文件控制程7.5-19

程序文1.目的对公司所有文件的编制、评审、批准、发放、更改、标识、回收、借阅和作废等全过程进行控制，保证文件的使用性、系统性、协调性和完整性，并确保各相关场所及时得到所需文件的适用有效版本。

2.范围适用于公司所有文件的控制，包括外来文件的控制。

3.职责3.1管理者代表组织品管部编制综合管理手册、各部门编制程序文件，及文件的批准。

3.2品管部负责公司文件的评审、发放、回收、标识、作废、归档等日常管理工作。

3.3各部门负责本部门归口条款的文件的编制、更改、借阅、归档等日常管理工作。

3.4外来文件（指国家标准、行业标准、顾客或供方的文件等）由管理者代表确定分发范围和数量。

4.程序4.1文件的分类公司将综合管理体系文件确定为四级。

文件由品管部分类建档、统一管理，编制附表1《受控文件清单》。

公司内部编制的文件包括：a)第一层级：综合管理手册，包含方针及分项目标的管理手册。

b)第二层级：程序文件，按照综合管理体系的要求和体系运作所需的形成的文件的程序。

c)第三层级：支持性文件管理性文件：与公司管理活动有关的文件及各类管理制度、可以是针对特定产品、项目或合同编制的管理计划等如管理制度、管理规定等；技术性文件：与产品有关的技术文档，过程中的操作规定，可以是设计输出文件或其它标准、规范等如检验规程、操作规程、技术标准、工程变更、作业指导书等。

计划文件：部门的周计划、月计划、年度计划，项目推进实施计划等。

外来文件：与产品有关的法律法规文件，与产品和过程有关的标准和规范（国家标准、行业标准），来自顾客或者供方的标准、图样、验收准则等。

d)第四层级：记录文件，按照综合管理体系的要求和体系运作所需的形成的各种记录文件。

文件记录控制，依据《记录控制程序》进行管理。

4.2文件的编号4.2.1文件的编号按下列规定进行编号：程 序 文a)管理手册b ）程序文件C)支持类文件编号d)记录文件编号4.2.2公司内部发放和使用的所有文件均确定发放号：部门简称原则上以部门名字的前两个汉字的首字母代替，简称重复的部门或有新增部门,到品管部备案相应部门简称及发放号后生效。

向同一部门发放两份以上同一文件时，在部门发放号后加顺序号：如向压贴车间发放三份同一作业指导书，其编号分别为：38-01、38-02、38-03。

4.3文件的编制、评审、审核、批准文件编制完成后应得到品管部预审，文件发布前应得到审核及批准，以确保文件的适宜和有效。

4.3.1手册和程序文件由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，报总经理批准发布，并由品管部负责登记发放，文件的编写格式依据附件1《程序、支持性文件格式》要求编写。

4.3.2公司各类管理文件、技术性文件由相关部门编写，部门负责人审核，总经理批准后实施，由品管部负责登记发放，文件的编写格式依据附件1《程序、支持性文件格式》要求编写。

4.3.3品管部或文件编写部门根据体系运行的需要拟定附表1《受控文件清单》，经总经理审批后由品管部执行发放，以确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。

4.3.4品管部在发放文件前，均应在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的标识及注明分发号；文件发放、回收要填写附表3《文件发放、回收记录》4.4文件的版本、修订及受控状态4.4.1文件的版本以大写英文字母A,B,C,D依次表示，即表示第一版至第四版；修订状态用阿拉伯数字0，1，2，3依次表示，当公司主营业务流程发生重大变化、组织机构发生重大变化、一次有50%以上内容修改或修改次第超过10次时，需要换版。

4.4.2与体系运行有关的文件，分为“受控”和“非受控”两类。

向公司所有部门发放的文件，为“受控”版本的文件。

4.4.3向认证公司、主管部门、顾客和咨询公司等发放的文件为“非受控”版本的文件，非受控文件的发放，需经部门领导批准后，方可发放，附表9。

4.5文件的更改4.5.1手册和程序文件由品管部组织更改，填写附表4《文件更改申请单》，经总经理批准后更改，品管部发放，品管部应保留文件更改内容的记录。

4.5.2其他文件的更改由相关部门填写附表4《文件更改申请单》，经原部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改，总经理批准。

4.5.3文件的更改一般采用整份换版的方式，如果采用换页，局部修改，划改、删改等方式更改文件需在附表4《文件更改申请单》中特别著名具体的实施办法。

4.5.4所有被更改的原文件必须由品管部收回，以确保有效文件的唯一性。

4.6文件的领用4.6.1文件使用者应填写附表7《文件领用审批表》，经相应部门负责人审批方可领用。

4.6.2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；4.6.3因丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，由使用部门提出申请，说明原因，总经理批准后，才能补领，品管部做好相应发放签收记录。

4.7文档的归档与保存4.7.1公司相关文件必须分类存放在干燥、通风、安全的地方。

4.7.2文件分类存档结合企业标准体系运行，按照标准体系分类，予以分类存放管理。

4.7.3各部门应指定专人（可兼职）管理文件，文件应有条有序、分类存放，以便于识别、存取和查阅，并填写附表1《受控文件清单》，清单中应注明文件的名称、编号、起草部门，以识别文件的现行修改状态。

外来文件（包括地方法律、法规、国家标准、行业标准、产品标准）注明文件名称、出版日期、来文单位等内容，并按类别填写在附表1《受控文件清单》中。

4.7.4品管部每年对该部门文件保管情况进行检查，发现问题时用附表10《文件信息反馈单》通知该部门整改。

4.7.5对受控文件，各部门应及时填写本部门使用文件的附表1《受控文件清单》，并将清单副本报品管部备案，如内容有变化，报品管部批准。

4.7.6任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借。

4.8文件的作废和销毁4.8.1所有失效或作废文件由品管部监督相关部门及时从使用场所撤出，防止作废文件的非预期使用。

4.8.2因为某种原因需保留的作废文件，都应进行适当的标识，在该文件的明显位置加盖“保留作废”印章，并在附表6附表6《作废文件保留清单》中登记。

4.8.3对要销毁的作废文件，有相关部门填写附表5《文件销毁申请单》，经总经理批准后，由品管部实施销毁。

4.8.4与产品有关的作废受控文件(包括产品的设计、开发、生产、安装和服务的全过程文件），至少保留一份。

最小保留期限，自产品放行之日起，不少于公司内定产品寿命期限和法规要求的保留期限。

以便随时提供产品的生产制造和试验文件。

4.9文件的借阅、复制借阅、复制文件，应填写附表8《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向品管部资料管理人员借阅、复制。

复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

部门内部之间借阅、复制，由部门负责人审批后，向资料管理员借阅复制，资料管理人员登记编号。

4.10外来文件的控制4.10.1公司品管部负责相关法律法规的收集，由其提交总经理批准后，确定外来文件的分发范围和数量，加盖“外来文件”章后，发放到相关使用部门，监督其在公司内部的贯彻执行，以确保法律法规得到有效贯彻实施。

4.10.2其他外来文件由品管部接受、识别，并登记备案，编写附表2《外来文件清单》，总经理视情节转批。

外来文件原则上部对其重新编号，各部门在收到外来文件时，及时转交品管部。

4.10.3相关部门在各自的权限范围内负责收集国家、行业、地方、国际等标准的最新版本，由品管部负责统一建账后分发到相应使用部门，并把已失效文件收回。

4.10.4对于外购设备及其计量设备的技术文件原件由品管部负责保存，复印加盖受控章后分发到有关使用部门。

4.11文件的评审4.11.1每年初，品管部组织对现有文件进行评审，必要时予以修改，执行4.5条款的规定。

4.11.2当公司组织结构、产品、工作流程、法律法规发生变化时，品管部应组织对现有体系文件进行适时评审，以确定是否需要更新，若修改文件需经再次批准。

4.12对承载媒体文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.13记录管理应执行《记录控制程序》5.相关文件5.1记录控制程序5.2企业标准体系手册6.文件发放部门6.1公司各部门附件1：程序、支持性、记录文件格式附表1：受控文件清单山东大唐宅配家居有限公司受控文件清单附表2：外来文件清单山东大唐宅配家居有限公司外来文件清单程序文附表3：文件发放、回收记录山东大唐宅配家居有限公司文件发放、回收记录第11 页共18 页附表4：文件更改申请单山东大唐宅配家居有限公司文件更改申请单编号：DT/JL-PG-04-2019附表5：文件销毁申请单山东大唐宅配家居有限公司文件销毁申请单编号：DT/JL-PG-05-2019附表6：文作废文件保留清单山东大唐宅配家居有限公司作废文件保留清单编号：DT/JL-PG-06-2019附表7：文件领用审批表山东大唐宅配家居有限公司文件领用审批表编号：DT/JL-PG-07-2019程序文附表8：文件借阅、复制记录文件借阅、复制记录第16 页共18 页附表9：非受控文件发放审批表编号：DT/JL-PG-09-2019附表10.文件信息反馈单山东大唐宅配家居有限公司文件信息反馈单备注：1.此表格用于文件保管情况的信息反馈，应由检验人员确认不良程度，根据不良等级确定签字权。

2.“相关部门”是指反馈信息涉及的次要部门。

3.如品管部验证未达到预期效果，应重新填写此单，作为新的反馈信息处理。