公司质量体系控制程序--文件控制程序
质量管理体系文件控制程序
版次：B 修改：0文件控制程序1 目的和适用范围控制本公司的质量管理体系文件以及技术性文件。
适用于本公司的质量手册、程序文件、第三层文件以及技术性文件。
2 职责2.1 质量手册的编写由管理者代表负责，总经理批准。
2.2 程序文件由各部门负责编写，有关部门领导审查，管理者代表批准。
2.3 第三层文件由各部门组织编写、发放和控制，管理者代表批准。
2.4 技术中心负责产品技术性文件的编制、发放、更改和控制以及外来文件控制。
2.5 公司质量管理部对质量手册和程序文件的编辑质量、发放、管理、更改控制负责。
3 工作程序3.1文件和资料的分类3.1.1 文件和资料分类如下:a) 质量手册和程序文件；b) 第三层文件（作业指导书）；c) 技术性文件和有关资料；d) 其他管理文件；e) 外来文件（国家标准、行业标准、技术规范和相关法律法规）。
3.1.2 文件和资料分为受控文件和非受控文件。
受控文件应予以标识和编号。
3.2文件编号3.2.1 质量手册按流水号编号。
XX/ QM X （QM为质量手册代号，X为流水号）3.2.2 质量体系程序文件的编号如下:版次：B 修改：0XX / QP X - X X流水号文件对应要素号质量程序代号“XX”公司汉语拼音声母3.2.3 第三层文件编号XX/QP/X-XXX流水号部门代号：0—公司办公室1—技术中心2—生产部、采购部3—销售部、售后服务部4—质量管理部5—财务部6—资料室3.2.4 产品设计图样及技术文件编制按xx/QP/1-001执行。
3.3文件的控制3.3.1 质量手册分受控和非受控文本。
3.3.2 程序文件、第三层文件以及技术性文件均属受控文本。
3.3.3 文件管理部门应确保现场使用的版本为有效文本。
3.4文件的发放3.4.1 质量手册受控文本和程序文件发放到部门及部门以上负责人，第三层文件和技术性文件发放到有关使用部门和管理部门。
3.4.2 受控文本加盖“受控文件”印章并编号，进行登记发放，使用人需在《受控文版次：B 修改：0件发放登记表》上签名。
文件控制程序
1目的对本公司质量管理体系所要求的所有文件予以控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。
2 范围适用于与质量管理体系有关的所有文件，包括外来文件。
3 职责3.1总经理对所有质量管理体系文件的充分性和适宜性负责；3.2管理者代表负责组织体系文件的编制和修订工作，负责组织相关文件的评审及检查工作；3.3管理部负责质量管理体系文件的归口管理，包括外来文件的管理；3.4各部门负责本部门文件的日常管理，并确保使用适用文件的有效版本。
4工作程序文件控制流程图：附后。
4.1文件的分类本公司的质量管理体系包括或涉及以下类别的文件：4.1.1公司内部编制的文件包括：a)第一层次：包含质量方针和质量目标的《质量管理手册》；b)第二层次：程序文件（ISO9001:2008标准所要求的程序文件，以及公司为确保各过程的有效策划、运行和控制而编制的程序文件）；c)第三层次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理规定等；技术性文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等。
d)第四层次：各种记录格式。
记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。
记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。
4.1.2本公司相关的外来文件，主要包括：a)有关法律法规;b)相关国家、地方及行业标准；c)上汽-大众各类管理及技术文件；d)其它适用的外来文件。
各类适用的外来文件虽不属本公司编制，但本公司各部门均应对其进行有效控制，并遵照执行。
4.1.3文件的形式主要是书面和电子版两种，本公司应对各种媒体形式的文件进行有效控制。
4.2文件的编制和审批4.2.1文件编制和审批的权限本公司的质量方针、质量目标由总经理主持制定并批准发布；a)《质量管理手册》由管理者代表组织管理部等相关部门共同编写，管理者代表审核，经总经理批准后发布；b)程序文件由各相关职能部门编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布；c)支持性文件由职能部门编写，部门负责人审核，总经理批准。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
质量体系文件 - 1文件管理程序
一、目的为确保本公司质量环境体系文件制定、发行、分发、修改、废止及编号和标识的一致性、以便于建立、归档及管理。
二、适用范围本公司质量环境手册、程序文件、三阶文件，以及顾客标准，国家标准，国际标准，各种相关规定等外来文件和资料的控制。
三、定义3.1一阶文件：叙述公司方针与政策之文件。
3.2二阶文件：与ISO9001&ISO14001系列要项相关之所需程序文件。
3.3三阶文件：检验标准书、作业标准书、管理办法等。
3.4四阶文件：表单记录。
3.5外来文件：如国家法律、法规、客户图面、客户标准等。
四、权责4.1本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下：4.2外来文件4.2.1外来文件经签署后，由文控中心统一控制、管理（登录、发行、回收、保存、销毁等）。
五、作业内容5.1 文件管制流程图见附件。
5.2 文件按性质分为四层文件：5.3文件编号方式：5.3.1 一阶文件编号原则(质量环境手册)□□―□□流水号(从001---099)文件阶别：QM例如： QEM-015.3.2二阶文件编号原则(程序文件)□□―□□流水号(从01---99)文件阶别：P例如： P-015.3.3三阶文件编号原则：□□―□□―□□□流水号(从001---999)部门代码文件阶别WI例如：WI-GL(管理部代码)-0015.3.4四阶文件编号原则：□□□□―□□□流水号版本代码(从001开始，版本从A开始)文件阶别FM例如： FM-001A□□□□□□―□□例如：140216-01表示2014年2月16日接到的第一个外来文件。
5.3.6公司及部门简称:公司—GX 总经理—GM 管理代表—MR 品质部—QC文控中心-DCC 生产部—SC 管理部-GL 业务部—YW仓库—CK5.4文件版本版次之识别5.4.1体系文件：版本由A~Z，版次由0~5，依次编列。
如是局部修订文件，如更改错别字，更改附件表单（不影响文件内容之情况下），可不变更版本版次，直接在（局部）修订处标识“局部修订及修订者”予以识别。
浅谈质量管理体系中文件控制程序的建立
作者简介：欧洋（1979-），工程师，本科，主要从事质量管理和检验技术、精益六西格玛、ISO 质量/环境/职业健康安全体系认证、压力容器设计和制造许可认证方面工作。
收稿日期：2020-09-28质量管理体系（QMS ：Quality Management System ）是指组织在质量方面进行指挥、控制的管理体系。
质量管理体系是在组织内部建立的、为实现组织质量目标所必需的、系统的质量管理模式，是组织的一项战略决策。
一般由质量手册、程序文件、管理性文件和工作指导文件、记录表单、外来文件这些文件组成。
文件控制程序属于程序文件类别，对制定质量管理体系文件提出了基本要求，属于公共性程序文件，适用于公司质量管理体系中所需使用的全部文件控制管理，其通过对公司质量管理体系要求的文件的编写、评审、审批、发放、修订、回收和作废等过程进行控制管理，以达到确保公司各职能部门、工作场地使用的文件和资料是现行有效版本（即适用版本），防止出现使用作废的文件，保证公司质量管理体系运行的符合性。
1 质量管理体系文件简介质量管理体系文件是描述整个公司质量管理体系结构、职责、工作程序、记录的一整套文件。
是质量管理体系建立和实施的基础，公司的质量管理就是要通过对公司内部各种过程进行管理来实现，因此就需要明确整个公司的过程管理要求、相关管理人员、管理人员职责、管理方法，以及管理过程中需要提供的资源，而这些都需要通过文件的形式表述出来，就形成了该公司的质量管理体系文件。
而对这些文件的编写、评审、审批、发放、使用、修订、回收和作废等过程进行控制，就需要有一个基本的流程和规范，文件控制程序就是通过对为体系文件的编写、评审、审批、发放、修订、回收和作废等过程的基本流程和规范做出具体的规定，公司各职能部门在编写各自部门体系文件时依照文件控制的要求进行编写，使公司的质量管理体系文件格式统一，并确保公司各职能部门、工作场地使用的现行文件和资料是有效版本（即适用版本），防止出现使用作废的文件，保证公司质量管理体系运行的符合性。
质量管理体系文件控制程序示例
质量管理体系文件控制程序示例一：质量管理体系文件控制程序示例1. 文件控制的目的1.1 本程序的目的是确保质量管理体系中所有文件的创建、更新、分发和废止都按照一致的过程进行，以保证文件的准确性、完整性和可用性。
2. 文件管理的原则2.1 所有质量管理体系文件必须经过编制、审核、批准和授权，确保与实际工作相一致。
2.2 所有文件必须进行编号，并有详细的版本和修改记录。
3. 文件的分类3.1 质量手册3.1.1 质量手册是质量管理体系的核心文件，记录了组织的质量政策、质量目标和质量管理体系的结构。
3.1.2 质量手册由质量经理编制，经过质量管理委员会批准后发布。
3.2 程序文件3.2.1 程序文件包括各种操作规程、工艺流程等，用于指导和规范实际工作。
3.2.2 程序文件由相关部门编制，经过相关部门负责人审查和批准后发布。
3.3 工作指导文件3.3.1 工作指导文件用于指导具体工作环节中的操作方法、技术要求等。
3.3.2 工作指导文件由具体工作负责人编制，经过审核通过后发布。
4. 文件的创建和更新4.1 新建文件4.1.1 新建文件需编写文件申请书，包括文件名称、目的、应用范围、编制人、审核人等信息。
4.1.2 文件申请书需要经过相关部门负责人审核通过后，方可进行文件的编制工作。
4.2 文件的更新4.2.1 所有文件需定期进行审查，确保其与实际工作相符合。
4.2.2 更新文件需要编写文件更新申请书，并经过相关部门负责人审核通过后，进行文件的修改和更新。
5. 文件的分发和废止5.1 文件的分发5.1.1 新建文件和更新后的文件需及时分发给相关人员，并在文件上标明分发日期和相关人员。
5.1.2 分发文件的人员需填写分发清单，记录文件的分发情况。
5.2 文件的废止5.2.1 文件如果已经过时或者发现有错误，需要进行废止处理。
5.2.2 废止文件需编写废止通知，并通知相关人员将文件停止使用。
6. 相关附件本文档涉及附件：- 文件申请书模板- 文件更新申请书模板- 分发清单样例- 废止通知样本7. 法律名词及注释- 质量管理体系：指组织为了满足质量要求而建立、实施和保持的一系列相互关联的质量管理活动。
文件控制程序 ( ISO13485程序 )
程序文件编号：NK/QSP-423-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的对与公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，以确保各相关部门均能使用到文件的有效版本。
2范围与公司质量管理体系有关的文件和资料。
3职责3.1总经理负责体系文件的批准发布，管理者代表负责体系文件的审核，各部门主管负责组织本部门人员对相关体系文件的编制。
3.2质量部负责对体系文件的保管、控制、发放，并组织对现行质量管理体系文件的定期评审。
3.3质量部负责收集与本企业相关的国际，国家、地方、行业标准以及有关的医疗器械法律法规和规范性文件的有效版本；销售部负责收集需引用的供方技术文件；质量部负责收集顾客提供的技术文件。
3.4各部门应妥善保管使用中的体系文件，并负责对与体系运行有关的文件和资料的收集、整理、归档。
4工作程序4.1“文件”的分类4.1.1管理文件本公司管理性文件包括：3）质量方针、目标；b）质量手册；c）程序文件（包括记录表单）d）三级管理文件（包括仓库管理制度等）5.1.2技术文件本公司产品技术文件包括:产品生产图纸、作业指导书、加工工艺、装配工艺、零件加工清单、零件明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等。
6.1.3外来文件a）客户提供的产品图纸、样品等。
b）与本公司生产有关的包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等。
4.2文件的编制和审批4.2.1质量方针、目标由总经理批准并颁布。
4.2.2质量手册由管理者代表组织编制和审核，由总经理批准颁布。
4.2.3程序文件由质量部组织相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准后发布。
4.2.4生产图纸、作业指导书、加工工艺、物料明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等技术文件由技术部负责人组织本部门人员编制，技术部负责人审核，总经理批准后发布。
4.2.5需引用的有关外来文件和资料（包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等）由管理者代表审核，总经理批准后实施发放。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件控制程序版本号： B 修改码： 0 LC/CX-7.5.3-071目的本程序规定了质量管理体系文件编制、审批、发放及更改的管理，并规定了文件的标识、归档、保护、电子文档的管理和处置要求，确保各相关场所所用文件为有效版本。
2 范围适用于与质量管理体系有关的所有文件的控制。
3 职责3.1质量管理部是《质量手册》和程序文件的归口管理部门，负责《质量手册》和程序文件的编制、审批、发放、存档、回收及销毁。
3.2 人力资源部负责制定公司质量方针和质量目标。
3.3管理者代表负责审核质量手册/程序文件及公司质量方针和质量目标，总经理进行批准。
3.4质量管理部负责质量管理体系运行所需的外来文件得到识别和控制。
3.5质量管理部负责公司管理类文件的发布及归档保存；各主管部门负责相关管理类、技术类文件的编制，并组织评审，分管副总经理批准。
3.6各部门负责本部门文件的日常管理，确保文件的有效性。
4、程序4.1 公司文件的分类及保管公司文件分四个层级予以控制，分别为：质量手册、程序文件、执行文件、记录表单。
4.1.1 第一层级文件：《质量手册》，由质量管理部备案保存。
4.1.2 第二层级文件：程序文件，由质量管理部备案保存。
4.1.3 第三层级文件：支持性文件，包括管理类文件：如管理制度、管理规定等；技术类文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等；管理类文件由质量管理部备案，技术类文件由技术部档案室备案。
4.1.4 第四层级文件：质量记录表单，记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。
记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。
4.2 质量管理体系文件编号4.2.1 质量手册LC / SC手册代号公司代号4.2.2程序文件LC / CX —×× - ××顺序号（以数字01、02……顺延）章节号程序文件代号公司代号4.2.3 作业指导文件A 公司级管理文件LC -xx —×× x版本号文件顺序号中心代号公司级文件代号B 其他作业指导类文件×× -ZD - （××·）××顺序号类别号（若有）作业指导类文件代号部门代号各部门代号分别取其名称的拼音缩写：C 技术类文件编号见《技术文件编号方法》。
4.2.4 质量记录4.2.4.1 常规记录××- JL - ×× ×版本号顺序号（以数字01、02……顺延）记录代号中心代号（见4.2.2）版本号以大写字母A、B、……顺延，代表第一版、第二版……，每次修改进行换版。
4.3 文件的编制、审批和发放4.3.1文件编制/更改的时机：a）新产品、新工艺开发；b）企业内部管理需求；c）产品/过程更改；d）顾客投诉；e）纠正预防措施改进；f）第二、三方审核要求。
4.3.2《质量手册》、程序文件由质量管理部组织各部门编制，并组织相关职能部门负责人进行评审，评审通过后提交管理者代表审核，总经理批准；如有不同意见，退回起草部门修改，并组织再次评审。
文件评审通过后，由质量管理部负责发放、登记。
4.3.3各类支持性文件由归口部门负责人组织编制、审批，文件流程涉及其他部门时，发布前要经过相关部门评审，分管中心负责人批准，由归口部门负责登记、发放。
4.3.4 文件发布前应得到批准，文件主管部门应确保文件的符合性、充分性、适宜性以及与相关联文件间的协调性。
4.3.5文件的审批方式：电子文件审批在企业OA系统进行，由文件编制部门发送给相关部门负责人及分管中心负责人审批，并根据审批意见进行修改。
纸质版文件审批由编制部门填写《丽驰汽车文件评审记录》，在《丽驰汽车文件评审记录》中确定文件评审部门并提交评审，评审人员在《丽驰汽车文件评审记录》上批注评审意见，作为文件评审的证据。
各类文件内容不得相抵触，下级文件应服从上级文件。
4.3.6文件的发放形式a）文件的发放形式分为纸质版和电子版发放。
公司提倡无纸化办公，文件尽量以电子版的形式发放，为确保文件机密性或有要求必须以纸质版发放时，以纸质版形式发放。
b）文件的电子版可通过OA、PLM、ERP等形式发放到相关部门；纸质版文件由编制部门或文件归口部门发放到相关部门，并填写《文件发放、回收记录》，领用人员签字确认。
c）质量记录表单随相关文件一同审批并发放。
4.3.7文件归口部门编制唯一性发放号，以部门代号为发放号（见4.2.3），填写发放记录，并确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。
4.3.8公司文件的行文规范及审批流程按照《公司规章制度管理办法》执行。
4.4 文件的受控状态4.4.1文件分为“受控”和“非受控”两种。
受控文件未经批准不得擅自复制。
4.4.2与技术相关的法律法规、国家政策等文件由技术部每年确认其有效性，并及时更新相关文件。
4.4.3非受控文件只登记发放部门、日期、版本等信息，不作受控标记及发放号。
4.5 文件的更改4.5.1 文件需要更改时，提出更改需求的部门先提出申请，填写“文件更改申请”，申请编号为：归口部门代号-顺序号。
需要时应说明原因或提供充分的证据，交至文件归口管理部门，由原审批人进行审批。
若更换审批者，该审批者应获得相应的背景资料。
4.5.2 审批后文件归口部门下发更改通知。
文件使用部门接到通知后按规定的更改方式进行更改。
a）文件的更改方式分为划改和换页更改。
划改由文件持有人按照“文件更改申请”中的内容将删除的内容用“—”划掉，增加内容时在文件增加处标注“∨”，在空白处填写内容，并标注更改标识。
更改内容较多时采用换页更改，直接将原页换掉。
b) 更改标识用“小写英文字母-数字”表示。
英文字母以a顺延，表示该文件第几次更改；数字以1顺延，表示本次更改中的第几项更改内容。
如“a-3”表示第一次更改中的第三项更改内容。
c) 每次更改后在本文件的右上角标注修订状态。
修订状态用“大写字母/数字”表示，代表“版本/修改次数”。
大写字母以A顺延，修改次数以0顺延（0代表原版）。
如第二版第三次修改，修订状态为“B/3”。
4.5.3 修改完后填写“文件修订状态清单”。
4.5.4 所有被更改的原文件必须由发放部门收回，以确保有效文件的唯一性。
文件要同步更改，即相同或相关的文件要同时更改，保证文件的一致性。
4.5.5为确保文件、制度的充分性、适宜性和有效性，应定期对文件进行评审和更新，具体按《公司规章制度管理办法》执行。
4.6 文件的领用4.6.1 文件的领用人员填写《文件发放、回收记录》。
4.6.2 因破损而重新领用文件时，新文件分发号不变，旧文件应收回；因丢失而补发文件时，分发号不变，注明“补发”字样，已丢失的文件失效。
发放部门做好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁4.7.1 文件的保存a）各职能部门对本部门执行的文件进行日常管理，并形成部门文件清单，技术部/质量管理部不定期对各部门文件保管情况进行检查。
b）电子文档由文件编制部门保存，设计类所有资料应定期刻录光盘或转移动硬盘保存，避免资料丢失，见《技术文件和资料管理办法》。
c）任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，以确保文件的清晰、易于识别和检索。
需要借阅时填写“借阅登记表”。
4.7.2 文件的作废与销毁a）文件要规定保存期，质量手册、程序文件、管理制度、操作规程等技术文件一般为长期，一些临时性文件如有新文件代替时自行作废。
b）在OA系统发放的电子文件的作废、回收，由企业管理部进行作废申请备案后，从OA系统“丽驰公司发文”模块予以撤销。
c）纸质版文件的作废，由文件发放部门参照《文件发放、回收记录》及时从所有发放或使用场所撤出，确保防止作废文件的非预期使用。
d）若因某种原因需保留已作废的文件，应加盖“作废保留”章进行标识。
e）对要销毁的作废文件，经原审批人批准后，统一销毁。
4.8 外来文件的控制4.8.1外来文件：不是公司内部制定，而是根据需要从外部接收的文件，如法律、法规、国家或地方标准、行业标准、第二、三方审核资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
4.8.2主管部门在接收到外来文件时，应确认其有效性和正确性后再分发至相关部门。
4.8.3外来文件的管理按《外来文件管理办法》进行控制。
4.9文件的保密公司下发的相关制度、技术文件等属内部资料，任何人不得擅自外传。
技术类文件必须经部门负责人在加密软件中解密后方可对外发放。
4.10 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
附：文件控制流程可见附则《文件控制流程图》。
5相关文件5.1 LC/CX-7.5.3.2-08 《记录控制程序》5.2 QLCJ001-2019 《文件编码规则》5.3 LC-XZ-18 《规章制度管理办法》5.4 LC-YF-07 《技术文件和资料管理办法》5.5 LC-XZ-08 《外来文件管理办法》6相关记录6.1 JS-JL-01A 丽驰汽车文件评审记录6.2 QG-JL-33A 文件发放、回收记录文件控制流程图。