01成本档案管理办法
(工程造价)技术档案管理制度
(工程造价)技术档案管理制度引言概述：工程造价技术档案管理制度是指为了保证工程造价技术档案的完整性、准确性和可追溯性，建立一套科学的管理制度。
该制度的实施对于提高工程造价管理水平、保障工程质量和维护工程利益具有重要意义。
本文将从五个方面详细阐述工程造价技术档案管理制度的重要性和具体内容。
一、档案管理的重要性1.1 保障工程质量工程造价技术档案是工程质量的重要依据，通过建立科学的档案管理制度，可以确保工程质量的可控可追溯。
档案中记录了工程的设计、施工、验收等各个环节的信息，可以帮助工程管理人员及时了解工程进展情况，及时发现和解决问题，从而保证工程质量。
1.2 维护工程利益工程造价技术档案中包含了工程的成本、合同、支付等重要信息，可以作为维护工程利益的依据。
通过建立档案管理制度，可以确保工程造价的准确性和合法性，避免发生费用纠纷和合同纠纷，保护工程利益。
1.3 提高工程管理水平工程造价技术档案是工程管理的重要组成部分，通过建立档案管理制度，可以规范工程管理流程，提高工程管理水平。
档案中记录了工程的各个环节的信息，可以帮助工程管理人员进行数据分析和决策，提高工程管理效率和精确度。
二、档案管理制度的内容2.1 档案管理责任制建立档案管理责任制，明确各级管理人员的档案管理职责和权限。
制定相关的管理规定和制度，明确档案管理的流程和要求，确保档案的完整性和准确性。
2.2 档案收集与整理建立档案收集和整理的工作流程，明确各个环节的责任和要求。
及时收集、整理和归档工程造价技术档案，确保档案的完整性和及时性。
2.3 档案保管与利用建立档案保管和利用的制度，确保档案的安全和可追溯性。
制定档案保管的规定和要求，包括档案的存储、备份、借阅和销毁等方面的管理措施。
三、档案管理的实施步骤3.1 制定档案管理制度根据实际情况，制定适合的档案管理制度，明确档案管理的流程和要求。
制度应包括档案管理的责任分工、档案的收集和整理、档案的保管和利用等方面的内容。
工程造价档案控制制度
工程造价档案控制制度一、总则1. 本制度旨在规范工程项目的造价管理，确保工程成本的合理性、透明性和可控性，提高资金使用效率。
2. 本制度适用于所有参与工程项目建设的单位和个人，包括但不限于业主、设计单位、施工单位、监理单位及造价咨询机构。
3. 工程造价档案应真实、完整、准确，反映工程全过程的造价信息。
二、组织机构与职责1. 业主单位应设立专门的造价管理部门，负责制定和执行工程造价档案控制制度。
2. 设计单位应在设计阶段提供准确的工程量清单和预算书，作为后续造价控制的依据。
3. 施工单位应建立健全成本核算体系，确保工程实施过程中的成本数据真实可靠。
4. 监理单位应对施工过程中的变更、索赔等影响造价的因素进行监督和管理。
5. 造价咨询机构应提供专业的造价审核服务，确保工程造价的公正性。
三、工程造价档案的建立与管理1. 工程造价档案应包括以下内容：初步设计概算、施工图预算、合同价款、变更洽商记录、进度款支付凭证、竣工结算书等。
2. 各参建单位应根据合同约定，及时编制和提交相应的造价文件。
3. 业主单位应建立统一的工程造价档案管理系统，对所有造价文件进行归档、编号、存储和保管。
4. 任何对工程造价档案的查询、借阅或复制，都应有严格的权限管理和审批流程。
四、工程造价的控制与审计1. 业主单位应定期对工程造价进行监控和分析，及时发现和解决成本超支的问题。
2. 对于超出预算的变更和索赔，应严格按照变更管理程序进行审批和处理。
3. 工程竣工后，应组织有关单位进行竣工结算，确保结算结果的准确性和合法性。
4. 业主单位应聘请独立的审计机构，对整个项目的造价管理进行审计，以评价制度的执行情况和效果。
五、违规处理与法律责任1. 对于违反本制度的单位和个人，业主单位应根据情节轻重，给予警告、罚款或其他相应的处罚。
2. 如果违规行为导致经济损失，相关责任方应依法承担赔偿责任。
3. 对于严重违反国家法律法规的行为，应依法追究刑事责任。
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则企业档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。
一、档案管理1、具体内容1.1档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。
包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。
1.2公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
1.3公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。
2、文件的收集与归档2.1各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。
2.2一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。
会议文件由办公室收集。
2.3档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。
2.4档案室对档案应辨别全宗、辨别年度、辨别种别划分寄存、排列，寄存档案必须有专用的档案装具，档案排列办法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理查对工作，做到账务符合，对破坏、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
2.6收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。
3、公司文件材料归档的基本具体要求3.1归档的文件材料必须完整。
3.2归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.3归档的文件材料必须条理明白，符合其形成纪律。
4、公司文件材料的归档规模4.1保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。
4.2行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
公司档案价格管理制度
公司档案价格管理制度一、目的和原则制定档案价格管理制度的目的在于规范企业内部档案的收集、整理、存储和使用等各个环节，确保档案的完整性、安全性和可获取性，同时合理控制档案管理的成本，提高档案资源的利用效率。
制度的原则应当坚持公正客观、重点突出，确保每一份档案都能得到恰当的评估和处理。
同时，制度应当灵活适用，能够随着市场环境和企业需求的变化而适时调整。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案管理的部门和个人，包括但不限于行政管理部、财务部、人力资源部、市场营销部等。
所有员工都应遵守档案价格管理制度的规定，确保档案管理工作的顺利进行。
三、档案分类与定价根据档案的性质和用途，将其分为不同的类别，如财务档案、人事档案、合同档案等。
每一类档案根据其重要性、保存期限、占用空间等因素进行定价。
1. 重要档案：对于公司运营至关重要的档案，如公司章程、重大合同、财务报表等，应设定较高的保管标准和相应的价格。
2. 一般档案：对于日常运营中产生的普通文件，如会议记录、工作计划等，可以设定一般的价格标准。
3. 临时档案：对于短期内需要保存的信息，如临时会议资料、短期项目文件等，可以根据实际需要设定临时保存价格。
四、费用管理档案管理的费用包括但不限于档案材料的采购费、档案设备的折旧费、档案室的维护费以及员工的劳务费等。
所有费用应根据预算进行合理分配，确保档案管理工作的正常进行。
五、监督与考核建立一套完善的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。
对于档案管理工作表现突出的部门和个人，给予适当的奖励；对于违反管理制度的行为，应及时纠正并视情节严重性给予处罚。
六、制度的修订与更新随着企业发展和外部环境变化，档案价格管理制度应定期进行修订和更新。
修订过程中应征求各方面的意见，确保制度的实用性和前瞻性。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司行政管理部负责解释。
如有未尽事宜，按照国家相关法律法规执行。
(工程造价)技术档案管理制度
(工程造价)技术档案管理制度
一、引言
工程造价技术档案是工程项目从立项到竣工全过程中，产生的具有保存价值的文字、图表、数据等各种载体形式的文件资料。
为了规范工程造价技术档案的管理，提高档案管理水平，为企业创造价值，特制定本管理制度。
二、目的与适合范围
明确工程造价技术档案管理的目的和意义，包括提高档案管理水平、促进企业发展等方面。
确定本管理制度的适合范围，包括哪些项目需要建立技术档案、哪些人员需要遵守本管理制度等。
三、职责与分工
确定工程造价技术档案管理工作的主管领导和部门，明确其职责和权限。
确定各相关部门和人员在档案管理中的职责和分工，包括项目管理部门、工程造价部门、档案部门等。
四、档案管理流程
确定档案管理的基本流程，包括采集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等环节。
明确各环节的具体操作方法和要求，如文件材料归档范围、鉴定标准、保管期限等。
五、档案安全与保密
制定档案安全与保密的措施和方法，包括档案的物理安全和信息安全等方面。
明确档案的保密范围和保密等级，以及保密责任和处理措施。
六、监督与考核
制定档案管理工作的监督与考核机制，包括日常检查、定期评估等方面。
明确监督与考核的标准和要求，以及奖惩措施和处理办法。
七、附则
解释本管理制度中的术语和定义。
说明本管理制度的生效日期和修订办法。
1-01会计档案管理办法
会计档案管理第一条为了加强对会计档案的科学管理，更好地为经营决策和科研生产服务，依据财政部《会计档案管理办法》规定，以及国家安全保密有关规定,,结合本公司的实际情况，制定本实施办法。
第二条本办法适用于江苏金河铸造股份有限公司.第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿类：日记账、明细账、总账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
（三）会计报表类：月度、季度、年度会计报表（决算），主要财务指标快报，包括会计报表、附表、报表附注及财务情况说明，其他财务报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，年度财务预算，其他应该保存的会计核算专业资料，包括合同、对外投资评估资料、章程、应收款项询证函，以及会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。
（五）财务信息化会计档案类：实行电子计算机核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案，以及会计软件和磁介质等。
第四条会计档案的管理实行集中统一管理的原则，以确保档案的完整、系统、安全和有效利用。
（一）科技处负责会计档案的统一保管，按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
（二）财务部门对当年形成的会计档案，在会计年度终了后，要保管一年，期满之后编制会计档案移交清册，移交科技处统一保管，财务部门设兼职会计档案管理员。
第五条会计档案的归集会计人员应按档案资料形成周期,将各自岗位形成的全部会计资料收集、整理、分类，会计凭证分月，会计账薄分年，会计报表分月、季、年，其他文件资料按年，按规定时间移交给会计档案管理员验收，并在《会计档案资料移交登记簿》上签字。
第六条会计档案整理（一）会计凭证按月按统一编号顺序装订成册（以适当凭证数量为一册），装上封页，注明册数、凭证编号、年、月、日（封页不可用粮食粘剂以防虫蛀）。
01文件编号管理办法zhwj
目录1 目的 .................................................................................................................................................................. 2 2 内容要求 .......................................................................................................................................................... 2 3 文件分发号编号 .............................................................................................................................................. 3 4 文件类型代号 .................................................................................................................................................. 3 5 文件代码 .......................................................................................................................................................... 3 6 施工代号编写规则 .......................................................................................................................................... 4 7 发放范围 . (4)文件编号管理办法第1页 共5页1 目的为了便于公司质量/环境/安全管理体系文件的管理与使用，特制定本规定。
成本合约部档案管理制度
成本合约部档案管理制度
是指在成本合约部门内，对合约档案进行统一规范的管理制度。
该制度主要包括档案的建立、归档、查阅和保管等方面的规定。
1. 档案建立：合约部门应对每个成本合约建立档案，并按照一定的规范进行命名和编号。
档案中应包含合约的基本信息、合同、变更、结算等重要文件。
2. 档案归档：合约部门应按照一定的分类和归档规则，将合同和相关文件进行整理、整编，保证档案的完整性和可检索性。
归档工作应有专门的人员负责，并做好相应的记录和登记工作。
3. 档案查阅：合约部门应建立档案查阅制度，明确查阅的条件和流程。
只有经过授权的人员才能查阅相关档案，并应在查阅时做好记录，保证档案的安全性和完整性。
4. 档案保管：合约部门应建立档案保管制度，确保档案的安全和防火防水措施。
档案应储存在防火、防潮、防蛀等设备完备的地方，并定期进行检查和维护，防止档案的遗失和损坏。
5. 档案销毁：根据相关法律法规和内部规定，合约部门应定期审查档案，并对不需要保留的档案进行销毁处理。
销毁时应做好记录，确保档案的安全和不被恶意利用。
以上是成本合约部档案管理制度的一些基本内容，具体实施过程中还可以根据实际情况进行详细规定和补充。
为了保证合约
档案的有效管理，合约部门还应建立相应的档案管理制度和培训机制，提高档案管理人员的能力和专业水平。
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1. 目的为规X集团成本档案管理，现结合集团成本管理的实际情况，制定本管理办法。
2. X围本管理办法适用于集团各区域公司成本管理部门。
3. 职责3.1集团总部成本管理中心负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。
3.2集团各区域公司成本管理部门负责本管理办法的贯彻执行。
4. 方法与过程控制4.1总则4.1.1成本档案是指各区域公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸X书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、XX及作废等方面的管理。
4.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。
成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸X资料、电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
4.1.3成本档案（书面纸X资料）分为三类，即工程成本类、规X制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。
4.1.4成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。
首先，对于每份《工程合同文本》，必须把其《评、定标审批表》（或《直接委托审批表》）、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。
4.1.5成本档案必须具备安全性及对外XX性。
成本档案实行统一归档、集中存放，不得将集团、公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出集团的X围私自外借（复印或发送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。
4.1.6成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理中心日常的重要工作。
4.1.7成本管理中心应设一兼职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。
4.2 主要成本档案的组成及其管理办法4.2.1工程合同资料4.2.1.1资料组成◆已竣工项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）、园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷，成本管理部门结合本公司的具体情况决定此类合同是否保管）。
◆正在进行的项目合同文本。
4.2.1.2资料管理◆使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合同清单（打印即可）。
◆对每项工程，以合同为主线进行存档,每项工程的《工程合同文本》必须把其《评、定标审批表》（或《直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号标识，以便快速复查。
◆合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）是由集团总裁办公室保管，区域公司成本管理部门应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖集团总裁办公室的专用章以示确认）。
◆其他有关事项，结合集团相关规定执行。
4.2.2工程预结算资料4.2.2.1资料组成◆已竣工项目的完整的结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、项目后评估报告等。
◆正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。
◆成本数据库所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。
4.2.2.2资料管理◆以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
◆《工程预、结算审批表》按固定格式填写。
◆一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。
◆其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。
◆编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。
◆使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。
◆不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
◆对于项目竣工结算书，在完成其书面纸X资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在成本管理数据库的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”并上传至服务器，以方便保存与使用。
4.2.3工程变更与现场签证资料4.2.3.1资料组成◆已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。
◆正在开发项目的工程变更、现场签证资料。
◆成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。
4.2.3.2资料管理◆以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
◆《工程变更通知单》、《现场签证单》按固定格式，统一进行编号。
◆使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。
4.2.4工程招投标资料4.2.4.1资料组成◆已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等）、回标分析报告、工程投标资料（主要是中标单位的）。
◆正在开发项目的工程招投标资料。
◆成本数据库所包括的工程招标内容。
4.2.4.2资料管理◆以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程招投标资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
◆《评、定标审批表》及《直接委托审批表》按固定格式填写存档。
◆项目招投标资料（评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作由成本管理中心负责。
◆但《评、定标评审表》（或《直接委托审批表》）、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料，成本管理中心则应每项皆保存其原件或复印件。
4.2.5制度类文件4.2.5.1文件组成◆国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、管理规X、通知、决定等文件资料。
◆集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。
◆区域公司制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。
4.2.5.2文件管理◆成本管理制度要求在集团总部、区域公司的相应“管理制度”栏中存放（政府有关部门颁发的法规文件可除外），以便网上查询。
◆主要的、常用的成本管理制度的成本管理中心打印一份，装订成册（活页形式，可及时更新），以便书面查询、使用。
4.2.6其他文件资料其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书籍等。
这类文件资料也是实行资料管理员专人负责，分类保管。
4.3成本档案管理的其他规定4.3.1归档与立卷◆项目立项后，资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。
◆对工程造价影响较大的文件资料需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。
◆在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷，以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。
◆对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。
◆卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。
◆每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。
◆对立好的案卷，成本档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。
4.3.2编目与装订◆卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容并结合成本管理软件的相应内容进行编写：第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即对文件资料负有责任的部门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”以示区别；第五列日期，文件资料的形成时间；第六列页号，填写文件资料起止页号。
◆档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案做固定页装订。
装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制；文件资料应使用A4大小纸X，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的A4纸上；卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。
4.3.3保管与使用◆归集、接收成本档案，档案管理员必需认真检验，并办理好登记、交接手续。
◆成本档案要求集中存放于部门档案柜，由档案管理员管理，部门各职员手中只能持有正在处理的文件资料。
◆成本档案保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。