组织过程数据和文档库管理规范
如何进行文档管理
如何进行文档管理文档管理是一个人或者一个机构组织和管理文件，数据和信息的过程。
在现代社会，各种类型的文档都在不断地扩张。
因此，进行高效的文档管理变得十分重要。
在这篇文章中，我将分享一些关于如何进行文档管理的技巧和方法。
1. 确定文档类型首先，我们应该清晰地知道有哪些类型的文档需要管理。
文档类型包括但不限于：合同、报告、会议记录、电子邮件、演示文稿等。
在确定文档类型的同时，我们需要了解文档的重要性、负责管理的人以及持续使用期限。
这样才能为文档分类和组织做好准备。
2. 建立分类系统分类是管理文档的关键。
根据需要或者性质，将文档分成不同的类别，建立分类系统。
分类可以按照部门、主题、日期、项目等方面划分。
建议选择类别不要过多，以免增加管理负担和混淆文档归属。
3. 制定文件命名规范给文档命名，可以方便查找和归类。
建议使用有组织性的文件命名体系，包括文件名、日期、文档类型等元素。
命名规范可以根据分类系统和实际情况制定，但尽量保证简明有序。
4. 确定文档保管期限不同类型的文件需要保持不同的时间。
根据法律法规和实际需求，制定文档的保管期限和相应的处理方式。
同时需要严格按照规定时间删除或者归档处理过期的文件。
5. 数据备份和恢复数据在文档管理中极为重要，数据损坏会导致巨大的损失。
为了保证数据安全和可靠性，需要定期进行数据备份。
最好选择多种备份方式如实时备份、每日备份，紧急备份等。
另外，可以进行数据恢复的实际测试，增强数据安全。
6. 选择合适的文档管理工具文档管理工具可以提高工作效率和文档管理质量，如可以通过汽车来进行一段旅行。
善于选择好的工具十分必要。
文档管理工具应当满足用户的需求，并且能够为管理者提供高质量的数据统计和分析。
同时，也可以找到时下较流行的文档管理系统进行尝试。
7. 监控文档管理流程为了保证文档管理能够保持高效、有序，我们需要进行监控和不断优化。
在建立文件组织、命名、分类和管理流程后，需要定期核查、检视，并不断优化流程。
项目管理-项目三库配置管理规范
配置管理规范1目的规范产品开发过程中配置活动的流程和要求，确保产品及其相关交付件的版本和使用在项目的整个生命周期中的完整性和可追踪性。
2适用范围适用于本公司所有项目及其整个软件开发生命周期的所有配置管理活动，及项目产生的技术文件的入库及使用管理。
3定义3.1配置管理Configuration Management (CM)是通过技术或行政手段对产品及其开发过程和生命周期进行控制、规范的一系列措施。
配置管理的目标是记录产品的演化过程，确保开发者在产品生命周期中各个阶段都能得到精确的产品配置。
3.2配置项凡是纳入配置管理范畴的工作成果统称为配置项。
配置项包括两大类：一是属于产品组成部分的工作成果，例如印制板图、源代码、需求文档、设计文档、测试用例等等；二是在管理过程中产生的文档例如各种计戈上监控报告等等。
3.3配置库包括项目开发库、项目受控库、项目检验库、项目成品库。
3.3.1项目开发库存放与项目研制有关的可由计算机读取的产品开发过程文档的信息库，命名为XXX PDL(project development library),其中XXX为项目代号。
项目开发库的地址为：“\\技术部门'项目开发库”。
3.3.2项目受控库存放与项目研制有关的可由计算机读取的通过里程碑和节点评审的产品的信息库，命名为XXX项目受控库的地址为：“\\技术部门'项目受控库PCL (project controlled library)3.3.3项目检验库作为受控库的子库，用于存放边研制边生产阶段的设计文档。
3.3.4项目成品库存放符合最终研制要求的设计文件（含电子版、纸质版及其它形式）成品的库，命名为XXX PPL （project product library）项目成品库由总师办标准化/技术资料部进行管理，包括底图室、o科档室和软件成品库。
详细管理要求见《项目成品库管理办法》。
4角色与职责4.1高级管理者负责建立项目的CCB配置控制委员会，一般情况由管理团队中的总工程师担任，负责I类技术文件借用的最终审批。
版本控制表_规范
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SYD/C07-293
第 3 页，共 4 页
版本控制表
产品名称
软件CMM规范
序号
文档名、模块名 （中文名/文件名称）
二、评审
1 评审通知和确认单SYD/C07-266
2 预审问题清单SYD/C07-267
3 项目评审表SYD/C07-268
4 项目评审问题追踪表SYD/C07-269
三、SQA
1 过程审计检查表SYD/C07-263
四、SCM
1 配置管理计划SYD/C07-296
SCM出库登记表SYD/C07-287
12 外培审批表SYD/C06-02 13 外部培训反馈表SYD/C06-03 七、已删除的表格 1 过程检查表 2 概要/详细设计表SYD/C07-241 3 项目开发计划表SYD/C07-250 4 项目规模统计表SYD/C07-253 5 项目完成统计表SYD/C07-254 6 计划跟踪检查表SYD/C07-255 7 风险列表及检查表SYD/C07-256 8 QA检查汇总记分表SYD/C07-260 9 SQA阶段工作表SYD/C07-261 10 SQA&SCM每周汇报表SYD/C07-262 11 软件过程数据和文档库内容清单SYD/C07-271 12 软件过程数据和文档库取用清单SYD/C07-272 13 用户权限表SYD/C07-291 14 SCM产品封版一览表SYD/C07-297 15 培训效果反馈表SYD/C06-08 文档模板 1 可行性分析报告SYD/C07-201 2 项目需求调研SYD/C07-202 3 立项报告SYD/C07-203 4 项目开发计划书SYD/C07-204 5 软件质量保证计划SYD/C07-205 6 配置管理计划SYD/C07-206 7 风险管理计划SYD/C07-207 8 测试计划书SYD/C07-208 9 测试用例SYD/C07-209 10 需求规格说明书SYD/C07-210 11 概要设计说明书SYD/C07-211 12 数据库结构设计SYD/C07-212 13 详细设计说明书SYD/C07-213 14 测试分析报告SYD/C07-214 15 安装手册SYD/C07-215 16 用户操作手册SYD/C07-216 17 程序维护手册SYD/C07-217 18 阶段进度报告SYD/C07-218 19 项目开发总结报告SYD/C07-219 20 子合同管理计划书SYD/C07-220 21 培训总结SYD/C06-08
文档管理流程
文档管理流程一、引言。
文档管理是组织内部重要的管理工作之一，它涉及到信息的采集、整理、存储、传递和利用等多个环节，对于组织的运作和发展具有重要意义。
本文将介绍文档管理的流程，旨在帮助组织建立健全的文档管理制度，提高工作效率和信息利用率。
二、文档分类和归档。
1. 文档分类。
在文档管理流程中，首先需要对文档进行分类。
根据文档的性质、用途和管理要求，将文档分为公开文档、内部文档和机密文档等不同等级。
同时，还可以按照文档的形式进行分类，如文字文档、图片文档、视频文档等。
2. 文档归档。
归档是文档管理的重要环节，它包括文档的整理、编号、存储和检索等工作。
在进行文档归档时，需要根据文档的分类和重要性，制定相应的归档规范和流程，确保文档的安全和便捷的检索。
三、文档审批和发布。
1. 文档审批。
在组织内部，很多文档需要经过审批程序才能正式发布和使用。
在文档管理流程中，需要建立健全的审批制度，明确审批的流程、权限和责任，确保文档的合规性和准确性。
2. 文档发布。
经过审批的文档可以进行发布，发布包括文档的传递、公布和通知等环节。
在文档发布过程中，需要注意文档的传递方式和范围，确保文档能够准确传达给相关人员。
四、文档更新和修订。
1. 文档更新。
随着工作的进展和信息的更新，很多文档需要进行定期的更新。
在文档管理流程中，需要建立文档更新的机制，明确更新的频率和责任人，确保文档的及时性和准确性。
2. 文档修订。
文档在使用过程中可能会出现错误或需要修改的情况，这时就需要进行文档的修订。
在修订文档时，需要明确修订的原因和范围，确保修订后的文档符合要求。
五、文档存储和保护。
1. 文档存储。
文档的存储是文档管理流程中的重要环节，它涉及到文档的存储位置、存储介质和存储设备等多个方面。
在进行文档存储时，需要考虑文档的安全性和便捷的检索，选择合适的存储方式和设备。
2. 文档保护。
文档的保护是文档管理流程中的重要内容，它包括文档的备份、加密、权限控制和防火墙等多个方面。
文件管理制度
文件管理制度一、背景介绍文件管理制度是组织内部为了规范文件的创建、传递、保存和销毁等环节而制定的一系列规定和流程。
良好的文件管理制度能够提高工作效率，保障信息安全，提升组织运作的透明度和合规性。
本文将详细介绍文件管理制度的相关内容。
二、文件管理的目的和原则1. 目的：1.1 提高工作效率：通过规范的文件管理流程，减少工作中的重复劳动和沟通成本，提高工作效率。
1.2 保障信息安全：确保文件的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露和篡改。
1.3 提升组织运作透明度和合规性：使文件管理过程可追溯、可审计，保证组织运作的合规性和透明度。
2. 原则：2.1 规范性原则：文件管理必须符合相关法律法规和组织内部的规章制度。
2.2 便捷性原则：文件管理流程应简单、便捷，方便员工操作和查询。
2.3 安全性原则：文件管理要保证文件的安全性，包括传递过程中的保密性和存储过程中的防丢失、防损坏。
2.4 一致性原则：文件管理要保持一致性，避免不同部门、不同人员采用不同的管理方式。
三、文件管理流程1. 文件创建：1.1 文件命名规范：为了方便文件的管理和检索，文件名称应具备一定的规范性，包括文件类型、日期、主题等信息。
1.2 文件格式规定：根据文件的内容和用途，规定不同的文件格式，如文本文档、电子表格、图片、音频、视频等。
1.3 文件编号规定：为每个文件分配唯一的编号，方便文件的跟踪和管理。
1.4 文件签发：对于需要审核和批准的文件，必须经过相应的签发流程，确保文件的合规性和准确性。
2. 文件传递：2.1 传递方式：文件可以通过电子邮件、内部通讯工具、共享文件夹等方式进行传递，传递过程中要确保文件的安全性。
2.2 传递记录：每次文件传递都应有相应的记录，包括传递时间、传递人员、接收人员等信息，以便追溯文件的传递历史。
3. 文件保存：3.1 存储位置：根据文件的重要性和保密级别，确定合适的存储位置，可以是本地硬盘、共享文件夹、云存储等。
标准过程模板-Read
文件编号：SYD/CMM — SPFM软件CMM规范之——组织软件过程数据和文档库管理过程V1.0.0前言为了开发和维护一组便于使用的软件过程财富，建立软件过程数据和文档库是其手段之一，最终目的是通过库的建立和维护为过程的改进和积累性的长期得益打下基础。
本过程定义了应收集的过程数据和文档、收集方式、评审、入库、发布及库的评审等一系列活动。
1. 目的 (1)2. 适用范围 (1)3. 职责 (1)4. 流程图 (1)5. 组织软件过程数据和文档库管理过程 (2)5.1组织的软件过程数据库管理过程 (2)5.1.1 任务描述： (2)5.1.2 工作内容： (2)活动1――建立组织的软件过程数据库 (2)活动2――编写收集计划 (3)活动3――评审收集数据 (3)活动4――数据入库 (3)活动5――管理和控制软件过程数据库 (4)5.1.3 工作产品： (4)5.2软件过程文档库的管理过程 (4)5.2.1 任务描述： (4)5.2.2 工作内容： (4)活动1――建立组织的软件过程文档库 (4)活动2――编写收集计划 (6)活动3――评审文档产品 (6)活动4――文档入库 (6)活动5――管理和控制过程文档库 (6)5.2.4 工作产品： (7)5.3库的评审和维护 (7)6. 附录 (8)附录A：过程数据和文档收集内容 (8)附录B：评审检查单 (10)1.目的本文档定义了软件过程数据和文档库的开发管理过程，规范组织过程数据和文档的收集与管理，使项目间能最大限度地共享过程财富与经验。
2.适用范围适用于组织中项目的软件过程数据和文档的收集、评审、入库以及他的取用、整改、分析。
3.职责SEPG：负责文档收集计划的制定；确定过程数据和文档的收集内容；组织文档收集、评审并确定是否入库；定期评审数据和文档的可用性、完整性；SQA\项目经理：编写数据收集计划；将相关收集内容提交SEPG评审；负责接受收集来的相关内容；库管理员：建立和维护数据和文档库；分配用户权限；定期或事件驱动的将库内容清单发布给相关组。
仓库数据管理规章制度范本
仓库数据管理规章制度范本
《仓库数据管理规章制度范本》
第一条为了规范仓库数据管理，保障仓库的安全和高效运作，制定本规章制度。
第二条仓库数据管理人员应按照规定的流程和程序，认真执
行数据管理工作，确保仓库数据的完整性和准确性。
第三条仓库数据管理人员应严格按照规定的权限，进行数据
的录入、修改、删除等操作，不得私自擅自操作数据。
第四条仓库数据管理人员应定期对仓库数据进行备份和归档，确保数据的安全性和可用性。
第五条仓库数据管理人员应加强对数据信息的保密工作，不
得随意将数据泄露或外传。
第六条仓库数据管理人员应定期对仓库数据进行检查和整理，确保数据的清晰和有序。
第七条仓库数据管理人员应及时处理数据中出现的问题和异
常情况，确保数据的正常运行。
第八条仓库数据管理人员应接受相关部门和领导的监督和检查，严格执行规章制度。
第九条对违反本规章制度的仓库数据管理人员，将给予相应的处罚和处理。
第十条本规章制度自颁布之日起生效，并对仓库数据管理工作进行指导和监督。
信息管理与文档控制的规范要求与实施步骤
信息管理与文档控制的规范要求与实施步骤近年来，随着科技的迅猛发展和信息时代的到来，各个行业都面临着大量的信息和文档的管理问题。
信息管理与文档控制成为了企业与组织管理身份标识、数据传输、知识沉淀和合规性要求的重要手段。
本文将讨论信息管理与文档控制的规范要求以及实施步骤。
一、规范要求信息管理与文档控制的规范要求包括了数据安全性、信息可靠性和合规性等方面。
首先，企业和组织需要确保管理的信息和文档不受到非法获取或篡改的威胁。
为此，数据的加密、防火墙的设置以及对员工进行安全教育等措施必不可少。
其次，信息和文档的准确性和完整性对于企业和组织的运营至关重要。
信息管理人员应确保信息和文档在存储、传输和处理过程中不出现误差和丢失。
最后，企业和组织还需要遵守法律、行业规范以及相关政策的要求。
信息管理与文档控制的实施必须符合相关法律法规，并且能够证明合规性。
二、实施步骤1. 制定信息管理与文档控制策略企业和组织应在信息管理与文档控制前制定明确的策略和目标。
策略应考虑到企业的特定需求、行业规范和法律法规的要求。
制定策略时，应明确数据安全性、永久性储存、权限管理以及合规性等方面的要求。
2. 建立信息管理与文档控制团队一个专门负责信息管理与文档控制工作的团队是必不可少的。
这个团队应该由不同部门的专业人员组成，负责信息的采集、整理、归档和安全管理等工作。
同时，团队成员还应定期接受培训，以了解最新技术和法规要求。
3. 设计与实施信息分类和标记系统一个良好的信息管理与文档控制系统需要一个有效的分类和标记系统。
通过分类和标记，可以更快速地找到和访问所需的信息和文档。
在设计分类和标记系统时，需要考虑到信息的主题、内容、时间和相关性等因素。
4. 选择合适的信息管理与文档控制工具信息管理与文档控制的工具和技术也是非常重要的。
企业和组织可以选择适合自身需求的软件或系统，用于信息的收集、存储、归档和共享。
比如，一些企业会选择使用云存储系统，以确保信息的安全性和可访问性。
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软件过程改进之
组织过程数据和文档库
管理规范
V1.5.1
为了开发和维护便于使用的组织过程财富，建立组织过程数据和文档库是其手段之一，利用组织过程数据和文档库的数据和文档，为组织过程的积累和改进打下基础，并使组织长期得益。
本过程确定了组织过程数据和文档库的结构和内容，规定了对收集计划、收集活动、库的管理等活动的要求。
目录
1目的 (6)
2适用范围 (6)
3职责 (6)
4流程图 (7)
5组织过程数据和文档库管理过程 (7)
5.1建立组织的组织过程数据和文档库 (7)
5.2制定收集和管理计划 (9)
5.3组织过程数据和文档库的日常管理 (9)
5.4评审和改进过程数据和文档库 (10)
本文档定义了组织过程数据和文档库的管理过程，规范组织过程数据和文档的收集与管理，使项目间能共享组织过程财富与经验。
适用于组织及各项目的过程数据和文档的收集、管理及评审。
SEPG :确定组织过程数据和文档的收集范围、内容和库的目录结构，负责制定收集和管理计划，组织进行数据和文档的收集、评审工作，以及组织过程数据和文档库内容的评审和改进工作。
品质专家：负责收集各类有价值的数据、文档或片断；
库管理员：建立和维护组织过程数据和文档库；分配用户权限；发布《组织过程数据和文档库内容清单》；进行日常的管理及维护
评审和改进过程数据和 文档库
结束
图4.1组织过程数据库和文档库的管理流程
5组织过程数据和文档库管理过程
5.1建立组织的组织过程数据和文档库
由品质管理部指定专人（库管理员）负责用 VSS 工具建立组织的组织过程 数据和文档库
4流程图
发布库内容清单
过程数据 和文档库
库管理员按照下表结构建立组织过程数据和文档库
1)SEPG:系统工程过程组;
SQAG: 系统品质保证组；
OCMG: 组织组件管理组；
OTG : 培训组；
PROMADTR : 过程成熟度审计员；
CMO:包括以上所有组。
库管理员有所有权限。
2）其中， A:ADD; C:Checkin/Checkout; R:Read。
5.2 制定收集和管理计划
SEPG 负责编写组织的组织过程数据和文档库的收集和管理计划，本计划包含在《组织过程管理活动计划》中，并通过 SEPG组长的评审或批准。
5.3 组织过程数据和文档库的日常管理
组织过程数据和文档库日常管理说明：
1）由库管理员负责组织过程数据和文档库的目录维护、数据和文档入库、权限分配、定期发布库内容清单、库备份等日常管理工作。
2）SEPG品质专家每季度末一次或事件驱动收集数据和文档，包括项目组
完整的度量数据、有价值的文档或文档的片断等。
经过 SEPG组长评审后，统一发送给库管理员，由库管理员负责将收到的数据和文档加到相应的库目录中。
同时更新《组织过程数据和文档库内容清单》。
3）库管理员事件驱动将《组织过程数据和文档库内容清单》发布给相关人员。
4）公司系统管理员负责进行库的备份，周期为每周一次或事件驱动，必要时可以使用光盘备份。
组织标准过程定义和组织过程数据库的基线管理说明：
1）组织过程数据库（lOrgStandardDB/规范和标准/规范/cStyleCN）按计划打上日期标签（例： 20050101 ）。
并记录在“基线状态表”中 ,同时进行配置审核。
2）基线包发布
访问权限：配置管理员读写权限
项目负责人、PMO、QA读权限
3）发布后，使用邮件或其他方式通知给相关人员
5.4评审和改进过程数据和文档库
SEPG依据收集和管理计划中对组织过程数据和文档库评审和改进的安排，每季度末，选择邀请相关的 CMO成员、项目经理、项目成员等，召开组织过程数据和文档库的评审和改进会议，对组织过程数据和文档库的结构和内容进行评审，并提出改进意见。
库管理员根据评审的结果和改进意见，对组织过程数据和文档库的结构和内容进行改进和维护。