4 Excel2003的基本操作

Excel 2003的基本操作Microsoft Excel 2003是Microsoft公司开发的、基于Windows操作系统环境的电子表格软件，是目前世界上应用最为广泛的办公室表格处理软件，是Office系列应用软件之一。

电子表格软件是信息时代提高办公效率、实现办公自动化的重要工具，它可以用于记录、组织、统计、分析、汇总、图形化数据。

通过电子表格软件，方便快捷地制作出各类报表，如成绩报告、账务报表、材料预算、销售统计报告、财务评估报告、市场趋势分析报告等。

通过本章的学习，读者应了解Excel的特点及功能；熟练掌握电子表格的创建、工作簿（工作表）的编辑；熟练掌握工作表的格式化、函数和公式使用、数据的图表化；掌握数据的管理和和分析；掌握工作表的打印等功能。

实验１工作表的创建、编辑和排版本实验的主要任务：通过实例介绍工作表的创建、编辑、排版和保存操作。

一、实验目的1．掌握Excel工作簿的建立、保存与打开方法。

2．掌握Excel工作表中数据的输入。

3．掌握Excel工作表中数据的编辑和修改。

二、实验内容和要求1．熟悉Excel软件环境。

2．练习建立一个工作表，输入数据。

3．工作表的编辑和排版。

三、预备知识单击“开始”按钮，在“开始”菜单中选择“程序”/“Microsoft Excel”，系统启动Excel 应用程序，同时新建了一个Excel工作簿“Book1”，如图4.1所示。

下面根据这个界面介绍Excel 2003的基本概念和操作。

工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名为“.xls”。

新建的第1个工作簿的默认名为“book1.xls”。

每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下由3个工作表组成图4.1 Excel启动界面的：“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。

一个工作表最多有65536行、256列，行号1～65536，列标A～IV，工作表由工作表标签区别，如Sheet1、Sheet2、Sheet3，工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。

单元格的地址表示形式为“列标+行号”，如“A5”、“D4”。

为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如“Sheet1! D4”。

工作簿的保存、工作簿的打开与Word文档的操作相同，不再赘述。

1．数据编辑区域的选取（1）单元格的选定。

用鼠标左键单击某一单元格即可。

单元格被选中后该单元格会被加上一个黑色粗线边框，此单元格被称为“活动单元格”，在名称框中可以看见该单元格的名称“D4”（见图4.1），此时输入的数据就会填入活动单元格。

（2）一行或一列的选定。

用鼠标左键单击某一行的行号（如“2”），则该行被全部选定；选定一列与选定一行相仿，用鼠标左键单击某一列的列标（如“C”），则该列被全部选定。

（3）矩形区域（单元格区域）的选定。

方法有3种：①用鼠标左键直接在工作表中拖动（如从“B2”拖至“C6”）；②先用鼠标左键单击位于矩形区域某一角的单元格（如“B2”），然后按下<Shift>键不放，再用鼠标左键单击位于矩形区域另一对角的单元格（如“C6”）；③先用鼠标左键单击位于矩形区域某一角的单元格（如“B2”），然后按下功能键[F8]，再用鼠标左键单击位于矩形区域另一对角的单元格（如“C6”）；矩形区域（单元格区域）的表示，如以上选中的单元格区域表示为：B2:C6。

2．单元格数据的输入编辑栏用于对单元格的内容进行输入和修改。

输入数据前必须先选定单元格或区域，然后直接由键盘输入字符、数字或标点符号，输入时可以在编辑栏中看到输入的内容（与单元格中的内容一致）；输入完毕后可以按<Enter>键、制表键<Tab>、光标移动键或用鼠标单击其他单元格来确认输入，同时将活动单元格切换到另一个单元格，也可以用鼠标单击编辑栏左侧的按钮来进行确认，只是该操作不会切换活动单元格。

如果输入的是一个日期型数据，则输入必须按规定格式进行，如“2004-9-18”或“04/09/18”，确认后显示的结果统一自动转换为“2004-9-18”（默认日期格式）。

对于数字形式的文本型数据，如学号、身份证号等，输入时以‘（单引号）开头。

对分数的输入，通常前以’（单引号）或空格开头。

四、实验步骤1．建立工作表，输入数据单击“开始”菜单或桌面Excel图标，启动Excel 2003，在空白工作表中输入数据（见图4.2）。

2．工作表的编辑和排版（1）将工作表“Sheet1”中的内容复制到工作表“Sheet2”中（按选中单元格区域的方法选中“Sheet1”中输入的内容，单击右键，在快捷菜单中选择“复制”；再单击“Sheet2”，在“Sheet2”中第一单元格单击右键，在快捷菜单图4.2 学生成绩表中选择“粘贴”）。

（2）对工作表“Sheet1”进行如下设置。

设置方法：首先选中待设置的内容（如表格标题），单击“格式”/“单元格”菜单命令或快捷菜单中的“设置单元格格式”选项，打开“单元格格式”对话框。

其中有6个选项卡。

图4.3所示为单元格格式对话框。

①利用“单元格格式”对话框中的“字体”和“对齐”选项卡，将表格标题（学生成绩表）设置成华文彩云、24磅大小、跨列居中水平对齐方式。

②利用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡，对表格添加表格线，线型为粗线。

③利用“行”、“列”、“单元格”对话框，将表格各栏列宽设置成最合适的列宽，列标题行行高设置成25，其余各行设置为最合适的行高；列标题粗体、水平和垂直对其居中、25%灰色底纹；表格中的其他内容居中。

④利用“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，将成绩数据设置成保留一位小数。

最后以“TEST41.XLS”文件名存盘，排版后的效果如图4.4所示。

3．保存文件单击“文件”/“保存”菜单命令，或按<Ctrl>+<S>组合键对文件进行保存。

图4.3 “单元格格式”对话框图4.4 排版后的工作表五、课后思考与练习1．对比Excel表格与Word表格的特点。

2．建立一张本班的学生成绩表。

实验２工作簿的使用本实验的主要任务：首先通过实例介绍工作表的插入、复制、删除和重命名，然后详细介绍页面的设置操作。

一、实验目的1．进一步熟悉Excel软件环境。

2．掌握Excel工作表的插入、复制、删除和重命名。

3．掌握页面的页眉、页脚等设置。

二、实验内容和要求1．练习建立一个工作簿，在“Sheet1”中输入数据。

2．练习工作表的插入、复制、删除和重命名等操作。

3．对工作表进行页面设置。

三、预备知识工作表的选取：单击如图4.1所示窗体底部的工作表标签，如“Sheet1”，即可将其选定为当前工作表。

工作表名的修改：双击工作表标签，即可对其名称进行编辑；也可以从快捷菜单中选取“重命名”菜单项，来进行重新命名。

工作表的移动：拖动某一个工作表标签到合适的目的地即可完成移动。

工作表的复制：按下<Ctrl>键不放，拖动某一个工作表标签到合适的目的地即可完成复制。

复制后的默认工作表名称是在源表名后加上一个数字序号，通常需要重新命名。

工作表的添加：单击“插入”/“工作表”菜单命令，或在快捷菜单中选择“插入”菜单项，然后在打开的对话框中选择“工作表”，即可增加一张工作表。

工作表的删除：单击“编辑”/“删除工作表”菜单命令，即可删除当前工作表，也可在快捷菜单中选择“删除工作表”菜单项来完成该操作。

注意：工作表的删除操作为不可逆操作，无法撤销与恢复。

行/列的插入：鼠标右键单击行号/列标，在快捷菜单中选择“插入”，即可在被单击的行号/列标前插入一行/列。

行/列的删除：鼠标右键单击要删除的行号/列标（可以是多行或多列），在快捷菜单中选择“删除”，即可删除选中的行/列。

页面设置：单击“文件”/“页面设置”菜单命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡，在其中可以调整页面方向、缩放比例、纸张大小等选项。

页边距设置：在“页面设置”对话框中选择“页边距”选项卡，在其中可以调整页面的上下左右边距、表格在页面上的水平及垂直对齐方式等选项。

页眉/页脚的自定义：在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，即可以设计自己的页眉和页脚。

工作表设置：在“页面设置”对话框中选择“工作表”选项卡，在“打印区域”选择框中可以选择需要打印的数据区域；在“打印标题”选择区中可以选择在每页都需要打印的表头所在的若干行；如果在单元格格式中未设置边框，在此还可以选择是否打印边框。

打印预览设置：在打印预览视图中，单击上方的“设置”按钮，即可打开上面介绍的“页面设置”对话框，作用不再赘述。

页边距：单击“页边距”按钮，进入页边距设置视图，在其中可以直接用鼠标拖动边距分界线来方便地进行页边距设置，还可以调整列宽。

分页预览：单击“分页预览”按钮可以进入分页预览视图，在其中可以审视每一页报表的实际输出效果，同时还可以拖动蓝色的分页控制符来调整每一页面的容量。

如果要从分页预览视图回到正常的视图模式，可单击“视图”/“普通”菜单命令。

打印预览如果满意，则可以单击“文件”/“打印”菜单命令来进行打印，“打印”对话框的选项与其他Windows应用程序一样，不再赘述。

如果打印前不再进行其他设置，则直接单击常用工具栏中的“打印”按钮即可。

四、实验步骤1．建立工作簿，并以“商品销售.xls”为文件名存盘启动Excel 2003，在空白工作表（“Sheet1”）中输入以下数据（见表4.1）。

表4.1 商品销售在B1单元格输入2006，在C1单元格输入2007后，选中B1和C1单元格，将鼠标移到C1单元格右下角，待鼠标出现细“十”字形状，按住鼠标右键拖动，则可以形成自动填充的等差数列。

2．工作簿中工作表的操作（1）双击“Sheet1”，将“Sheet1”重命名为“商品销售”，然后右击“Sheet3”，在之前插入两张工作表“Sheet4”、“Sheet5”，然后将“Sheet5”删除。

（2）复制“商品销售”工作表，放在“Sheet3”之前。

鼠标右击“商品销售”工作表，在打开的快捷菜单中，选取“移动或复制工作表”，打开如图4.5所示对话框。

在“下列选定工作表之前”框中选中“Sheet3”，并选中“建立副本”，然后单击“确定”按钮，则在“Sheet3”前建立了与“商品销售”工作表相同的副本。

操作结果如图4.6所示。

（3）利用插入菜单，在“商品销售”工作表中插入一空行和一空列。

（4）对“商品销售”工作表进行如下页面设置，并进行打印预览：①打开“文件”/“页面设置”，将纸张大小设置为A4，表格打印时水平、垂直居中，上、下页边距为3厘米，如图4.7所示。

②设置页眉“商场商品销售”、居中、粗斜体，设置页脚为当前日期，靠右显示。