Excel电子表格在学校教育管理中的应用

Excel电子表格在学校教育管理中的应用
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摘要
统计学生成绩是教导主任和教师每学期的常规工作。

办公室、财务室也常常有计算、统计的工作，如教师工资的计算、工资条的打印、学年初报表、绩效考核分数统计等等。

传统的做法是：教师在成绩表上填写学生的成绩，然后用计算器按百分比计算每个学生科目总分和平均分，有的还需要列出名次、各科及格率、优生率等，不但量大，而且容易出错，反复验算是常事。

如果用电脑完成，则方便快捷得多，而且无需“重算一遍”。

Microsoft Office Excel 电子表格在计算、统计方面方便快捷，可以有效提高教师工作效率和工作质量。

Excel软件能自动完成计算总分、平均分、及格率、优生率、排名次、统计各分数段学生人数、最高分、最低分等各项成绩统计和其它需要运算、统计的各项工作，还能把分数转换成等级分。

关键字：学生成绩、总分、平均分、及格率、优生率、排名次学生人数、最高分、最低分
Excel电子表格在学校教育管理中主要的一些应用方法
一、求和公式: SUM(C3:C35)
1、计算学科总分
表格都是由行和列组成的，行由数字表示，列用字母表示。

要求C3到C35的总和，在活动单元格C36键入“＝”然后输入SUM(C3:C35)(表示从C3单元格到C35单元格)，再回车，即得总分。

另一种方法是选择C3到C35这33个单元格后单击工具栏上“自动求和”按钮“Σ”或把鼠标点击C35，然后双击工具栏上“自动求和”按钮“Σ”。

（如图所示）
2、其他总分的得出
用鼠标选取已算出的学科的总分，当出现“+”符号后往右拖动鼠标，所有其他的总评分会自动出现。

3、鼠标选取所有需要计算的单元格，电子表格右下方就会出现求和= 所有数据的总数。

（如下图所示）
4、单个学生总分用同样方法。

二、求平均分：AVERAGE(C3:C35)
1、活动单元格放在需要填写平均分的位置，输入“= AVERAGE(C3:C35)”
然后回车，即算出平均分。

2、其他平均分的算出
用鼠标选取已算出的学科的平均分，当出现“+”符号后往右拖动鼠标，所有其他的平均分会自动出现。

3、单个学生平均分用同样方法。

三、排列总名次、单科排名
1、利用菜单排序
排列名次，首先按总分排序。

从列标题那行（即从科目那行）一直选取到最后，单击菜单“数据”，再单击“排序”，在主要关键字下拉列表中的选择“总分”，再选“降序”，按下“确定”键，分数即由高至低排列。

这时再用“自动填充”方法将名次的号（数字）填上。

缺点是并列的名次没有显示出来。

（如图所示）
然后再选全表，单击“数据”，再单击“排序”，在下拉列表中选主要关键字“考号”，再选“升序”，最后“确定”，即出现按考号排列的名次格式。

2、利用RANK函数排序
另外一种方法是利用RANK函数进行排名，解决以上统计方法无并列名次的缺点。

ＲＡＮＫ（X，Y，Ｚ）函数，其中有三个参数，第一个参数Ｘ为某个学
生的总分所在单元格，第二个参数Y为整个班级总分所在的区域，第三个参数Z 是可选的，表示统计方式，若省写或写0，则成绩高的名次靠前，一般都使用这种方式，如果写1，则成绩高的名次靠后，这种情况一般较少用。

为了在保持学号顺序不变的前提下进行学生成绩名次排定，可以在F4单元格中输入公式：=ＲＡＮＫ（F4，$F$4：$F$55,0），然后，利用自动填充柄将其复制到下方的单元格，统计出所有学生的名次。

注意，这里$F$4：$F$55用的是绝对地址，是为了保证公式在复制时此处不变，因为作为第二个参数，这里都是指整个班级总分所在的区域，这个区域是相同的、再按名次排序，可以看出并列的名次也统计出来了。

四、统计科目及格人数、优生人数、不及格人数
通常，统计不同分数段最好的方法是利用COUNTIF(X,Y)函数。

其中有两个参数：
第一个参数X为统计的范围，一般最好用绝对引用。

第二个参数Y为统计条件，要加引号。

对于大于等于60分的人数只要用一个COUNTIF(X,Y)函数，如在F39单元格中输入公式：=COUNTIF(F$3：$F$35，“>=60”)，回车即可得出。

其他各科复制公式后，把统计范围即其中绝对地址分别作相应改动，优生人数（>=80或>=120）和不及格人数(<60或<90)也按此来统计完成。

如果要统计80-89、70-79与60-69分数段的人数，需要用两个COUNTIF(X,Y)函数相减。

如统计80-89分数段人数用公式：=COUNTIF($F$3：$F$35，“<90”)-COUNTIF($F$3:$F$35,“<80”)，即用小于90的人数减去小于80的人数。

其他分数段统计方法相同，只要把统计条件改一下即可。

五、计算单科及格率、优生率、差生率
单科及格率等于及格人数除以参考人数。

及格人数、优生人数上面已经提及，参考人数用公式=COUNT(F3:F35)统计得出，因此在统计及格率F40单元格内写入公式：= COUNTIF($F$3：$F$35，“>=60”)/ COUNT(F3:F35)回车即得出。

单元格格式可设为“百分比”保留2位小数。

其他两个用同样的方法可算出。

六、单科最高分和最低分
利用函数MAX,MIN分别统计最大值和最小值，学科最高分=MAX(F3:F35),最低分=MIN(F3:F35),输入后回车即可。

七、将百分制转换成不同的等级分
将百分制转换成不同的等级分有不同的划分方法，可将百分制转换成A （90-100）、B（80-89）、C (70-79)、D（60-69）、E（<60）,也可划分为优（>=90）、良(75-89)、中（60-74）和不及格（低于60分），根据情况自己选用。

具体办法是用IF(X,Y,Z)函数，X代表条件，不能加引号；Y为条件成立时的结果要加引号，若具体数值时则不加；Z为条件不成立时的结果。

由于分等级时往往是多个条件，这些条件要嵌套起用。

上面两种等级可用公式：=IF(C3>=90, “A”,IF(C3>=80, “B”,IF(C3>=70, “C”,IF(C3>=60, “D”, “E”))))或：=IF(C3>=90, “优”，IF(C3>=75, “良”,IF(C3>=60, “中”, “不及格”))).输入公式后回车，再用自动填充柄将其复制到所需单元格中。

八、让不同的数据用不同颜色显示
在学生成绩表中，如果想让大于等于60分的成绩以“红色”显示，小于60分的成绩以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“学生成绩表”工作簿，选中“学生成绩”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。

单击第二个方框右侧的下拉
按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“60”。

单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(小于60，字体设置为“黑色”)。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

九、排序及F4的妙用
在学生成绩中，一般是整个页面都是学生姓名和成绩，姓名、科目、总分、排名等都在第一行，同样，财务室在造表是也是第一行是项目（基础工资，活工资，星级工资，10%等），后面才是每个老师的具体数字。

如果要打印成绩单或工资条，即每个人都有同样的项目和具体数字该怎么办呢？用排序和F4可以很快完成。

以学生成绩单为例，在空白列中输入1,2,3……45，在这相同列的没有姓名和数字行中输入1,2,3……45，然后按此列排序，排序后每个人前就多一空白行，再复制第一行的项目到每人前的空白行中。

F4的作用是重复前一次动作，如果需要插入一个新工作表，可以选择当前工作表，右键工作表标签－选择插入－新工作表；如果要插入更多的，可以按F4,插入第二个，再按插入第三个……同样，如果是成绩单或工资条，存在同样的项目复制到每个人的成绩单或工资条中，只需复制项目到第一空白行中，光标移到第二空白行按F4即复制到了第二空白行，同样第三空白行……
十、表间取数
学校的有些数据需要汇总，往往是多个表格数据需要汇总到一个表中，这就需要使用到表间取数，
若需要Sheet2中A2的数据，公式：=Sheet2!A2,若要表间数据进行运算，则在编辑栏中输入相应的
运算公式即可。

如Sheet2中A2的数据和Sheet3中A2的和，公式：= Sheet2!A2+ Sheet3!A2。

注意：以上所有公式不能用任何汉字输入法，除非本身是汉字，否则公式会出错。

在填写各种数据前最好先做好模板，即输入想要得到的数据公式，数据输入后，各种结果自动就出来了。

Excel电子表格功能十分强大，这里所讲的只是很小一部分，其它功能我也希望和大家一起探讨。

另外，大家遇到问题，可以“百度一下”,上面会教大家如何去解决。