第4章 Excel 2003的操作与应用

Excel 2003的操作与应用Excel 2003简介数据输入单元格编辑格式设置数据管理工作表的保护与打印Excel 2003简介Excel 2003是Office 2003系列办公软件中的一个组件，确切地讲，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表功能。

用户可以用它完成一系列商业、科学和工程任务，财务部门可以利用它来分析形形色色的数据，获得各种形式的图形报表，管理部门可以利用它处理繁重的数据，并完成各种项目的投资决策。

Excel 2003简介启动与退出Excel 2003的界面Excel 2003的工作界面包括程序栏、主菜单栏、工具栏、名称框和编辑栏、工作表区域、状态栏等。

新建、打开与保存1.新建工作簿启动Excel 2003以后，系统将打开一个新的工作簿，名为【Book1】。

除了Excel提供的工作簿外，用户还可以在任何时候新建自己的工作簿，新建的工作簿暂命名为【Book2】。

新建、打开与保存用户要建立新的空白工作簿时，有两种方法：（1）单击常用工具栏中的【新建】按钮，系统会自动的建立一个基于Normal模板的空白工作簿；Excel 2003在建立第一个文档标题栏中显示【Book1】，以后建立的其它文档的序号名称依次递增，如【Book2】、【Book3】等。

（2）执行【文件】|【新建】命令，打开窗口右侧的【新建文档】任务窗格，在【新建】选项组中选择【空白工作簿】选项即可。

新建、打开与保存2.打开工作簿如果用户要打开已经存在的工作簿，可以使用菜单命令或Excel的工具按钮：（1）单击【文件】菜单，再选择【打开】命令选项。

（2）单击快捷工具按钮。

使用上述任何一种方法都将弹出【打开】对话框。

在此对话框中，用户可以从文件列表中选择需要的文件，或者在【文件名】对话框中键入所需文件名，然后单击【打开】按钮打开文件。

新建、打开与保存3.保存工作簿当完成对一个工作簿文件的建立和编辑，或者由于数据量较大需要以后再继续处理，这时用户需要将文件保存起来，方法有如下两种：（1）在工作时可以随时按下常用工具栏中的【保存】快捷工具图标。

（2）通过执行【文件】|【保存】命令。

如果要保存的工作簿是新建的，Excel会弹出【另存为】对话框。

在此对话框中，用户可以为该文件命名，并选择要存入的文件夹。

如果要保存的工作簿已经在磁盘上，则Excel不会给出任何对话框，此工作簿将直接保存到原来的工作簿所在的文件夹，并覆盖掉原来的工作簿。

数据输入文本型数据的输入数字、日期和时间输入 公式输入数据填充数据有效性文本型数据的输入绝大部分工作表都包含文本内容，它们通常用于命名行或列。

文本包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他合法的键盘能键入的符号，文本通常不参与计算。

Excel每个单元格最多可容纳的字符数是32000个。

缺省情况下，在单元格中按左边对齐。

文本型数据是指字符或者是任何数字与字符的组合。

输入文本型数据时，用户应先选中活动单元格，接着可选定输入法输入文本即可。

数字、日期和时间输入1.数值型数据的输入Excel在遇到范围于0~9中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号、小数点、指数符号以及小括号等数据时，就将其看成是数字类型。

输入数字时，Excel自动将它沿单元格右边对齐。

2. 日期和时间输入在Excel中，日期和时间均按数字处理，还可以在计算中当作值来使用。

Excel内置了一些日期时间的格式，其常见的格式为：mm/dd/yy、dd-mm-yy、hh:mm（AM/PM），其中表示时间是在AM/PM与分钟之间应有空格，例如8：30 AM，缺少空格将被当作字符数据处理。

公式输入在单元格中输入公式后，单元格将把公式计算后的结果显示出来。

输入公式时一定要先在单元格中输入一个等号“=”，然后再输入公式内容。

使用公式时需要引用其它单元格，关于引用其它单元格的方法，将在公式与函数一节中详细介绍。

公式中的加、减、乘、除对应于键盘上的+、-、*、/。

数据填充当输入的数据具有一定规律时。

可以使用自动填充的方式。

有规律的数据是指等差、等比、系统预定义序列以及用户自定义的序列。

自动填充是根据初始值决定以后的填充项。

在所选中的单元格或区域的右下角有一个黑点，此黑点称为填充柄。

数据填充有以下几种：（1）选取单元格区域，在所选区域的任意一个单元格中输入数据，然后按Ctrl+Enter组合键，所选单元格均被填充为此输入的数据。

此区域可以是非连续区域。

（2）当初始值为纯字符或纯数字时，选中一个单元格，直接拖曳填充柄覆盖所要填充的区域，即完成了填充相同的数据。

（3）当初始值为字符与数字混合串时，填充时按字符不变、数字递增方式进行。

（4）当初始值为Excel已设置的序列时，按序列顺序进行填充。

首先在一个单元格中输入初始值，再拖曳填充柄选取填充区域，然后执行【编辑】|【填充】|【序列】命令，弹出【序列】对话框，按需要进行选择，单击【确定】按钮完成填充。

数据有效性Excel提供了有效数据的功能，它允许用户对单元格输入数据的类型、范围加以限制，并可以设置提示信息和错误信息。

设置有效数据的操作步骤如下：（1）选取要设置的单元格区域。

（2）执行【数据】|【有效性】命令，弹出【数据有效性】对话框，单击【设置】选项卡。

（3）在【允许】下拉框中选择一项，本例选择“整数”；在【数据】下拉框中选择一种关系，本例选择“介于”；在【最小值】框中输入数据的下界值，本例输入“0”；在【最大值】框中输入数据的上界值，本例输入“300”；若单元格中不允许有空项，单击【忽略空值】的“√”。

（4）单击【确定】按钮完成设置。

单元格编辑选定单元格插入和删除单元格移动和复制单元格数据 选择性粘贴清除单元格的内容行、列编辑单元格区域命名选定单元格1.单个单元格的选取选取单个单元格可以用以下几种方式：（1）单击要选中的单元格。

（2）使用小键盘上的方向键来选取单元格。

（3）执行【编辑】|【定位】命令，将弹出的【定位】对话框，在【引用位置】栏中输入要选取的单元格位置名（如F18），然后单击【确定】按钮即可。

2.连续单元格的选取选取连续单元格可以用以下几种方式：（1）单击某个单元格，然后拖曳鼠标，将选取所扫描过的区域。

在选择区域中第一个选中的单元格是活动单元格，黑色区域是选择区，选择区内的白色单元格为活动单元格。

选定单元格（2）先单击一个单元格，然后按下Shift键。

再单击另外一个单元格。

（3）用鼠标单击工作表的行号可选取整行。

（4）用鼠标单击工作表的列号可选取整列。

（5）用鼠标单击工作表的行号与列号相交叉的左上角位置可选取整个工作表。

3.非连续单元格的选取非连续单元格可以用以下方式选取。

（1）先选择一个区域，按住Ctrl键不放。

（2）再选择其它区域，这样被选中的区域均为黑色，活动单元格为最后所选区域内的第一个所选单元格。

选取了单元格区域后，若在工作表中单击所选区域外的任意一个单元格，选择将被撤销。

插入和删除单元格1. 插入单元格用户在编辑过程中可以进行插入单元格的操作，选定需要插入单元格的区域。

执行【插入】|【单元格】命令，弹出的【插入】对话框。

在对话框中选择想要的单元格插入方式，单击【确定】按钮即可。

2.删除单元格选定要删除的单元格，执行【编辑】|【删除】命令，弹出【删除】对话框，在对话框中选择想要的单元格删除方式，单击【确定】按钮即可。

移动和复制单元格数据1.移动单元格数据选择要移动数据的单元格，执行【编辑】|【剪切】命令，然后单击目标位置的首单元格，执行【编辑】|【粘贴】即可。

2.复制单元格数据选择要复制数据的单元格，执行【编辑】|【复制】命令，然后单击目标位置的首单元格，执行【编辑】|【粘贴】即可。

选择性粘贴首先复制选定区域，然后指定粘贴区域，执行【编辑】|【选择性粘贴】命令，弹出的【选择性粘贴】对话框。

单元格有许多特性，如内容、格式、批注、边框等，有时复制数据只需要复制其部分特性，【选择性粘贴】就是为了满足这些需要而设置的。

在【选择性粘贴】对话框中，“加、减、乘、除”是将源单元格区域的数据分别与目标单元格区域的数据进行加、减、乘、除运算后填入目标单元格区域中，【无】是指不进行单元格之间的运算。

【跳过空单元】的作用是源单元格中的空白单元格不被粘贴，以避免目标区域中相应的单元格数据被替换。

【转置】是将源单元格中的行、列互换后粘贴到目标区域。

清除单元格的内容删除和清除是两个容易混淆的概念，删除单元格是从工作表中移去这些单元格，清除单元格是指清除单元格中的具体内容（公式和数据）、格式或批注，而单元格本身依然存在。

清除单元格的内容具体有以下几种方法：（1）先选取单元格区域，执行【编辑】|【清除】|【内容】命令。

（2）先选取单元格区域，按Del键。

（3）右击选取单元格区域，在弹出的菜单中执行【清除内容】命令。

行、列编辑1.插入行或列选定单元格区域。

插入单元格的行数应与选定单元格区域的行数相等。

执行【插入】菜单中的【行】命令，则会在选定区域的上方插入与选定单元格区域行数相等的空行。

在工作表中插入列的操作同在工作表中插入行的操作相似，只需要将针对行的操作改为针对列的操作即可。

2.删除行或列删除行和列的操作很简单，只要选定要删除的【行】或【列】编号，然后执行【编辑】菜单中的【删除】命令，就可以删除选定的【行】或【列】。

单元格区域命名在公式和函数默认情况下，单元格的地址就是它的名字。

如D4，F7等。

每个单元格都有一个唯一的地址，用该单元格在工作表中所在位置的行号和列号表示，即单元格的地址是由列号加行号组成。

在公式和函数的使用中，数据区域是固定的。

当引用一个数据区域时，一般用该区域的起始地址来表示，如B2：E2，这很不直观。

给单元格区域命名有以下两种方法：（1）选取单元格区域，如B2：E2，单击编辑栏左端的名称框，输入新名称，如“张三工资”，按Enter键结束。

此时B2：E2区域名称显示为“张三工资”了。

（2）选取单元格区域，执行【插入】|【名称】|【定义】命令，弹出【定义名称】对话框，在对话框中输入新名称，单击【确定】按钮完成命名操作。

单击【添加】按钮将名字添加到名称列表中；单击【删除】按钮可从名称列表中删除所选中的名字。

单元格区域命名后，可以从编辑栏的名称框中单击名称，来快速选取单元格区域。

格式设置自动套用格式设置单元格格式边框和底纹单元格的合并与居中 条件格式自动套用格式为了使用户能快速地对单元格格式化，Excel提供了17种格式。

自动套用格式操作步骤如下：（1）选取要自动套用格式的单元格区域。

（2）执行【格式】|【自动套用格式】命令，将弹出的对话框。

（3）选择合适的一种格式，单击【确定】按钮即可。