照片档案 方法
照片档案整理方法与流程
照片档案整理方法与流程
1
照片的分类
①分保管期限
②分年度
③分永久、30年、10年
2
照片的排列1-同年同一保管期限内
①同一内容集中排
②根据时间顺序排
③重要内容往前排
照片的排列2-反映同一内容的一组照片
①先总后分
②先集体后个人
③先特殊后一般
3
照片的编号
①在同一保管期限下从1编流水册号
②每册内照片从1编大流水的张号
③一组照片给定一个组联符号
④每册内组联符号从1编大流水号
⑤单张照片不编组联符号
4
照片入册
①使用国家规范照片册
②大照片平放或卷放于档案盒中
5
照片说明的格式及内容题名：
简明概括、准确反映照片的基本内容
（人物、时间、地点、事由等）
照片号：纸质照片的档号
底片号：底片的档号
参见号：与照片密切联系的其他载体档案的档号摄影时间：拍摄时间，8位阿拉伯数字
摄影者：一般填写个人，必要时加注单位
文字说明：对题名的补充
成组照片说明的填写与单张照片的区别
◆每组照片之前填写组合说明
◆每张说明应标注组联符号
◆组内照片的题名可以简化
6
填写相册脊背
7
纸质照片的编目。
照片档案整理方法
照片档案整理方法在数字化时代，我们拍摄的照片数量越来越多，而如何将这些照片进行整理成为一项非常重要的任务。
正确的整理方法不仅可以方便我们查找和使用照片，还能保护照片的完整性和安全性。
以下是一些照片档案整理的方法。
1.创建文件夹结构：首先，为您的照片创建一个简单而有逻辑的文件夹结构。
可以按照年份或事件来分类。
例如，可以创建一个名为“2024”的文件夹，然后在其中创建子文件夹用于每个月或每个事件，如“一月”、“生日聚会”等。
2.文件夹命名：在为文件夹命名时，使用清晰和简洁的名字将有助于以后更容易找到照片。
避免使用模糊的名字如“杂项”或“照片备份”，而是用具体的标题来描述照片内容。
3.扫描纸质照片：如果您还有纸质照片需要整理，可以使用扫描仪将其转换为数字格式。
扫描后的数字照片可以与其他电子照片一起存放，方便查找和管理。
4.调整照片命名：对于已经拍摄的数字照片，您可能需要对其进行命名调整。
通常，相机生成的文件名不太有意义，可以根据照片内容或拍摄时间来重新命名。
例如，一个合适的命名方式可以是“生日聚会_2024_01_05”。
7.备份照片：在整理好照片后，及时进行备份是非常重要的。
可以将照片保存在不同的存储设备上，如外部硬盘驱动器、云存储服务或其他计算机。
这样，即使丢失了一个存储设备，您的照片仍然可以安全地保护和恢复。
8.定期整理和删除照片：随着时间的推移，您的照片库会不断增长，因此定期整理和删除照片是必要的。
可以根据需要去除模糊、重复或不需要的照片。
这将有助于保持整个照片库的整洁和可管理性。
9.创造故事或相册：有时，您可能会希望将一些照片组合起来，以创建一个有故事性的相册。
您可以选择一些相关的照片，并在照片之间添加一些描述性的文本，以便将照片放置在一个相册中，以告诉一个完整的故事。
照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，对于保护照片资料的完整性和可访问性具有重要意义。
本文将介绍照片档案管理的规范，包括档案分类、存储方式、索引标识、备份与恢复以及安全保护等五个方面。
一、档案分类1.1 按照主题分类：将照片按照主题进行分类，如人物、风景、活动等，便于查找和管理。
1.2 按照时间分类：将照片按照时间顺序进行分类，可以按年份、月份或具体日期进行分类，方便追溯和归档。
1.3 按照地点分类：将照片按照拍摄地点进行分类，可以按照国家、地区、城市或具体场所进行分类，有助于查找和定位照片。
二、存储方式2.1 数字存储：将照片以数字形式存储在计算机或服务器中，便于管理和备份，同时可以进行在线分享和传输。
2.2 实体存储：将照片以实体形式存储在光盘、硬盘、U盘等存储介质中，便于携带和传输，同时需要注意存储介质的防潮、防尘和防磁等措施。
2.3 云存储：将照片存储在云端服务器中，可以实现远程访问和共享，同时需要确保云存储服务的稳定性和安全性。
三、索引标识3.1 文件名命名规范：为每张照片设置有意义的文件名，包括主题、时间和地点等信息，便于快速定位和识别照片。
3.2 元数据标注：为照片添加元数据信息，包括拍摄设备、拍摄参数、拍摄时间等，方便后续的检索和分析。
3.3 关键词标注：为照片添加关键词标签，包括人物、地点、活动等关键词，便于通过关键词搜索进行查找。
四、备份与恢复4.1 定期备份：定期将照片进行备份，确保照片的安全性和可恢复性，可以选择本地备份或云端备份，同时备份的存储介质需要定期检查和更新。
4.2 多地备份：将照片备份到多个地点，避免单点故障带来的数据丢失风险，可以选择在家中、办公室和云端等多个地方进行备份。
4.3 恢复测试：定期进行照片备份的恢复测试，验证备份的完整性和可用性，确保在需要恢复时能够顺利进行。
五、安全保护5.1 防火防水：将照片存储在防火、防水的环境中，避免因火灾或水灾导致照片的损失，可以选择专业的防火柜或防水袋进行存储。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理是指对照片进行系统化的分类、整理、存储和检索的过程。
合理的照片档案管理规范能够确保照片的安全性、完整性和可访问性，提高照片档案的管理效率和服务质量。
本文将介绍照片档案管理的标准格式，包括照片档案的分类、整理、存储和检索等方面的要求。
二、照片档案分类1. 照片档案应根据内容、来源和形式进行分类。
2. 内容分类：根据照片所涵盖的主题、场景或者对象进行分类，例如人物照片、风景照片、事件照片等。
3. 来源分类：根据照片的来源进行分类，例如个人拍摄照片、机构采集照片、社交媒体照片等。
4. 形式分类：根据照片的格式进行分类，例如数码照片、胶片照片、印刷照片等。
三、照片档案整理1. 照片档案应按照分类要求进行整理，确保照片的有序性和一致性。
2. 照片应按照时间顺序进行排序，确保照片的时序性。
3. 照片应配备相应的说明文字或者标签，包括拍摄日期、地点、人物、事件等信息，以便于后续的检索和使用。
4. 照片档案应定期进行检查和更新，及时清理和整理无效或者重复的照片。
四、照片档案存储1. 照片档案应选择合适的存储介质，确保照片的安全性和稳定性。
常见的存储介质包括硬盘、光盘、云存储等。
2. 照片档案应进行备份，确保照片的可靠性和防止意外丢失。
3. 照片档案应设立专门的存储区域或者设备，避免与其他档案混淆或者污损。
五、照片档案检索1. 照片档案应建立相应的索引系统，以便于快速检索和查找照片。
2. 索引系统可以按照照片的分类、时间、地点、人物等要素进行建立。
3. 索引系统应具备良好的可读性和易用性，方便用户进行检索操作。
4. 照片档案的检索结果应准确、全面和及时，能够满足用户的需求。
六、照片档案保密1. 照片档案管理人员应具备保密意识和责任心，确保照片档案的机密性和安全性。
2. 照片档案应设立权限管理机制，限制非授权人员的访问和使用。
3. 照片档案应采用加密技术，确保照片的安全传输和存储。
照片档案整理方法
（6） 大幅底片的放置
（7）底片的编目
① 册内备考表
册内备考表项目包括：本册情况说明、立
册人、检查人、立册时间。
②底片册的封面 底片册的封面应印制“底片册’字样。
③底片册的册脊
底片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限；起 止张号、册号。 （8） 底片册的排列 底片册按照全宗号、保管期限、册号的 顺序排列，上架保存。
至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与
实况不符的应及时调整。
照片的拍摄时间：用 8位阿拉伯数字表示，
第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8
位表示日。
示例：2010年7月2日写作20100702。
•摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。
•文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、 背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映 的全部信息；或对题名未及内容作出补充。 其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归
底片编号相同)。选用合—编号法宜以照
片、底片齐全为基础。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限代码：分别用“1、2、3”或
“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。
册（卷）号：在同一全宗,同一保管期限内照
片册（卷）的排列从“1”开始的顺序编号。
张号：
格式一中的张号是指照片在册（卷） 内的排列从“1”开始的顺序编号。
（1） 照片的分类 应在全宗内按保管期限—年度—问题进
行分类。跨年度且不可分的照片，也可
按保管期限—问题—年度进行分类。分
类方案应保持前后一致，不应随意变动。
例:照片分类方案:
第一种分类方法:保管期限—年度—问题， 例: 永久-2001年-党群、永久-2001年-综合、永 久-2001年-业务、 长期-2001年-党群、长期-2001年-综合、长 期-2001年-业务、
照片档案整理规则
照片档案整理规则随着数码相机和智能手机的普及，我们拍摄的照片数量越来越多，照片档案的整理变得非常重要。
正确的整理方法可以帮助我们更好地管理和浏览照片，让我们能够轻松地找到所需的照片。
下面是一些照片档案整理的规则和建议，希望对大家有所帮助。
1. 创建文件夹结构我们需要创建一个合理的文件夹结构来组织照片。
可以按照日期、活动、地点等不同的分类方式来建立文件夹。
例如，可以创建一个"2022年"的文件夹，然后在其中创建"生日"、"旅行"、"家庭"等子文件夹。
这样，我们就可以根据需要将照片整理到相应的文件夹中。
2. 重命名照片文件为了更好地标识照片，我们可以考虑给照片文件进行重命名。
可以使用日期、活动、地点等信息来命名照片文件。
例如，可以将一张在2022年生日派对上拍摄的照片命名为"20220101_Birthday_Party_001.jpg"。
这样，我们就可以通过文件名快速了解照片的拍摄时间和内容。
3. 使用标签和关键词除了文件夹结构和文件名，我们还可以使用标签和关键词来标记照片。
不同的照片管理软件和应用程序都支持标签和关键词的功能。
通过添加标签和关键词，我们可以更容易地搜索和筛选照片。
例如，可以给一张照片添加标签"生日"、"朋友"和"派对"，这样当我们需要找到与生日派对相关的照片时，就可以轻松地进行检索。
4. 删除重复和模糊照片在整理照片的过程中，我们也需要删除重复和模糊的照片。
重复的照片只会占用存储空间，而模糊的照片则没有太多的实际价值。
可以使用照片管理软件中的重复照片查找功能和模糊照片检测功能来帮助我们快速删除这些照片。
5. 备份照片档案照片档案的备份非常重要，可以避免因意外事件导致照片丢失。
我们可以使用外部硬盘、云存储服务或者在线备份工具来备份照片。
照片档案整理方法步骤
照片档案整理方法步骤1.收集照片：首先要收集到所有需要整理的照片，可以从相机、手机、云盘、电脑等各种媒介中收集。
将所有的照片都放在一个统一的位置，方便后续操作。
2.梳理照片：对于大量的照片来说，有些是重复的，有些可能不是重要的，需要进行梳理。
可以先将照片按照时间顺序排列，然后逐个浏览，删除掉不需要的、模糊的或者重复的照片。
3.分类照片：根据照片的内容和主题，将照片进行分类。
可以按照人物、地点、活动、时间等方面进行分类。
可以创建文件夹或者使用专业的照片管理软件来进行分类。
5.进行备份：为了确保照片的长期保存和安全，最好进行备份。
可以将照片复制到外部硬盘、云盘或者光盘中，确保至少有两个独立的存储介质保存照片。
6.打印照片：对于一些特别重要和有纪念意义的照片，可以考虑打印出来，以便于长久保存和欣赏。
可以选择一些专业的照片打印店或者使用家用打印机进行打印。
7.建立相册：将照片做成相册，不仅可以方便浏览，还可以陈列和分享。
可以选择一些专业的相册制作软件和服务，根据照片的主题和内容进行设计和制作。
8.定期整理：照片的数量会不断增加，为了保持照片档案的整洁和有序，最好定期进行整理。
可以每年或者每个季度进行一次照片整理，删除不需要的照片，补充新的照片。
9.分享照片：完成照片档案整理后，可以选择一些适合的方式和平台来分享照片。
可以通过社交媒体、云相册、邮件等方式分享给亲朋好友，让更多人分享你的快乐和回忆。
总结起来，照片档案整理的步骤包括收集、梳理、分类、标注、备份、打印、建立相册、定期整理和分享。
通过这些步骤，可以将照片整理得井井有条，方便查找、保存和分享。
同时，也能够更好地保护照片，防止丢失或损坏。
照片档案方法步骤
照片档案方法步骤 SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#照片档案整理方法步骤•一、照片档案的定义•照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。
•二、照片档案整理原则•照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。
照片档案的底片、照片应存放在照片盒内，数字照片的光盘，移动硬盘应单独存放。
•三、照片档案整理方法步骤•收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目•（一）照片档案收集•1、收集范围•（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
•①领导人和着名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
•②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
•③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
•（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和着名人物的照片。
•（3）其他具有保存价值的照片。
•2、收集要求：及时、齐全、完整。
•（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。
（2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。
（3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。
主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点•（4）底片、照片、说明应齐全。
•（5）底片与照片影像应一致。
•（6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。
数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。
• 3 、收集时间•（1）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，各档案室归档，一般不应跨年度。
•（2）依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。
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▪ 2、每专题（组）照片排列张号。
▪ 例：在第1册内第一组照片有15张
▪
F 1 — 1 ·1
▪
………
▪
F 1 — 1 ·15
第三步、排列
▪ 在第1册内第二组照片有6张照片，延续第 一组的照片编号，
▪
F 1 — 1 ·16
▪
………
▪
F 1 — 1 ·21
▪ 在第1册内排满照片后，再排第2册。第2册 的照片张号必须从1开始。
第五步、拟写说明
▪ 以每张照片为单位拟写小说明 ▪ 位置：在照片的右侧、左侧或正下方
第六步、张贴
▪ 用白乳胶，正反两面粘贴照片 ▪ 整齐美观 ▪ 留位张贴总说明和小说明
竖式说明的粘贴方法
横式说明的粘贴方法
▪ （三）照片的粘贴方法
装订线
实例：芯页正面
总说明
每张照片 说明
页码
照片
▪ （三）照片的粘贴方法 实例：芯页背面
影像不清 晰，不要 归档。
第三步、排列
▪ 按“年度—问题”进行分类，在同一年度 内按照片的问题结合形成时间排列。
▪ 注意：不要求区分保管期限，仅分为归档 与不归档两部分，归档的照片保管年限为 长期以上。
第三步、排列
▪ １、按形成时间—专题（组）排列。
▪ 即将本单位的所有照片收集后，先排最早的年度， 然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议的 照片。
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
类别号：档案分类表中表示照片 档案的代号。
照片号的格式
F 1 — 1.3
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
册号：按排列顺序对照片册从“1” 开始编制的流水号。
照片号的格式
F 1 — 1.3
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
张号：格式一中的“张号”是指在一本照片册内 对照片按排列顺序从“1”开始编制的流水号；
▪ 对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。 一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照 片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明 其存放地址。
大幅照片的放置
讲课结束，不正之处请指正， 谢谢！
39
1994.10.1 2
F1-1.10 1995年春节醒狮队在三水市社会保险事业局门前采青
1995.2
F1-1.11
F1-1.12 ~20
1998年6月20日三水市社会保险事业局与中国工商银行三水市 支行举行市属企业离退休人员养老金社会发放会议
1998年6月20日三水市社会保险事业局在西影广场开展宣传 《广东省社会养老保险条例》《广东省社会工伤保险条 例》咨询活动
第八步:著录
第九步、打印目录（一式二份）
照片档案卷内目录
类别号
F1
案卷号
1
照片号
照
片
题
名
拍摄 时间
照片 所在 页号
底片所在 卷号 页号 底片 号
备 注
F1-1.1 1993年5月14日三水市社会保险事业局成立全局工作人员留影 1993.5.14
1
F1-1.2~9
1994年10月12日三水市社会保险事业局在西南镇工人文化宫 举行三水市退休职工庆祝广东省第六届老人节游园活动
1998.6.20 1998.6.19
2 11 12 13/18
第十步、贴侧标签
*大幅照片的管理
▪ 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其 放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号 顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固 定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如 水平放置，照片的堆放高度不宜超过5CM。
以竖直放置为宜。
▪ 参见号：参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体 档案的档号。
▪ 时 间：照片的拍摄时间 ▪ 填写格式：2006年4月10日写成20060410。 ▪ 摄影者：摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。 ▪ 文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、
摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息； 或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦 可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注 明照片版权、来源等。
格式二中的“张号”是指在一个立档单位内对照 片按排列顺序从“1”开始编制的流水号。
第五步、拟写说明
▪ 以一组照片为单位拟写总说明。 ▪ 总说明的内容： ▪ 1、标题——根据本组照片的内容，由整理者拟出
标题。标题要概括出这组照片的基本内容，并作 为照片档案卷内目录的著录条目。 ▪ 2、时间 ▪ 3、地点 ▪ 4、主要人物 ▪ 5、基本内容 ▪ 6、注明本组照片共多少张照片。 ▪ 整理时，用白纸（尺寸可大于3R照片）将上述内 容打印，贴在这组照片的上方
照片
1999年 2000年 2001年 2002年 ……
将照片按不同的年度分开。如 果每个年度的照片不多，在年度内 可以不分问题，直接按照片形成时 间排列归档。
照片
1999年 2000年 2001年 2002年 ……
企业概况 产品、商标 宣传营销 企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对 同一年度的照片按问题分开。
照片档案整理方法
照片档案整理流程
▪ 收集—挑选照片—排列—编号—拟 写说明—张贴—编页码—著录—打 印目录—贴侧标签
第一步、收集
收集范围:记录本单位主要职能活动和重要 工作成果的照片。
*领导人和著名人物参加与本单位有关的 重大公务活动的照片；
*本单位组织或参加的重要外事活动；
*记录本单位重大事件、重大事故及其他异 常情况和现象的照片;
第
第
1
2
册
册
如果照片数量不多，可以一个年度组成 1册，或者几个年度的照片组成1册。
第四步、编号
▪ 按“类别号—册号—张号”的模式
▪ F 1—3.1
▪
张号（第三册的第一张）
▪
册号（第三册照片档案）
▪
一级属类（照片档案）
▪
大类代字（声像档案）
照片号的格式
F 1 — 1.3
照片
1999年 2000年 2001年 2002年 ……
企业概况 产品、商标 宣传营销 企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对同 一年度的照片按问题分开。
1999年
2000年
2001年
……
第第第
123 册册册
第第
45 册册
第第
67 册册
如果照片数量较多，可以一个年度组
成数册。比如，1999年的照片，共组成3 卷。 2000年的照片，组成2册。 2001年的 照片，组成2册。
*其他具有保存价值的照片。
第一步、收集
▪ 收集要求： 应按照规定向本单位档案室或档案工作人员
归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有； 归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保
存（封存保管、供查阅利用、异地保存）。 ▪ 收集时间： ▪ 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应
及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并 尽量不跨年度）。
第三步、排列
▪ 例：在第2册内第一组照片有10张
▪
F 1 — 2 ·1
▪
………
▪
F 1 —2 ·10
▪ 在第2册内第二组照片有9张照片，延 续第一组的照片编号，
▪
F 1 —2 ·11
▪
………
▪
F 1 — 2 ·19
▪ 第2册排满照片后，再排第3册。
▪ 一组照片不可以排在两册中。
照片 这是一家企业收集到的所有照片。
第二步、挑选照片
对反映同一内容的若干张照片， 应选择其主要照片归档。主要照片 应具备主题鲜明、影像清晰、画面 完整、未加修饰剪裁等特点。
区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
主题不鲜 明，可不
归档。
区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
构图重复， 可选其一。
区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
装订线 每张说明 照片
第七步、编页码
在照片档案薄正面的右上角、 背面的左上角盖页码，目录页不 用编页码。
第八步、著录
▪ 照片名称：根据本组照片的内容，由整理者拟出的标题 名称。
▪ 照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺 序的一组字符代码，例如:机关的档案分类中照片的编号 方法，F1—1·1