FlowServer - Process Manager

AnvändarmanualProcessverktygetStockholm den 13 oktober 2003Användarmanual ProcessverktygetInledning Vi tror att det bästa sättet att organisera information är att knyta upp den kring företagets processer. Tidigare har detta enbart varit en teoretisk utgångspunkt, det har varit svårt att skapa ett verktyg där detta fungerar praktiskt. Med FlowServer® är det äntligen möjligt, och till och med enkelt! När man strukturerar informationen kring företagets processer får man: • • • • • • kontroll mer tid åt värdeskapande arbete unika lösningar för varje företag samma stödprocesser som andra företag en metod att hantera kunskap (Knowledge Management) en flexibel lösning - det är lätt att förändra (allt är processer)I FlowServer® finns ett verktyg för processhantering. Det fungerar som en verktygslåda i arbetet med att kartlägga företagets processer och blir samtidigt ett konkret arbetsstöd för aktiviteter och roller i själva processen. Man börjar med att definiera vilka aktiviteter och roller som ingår i en process genom att designa en processkarta. Sedan kopplar man varje aktivitet till sidor på tjänsten eller tjänsterna som skapats med publiceringsverktyget. En process kan exempelvis börja med att någon fyller i ett formulär på Internettjänsten, fortsätta på intranätet, gå ut en runda på extranätet, kanske ta en tur via SMS tillbaks till intranätet och slutligen hamna som dokumentation på intranätet, eller vara del av en statistikrapport på webben. Processer ser väldigt olika ut och arbetssätt, förutsättningar och behov i olika företag skiljer sig från fall till fall. FlowServer® erbjuder ett generellt stöd i arbetet med att kartlägga processer och utifrån kartläggningsarbetet skräddarsyr man enkelt ett helt system som blir anpassat efter den egna verksamheten och organisationen. FlowServer® kan hantera ett obegränsat antal parallella processer – ärendehantering, kundtjänst, rekrytering, resursbokning, dokumenthantering, kommunikationsprocesser, verksamhetsprocesser eller vad man vill. Detta är en övergripande användarmanual till processverktyget i FlowServer®.2Innehåll Dokumentet är upplagt på följande sätt: Öppna verktyget...................................................................................................... 4 Att öppna eller skapa en process ............................................................................. 5 Översikt ................................................................................................................... 6 Process ................................................................................................................. 7 Roll...................................................................................................................... 8 Aktivitet ............................................................................................................... 9 Attribut .............................................................................................................. 10 Funktioner i en aktivitet ....................................................................................... 11 Attribut .............................................................................................................. 12 Destinationer...................................................................................................... 13 Villkor................................................................................................................ 14 Händelser........................................................................................................... 15 Formulär ............................................................................................................ 16 Ärenden ............................................................................................................. 17 Föda till den här aktiviteten................................................................................. 18 Avslutning ............................................................................................................. 193Öppna verktygetFör att komma åt verktyget skriver du in den adress du fått av administratören. Du kommer då till FlowServer® där processverktyget ligger. Innan du kan öppna processverktyget måste du öppna en tjänst, det kan exempelvis vara ett intranät eller en Internettjänst där processerna ligger. Välj tjänst i rutan och klicka på Öppna.Klicka på Internettjänsten och välj Öppna så startar redigeringsverkty get för Internettjänsten_áäÇ=NK=aá~äçÖêìí~=Ç®ê=Çì=î®äàÉê=îáäâÉå=íà®åëí=Çì=îáää=êÉÇáÖÉê~=å®ê=Çì=ëâêáîáí=áå=~ÇêÉëëÉå=íáää= cäçïpÉêîÉê=á=Çáå=ïÉÄÄä®ë~êÉK==4Att öppna eller skapa en processFör att öppna eller skapa en process, gå till Visa-menyn och välj Processer. Du kommer då till rutan nedan där du antingen kan öppna en process du skapat tidigare, eller välja att skapa en ny genom att klicka på Skapa ny._áäÇ=OK=aá~äçÖêìí~=Ç®ê=Çì=î®äàÉê=îáäâÉå=éêçÅÉëë=Çì=îáää=êÉÇáÖÉê~=ÉääÉê=çã=Çì=îáää=ëâ~é~=Éå=åó= éêçÅÉëëKK=5ÖversiktProcessverktyget består av en processkarta, ett processträd och ett formulär. Nedan ser du hur dessa ser ut.ProcessträdProcesskartaFormulär_áäÇ=PK=bå=∏îÉêëáâí=∏îÉê=éêçÅÉëëîÉêâíóÖÉíK= = Processkartan Processkartan visar visuellt hur processen ser ut, vilka roller och aktiviteter som ingår och hur de är sammankopplade till varandra. Pilarna mellan aktiviteterna visar hur flödet går i processen. Processträdet Informationen i processträdet motsvarar den som finns i processkartan, men här visualiseras den på ett annat sätt. Det kan vara enklare att hitta till rätt information beroende på hur man vill arbeta. Formulär6I formuläret kan du redigera information om aktiviteter och roller m.m. Formuläret ser olika ut beroende på vilken aktivitet eller funktion som är markerad.Process Om du valt att skapa en ny process kan du ange vad processen heter genom att fylla i informationen i formuläret. Här kan du också skriva in en beskrivning av processen i fri text. För att kunna ändra processens namn och beskrivning vid ett senare tillfälle kan du klicka på processnoden (den översta ikonen) i processträdet. Formuläret ändras då så att du kan ändra uppgifterna. För att spara uppgifterna klickar du på knappen Uppdatera i formuläret, då uppdateras trädet. För att spara alla förändringar till servern klickar du på Spara-ikonen i verktygsfältet (den ser ut som en liten diskett). Processen lagras då och du kan hämta upp den vid ett senare tillfälle._áäÇ=QK=cçêãìä®êÉí=Ñ∏ê=~íí=êÉÇáÖÉê~=ÖÉåÉêÉää=áåÑçêã~íáçå=çã=éêçÅÉëëÉåKK=7Roll För att skapa en ny roll klickar du på verktygsikonen Ny Roll längst upp till vänster i verktyget. Skriv in namnet på rollen och klicka på Ok. Du kan flytta roller upp eller ner i processkartan genom att dra dem upp eller ner. De aktiviteter som är knutna till rollen följer då med automatiskt._áäÇ=RK=bå=êçää=EhìåÇF=ë™ëçã=ÇÉå=ëÉê=ìí=ä®åÖëí=íáää=î®åëíÉê=á=éêçÅÉëëâ~êí~åK=8AktivitetFör att skapa en ny aktivitet klickar du på verktygsikonen Ny Aktivitet uppe till vänster i verktyget. Du ser då att det läggs till en aktivitet både i processkartan och i processträdet, samtidigt ändras formuläret så att du kan skriva in namnet på aktiviteten i formuläret. Här kan du också skriva in en beskrivning. Glöm inte att klicka på knappen Uppdatera för att inte dina förändringar ska försvinna._áäÇ=SK=cçêãìä®êÉí=Ñ∏ê=~íí=êÉÇáÖÉê~=ÖÉåÉêÉää=áåÑçêã~íáçå=çã=Éå=~âíáîáíÉíKK=9AttributVarje process kan innehålla ett antal attribut som avser vilken typ av information som behövs lagras eller hämtas någonstans i processen. För att ange vilka attribut processen ska innehåller, klicka på Samtliga attribut längst ner i processträdet och välj Generella. När du klickat på Generella förändras formuläret och visar nu en lista på alla attribut som finns i processen. För att lägga till ett nytt attribut, klicka på Skapa nytt attribut, skriv in namn, beskrivning och typ och klicka på Uppdatera._áäÇ=SK=cçêãìä®êÉí=Ñ∏ê=~íí=êÉÇáÖÉê~=ÖÉåÉêÉää~=~ííêáÄìí=á=éêçÅÉëëÉå=10Funktioner i en aktivitetVarje aktivitet innehåller ett antal funktioner som påverkar hur processen ser ut och fungerar. Du kommer åt dessa funktioner antingen genom att klicka upp trädet och välja noder under varje aktivitet, eller genom att högerklicka på en aktivitet i processkartan._áäÇ=TK=k®ê=Çì=Ü∏ÖÉêâäáÅâ~ê=é™=Éå=~âíáîáíÉí=âçããÉê=Çì=™í=~âíáîáíÉíÉåë=ÑìåâíáçåÉêK=====_áäÇ=UK=k®ê=Çì=îÉÅâä~ê=ìí=~âíáîáíÉíÉêå~=á=éêçÅÉëëíê®ÇÉí=ëÉê=Çì=çÅâë™=î~êàÉ=~âíáîáíÉíë=ÑìåâíáçåÉêK=AttributUnder funktionen Visa attribut (generella attribut och gruppattribut) anger du vilka av processens samtliga attribut som du vill ska vara tillgängliga under den aktuella aktiviteten.Här kan du ställa dig själv frågan:Vilken information behöver den valda rollen ha tillgång till ellerkunna lämna just här vid den här aktiviteten?Till exempel: Om vi har en process för rekrytering på ett företag och första aktiviteten anger att en sökande ska söka ett arbete, bör hon som söker arbete kunna lämna namn, telefonnummer, kompetens osv. vid den aktiviteten. Alltså, dessa uppgifter ska motsvara attribut som vi först lägger in i processens Samtliga attribut (se ovan) och sedan markerar under den valda aktivitetens attribut._áäÇ=VK=cçêãìä®êÉí=Ñ∏ê=~íí=ã~êâÉê~=îáäâ~=~ííêáÄìí=ëçã=®ê=~âíìÉää~=á=ÇÉå=ã~êâÉê~ÇÉ=~âíáîáíÉíÉåK===DestinationerUnder funktionen Visa Destinationer kan vi ange vilken eller vilka aktiviteter som kommer efter den valda aktiviteten i processen. Välj att lägga till en destination genom att klicka på Lägg till destination i formuläret. I rutan som dyker upp väljer man vilken aktivitet somärendet ska gå vidare till samt under vilka villkor som denna destination ska inträffa._áäÇ=NMK=cçêãìä®êÉí=Ñ∏ê=~íí=Ü~åíÉê~=Éå=~âíáîáíÉíë=ÇÉëíáå~íáçåÉêK==VillkorFör att lägga till ett villkor för en destination, klicka på knappen Lägg till. Då öppnas en Wizard som hjälper dig skapa ett villkor. Här kan du exempelvis ange att villkoret för att ett ärende ska gå till en viss aktivitet, är att ett särskilt attribut ska ha ett visst värde. Till exempel: Om personen som söker ett jobb i den ovan nämnda processen anger att jobbet hon söker är ”IT-tekniker”, ska ärendet gå vidare till en viss person, i annat fall till en annan._áäÇ=NNK=bå=táò~êÇ=ëçã=Üà®äéÉê=íáää=~íí=ëâ~é~=Éíí=îáääâçêK==HändelserUnder funktionen Visa Händelser kan vi skapa ett antal händelser som ska inträffa under vissa förutsättningar i processen. Lägg till en ny händelse genom att klicka på Lägg till en händelse i formuläret. I rutan som dyker upp väljer man vilken typ av händelse som ska inträffa och senare under vilka villkor som händelsen ska inträffa. Man anger villkoren på samma sätt som man anger villkor för en destination._áäÇ=NOcçêãìä®êÉí=Ñ∏ê=~íí=Ü~åíÉê~=Éå=~âíáîáíÉíë=Ü®åÇÉäëÉêK==FormulärUnder funktionen Visa Formulär kan man se vilka formulär på exempelvis ett intranät som är knutna till den valda aktiviteten. När man skapar ett formulär på en intranätsida och väljer att knyta den till en viss aktivitet i en process, kommer detta formulär att synas i den här listan.ÄrendenUnder funktionen Visa Ärenden kan man se vilka ärenden som ligger under varje aktivitet just nu. Formuläret kontaktar servern som visar samtliga ärenden i en lista. När man väljer att se ett ärende visas detta nedan._áäÇ=NP=cçêãìä®êÉí=Ñ∏ê=~íí=îáë~=~âíìÉää~=®êÉåÇÉå=ìåÇÉê=Éå=éêçÅÉëë~âíáîáíÉíK=Flöda till den här aktivitetenFör att enkelt skapa ett flöde mellan två aktiviteter kan du först markera den aktivitet som du vill ärendet ska utgå från och därefter högerklicka på den aktivitet du vill att ärendet ska fortsätta till och välja Flöda till den här aktiviteten. Då skapas automatiskt en koppling mellan de två aktiviteterna, där den senaste aktiviteten blir en destination till den förra.AvslutningDetta dokument är hela tiden under bearbetning.Den senaste versionen ligger på .。