清华紫光档案系统

清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光股份有限公司电子档案事业部二○○七年目录第一章档案资料的有效管理 ............................................................................................. 错误!未定义书签。

1.1问题的提出 ................................................................................................................... 错误!未定义书签。

1.2电子档案资料管理系统解决的问题............................................................................ 错误!未定义书签。

1.3电子档案管理系统在发达国家的广泛应用................................................................ 错误!未定义书签。

1.4清华紫光电子档案管理解决方案................................................................................ 错误!未定义书签。

1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程 ................................................................. 错误!未定义书签。

1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案 ................................................................. 错误!未定义书签。

第二章清华紫光电子档案管理软硬件系统组成 .............................................................. 错误!未定义书签。

2.1硬件系统的组成 ........................................................................................................... 错误!未定义书签。

2.2软件系统的组成 ........................................................................................................... 错误!未定义书签。

第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 . (1)3.1、系统维护 (2)3.2、文件管理 (10)3.3、收集整编 (12)3.4、档案管理 (15)3.5、开发利用 (22)3.6、信息服务子系统 (26)第四章OA接口程序描述 (29)4.1功能作用 (29)4.2工作流程 (29)4.3档案管理系统与OA系统的关系 (30)4.4.OA接口维护程序 (31)第五章清华紫光电子档案管理系统主要特点 (32)5.1软件特点 (32)5.2清华紫光档案管理系统的技术基础 (34)第一章清华紫光电子档案管理系统功能介绍清华紫光电子档案管理系统TH-AMS2006功能模块图如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：1.针对普通用户的部份：针对普通用户的部份主要包括上述模块中的：网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中（如OA、MIS或DPM）提供用户网上查询浏览和下载的功能。

为方便用户使用和管理员维护，本部份以B/S的方式实现。

2.针对档案管理员的部份：针对档案管理员的部份主要包括上述模块中的：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和日常工作五个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。

本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。

3.针对系统维护人员的部份：针对系统维护人员的部份主要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。

系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。

本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。

本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。

总之，清华电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用。

也可以与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。

下面将详细描述电子档案管理系统的各功能。

1.1、系统维护该功能模块为各行各业的不同档案用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求，对综合档案管理系统进行自由的定义（其中包括各种档案类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使综合档案管理系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的档案管理系统。

所以，当用户刚开始使用本软件时，首先应进入该功能模块，进行档案管理系统的定制。

然后，才能进入其他模块，按照定制好的方式进行档案管理工作。

(1)建立符合用户要求的档案管理结构用户在使用本软件之前，一般需建立以下档案管理的结构：全宗3全宗1全宗2全宗N。

文件库整编库档案库档案类型1档案类型2档案类型N收文发文其它。

与档案库结构相同项目案卷文件分类表目录树数据字典维护报表维护盒件档案数据结构文件归档流程参数设置为了更加形象和直观地展现出档案数据的结构，系统提供了目录树和分类表两种展现数据的方式，即类似WINDOWS资源管理器的方式，这样可以展现出用户档案的目录树或分类表，数据区可以显示出相应节点下的数据条目。

目录树和分类表可以是不同的，也可以相同，可以完全根据用户的喜好和需求来进行定义，只要能够形象直观地展现出数据的结构就可以了。

根据手工管理档案业务流程我们知道，从文件到档案存在一个归档的流程：即从文件库－》整编库－》档案库的过程，因为整编库与档案库的结构相同，因此我们在定制的时候只需要定制好档案库的结构，系统会自动形成一与档案库结构完全一致的整编库，而文件库就需要使用文件库设置功能重新进行定制了。

上述过程完成之后，针对这个全宗的档案系统就算定制完成了，用户可以进行基本的操作和使用了。

其它全宗的定制方式与此相同。

如上图所示，纵横两个箭头之间的部份，就是档案系统所需要建立的管理结构，而报表维护和数据字典维护功能，则为档案系统的定制提供服务。

比如报表维护可以定义各类档案所需打印的目录和报表，用于系统使用过程中的打印；数据字典则将常用数据分类存储，可以在系统中随时选用。

我们可以看到上图从左到右的箭头，表明了文件的归档流程，不同单位对归档文件的整理都有不同的规范和制度，比如：档号的组成、文件的排序、归档文件所需要著录的字段等规定，可以通过参数设置功能进行定制，这样就可以控制使用系统的单位和部门按照定制好的规范和制度去进行整理和管理了。

上述工作可以通过全宗管理、档案库管理、文件库管理、分类表管理、报表维护、数据字典维护等功能模块实现。

➢全宗管理本软件可以支持多全宗管理，针对档案馆或大型集团企业，可以用全宗区分馆藏不同单位的档案或下属不同单位的档案。

全宗一般由全宗号和全宗名称组成，系统可以用一个数据库管理多个全宗的档案数据，并且全宗之间拥有良好的安全性和权限控制，为档案馆和大型集团用户进行档案的集中管理提供了技术手段。

第一次使用系统，必须先定义全宗，在“系统维护”－“档案设置”－点击【全宗管理】按钮，出现如下界面●【增加】：可增加新的全宗号及全宗名称。

●【删除】：可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：用鼠标选中某一全宗，单击“删除”按钮即可。

●【修改】：可修改已经存在全宗的全宗名称,具体操作是：用鼠标选中需要修改的全宗,单击“修改”按钮，在弹出的修改窗口中修改全宗名称，单击“确定”按钮即可，全宗号不能修改。

➢分类表设置分类表就是指企业档案管理中所遵循的分类规范表。

建立分类表是为了对案卷的分类信息即目录信息进行管理及树状检索。

用户可以自己定义分类表的层次和内容，具有很高的灵活性。

分类表管理就是按照层次结构建立一个分类表。

●增加节点在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加节点”按钮即可。

●增加子节点在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加子节点”按钮即可。

●删除节点在分类表信息文本框内选择要删除的分类，然后点击“删除节点”按钮即可。

●修改节点在分类表信息文本框内选择要修改的分类，在分类字维护页面就会显示当前分类信息，在分类字页面上修改需要修改的内容，然后点击“修改节点”按钮即可。

●连接符维护即制定各级分类之间的连接符。

例如：1－1－1、1.1.1等。

➢档案库设置档案库的设置功能可以提供用户针对本单位各全宗的档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求的管理架构，例如：档案类型、各类型的管理层次（项目、卷、盒）、各层次的库结构（著录信息）、录入界面和录入方式等。

通过档案库设置，可以根据本单位档案管理实际情况，结合档案管理的制度和规范，形成符合本单位档案管理系统结构。

●添加档案类型第一次使用系统，必须选档案库管理，在“系统维护”下选择“档案库管理”项。

如下图：可以增加档案类型，维护档案类型的字段和录入界面。

添加档案类型时，可以根据要求选择是否包含项目、案卷、分类表，如下图用户也可以根据自己的需要添加字段，方法下图●删除档案类型选择要删除的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【删除档案类型】即可。

●修改档案类型选择要修改的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【修改档案类型】即可，其中只能修改名称和备注信息●字段维护对已经存在的档案类型的项目库、卷库、件（文件）库结构进行修改。

●添加字段选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，则在库结构定义窗口中出现空白行，然后输入中文名称，类型，长度即可。

●修改字段在库结构定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改。