以实现敏捷管理为目标的办公自动化系统建设
办公室的系统建设实施方案
办公室的系统建设实施方案一、引言随着信息化时代的来临，办公室的系统建设已经成为企业发展的关键因素之一。
一个高效、稳定、安全的办公系统对于企业的日常运营和管理至关重要。
因此，本文将就办公室系统建设的实施方案进行详细阐述，旨在为企业提供可行性的指导和建议。
二、现状分析目前，我公司的办公室系统存在以下问题：首先，硬件设备老化严重，性能跟不上业务需求；其次，网络环境不稳定，经常出现断网、卡顿等情况；再者，信息安全风险较大，缺乏有效的安全防护措施；最后，办公软件版本混乱，导致协作效率低下。
三、系统建设目标基于以上现状分析，我们制定了以下办公室系统建设目标：第一，更新硬件设备，提升性能，满足日常业务需求；第二，优化网络环境，保障网络畅通稳定；第三，加强信息安全防护，确保数据安全；第四，统一办公软件版本，提高协作效率。
四、系统建设方案1. 硬件设备更新针对硬件老化问题，我们计划更新办公室的计算机、打印机等设备。
新设备将采用高性能、高稳定性的硬件配置，以确保正常的办公需求。
同时，我们将建立设备更新的周期制度，定期更换硬件设备，保持设备的良好状态。
2. 网络环境优化为了解决网络环境不稳定的问题，我们将对办公室的网络进行全面升级。
首先，我们将增加网络带宽，以提高网络传输速度；其次，我们将引入负载均衡技术，以平衡网络负荷，保障网络稳定；最后，我们将加强网络安全防护，建立完善的防火墙、入侵检测系统，保障网络安全。
3. 信息安全防护针对信息安全风险，我们将采取多种措施加强信息安全防护。
首先，我们将对重要数据进行加密存储，防止数据泄露；其次，我们将建立严格的权限管理制度，限制不同员工的数据访问权限；最后，我们将定期进行安全漏洞扫描和修复，确保系统安全。
4. 统一办公软件版本为了提高协作效率，我们将统一办公软件版本，确保所有员工使用的办公软件版本一致。
同时，我们将对员工进行软件使用培训，提高员工对办公软件的熟练程度，以提高工作效率。
信息化系统建设方案
信息化系统建设方案第1篇信息化系统建设方案一、项目背景随着我国经济社会的快速发展，信息化建设日益成为各行各业提升管理水平、提高工作效率、降低运营成本的重要手段。
为进一步提高某单位（以下简称“单位”）的管理水平，优化业务流程，确保信息安全，根据单位实际需求，特制定本信息化系统建设方案。
二、建设目标1. 实现业务流程的优化和自动化，提高工作效率。
2. 确保信息安全，降低安全风险。
3. 提高单位内部管理水平，提升决策质量。
4. 提升单位对外服务能力，增强客户满意度。
三、建设原则1. 合法合规：确保项目符合国家相关法律法规和政策要求。
2. 实用性：紧密结合单位实际需求，确保系统功能完善、操作简便。
3. 可扩展性：充分考虑未来发展需求，确保系统具备良好的扩展性。
4. 安全性：采取严格的安全措施，确保系统和数据安全。
5. 经济性：合理控制项目成本，实现投资效益最大化。
四、系统架构1. 硬件设施：根据单位现有硬件资源，合理配置服务器、存储设备、网络设备等硬件设施。
2. 软件系统：采用成熟可靠的软件开发平台，构建满足单位需求的业务系统。
3. 数据库：选用合适的数据库管理系统，确保数据安全、高效。
4. 网络安全：部署防火墙、入侵检测系统等安全设备，保障系统安全。
五、系统功能1. 办公自动化：实现单位内部文件、通知、汇报等资料的电子化流转，提高工作效率。
2. 业务管理：对单位各项业务进行梳理和优化，实现业务流程的自动化管理。
3. 信息发布：搭建信息发布平台，及时发布单位新闻、政策法规等信息。
4. 数据分析：对业务数据进行统计分析，为决策提供数据支持。
5. 权限管理：实现用户权限的精细化设置，确保信息安全。
六、实施步骤1. 项目立项：完成项目立项报告，明确项目目标、范围、预算等。
2. 需求分析：深入了解单位业务需求，编写详细需求说明书。
3. 系统设计：根据需求分析，设计系统架构、功能模块等。
4. 系统开发：采用敏捷开发方法，分阶段完成系统开发。
办公室智能化控制系统方案
办公室智能化控制系统方案随着科技的不断发展，办公室智能化控制系统已经成为现代化办公环境不可或缺的一部分。
这样的系统可以提高办公室的效率、降低能源消耗，同时也为员工提供更加舒适的工作环境。
下面是一个关于办公室智能化控制系统的方案，以帮助您更好地了解该系统的潜在益处和功能。
一、智能照明控制智能化照明控制系统可以通过使用传感器和编程控制，实现根据光线亮度实时调节灯光亮度的功能。
该系统可以自动感应到办公区域的光线状况，并相应地调节所需的灯光强度，以确保光线充足且舒适。
此外，该系统还可以根据员工的需求和排班计划自动开启和关闭灯光，以节省能源并提高工作效率。
二、温度和空调控制智能温度和空调控制系统可以根据时间、日期、室内温度以及员工人数等因素来自动调节办公室的温度。
通过使用温度传感器和编程控制，该系统可以精确地监测和控制室内温度，使办公室始终保持在舒适的温度范围内。
此外，该系统还可以根据员工的工作时间表预先调节空调系统，以避免浪费。
三、智能窗帘和窗户控制智能窗帘和窗户控制系统可以通过使用传感器和编程控制，实现自动控制窗帘和窗户的开闭。
该系统可以根据室内温度、光线状况和员工的需求自动调节窗帘和窗户的状态，以保持室内的舒适度和能源效率。
此外，该系统还可以与温度和空调控制系统进行集成，根据实际情况自动调整窗帘和窗户状态，以实现更好的能源管理。
四、智能电源管理智能电源管理系统可以通过使用插座和编程控制，实现对办公室电源的智能化管理。
该系统可以监测和控制办公设备的电力消耗，实现按需供电和智能断电功能，以节省能源和减少浪费。
此外，该系统还可以提供实时能源消耗数据和报告，以便于分析和优化能源使用。
五、安全监控系统办公室智能化控制系统还可以集成安全监控系统，以确保办公区域的安全。
该系统可以使用摄像头、传感器和编程控制，实时监测办公区域的安全状况，并在检测到异常时发出警报。
此外，该系统还可以与入侵检测、防火和紧急疏散系统进行集成，以提高办公室的安全性和员工的安全感。
办公自动化详细解决方案
办公自动化详细解决方案办公自动化（Office Automation，OA）是利用先进的信息技术手段或系统对办公流程进行全面的集成和自动化的管理和处理。
它涵盖了办公自动化软件、办公设备和办公自动化系统三个方面。
下面将详细介绍办公自动化的解决方案。
一、办公自动化软件的解决方案：1.办公协同软件：协同办公是自动化办公的核心。
办公协同软件可以实现文档的实时协作、共享等功能，提高了办公效率和协作效能。
2.电子邮件和即时通讯软件：电子邮件和即时通讯软件提供了快速和高效的沟通方式，方便员工之间的信息交流和沟通。
3.会议管理软件：会议管理软件能够帮助企业高效地组织和管理会议，包括会议日程安排、会议纪要等。
4.人力资源管理软件：人力资源管理软件可以帮助企业对员工的招聘、培训、绩效评价等进行全面的管理和统计。
5.财务和会计软件：财务和会计软件可以帮助企业进行财务管理和会计核算，包括预算编制、财务报表分析和税务申报等。
6.客户关系管理软件：客户关系管理软件可以帮助企业建立和管理客户数据库，实现客户信息的跟踪和管理。
二、办公设备的解决方案：1.多功能一体机：多功能一体机集打印、复印、扫描等功能于一体，提升办公效率和节约空间、成本。
2.数字化会议设备：数字化会议设备可以实现远程视频会议、在线文件共享等功能，节省时间和成本。
3.电子白板和投影仪：电子白板和投影仪可以实现电子化和互动化教学，方便信息的呈现和共享。
4.安全门禁系统：安全门禁系统可以实现对员工进出企业的管理和监控，保护企业的财产和信息安全。
5.无线局域网设备：无线局域网设备可以实现无线网络连接，提供便利和灵活的办公环境。
三、办公自动化系统的解决方案：1.文档管理系统：文档管理系统可以帮助企业实现对文档的数字化管理，包括文档的存储、检索、共享和版本控制等。
2.工作流程管理系统：工作流程管理系统可以帮助企业对办公流程进行规范和自动化管理，包括流程的设计、执行和监控等。
办公自动化系统
办公自动化系统办公自动化系统是一种利用计算机技术和信息管理技术来提高办公效率和管理水平的系统。
它可以匡助企业实现办公流程的自动化、信息的集中管理和业务的快速处理。
下面将详细介绍办公自动化系统的标准格式文本。
一、引言办公自动化系统是指利用计算机技术和信息管理技术来实现办公流程自动化、信息集中管理和业务快速处理的系统。
它可以提高办公效率、降低办公成本、提升管理水平，对于企业的发展具有重要意义。
二、系统架构1. 硬件设备：办公自动化系统需要一台或者多台计算机作为服务器，以及一定数量的终端设备，如个人电脑、打印机、扫描仪等。
2. 软件系统：办公自动化系统需要具备办公处理、信息管理、业务处理等功能的软件系统，如办公套件、文档管理系统、电子邮件系统等。
3. 网络设施：办公自动化系统需要建立一定的网络设施，以实现各个终端设备之间的通信和数据共享。
三、功能模块1. 办公处理模块：提供办公文档的创建、编辑、存储和共享功能，包括文字处理、表格处理、演示文稿等。
2. 信息管理模块：提供企业内部信息的采集、整理、存储和检索功能，包括文档管理、知识库管理、电子邮件管理等。
3. 业务处理模块：提供企业内部各类业务的处理功能，包括请假申请、报销申请、合同管理等。
4. 工作流程模块：提供办公流程的自动化管理功能，包括流程设计、流程审批、流程监控等。
5. 统计分析模块：提供对办公数据进行统计和分析的功能，匡助企业管理者了解办公情况和业务状况。
四、系统特点1. 高效性：办公自动化系统可以提高办公效率，减少人力资源的浪费，加快业务处理速度。
2. 精确性：办公自动化系统可以避免人为错误，提高数据的准确性和一致性。
3. 可靠性：办公自动化系统采用数据备份和容灾技术，确保数据的安全性和可靠性。
4. 灵便性：办公自动化系统可以根据企业的需求进行定制和扩展，满足不同业务的处理要求。
5. 可管理性：办公自动化系统可以实现对办公流程和业务进行监控和管理，提供决策支持。
办公自动化系统计划书[五篇]
![办公自动化系统计划书[五篇]](https://img.taocdn.com/s3/m/a6d370612f3f5727a5e9856a561252d381eb2043.png)
办公自动化系统计划书[五篇]第一篇：办公自动化系统计划书OA办公系统计划书随着信息化建设的日益深入，无论是政府还是企事业单位，相互之间的信息沟通与协同工作越来越重要。
每个单位都希望能和异地的分支机构、上下级部门等保持实时联系，希望自己身处异地仍能了解和处理单位事务。
OA办公自动化系统基于INTERNET技术实现全球化远程办公和移动办公。
具体功能如下：一提高工作效率★ 加速信息流转，节约办公时间无论您身处总公司还是分公司，无论您们是否在同一间办公室工作。
都能让您感觉和同事们在一个办公室工作为企业提供一个良好的沟通工具，使大家方便快捷进行工作中的交流与讨论，实现企业内部的日常协同办公，使企业的个人与个人之间，部门与部门之间，及总部与分部之间形成紧密有机的统一结合。
★ 随时随地都可办公实现远程办公和移动办公，无论您身处何地，都借助网络的力量随时投入到工作中来，有效地把握办公的工作进度与状况，及时针对工作中出现的问题，提出有效改进建议，以免事出后再弥补，即便出差在外也不会耽误工作。
★ 合理统筹高效开展工作员工不用为某件事而几次跑到相关人员办公室办理，从而节约出更多的时间和精力让其集中在更重要的事情上来。
领导也可利用空闲时间安排自己一天需完成的工作，据需办事宜的重要程度来安排自己的工作，以免在工作中不断的被一些非紧急事宜打扰。
★ 快速准确查询文件资料实行电子文档管理，方便快速查找阅读相关文件。
而不用为找一份文件花上很长时间，可随时随地调阅并打印出来，及时为您的决策提供参考。
★ 方便领导同各级员工的交流与沟通多种途径、多种方式，使企业的管理者同企业员工保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。
二规范业务管理★ 监控工作进度，掌握工作状态及时有效监控各部门工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错。
系统将记录每个工作完成流转监控状态。
面向办公自动化的智能办公管理系统设计与实现
面向办公自动化的智能办公管理系统设计与实现智能办公管理系统是一种面向办公自动化的软件系统，旨在提高办公效率、优化工作流程、降低人力成本。
本文将讨论智能办公管理系统的设计与实现，包括系统功能、技术架构、数据管理和用户体验等方面。
首先，智能办公管理系统应具备一系列基本功能，如文件管理、日程安排、会议管理、人力资源管理等。
文件管理模块可以实现文件的在线存储、共享和查找，提供多人协作编辑的功能。
日程安排模块可以帮助员工管理个人和团队的日程安排，支持提醒和日程分享功能。
会议管理模块可以协助组织者安排会议时间和地点，并提供会议通知、议程管理等功能。
人力资源管理模块则可以用于员工信息管理、招聘流程管理、绩效考核等。
其次，智能办公管理系统的技术架构应该具备灵活可扩展性和高安全性。
系统采用分布式架构，可以根据实际需求进行水平扩展。
前端采用Web技术实现，支持跨平台访问，确保用户能够随时随地使用系统。
后端采用微服务架构，各个功能模块独立部署，方便系统的维护和升级。
数据存储方面，可以使用关系型数据库和分布式存储系统进行数据的管理和存储。
安全性上，采用多层次权限控制和数据加密技术，确保用户数据的安全性。
智能办公管理系统的数据管理是其设计与实现中的核心问题之一。
系统应该能够对各种类型的数据进行高效的存储、查询和分析。
对于文件数据，可以采用对象存储技术进行管理，以便实现数据的高速读写和扩展性。
对于日程和会议相关的数据，可以采用时间序列数据库进行存储，以支持快速的时间序列查询。
对于人力资源管理相关的数据，可以使用关系型数据库进行存储和查询。
此外，系统还应该具备数据分析和报表功能，帮助企业管理者更好地了解和分析办公数据，做出科学的决策。
最后，系统的用户体验在智能办公管理系统的设计与实现中也是至关重要的一环。
系统应该具备友好的用户界面和简洁的操作流程，以便用户能够快速上手并高效使用系统。
可以采用现代化的UI设计风格、清晰的交互设计和直观的操作指引，提供良好的用户体验。
办公自动化系统简介
办公自动化系统简介一、引言办公自动化系统是指利用计算机技术和信息管理手段，对办公室日常工作进行自动化处理和管理的系统。
它可以提高办公效率，简化办公流程，减少人力资源投入，提高工作质量和效益。
本文将对办公自动化系统的概念、功能、优势以及应用案例进行详细介绍。
二、概念办公自动化系统是一种基于计算机网络的信息管理系统，它集成为了办公室各类业务处理和信息管理的功能，包括文档管理、流程管理、会议管理、日程管理、人事管理、财务管理等。
通过自动化的方式，办公自动化系统能够实现信息的快速传递、共享和存储，提高工作效率和管理水平。
三、功能1. 文档管理：办公自动化系统可以对各类文档进行统一管理，包括文档的创建、编辑、共享、审批、归档等。
通过系统的检索功能，用户可以快速找到所需文档，提高工作效率。
2. 流程管理：系统可以对各类办公流程进行自动化管理，包括请假流程、报销流程、采购流程等。
通过系统的自动化审批和提醒功能，可以减少流程中的人为延误，提高流程的运行效率。
3. 会议管理：系统可以匡助用户进行会议的组织和管理，包括会议的邀请、会议室的预定、会议议程的安排等。
通过系统的提醒功能，可以确保会议的顺利进行。
4. 日程管理：系统可以匡助用户进行日程的安排和管理，包括个人日程和团队日程的管理。
通过系统的提醒功能，可以匡助用户合理安排时间，提高工作效率。
5. 人事管理：系统可以对员工的基本信息、考勤记录、薪资福利等进行管理。
通过系统的自动化处理，可以减少人力资源部门的工作量，提高管理效率。
6. 财务管理：系统可以对财务数据进行管理和分析，包括收支记录、报销管理、预算控制等。
通过系统的报表功能，可以匡助管理者了解财务状况，做出科学决策。
四、优势1. 提高工作效率：办公自动化系统可以减少繁琐的手工操作，提高工作效率。
例如，通过系统的自动化审批功能，可以大大缩短审批流程的时间，提高工作效率。
2. 简化办公流程：系统可以对办公流程进行自动化管理，简化流程，减少人为错误和延误。
OA办公自动化系统的设计与实现
OA办公自动化系统的设计与实现随着现代信息技术的迅速发展，传统的办公方式已经无法满足企业的需求。
越来越多的企业开始使用OA（办公自动化）系统来提高办公效率和管理水平。
OA系统可以帮助企业实现信息化办公、流程自动化、信息共享，减轻员工办公负担，提高管理效率。
OA系统的设计与实现的关键在于整个系统的架构和流程设计。
为了实现全流程自动化，需要对企业内部的业务流程进行深入的了解，并建立其相应的流程模型。
在这一过程中，需要细致的规划每个步骤的流程，包括审批流程、传递、处理方式和所需信息等。
除此之外，还需要考虑到每个部门在流程中所扮演的角色、职责和权限等。
最后将建立的各种流程模型进行统一管理，并通过OA系统进行实现。
在实现过程中，为了保证实现的高效性和稳定性，同时还需要考虑到系统的安全性、易用性、可维护性、可扩展性、性能和稳定性等多方面因素。
在系统的安全性方面，需要采取各种措施来保障信息安全。
例如，为不同的用户设置不同的权限，限制不同账号的访问范围；给系统数据进行备份和恢复，以防数据异常丢失；安装各种网络安全软件、防火墙等，保障系统的安全。
在系统的易用性方面，需要设计用户友好的操作界面，使得用户可以方便的进行各项工作。
同时也需要考虑到系统的维护和管理，使得管理人员可以方便地开展管理工作。
如果系统使用复杂难懂，在使用的过程中很容易出现故障难以维护，这将导致错失重要的业务机会。
在系统的可维护性和可扩展性方面，需要考虑到OA系统在长期运行过程中出现的不可预测性的缺陷和漏洞，以及需求的不断变化，利用技术手段来保障OA系统的安全性和可靠性，对系统进行维护与更新，以满足不同阶段的管理和业务需求。
可维护性和可扩展性是OA系统重要的功能，有利于企业的发展和管理。
在系统的性能和稳定性方面，OA系统的效率和性能必须保证。
在OA系统安装部署过程中，需要对自动化系统建立良好的基础架构，减少系统资源的浪费，提升智能化程度，提高系统执行的稳定性和DSM实现的效率。
写字楼智能化系统方案
写字楼智能化系统方案现代社会发展迅速，科技的进步使得各行各业都在积极寻求创新和提升效率的方法。
作为商业中心的代表，写字楼也不例外。
为了提供更高效、便捷的办公环境，写字楼智能化系统方案应运而生。
本文将介绍一种针对写字楼的智能化系统方案，旨在改善办公体验、提升写字楼的价值。
一、自动化办公设备为了提高办公效率，我们建议在写字楼中引入自动化办公设备。
例如，安装声控灯光系统，员工只需用声音命令灯光开关即可实现灯光的开关与调节，不仅方便，还能减轻日常办公的繁琐操作。
此外，可以安装自动升降桌椅，并配备可调节桌面高度和背部支撑的椅子，以提供更舒适的工作环境。
二、智能办公系统引入智能办公系统可以帮助写字楼提供更便捷、高效的服务。
首先，可以利用人脸识别技术实现门禁系统的自动化管理，提高写字楼的安全性。
其次，可以在大厅、会议室等公共区域安装智能显示屏，及时显示会议室的预订情况和相关信息，方便员工和访客查询。
另外，智能化的访客管理系统可以让员工提前预约访客，实现电子访客登记、验证和通行，提高大厦的工作效率。
三、智能环境管理智能环境管理系统可以提供更舒适、节能的办公环境。
通过智能化的温湿度控制系统，可以实现对每个区域的精确控制，满足员工的舒适需求，同时降低能源消耗。
另外，声音控制的智能照明系统可以根据光线和员工的活动情况进行智能调节，提高照明效果的同时节约能源。
除此之外，还可以安装智能窗帘，通过传感器感知室外光线变化，自动调节窗帘的开合，实现自动遮阳、保护隐私等功能。
四、智能停车管理在写字楼中，停车管理是一个常常让人头疼的问题。
引入智能停车管理系统可以解决这个问题。
通过车牌识别、停车位指示等技术，可以实现精确的停车位管理和导航系统，方便员工和访客停车。
此外，智能停车系统还可以提供实时的停车位监控和管理，通过手机APP或大屏幕显示，让员工和访客随时了解停车位的使用情况和空闲情况。
综上所述，写字楼智能化系统方案可以通过自动化办公设备、智能办公系统、智能环境管理和智能停车管理等方面来实现高效、便捷的办公环境。
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以实现敏捷管理为目标的
办公自动化系统建设朱
伟国
办公自动化系统英文名称为“OFFICE AU 2
TOMA TION ”,因此又简称OA 系统,是
指利用先进的科学技术,尽可能充分地利用信息资源。
企业运用办公的自动化处理系统,有
利于促进企业内部的沟通与合作,加速信息交流与转换,推进知识管理体系建设,实现敏捷管理的目标;有利于提高工作效率和质量,辅助决策,求取更好的经济效益。
办公自动化应用范围的发展
自1985年以来,我国制定了办公自动化建设与发展的国家规划,政府各部门开始了大规模的信息技术的引进和信息系统的建设的进程。
1996年,国务院信息化工作领导小组开始制定《国家信息化“九五”规划和2010年发展纲要》,显示了我国为在下个世纪初的全球信息化浪潮的发展中走在前列而为之奋斗的决心。
但由于办公自动化技术的不断发展、办公自动化新产品不断的出现,办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。
最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。
接着,办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版及输出工作,用电脑进行人事、财务等进行管理。
现代的办公自动化系统观点认为:办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理、活动的协调,从而达到整体目标的过程。
洪都集团公司创建于1951年,经过50多年的发展壮大,迄今已经发展成为集科研、生产和经营为一体的大型企业集团。
以洪都集团公司为核心企业的洪都集团下辖18个全资或控股子公司和3个参股企业、1个关联企业;拥有1个包括飞机、导弹及民用产品5个研发机构在内的国家级企业技术中心,是我国教练机、强击机、轻型通用飞机及海防产品的科研生产基地。
进入21世纪以来,随着洪都集团公司领导和各部门领导对办公自动化理解的进一步加深,加上洪都集团公司又成功地
・43・航空工业经济研究■
实施MRPⅡ/ERP系统,在生产、经营数据的收集、分析、处理方面已实现了自动化。
但是,一般的MRPⅡ/ERP系统并没有在办公、行政事务方面提供计算机处理功能。
这方面的工作只能依旧利用手工进行,不能全面实施办公自动化,工作、生产效率难以得到进一步提高。
OA系统作为信息化系统的一部分,与ERP、CRM等业务系统有着本质的区别。
OA系统主要的功能是辅助决策与办公。
它是将人的思想电子化,并且能够快速地传播给其他相关的人,同时,能够及时地收集到所有人的反馈意见。
在决策时,可以借助OA系统查询各类有帮助的信息,使得自己的决策尽可能的客观、公正、准确。
因此,通过办公自动化系统的实施,对于企业提高运作效率与快速反应能力,加强企业的制度化、规范化管理,增强企业的市场竞争能力具有十分重要的意义。
办公自动化对人员素质的要求的变化
办公自动化系统对不同层次的办公人员有着不同的要求。
过去的办公自动化是个体工作的自动化,不要求所有的办公人员都要懂得办公设备的使用、懂得电脑的操作、懂得电脑打字。
这些工作由秘书或文员来完成就可以了。
那时,由于技术的原因,学会电脑的操作(如DOS、WPS),学会汉字输入,还真的要下点功夫,这就将许多人拒于办公自动化大门之外。
而现代的办公自动化系统是通过计算机网络将所有员工联系起来,通过网络来完成大部分的办公工作,是全员的办公自动化。
这要求所有的人员,上至领导,下至各级员工,都应能使用电脑,否则,办公自动化就无法进行。
随着信息业的发展,如今的现代办公自动化系统的功能越来越先进,但使用起来却越来越简单。
尤其是最先进的WEB方式的办公自动化系统,办公人员只要能掌握简单的WINDOWS 和WEB的操作,基本上就能应付所有的计算机应用了,也不需担心汉字输入的问题,准确、快速
的笔式、声音、扫描录入设备可帮上大忙。
但是,
容易学并不等于不用学,为了彻底保障办公自动
化的成功实施,一定要把对全体员工计算机相关
培训的工作列入办公自动化的实施计划中。
一把手重视是OA
项目实施是成功的关键
由于信息化建设是一种管理思想与工作方
式的再创造,就难免存在许多问题,而OA项目
又直接面对办公室事务,这又是对信息化最具有
挑战性的工作,所以OA项目的成功实施需要克
服很多困难,而且,OA项目涉及集团公司领导、
各主要职能、技术部门及子公司,其间的组织、协
调工作至关重要。
首先,OA项目的主要内容是:公文处理和
网上阅批,公司领导和这些部门的领导在其中承
担重要角色,是这些流程中最重要的节点之一,
如果这个节点发生堵塞,下面的流程就无法进行。
其次,OA项目在根本上改变了传统的办公
方式及业务流程,涉及思想认识的提高、传统观
念的更新及现有体制的改变,如果流程节点中的
任何一个人不习惯或不愿学,都将造成流程堵塞,领导的表率和先导作用在项目实施过程中起
关键作用。
因此,OA项目实施必须借助一把手
的行政手段,才能顺利地进行下去。
成功的培训是OA项目
成功实施的重要因素之一
OA是一个综合性的应用系统。
它把先进
的办公手段和工作环境渗透到各个办公业务的
主要环节中。
系统能真正被用,是系统建设的重
要目标。
而要系统能真正结合规划管理日常工
作的实际情况,使用户对系统“爱用”、
“会用”、且“用之有益”,则在系统实施过程中,用户直接参
与就显得非常重要。
要想使系统的先进技术和功能能切实被用,
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■2006年第3期
对各类人员的培训是重要的一环。
这包括对领导的普及性培训、对广大工作人员的操作培训、对信息技术人员的专业培训等。
由于OA系统流程中的每一个人基础不同,涉及的人员又较多,为此,必须加大培训力度。
首先,在项目实施之初,就必须要开展办公自动化用户调查,对缺乏计算机基础知识的用户进行摸底;其次,要极时开办计算机基础培训班,对用户进行计算机基本操作培训,使所有培训对象都学会了计算机的基本操作,包括开机、关机、使用鼠标、用WORD进行简单的打字以及上网浏览信息,为下一步的使用培训作好准备;再次,要普及软件使用培训,采用集中培训、上门培训、个别培训相结合的方式,使每个用户都掌握了OA软件的使用。
由于洪都集团公司承担很多国防项目,而OA系统运行的各种公文、信息不同程度地涉及公司的科研生产、在研、预研项目的进展情况和工作计划,因此,对信息安全、保密提出了很高的要求。
为此,在OA系统的实施过程中还必须在严格按照洪都集团公司园区网密级划定上网系统密级的同时,一方面对软件在技术上要求防范,另一方面要在加强用户管理上下功夫。
要充分利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。
OA系统的建立有效地改进
了工作方式和提高了工作效率
1.加速了信息流转,节约了办公时间。
无论用户身处洪都集团公司的什么地方,只要有一台上园区网的电脑,都能感觉和同事们在一个办公室工作,为企业提供一个良好的沟通工具,使大家方便快捷进行工作中的交流与讨论,实现企业内部日常协同办公,使企业的个人与个人之间、部门与部门之间及总部与分部之间形成紧密有机的统一结合。
2.有效促进了工作进展,加强了适时监控。
根据系统记录的每个工作完成时间节点,有效地把握办公的工作进度与状况,及时监控各部门工作进度情况,实时全面掌控各部门的工作办理效率状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错。
3.有利于合理统筹,高效开展工作用户不用为某件事而几次跑到相关人员办公室办理,从而节约出更多的时间和精力让其集中在更重要的事情上来。
领导也可利用空闲时间安排自己一天需完成的工作,根据需办事宜的重要程度来安排自己的工作,以免在工作中不断地被一些非紧急事宜打扰。
4.有利于快速准确查询文件资料。
实行电子文档管理,方便快速查找阅读相关文件,而不用为找一份文件花上很长时间,可随时随地调阅并打印出来。
5.管理流程规范化促进机关工作作风的转变和管理水平的提高。
OA系统的流程化设计有效地提高了工作的法治程度,避免了工作中的人为干预和拖拉扯皮现象,从流程控制上达到改善机关工作作风的目的。
同时,通过对流程规范化和标准化处理及流程再造,使公司行政办公的基础工作规范化、程序化,提高了管理水平。
6.节约人力资源,提高工作效率。
网上办公免去了送文、取文时间,各单位办文人员可以腾出更多的时间做其他的工作,节约出更多的人力资源。
7.最大化地利用现有资源。
随着信息化的发展,洪都集团公司网络二期建设已初步完工,园区网络已敷设到各部门、车间,近几年各部门硬件配置情况也都有了不同程度地改善,OA项目的实施正是充分利用了企业现有计算机和网络资源,降低了园区网和计算机的使用成本,真正意义上实现减少办公费用,提高办公效率,使计算机的应用水平不仅仅是停留在最初的简单打字、文字处理、文件共享阶段,而充分发挥了使用网络和计算机的实质意义。
(作者简介:朱伟国 洪都航空工业集团有限责任公司经理部副部长)
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