归 档 文 件 目 录
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表
学生学籍材料（包括休、退、复、转、升、留
日 前归
3
永久
级等文件材料）
上学年材
料
12 月 20
各专业教学计划、人才培养方案、教学大纲（不
日 前归
4
永久
定期）、教学检查
上学年材
料
12 月 20
5 校历表、课程表
6 学生成绩单 7 各系、各专业课程试题库材料（全套）
等教育基层统计报表、人员情况表及教学科研
7
永久
仪器设备增减变动情况表、档案室基本情况年
报表等）
各单位、各部门向学院的请示报告及学院的批
8
30
复（批办单）
9 校友工作材料（校友通讯、召开校友会材料等）永久
10 本校历史沿革、情况介绍 11 有关全校性工作的调查材料和经验总结 12 学院评估材料
永久 3 月底前 文书档案
永久
4 学院规划、年度计划
永久
学院各部门，党委各部、委、各总支、直属党
5
30
支部报党委的工作计划、总结
党委书记（副书记）在校内的重要讲话稿和参
6 加上级召开会议发言稿
永久
3 月底前
院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作
文书档案
7
永久 归上年
形成的文件材料
室
材料
党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的
次年 3
1
文书档案
工资报表
永久 月底前
室
2 上级来文
不定期
6 月 20
3 教职工奖惩材料
日 前归 永久
上年材
料
6 月 20
4 本校教职工培训、进修工作的计划、总结
日 前归 永久
档案管理常用目录表格式样
档案管理常用目录表格式样（2013年12月修订）一、档案收集、验收、归档方面档案移交清册（封面） (2)档案移交清册（内页） (3)基建技改项目文件交付验收审核单 (4)基建技改项目文件交接目录 (5)基建技改工程档案验收表 (6)二、档案整理著录方面文书档案归档文件目录 (7)（文书档案档案盒内）备考表 (8)（科技档案）卷内目录 (9)（科技档案）卷内备考表 (10)科技档案案卷封面 (11)科技档案目录 (12)会计档案目录 (12)企业职工档案目录（卷内目录） (12)职工档案目录（案卷级） (13)合同档案目录 (13)书刊档案目录 (13)底图目录 (14)底图袋标签 (14)照片档案目录 (14)音像档案目录 (15)荣誉档案目录 (15)印章档案目录 (15)电子档案目录（总目录） (15)归档电子文件登记表（首页） (16)归档电子文件登记表（续页） (17)三、档案鉴定销毁、修改补充方面档案销毁清册（封面） (18)档案销毁清册（内页） (19)科技档案图纸变更（补充、作废）通知单 (20)四、档案利用方面档案利用登记表 (21)档案利用效果登记表 (22)五、档案库房管理、统计方面档案库房温湿度登记表 (23)文书档案分布表（台帐） (24)会计档案分布表（台帐） (24)职工档案分布表（台帐） (25)科技档案分布表（台帐） (25)本钢档案室基本情况年报表 (26)档案移交清册（封面）档案移交清册（内页）基建技改项目文件交付验收审核单双方各存一份。
基建技改项目文件交接目录方各存一份。
基建技改工程档案验收表文书档案归档文件目录备考表卷内目录卷内备考表科技档案案卷封面科技档案目录会计档案目录企业职工档案目录（卷内目录）职工档案目录合同档案目录书刊档案目录底图目录底图袋标签照片档案目录音像档案目录荣誉档案目录印章档案目录电子档案目录（总目录）归档电子文件登记表（首页）归档电子文件登记表（续页）档案销毁清册（封面）档案销毁清册（内页）科技档案图纸变更（补充、作废）通知单编号：年月日注：此通知单变更补充时需归档入卷一份。
(档案管理)文书档案归档制度
（档案管理）文书档案归档制度西北有色地质勘查局七一七总队《文书档案归档制度》第一章总则第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。
第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。
各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。
第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。
任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。
工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章归档范围第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。
第五条归档范围详细如下：一、收发文件1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。
这些文件来自三级行文机关。
（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
2、发文。
一般有两种形式。
一种是单位或部门有正式文头，经编号，经打印盖章发出的文件（包括本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及两份正文）。
公司档案分类
公司档案分类根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:一般有以下几类:一、文书档案:1党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；2行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等3经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等4生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案1产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等2科研文字材料：各种合同协议书、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等3基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概预、决算、检验分析材料、施工图样等4设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等..四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机磁带、磁盘和光盘等六、声像档案照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等企业档案的分类立卷办法一文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律;保持文件的原貌和完整;准确判定文件的保管期限;适应新技术应用的需要;便于保管和利用..按照归档范围的规定;凡应归档的文件必须齐全完整..2、归档整理程序以件为归档单位;逐件整理归档..按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行..“件”的含义：2．1单份文件;一份文件为一件；2．2各种报表、名册、图册、书刊等;一册本为一件；2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；2．4文件处理单表与被处理文件合为一件；2．5来文与复文合为一件;如果分属不同年度的可分开归档..3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类..由文件的形成日期决定该份文件的归档年度;即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致..4、装订4．1去掉原来文件上会生锈的金属物;用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订粘合..装订时正本在前;定稿在后；复文在前;来文在后..在每页的右下角背页的左下角编页码..各单位可自行尝试不同的装订方法;但所选的装订材料不能生锈;不能对纸张产生直接或间接的损害..4．2凡文件尺寸大于A4纸规格的;要按A4纸规格进行折叠或裁剪;小于16开规格及破损的要进行托裱;对字迹模糊的文件要进行复制..4．3在该份文件的正文输入计算机之前;不宜用乳胶或缝纫机来装订因为会影响以后将该文件拆订、扫描..5、排列先将归档文件材料按保管期限分开;同一保管期限的文件材料;按照时间先后排列;并且尽可能将关系密切如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的文件材料排列在一起..6、编号6．1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章格式见附图1;并填写有关栏目的内容..6．2档号章的项目及填写内容：类别号：文书档案的类别号为A..期限：即保管期限;分两类;填写“长久”或“短期”..年度：该份档案实际形成的年度;以四位阿拉伯数字标公元纪年..机构：不分机构编档号的单位此栏可不填..件号：以年度为界线;档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号;件号不得重复..6．3在每年归档工作结束后;如发现有其它应归档文件材料未归档;可将该文件排在已归档文件之后编号归档..7、装盒7．1档案编号后;要按照编号顺序装入档案盒新格式;并在盒的脊背填写“档号”..样式见附图3..每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件..7．2填写盒内文件备考表..盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况;如无上述情况;可暂不填写..整理人：填写本盒文件材料整理归档人姓名..日期：填写归档的年、月、日..8、编目8．1编制档案目录8．1．1档案目录由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成..8．1．2“目录夹封面”格式见附图4内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目；“目录盒脊背”格式见附图2项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成..8．1．3“归档情况登记表”格式见附图5内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注..不同的保管期限分开不同的登记表填写..8．1．4“归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况;本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等..8．1．5“归档文件目录”格式见附图6应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数;需要时还可增加其它项目;如“文件格式”..件号：参见6．2..责任者：制发文件的组织或个人;即文件的署名者或发文机关..文号：文件的发文字号..题名：即文件的标题;一般应照实抄录..原文没有标题的应当加拟标题;外加“ ”号；原文有标题但不能说明文件内容的;应重拟标题;重拟标题外加“ ”号;附于原标题之后..日期：指文件形成的日期..填写时可省略“年”、“月”、“日”字;在表示年、月数字的右下角加“．”号或“-”号;以四位阿拉伯数据表示公元纪年..页数：指每一份归档文件本身的有效页面数..文件格式：指归档文件对应的电子文件格式;如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等..8．1．6各种保管期限的归档文件目录;按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹;连年续订;直到该目录夹装满..8．1．7“归档文件目录”应一式二份;其中一份移交图书档案中心..8．2编制其它检索工具..各单位应根据实际需要;选择编制一些其它的档案检索工具;如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等;以方便日常手工检索..9、电子文件管理9．1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时;要收集对应的电子文件;对电子文件进行集中统一保管;并建立相应的移交电子文件签名确认制度;以确保电子文件的真实..9．2图书档案中心要采取适当措施;确保机读目录和电子文件的安全;要及时用光盘或磁带机等进行备份;要求至少备份两套;一套用于封存保管;一套供查阅使用..9．3各单位统一使用图书档案中心以下简称中心设计的档案管理系统;统一将数据传送到中心的档案数据库服务器;中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性..另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总..9．4处理电子文件;应使用WPS OFFICE或MS OFFICE;形成通用的电子文件格式;如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；扫描原文的电子文件格式为：jpg..9．5为方便以后利用计算机进行全文查阅;要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字..档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库;同时会在本机的指定目录留下文件副本;其文件名与档号相同..9．6一般情况下;图书档案中心使用一套数据库副本供查阅;另一套数据封存且不得外借..。
归档文件的编目与装盒
归档文件的编目与装盒前面讲了归档文件的装订、分类、排列、编号。
经过前面的整理的归档文件，已经按照分类方案分开，按时间结合事由顺序排列，加盖归档章，并填写了归档章。
经过前面程序整理后档案文件的状态是：如按问题文类为党群类、行政类、业务类，在再按期限分类永久、30年、10年分为9个不同的小类下面还有编制目录和装盒两个步骤，就完成了档案整理的全过程。
根据实际操作的经验，先装盒，再编制目录比较方便，所以我先讲讲装盒。
归档文件的装盒：一、档案盒的介绍和要求：档案盒是归档文件的装具，也是反映盒内归档文件的存址的载体。
制作良好、封面和盒脊项目编制规范的档案盒，不但能很好的起到保护盒内文件的作用，也为检索、利用的顺序提供了保证。
从档案保护的目的出发，档案盒应采用无酸纸制作，以避免长期保存时，档案盒纸板中的酸性物质影响盒内文件的寿命。
对于无酸纸的使用、国家档案局专门发文加以推广，并在全国范围内定了一批定点厂家进行生产。
要说明一点是：个单位应从档案指定部门购置档案盒。
在商店购买的档案盒是不符合要求的。
档案盒的大小尺寸：31厘米*22厘米*，厚度为2厘米、3厘米、4厘米。
（A4纸大小297*210）二、装盒与填写盒面盒脊内容1、装盒要求：归档文件应该按照件号的先后顺序装入档案盒，按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。
具体要求：a、不同形成年度的档案文件，不应放入同一档案盒。
形成年度的判定，在前面已经讲了，要注意，形成年度并不等同于文件的落款年度，比如2010年的总结，是2011年一月份写的，归档应归人2010年；b、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒中c、分机构或分问题的情况下，不同机构或不同问题的归档文件不应放入同一个档案盒中。
即使某一机构或问题的文件很少，也不能与其他的混装。
用盒的薄厚来调节需要说明一下的题：a、据文件的厚度选择适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。
(完整版)归档文件整理规范
归档文件整理规范(DB36/T 380—2016)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2件 item归档文件的整理单位。
3.3整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。
档案目录填写范例
档案目录
档案目录填写范例：
档案目录
档案目录填写说明：
1、编号：填写本档案目录内文件年月，年份和月份分别用两位阿拉伯数字表示，中间用“-”分隔。
例：09-12
2、档号：根据附件一《档案索引编制》，应与档案名称保持一致。
三级编号年份用四位阿拉伯数字表示。
3、档案名称：根据附件一《档案索引编制》，应与档号保持一致。
4、密级：普通文件本项目可不必填写。
文件上已标识密级的文件需填写密级并与普通文件分开存放。
7、目次：填写档案目录的顺序号。
8、文号：填写收文字号、发文字号、合同编号等。
9、来文单位：填写文件或合同的他方。
如来文方、发文方、合同、协议的相对方等。
10、题名：有文件名的，照实填写文件名；没有文件名或文件名不能完全揭示文件内容的，可根据文件内容自拟标题，用“[ ]”括起来。
11、日期：填写文件的形成日期。
有批复的，以批复日期作为文档日期；无批复的，以文件本身的日期作为文档日期。
12、页数：填写所归档文件中每一份的页数，原件、复印件同时归档的，只计算其中一份的页数。
13、份数：填写归档文件的数量，一条目录中既有原件又有复印件的，分别填写原件和复印件的份数、用“/”隔开。
14、备注：填写文件纸质版及扫描版的去向。
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120
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件号
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文号
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2014
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学校日志（二）
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责任者
文号
题名
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16
掠影、评课
5
教导处
“随堂”听评课签到册
2013
8
6
教导处
评课标准及评课稿
2013
4
7
教导处
听课记录
2013
10
8
教导处
听课签到册、掠影、图片
2013
4
4
教导处
（2013）36
甘肃省白银市《国家学生体质健康
2013.9
10
标准》测试的通知
5
教导处
（2013）34
甘肃省学科带头人、骨干教师评选
2013.10
4
通知
6
教导处
（2013）41
甘肃省农村骨干教师评选通知
2013.9
9
7
教导处
（2013）97
甘肃省“新华杯.我的中国梦”征文
2013.10
2
大赛通知
1
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
教导处
2013-2014年度在校学生体质测试表
2013.9
7
2
教导处
013-2014年度学生视力检查登记表
2014
5
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
教导处
2014年度减负工作实施方案
2013.8
2
防流控辍实施方案
2
教导处
2014高效课堂推进年实施方案
2013-2014
48
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
教导处
教师基本功展示活动方案
2013-2014
1
2
教导处
教师基本功训练掠影
2013
3
3
教导处
三年级原创试卷集
2014
12
4
教导处
教师新课标过关检测
2014
21
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
教导处
社团活动计划、学生名单、点名册、
日期
页数
备注
1
教导处
教师出勤月统计、周统计（二）
2014.1
31
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
教导处
实验教学进度计划、教学进度计划表
2014.2
7
（二）
2
教导处
实验教学情况统计表（二）
2014.7
1
3
教导处
实验准备通知单（二）
2014.2
53
4
教导处
实验教学情况记录单（二）
2014.2
页数
备注
1
教导处
2013家长培训学校活动方案、计划
2013.8
6
2
教导处
给家长的一封信、家长会签到册
2013.8
15
3
教导处
意见征集单
2013-14
7
4
教导处
家长学校培训主持词、发言稿
2013-14
72
会议掠影
5
教导处
家长学校工作总结
2014
2
6
教导处
家长学校培训教案、签到册、
2014
16
归档文件目录
2013.8
1
8
教导处
2013-2014教导处工作安排表
2013-14
2
9
教导处
白银区第九小学教学、教研计划
2013-14
9
（全年）
10
教导处
白银区第九小学教学、教研总结
2013-14
11
（全年）
11
教导处
“四步归一”高效课堂教育理念总结
2014.6
2
12
教导处
2013-2014学年度教研组计划、
2013-14
15
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
教导处
教师个人工作计划
2013
95
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
教导处
教师个人工作总结
2013
114
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
教导处
教师公开课教案（联盟校交流课教案）
2013-14
56
反思
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
文号
题名
日期
页数
备注
1
教导处