文件、记录、数据分析、法律法规

文件控制程序实施本程序的目的是对本矿职业安全健康管理体系文件进行控制，确保体系运行的各个使用场所都可获得现行有效版本的适用文件。

2 范围本程序适用于全矿职业安全健康管理体系文件（包括相关的外来文件）的控制。

3 职责3.1 企管科负责统一归口管理所有职业安全健康体系文件，并具体负责管理职业安全健康管理手册和程序文件。

3.2 各职能部门根据各自的职责范围，负责管理相关的职业安全健康体系文件。

3.3上级颁布的与职业安全健康管理体系有关的外来文件由接收部门负责管理。

4 工作程序4.1 文件的分类和控制方式4.1.1按层次分类，体系文件包括：a.文件化的职业安全健康方针和目标；b.职业安全健康管理手册；c.职业安全健康管理体系程序文件；d.作业文件，可分为管理性文件和技术性文件：①管理性文件包括管理制度、岗位责任制、工作计划等；②技术性文件包括上级及矿各部门编制的作业规程、操作规程、产品标准、检验标准、设备标准及其他工艺技术性文件。

e.记录（记录的控制执行《记录控制程序》）。

4.1.2 文件的控制方式a.受控：体系覆盖部门使用的和发给集团公司及审核认证机构的与体系有关的文件为受控文件，以“受控”和发放编号加以标识；b.非受控：一次性发给顾客或上级主管部门的文件，为非受控文件，不受更改和换版的控制；4.2 文件的编制、审核、批准4.2.1 方针、目标的制定、批准4.2.1.1 矿长组织制定并批准职业安全健康方针。

4.2.1.2 职业安全健康目标的制定、审核、批准执行《方针、目标、指标管理程序》。

4.2.2 手册的编制、审核和批准4.2.2.1 管理者代表组织有关职能部门编写职业安全健康管理手册。

4.2.2.2 管理者代表审核职业安全健康管理手册。

4.2.2.3 矿长批准职业安全健康管理手册。

4.2.3 程序文件的编制、审核和批准4.2.3.1 企管科组织编写程序文件。

各职能部门负责人根据要求组织编制归口管理的程序文件。

4.2.3.2 相关部门负责人或分管领导审核程序文件。

4.2.3.3 矿领导负责批准分管范围内的职业安全健康管理体系程序文件。

4.2.4 作业文件的编制、审核、批准4.2.4.1 作业文件分类：a. 矿级作业文件：指由职能部门编制下发的、在多个部门使用的文件。

b. 单位级作业文件：指各单位编制下发的、仅在单位内部使用的体系文件。

4.2.4.2 矿级职业安全健康管理性文件由归口管理部门编制，部门负责人审核，矿分管领导批准。

必要时，归口部门将文件报矿长或上级主管部门批准。

4.2.4.3 单位级管理性文件，由单位分管负责人审核，主管负责人批准。

4.2.4.4 作业规程等工艺文件由施工单位编制，归口部门组织相关部门专业人员审核，总工或其授权的副总工程师批准。

4.2.4.5 其它技术文件由各单位制订，归口管理部门或本部门负责人审核，总工或其授权的副总工程师批准。

必要时，归口管理部门将文件报上级主管部门批准。

4.2.5 记录表样的设计和批准各部门依据手册、程序文件和作业文件要求，设计必要的质量记录表样，并规定保存期，经部门负责人审批后按规定的执行日期投入使用。

4.3 文件的收发4.3.1 手册和程序文件由企管科统一编号，加盖“受控”标志，按批准的发放范围，建立文件发放登记簿，领用者签字后发放。

4.3.2 与体系有关的矿级文件，各归口部门在发放前要到企业管理科备案，由企业管理科加盖受控标志，归口部门统一编号，按批准的发放范围，建立文件发放登记簿，领用者签字后发放。

4.3.3 单位级作业文件发放前必须先到企业管理科备案，由各单位编号，做好“受控”标识后，按批准的发放范围，建立文件发放登记簿，领用者签字后发放。

4.3.4 各单位收到受控文件后要及时填写受控文件登记表，并填写“文件传阅记录单”按部门负责人的批示意见传阅或传达文件，传阅结束后文件管理员及时收回文件。

4.3.5 文件丢失后，由使用部门提出书面申请，单位领导签字后到文件管理部门进行补发重新编号的文件。

4.4 文件的保管和使用4.4.1 各单位配备专（兼）职文件管理员，安排合适的场所保管所使用的受控文件，确保文件保持清晰，易于识别和检索。

4.4.2 需临时借阅文件的人员，填写“文件借阅登记表”，并及时归还文件。

4.4.3 需归档保存的文件资料，相关部门办理交接手续后交档案科统一管理。

4.4.4 复印受控文件须经归口管理部门书面批准，并由归口部门按受控文件进行管理。

4.5 文件的更改、换版与评审4.5.1 文件更改4.5.1.1 更改方式a. 原文更改：更改内容较少时，可在原文处划掉或补充有关内容。

b. 换页更改：更改内容较多或无法在原文处更改时进行换页更改。

4.5.1.2 各部门更改文件时要填写“文件更改单”，说明更改理由和更改内容，经部门负责人及该文件归口管理部门负责人审核后，报文件的原审批部门批准，若指定其他部门审批，要获得有关的背景资料。

批准后，由文件发放部门依据 4.3条规定进行管理。

4.5.1.3 文件持有部门或人员要及时依据文件更改单更改文件，在更改处盖章或签字，并填写“文件更改记录单”，以确保每个现场均使用现行有效的适用文件。

4.5.2 文件换版4.5.2.1 当文件修改内容较多影响使用或文件整体内容不适用时要进行文件换版，新版文件按4.2的规定履行审批手续。

4.5.2.2 新版文件下发执行后，文件发放部门要依照旧版文件发放记录，及时收回失效文件。

4.5.3 文件评审4.5.3.1 在本矿环境因素、职能、活动、机构、法律法规和其他要求等发生变化时，文件管理部门对文件组织评审，以保证文件的充分性、适宜性。

4.5.3.2企管科每年在管理评审前对职业安全健康手册、程序文件的充分性、适宜性组织专业人员进行评审并记录，特殊情况下适时组织评审。

4.5.3.3 归口管理部门及各单位每年对所管理的作业文件的适宜性进行评审并记录，特殊情况下依据实际情况适时组织评审。

4.5.3.4 由评审引起的文件更改或换版执行4.5.1或4.5.2条规定。

4.6 作废文件的销毁4.6.1 作废的文件要在受控文件登记表备注栏内注明“作废”。

4.6.2作废文件需销毁的，起草部门文件管理员要填写“文件留用/销毁申请单”，经本单位和归口管理部门负责人审批后，由文件发放部门依据文件发放记录及时回收作废文件，统一销毁，并做好回收和销毁记录。

4.6.3 因任何原因而保留作废文件时,由留用部门提出书面申请，经文件发放部门批准后，做好“参考”标记，防止作废文件的非预期使用。

4.6.4 有明确有效期限的计划、作业规程等类文件过期后自行作废，不需回收，需销毁的年底由使用部门统一办理销毁手续。

需留用的执行 4.6.3条规定。

归口管理部门保存文件原稿。

4.7 外来文件的管理4.7.1 与体系有关的外来文件主要包括：相关的法律法规、上级颁布的规程、标准以及顾客、供方、上级主管部门等发放的文件。

4.7.2 各单位收到外来文件后及时报部门负责人确认是否与职业安全健康管理体系有关，与体系有关的文件要纳入体系进行受控管理。

4.8 各单位每年编制在用受控文件清单，清单内容包括：文件名称、文件代号、版本号、受控数量、归口管理部门等，并报企业管理科。

企管科汇总编制并发布《某煤矿受控文件清单》。

4.9 文件代号、编写格式、版本号等要求以及电子媒体等类型文件的管理执行《某煤矿文件控制规定》。

5 相关文件a.记录控制程序；b.某煤矿文件控制规定；c.某煤矿受控文件清单。

6 相关表单a. 受控文件登记表；b. 文件传阅记录单；c. 文件借阅登记表；d. 文件发放登记表；e. 文件更改单；f. 文件更改记录单；g. 文件留用/销毁申请单；h. 文件发放范围表；i. 文件评审表；j. 文件确认表。

1 目的实施本程序的目的是对职业安全健康管理体系所要求的记录进行有效控制，为职业安全健康活动符合要求和体系有效运行提供客观证据。

2 范围本程序适用于职业安全健康管理体系运行所要求的各种记录的控制。

3 职责3.1 企管科负责统一归口管理体系记录。

3.2 各单位依据各自的职责负责对归口管理的记录进行控制。

4 工作程序4.1 记录表样的设计及记录的保存期4.1.1 各单位在编制体系文件时，对文件所要求的记录要同时进行策划。

策划内容包括记录名称、栏目设置等要求。

策划后的记录表样按《文件控制程序》中4.2.5条规定履行审批手续后按规定执行日期投入使用。

4.1.2 记录表样的格式需更改时，由各使用部门填制文件更改单，经本部门和归口管理部门负责人批准，报企业管理科备案后按批准的执行日期投入使用。

4.1.3 各部门对归口管理的记录的保存期做出规定，经负责人审批后按规定的保存期保存记录。

4.2 记录的填写要求4.2.1 记录要字迹清晰，内容完整，填写规范，不必要的填写项目打“/”。

4.2.2 记录要标明填写人，有审核要求的记录要有审核人签名。

4.2.3 填上内容的记录不得擅自更改，如因笔误需更改时，要在更改处盖章或签字，并对更改内容负责。

4.3 记录的管理4.3.1 记录要以记录名称、形成日期等标识。

4.3.2 各单位要明确一名记录管理人员，负责对记录进行日常管理。

4.3.3 各部门及时收集记录，必要时按适宜的方法分类装订成册并编目，以便于存取和检索。

4.3.4 记录要存放在适宜的场所中，采用适当的方式加以保护，防止损坏、变质和丢失，并按规定的保存期予以保存。

4.3.5记录管理员对本单位使用的记录表样进行汇总，编制记录汇总表，明确记录名称、归口单位和保存期，经部门负责人审核、批准后，报企管科备案。

当记录表样的名称和保存期发生变更时，记录管理员要及时更改记录汇总表，并将变更情况及时报企管科备案。

4.3.6需归档的记录，各部门办理交接手续后交档案科归档保存。

4.4 记录的处理记录超过保存期需销毁的，由保存单位编制销毁清单，经本单位和归口管理部门负责人批准后销毁。

5 相关文件文件控制程序6 相关表单a. 记录销毁清单；b. 文件更改单1目的确定、收集和分析适当的数据，评价职业安全健康管理体系的有效性，识别改进的方向，实施职业安全健康管理体系的持续改进。

2 范围适用于对职业安全健康管理体系有关数据确定、收集、分析、评价及实施体系改进的控制。

3 职责3.1 企管科负责数据分析与改进的归口管理。

3.2 各单位、部门负责收集、分析本单位、部门有关数据并实施对体系的改进。

4 工作程序4.1 数据的内容4.1.1 与职业安全健康管理体系运行有关的数据，包括内部审核、外部审核、管理评审的输出、体系运行监视和测量信息等。

4.1.2 与产品质量有关的数据，包括记录、不合格品信息、产品监视和测量信息等。

4.1.3 与供方有关的数据，包括供方信息、采购产品质量信息、检验信息等。