新时期秘书的素质

第一节新时期秘书的素质一、秘书的政治素质1．道德修养秘书的道德修养主要是指在思想意识和道德品质方面的自我教育，教育的过程是在心灵深处反省、检查，不断吐故纳新的过程。

“择善者而从之，识不善者而改之”。

这就是秘书在新时期道德修养的实质。

只有经过长时间的艰苦磨炼才能具有高尚的思想境界和道德情操。

(1)道德意识修养。

秘书道德意识修养，最根本的是要树立正确的人生观和价值观，树立全心全意为人民服务的观念，要有集体主义团队精神，在市场经济的大潮中，一定要克服利己主义和拜金主义意识。

(2)道德情感修养培养高尚而强烈的道德情感，对于和谐与领导的关系、营造良好的工作气氛，构筑与同事、与客户的关系，都具有重要意义。

道德情感的修养包括正义感、责任感、荣誉感和幸福感。

正义感是要公正地对待他人，对客户诚实无欺；责任感是对公司企业的义务感和使命感，要有“公司企业兴我荣，公司企业衰我耻”的责任感。

处处为公司企业的荣誉和客户的利益着想，尽职尽责；荣誉感，个入获得荣誉是与领导的关怀、组织的支持、同事的帮助、客户的信任分不开的，应将荣誉视为促进自己为社会、为组织、为客户尽更大义务的动力；幸福感也是一种道德观念和情感。

幸福感是同入的生活目的密切联系的，是人生追求的目标，是由于感受和意识到了自己的理想和目标而引起的心理真的满足和愉悦。

一个勇于为秘书事业而献身的人，其最大的幸福就是在秘书领域中卓有建树。

秘书的道德修养，还包括道德意志、道德行为的修养。

2001年9月20日中共中央印发《公民道德建设实施纲要》的通知中提出的“二十字基本道德规范”，是秘书必须遵循的道德意识、情感、意志、行为的最好规范。

“二十字基本道德规范”为：爱国守法、明礼诚信、团结友善、勤俭自强、敬业奉献。

2．职业修养职业修养是人们在一定的职业活动中的行为规范。

商务秘书的职业修养是规定商务秘书在职业活动中的行为规范。

优良的职业修养是商务秘书从事快节奏、高效率工作的动力，是商务秘书自我完善的必要条件，是商务秘书职业活动的指南。

商务秘书职业的职业修养，主要是招职业责任、职业纪律、职业情感及职业能力的修养。

(1)忠于职守，热爱本职各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职，这是职业道德的一条主要规范。

作为商务秘书，忠于职守，就是要忠于商务秘书这个特定的工作岗位，要爱公司、爱企业，自觉履行商务秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。

要有强烈的事业心和责任感。

(2)服从领导，当好参谋服从领导，这是商务秘书职业性质所决定的。

作为领导的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事。

离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。

个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥，不擅自越权越位，不掺杂私心杂念。

当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。

在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书，要提高参谋意识和能力，树立确不能出谋献策者就不是好的新观念。

(3)谦和待人，热情服务秘书对内接触领导，对外接触各界人士或客户，因此如何处理好人际关系是秘书发挥枢纽作用的至关重要的问题。

处理人际关系时，要本着谦和待人，正直、公允、尊重、关心、平等的原则。

热情服务，商务秘书要把为领导服务，为本组织各职能部门服务、为客户和群众服务，当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作具有的重要作用。

(4)遵纪守法，廉洁奉公遵纪守法，廉洁奉公，是秘书职业活动能够正常进行的重要保证。

遵纪守法指的是商务秘书要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。

廉洁奉公是高尚的道德情操在职业活动中的重要体现，是商务秘书应有的思想道德品质和行为准则。

它要求秘书在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权牟取私利，任何时候都不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

（5）埋头苦干，故业奉献秘书工作的性质，决定其工作主要是实干，不计个人利害得失，要做无名英雄，有为事业而奉献的精神。

(6)谦虚谨慎，办事公道谦虚谨慎，应是商务秘书应具有的美德。

秘书不能因为在领导身边工作而自命不凡，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见。

在工作中要善于协调，化解矛盾，搞好合作。

办事要公道正派。

秘书别领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待，切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。

只有公道正派的秘书，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。

(7)恰守信用，严守机密商务秘书恰守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言；言必信，行必果。

做任何事情秘书都要遵守时间，不能迟到、早退，白巳安排的会议或会谈，要事先到场，并做好一切准备工作。

秘书要严格遵守诺言，允诺的事情要尽力办到，遇到曲折变化，事先要说明原因，使人信服。

严守机密，是秘书的一个显著特点，也是秘书必有的观念。

秘书掌握本组织机密较多，在任何情况下，都要守口如瓶，管好文件和资料，具有严守机密的职业道德。

(8)实事求是，勇于创新商务秘书要坚持实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的惟一标难。

秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，无论是搜集信息、汇报情况、提供意见、拟写文稿，都必须端正思想，坚持实事求是的原则。

在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题既不惟领导是听，也不惟“本本”是从，要从客观实际出发。

现在各行各业的管理者和群众，都在破除陈旧的观念，勇于开创新的工作局面，以求适应新时代的发展。

作为领导的参谋与助手更应具有强烈的创新意识勇于创新，要求避空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，要有新理念、新思维，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

秘书的职业道德还包括刻苦学习，钻研业务，努力提高思想和科学文化素质，掌握秘书工作各项技能，这些都是评价一位秘书是否称职的基本要求。

二、知识素质当今是知识经济时代，知识剧增，浩如烟海。

谁掌握知识多，谁就能跟上时代的发展，与时俱进，开拓创新。

商务秘书由于处在领导阶层之中，接触范围广，遇到的事情多，为做好秘书工作，应具备相当广泛的知识。

一要掌握与秘书工作有关的社会科学和自然科学的基础知识；二要掌握秘书工作专业知识；三要掌握做好秘书工作的相关专业知识。

1．基础知识商务秘书应具有一定的文、史、哲、数、理、化以及天文、地理、生物、心理等方面的知识，这是做好秘书工作的文化功底，哪一门知识都应该重视。

不能因为是新时期，只顾学习新知识，而不重视历史知识的学习。

对中国优秀的传统文化要继承和弘扬，对外国的文化历史要了解和尊重。

2．专业知识秘书的专业知识包括三大部分：一部分是行业领域专业知识，一部分是秘书工作专业知识，一部分是秘书工作相关知识。

(1)行业领域专业知识。

行业不同，专业知识不同。

如作为商务秘书，一定要有商务知识，即贸易实务知识。

从空间范围看，包括国内贸易实务知识和国际贸易实务知识；从商品范围上看，包括货物贸易、服务贸易、技术贸易三方面的知识；从时间范围上看，包括传统贸易实务、电子商务和现代电子商务三个方面知识。

如果是在企业里当秘书，除了应具有上述贸易实务知识外，还应具有现代企业分类特征和管理、各种类型的企业组织模式和结构、现代企业文化等知识。

(2)秘书工作专业知识秘书工作专业知识，是秘书工作知识的中心层知识，它直接影响秘书工作水平。

现代商务秘书专业知识主要包括：商务信息工作、市场调研与市场预测工作、商务经营管理策划工作、参谋工作、办公室管理与办公室事务工作、公司企业各种会议的组织与服务工作、协调工作、接待工作、公司企业商务旅行管理工作、商务沟通公关交际工作、商务文书拟写与处理工作、商务资料档案工作、办公现代化及电子商务工作等。

3．秘书工作相关知识秘书除了秘书专业工作以外，还肩负很多管理层面的工作，这就需要丰富的与秘书工作相关的知识。

这些知识有助于秘书更有效地开展工作，提高工作效率。

如商务秘书工作相关知识主要有以下几个方面。

(1)管理方面知识：管理科学、领导科学、行政管理学、企业管理学、公共关系学等。

(2)法律方面知识；公司法、合同法、劳动法、知识产权法、商标法、世界贸易组织法等。

(3)经济方面知识：社会主义市场经济的特点、市场学、营销学、价格学、广告学等。

(4)金融方面知识：金融机构、金融市场、金融调控、银行结算与信贷服务、国际金融与外汇市场、保险业等。

(5)财我方面知识：会计职能、会计核算原则与方法、会计凭证，税收征收，如对流转额征税、对收益额征税及对财产、行为、资源征税等。

三、心理素质好的心理素质就是心理健康，指个体在各种环境中都能保持一种良好的心理效应状态，是一种持续的心理上的适应。

心理健康的目标，就是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会做出积极的反应，达到同外界的平衡，从而培养符合需要的健全的人格。

秘书心理健康由以10个方面构成。

其一、保持乐观而稳定的情绪，在工作中充满活力；秘书工作头绪繁多，工作量大，常常加班加点，超负荷运转，这容易引起身体和心理上的疲惫，造成心理失调。

因此秘书要有心理承受力，充满自信，吃苦耐劳，任劳任怨，甘当无名英雄。

其二、能充分认识自己，公正地评价他人；秘书处在一个涉及上下、左右、内外等各种人际关系的网络中，如果能正确地处理，就会心情舒畅，干劲倍增，工作效率提高；反之，如果相互之间关系紧张，猜忌怀疑，则会产生摩擦和内耗，引起心理冷漠，影响工作开展。

其三、有较强的事业心和目标意识；秘书工作从总体上看具有一定的被动性，但根据环境的变化和不同阶段工作的不同要求，秘书工作一定要有主动性和灵活性，往往一个涉及巨大经济利益的决定就在一瞬间，时间就是效益，时间就是金钱。

没有强烈事业心的秘书，工作不可能快节奏地运转，不可能和市场变化同步，也就不可能为获得更大的经济效益赢得时间。

其四、积极进取，勇于探索，刻意创新，秘书要增强创新观念。

现代社会是“创新者存，守旧者亡”。

市场经济的开放性、法制性和创新性，要求商务秘书树立与之相适应的思维方式和工作方法，要有新思路、新举措。

其五、意志坚韧，并善于自我克制；秘书要具备坚强、豁达的个性素质，有正确的人生态度，这样才能心有所恃，情有所依，经受得住种种失意和挫折，保持良好的精神状态。

秘书还要提高情感修养的自觉性，掌握自我调节本领，要善于自我克制。

克制，就是通过意志努力，抵制和战胜不良情感。

凡事以秘书活动的需要为目标，不得意忘形，也不忧郁悲伤。

其六、人格健全，有鲜明且较完善的性格在秘书活动中，不同气质类型的秘书具有不同的特征，应从提高效率、做好工作出发，予以认真研究和安排。

大家知道，多血质的秘书一般表现为主动灵活，交际能力强，但缺乏持续性，兴趣易转移，安排重要任务不能不考虑到这一点；胆汁质的秘书一般表现为热情、认真、果断，但容易感情冲动，影响工作的开展；粘液质的秘书一般表现为遇事沉着冷静，长于实于，稳定性强，但往往反应较慢，动作迟缓；抑郁质的秘书敏感细心，一丝不苟，但性情孤僻，优柔寡断。