 国家行政机关公文
处理 依据 种类
中国共产党机关公 国家行政机关公 文处理条例 文处理办法 14种：决议、决定、 13种：命令 指示、意见、通知、（令）、决定、 通报、公报、报告、公告、通告、通 请示、批复、条例、知、通报、议案、 规定、函、会议纪 报告、请示、批 要 复、意见、函、 会议纪要
二、公文的功能
（一）公文的涵义与特点
公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定 机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施 管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文 字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党和 国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章， 施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商 洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
公文写作与处理
甘孜州基层事业单位新聘用 人员岗前培训
何 泓
2008年12月18日
机关公文写作与处理的主要法律法规依据
1．中国共产党机关公文处理条例 2．人大机关公文处理办法 3．国家行政机关公文处理办法 4．关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具 体问题的处理意见 5．国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999） 6．中国人民解放军机关公文处理条例 7．中共中央办公厅公文主题词表 8．国务院公文主题词表 9．中华人民共和国国家通用语言文字法 10．标点符号用法（GB/T 15834－1995） 11．出版物上数字用法的规定（GB/T 15835－1995）
联合行文末页公文版式
特殊情况说明：当公文排版后所剩空 白处不能容下印章位置时，应采取调整行 距、字距的措施加以解决，务使印章与正 文同处一面，不得采取标识“此页无正文” 的方法解决。 附注：公文如有附注，用3号仿宋体字， 居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一 行。如：（此件发至县、团级，传达到全 体党员）。“请示”应当在附注处注明联 系人的姓名和电话。
签发人：上报的公文需标识签发人姓 名，平行排列于发文字号右侧。发文字号 居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发 人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号， 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有 多个签发人（会签人），主办单位签发人 姓名置于第1行 ，其他签发人姓名从第2行 起在主办单位签发人姓名之下按发文机关 顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文 字号与最后一个签发人姓名处在同一行并 使红色反线与之的距离为4mm。
三、公文的文体、结构、格式与稿本
（一）公文的文体
公文的文体是指公文的表达方式。属应 用文体，但它又不同于一般的应用文，具 有自身的特殊属性： 1．公文被规定以现代汉语的书面形式 （即白话文）作为必须使用的符号系统。 2．公文兼用说明、叙述、议论三种表 达方式。
（二）公文的结构
公文的结构是指公文的组织结构，具 有规范性和相对确定性。 公文一般由秘密等级和保密期限、紧 急程度、发文机关标识、发文字号、签发 人、标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件、主题词、 抄送机关、印发机关和印发日期等部分组 成。 文件范例
版记示意图
印发机关和印发时间：位于抄送机关之下 （无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号 仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。 印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码 标识。 版记中的反线：版记中各要素之下均加一条 反线，宽度同版心。 版记的位置：版记应置于公文最的一页，版 记的最后一个要素置于最后一行。 印刷份数：格式没有明文规定，根据约定俗 成，一般是在最后一条反线下一行，用3号仿宋体 字，置于小括号内，右空1字。
成文时间：以领导人签发的时间为准。 联合行文一般由主办机关首先签署意见， 协办单位依次会签，一般不使用复印件会 签。成文时间以最后签发机关领导人的签 发日期为准。电报，以发出日期为准。 标法：用汉字将年、月、日标全；零 写为“○”；成文时间的标识位置见下。
公文生效标识：公文除“会议纪要” 和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。 行政机关联合向上行文，为简化手续和提 高效率，由主办单位加盖印章即可；联合 下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 A．单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发 文机关名称，只标识成文时间。成文时间 右空4字；加盖印章应上距正文2mm～ 4mm，端正、居中下压成文时间，印章用 红色。
公文正文：主送机关名称下一行，每自然段 左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行（一个 阿拉伯数字、年份不能分成两行）。 附件：公文如有附件，在正文下一行左空2 字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和 名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件： 1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件 的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正 文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识 公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。