《归档文件整理规则》
《归档文件整理规则》讲稿
《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。
《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。
大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。
因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。
我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。
下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。
一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。
企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。
《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。
对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。
因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。
归档文件整理规则
（四）机关文件材料归档范围的具体内容
1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：
a.上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料； b.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非 本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； c.上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词； d.代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； e.上级机关转发本机关文件的文件。
件材料； ⑾内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理
报告、领导批示、统计分析材料；
⑿本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位 带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；
⒀反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；
⒁本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方 面的文件材料；
本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
长期 短期
永久 长期
永久 短期
方针政策性的重要问题的
永久
一般事务性问题的
短期
内
容
13 本机关工作活动的工作总结、报告
13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的
13.2 半年的、季度的、一般专题的
14 本机关计划、规划、控制数字
件材料； ⒎上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⒏同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、
批复等文件材料。
㈡、定期保管的文书档案
⒈本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； ⒉本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； ⒊本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； ⒋本机关一般性事务管理文件材料； ⒌本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示以及一般性的
《归档文件整理规则》介绍
归档文件的分类
归档文件同意采用档案实体分类法中的 保管期限—年度—机构 保管期限—年度分类法 统一全宗应保持分类方法的稳定、统一 凡单位内设机构比较健全稳定的，职能分工明确的， 可按保管期限—年度—机构分类法 凡单位内设机构简单或不便按机构分类的，或者年度 形成归档文件数量少的，可采用保管期限—年度分类 法
归档文件的排列
一、事由原则 事由原则要求同一事由的相关文件应当排列在一 事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 起。“事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 一段较紧密的工作过程。 事由”的具体划分尺度， 一段较紧密的工作过程。“事由”的具体划分尺度， 由整理者根据办理时间的长短、 由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及 文书处理程序的不同等，自行掌握。 文书处理程序的不同等，自行掌握。 二、排列方法 总原则：在分类方案的最低一级类目内， 总原则：在分类方案的最低一级类目内，按事由 结合时间、重要程度等排列。会议文件、 结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等 成套性文件可集中排列。 成套性文件可集中排列。 同一事由内归档文件的排列，按时间、 同一事由内归档文件的排列，按时间、重要程度 进行。 归档文件的排列，按事由先后、 进行。不同事由间 归档文件的排列，按事由先后、重 要程度、事由共同属性进行。 要程度、事由共同属性进行。
归档文件的整理单位与装订 一、整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”或“为 归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“ 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 二、归档文件的装订 1.装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 装订前的文件排序 装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发 文在后；复文在前，来文在后（请示与批复、报告与批示、 文在后；复文在前，来文在后（请示与批复、报告与批示、 函与复函等）；汉文文本在前，少数民族文字文本在后； ）；汉文文本在前 函与复函等）；汉文文本在前，少数民族文字文本在后； 中文文本在前，外文文本在后。 中文文本在前，外文文本在后。 2.装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐；左侧 装订的对齐方式 装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐； 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 3.装订形式与装订材料：凡需要向各级各类档案馆移交的 装订形式与装订材料： 装订形式与装订材料 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 不锈钢夹、粘贴等形式。 不锈钢夹、粘贴等形式。
归档文件整理规则
（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法（六个部分，三十三条）。 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
（一） 装订
装订是归档文件文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订 材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。通过装订，从实体上将归档 文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
◆《意见》第五条：没有按《工业企业档案分类试行规
则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参 照执行《规则》。根据《工业企业档案分类试行规则》 进行实体分类的企业，其党群工作、行政管理、经营 管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行 《规则》的规定，按“件”进行整理。具体操作中四 大类 可以继续保留，不再设置二级类目；也可以四 大类合并为“管理类”，划断年度重新调整分类编号， 制定新的分类方案。
四、质量要求 （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，
字迹模糊或易退变的文件应予复制。 归档文件应齐全完整
反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本单 位各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全，不能缺 少某个部门或某项工作的文件。 一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某会议，应 有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次 会议全貌的主要文件，若缺少会议通知，就视为不齐全。 文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与 被转发文、请示与批复、报告与批示、函与复函应齐全完 整.
（7）重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。 （8）来文与复文是指不同单位之间就某一问题的往 来文书。从文种上看包括请示与批复、报告与批 示、函与复函、通知与报告等。 来文与复文可以作为一件，也可以分别各为一件， 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。 我省规定：来文与复文各为一件。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
归档文件整理规则
归档文件整理规则（DA/T22-2000）1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。
归档文件整理规则
– 全宗原则：
一个全宗是一个不可分散的有机整体， 在管理中不容分散，不同全宗的档案不 允许混淆。即同一个全宗的档案具有不 可分散性和同一性。
▲文书档案：是指反映党务、行政管理等 活动的档案。（《档案工作基本术语》 中华人民共和国档案行业标准）
★（二）归档文件整理：将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 明确了“以件为单位”的基本原则，并概 述了归档文件整理工作的基本环节。
★（六）装盒：将归档文件按室编件号顺序
装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备 考表项目。 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档 案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺 序相一致，以保证检索到文件条目后能对应 地找到文件实体。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类 别的归档文件装入不同的档案盒中。
理、生产技术管理）档案的整理应该符 合 《归档文件整理规则》DA/T22的要求
◆科技档案（产品、科研、基本建设、 设备仪器）执行《科学技术档案案卷 构成一般要求》(GB/T11822—2008) ◆基本建设项目文件的整理应该符合或 参照执行《国家重大建设项目文件归 档要求与档案整理规范》DA/T28
改革的原则与宗旨——
（八字方针）
?
简化整理 深化检索
《规则》的特点概括为: 简化 、兼容 、灵活。
第三部分：《归档文件整理规则》解读
主要内容—— 《规则》共分5个部分， 1个附录（7个图示） 一、范围 二、定义 三、整理原则 四、质量要求 五、整理方法
一、范围
★本标准规定了归档文件整理的原则 和方法。 ★本标准适用于各级机关、团体和其 他社会组织。
《归档文件整理规则》解读
转自四川省档案局
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
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示例
5—5
编目
5.5.2.4 题名，即文件标题。文件一般只有一个题名(正题名)，填写目录 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 题名时应照实抄录。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。 没有题名，或题名含义不清时，可根据文件内容重新拟写或补充标题，并在 新拟或补充标题之外加“［］”号填写目录中一件也只体现为一条条目。来 文与复文作为一件时，只对复文进行编目。多机关联合发文的，只对本机关编 5.5.2.5 日期，即文件的形成日期。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数 目，无本机关的只对第一责任者编目。 字标注年月日。为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将 表示月日的数字回行填写，即填写为两行， 如：20020805，或20020805
5—4
编号
5—4—1
归 档 章 的 必 填 项 目
5.4.1.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。新组建 的单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可将此项空着不 填写，留待档案馆给定全宗号后再行填写。 5.4.1.2 年度：填写此项时，一律采用公元纪年，以4位 阿拉伯数字表示，如：2002。 5.4.1.3 保管期限：仍按照现行的国家档案局《关于机关 档案保管期限的规定》执行，划分为永久、长期、短期3种。
装盒
5.6.5.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、 修改、补充、移出、销毁等情况。
5—6—5
装
5.6.5.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.5.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人 员姓名。
盒
5.6.5.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
示例
6
移交
移
各立档单位应按有关规定，向各级综合档案馆移 交归档文件。移交时，除需移交相应的归档文件目录 外，采用计算机管理档案的单位还需同时移交一套归 档文件数据软盘或光盘目录。
示例
5—6
装盒
将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填 写档案盒封面、盒脊及备考表。
示例
5—6
装盒
5—6—1
装
编目应以“件”为单位进行，在目录中一件 也只体现为一个条目。来文与复文作为一件时， 只对复文进行编目。多机关联合发文的，只对本 机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。
盒
示例
5—6
装盒
新疆维吾尔自治区
<归档文件整理规则>实施细则
示例
关于印发《新疆维吾尔自治区<归档文件整理规则>实施细则》的通知
自 治 区 档 案 局 文 件
文件内容：
现将自治区档案局在 广泛征求意见基础上，讨 论通过的《新疆维吾尔自 治区〈归档文件整理规则 〉实施细则》印发你们。 望各地、州、市、县档案 局及自治区区级各单位认 真贯彻执行。
示例
5—4
编号
5—4—4
归 档 章 的 格 式
归档章的 格式：长 45mm，宽 16mm，分 为均匀的6格。 各项在归档 章的位置不 得打乱(见图 一)。
示例
5—4
编号
5—4—5
盖 归 档 章 的 位 置
盖归档章的位置 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空 白位置。机关收文有文件处理单的，也可放在最前面 作为首页，在其上加盖归档章。文件首页确无盖章位 置或重要文件必须保持原貌的，也可在文件首页前另 附纸页加盖归档章。归档章以不压文件字迹为宜，也 不宜与批示文字或收文章交叉。
5—6
装盒
5—6—4
装
盒
档案盒格式： 档案盒封面应标 注全宗名称。档 案盒的外形尺寸 (长×宽为 310mm×220m m)，盒脊厚度一 般为20mm、 30mm、40mm等 (见图四)。
示例
5—6
装盒
5.6.4.1 档案盒脊根据摆放方式的不同，设置盒脊项目 的位置也不同(见图五、六)。盒脊设置了全宗号、年度、保 管期限、起止件号、盒号等必备项，还设置了机构选择项。 其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号， 中间用“—”号连接。盒号，即档案盒排列的顺序号。盒号 一般按照保管期限混年编流水号，以4位数为限断号。
新疆维吾尔自治区《归档文件整理规则》 实 施 细 则
示例
1
适用范围及时间
适 用 范 围 及 时 间
范围：本《细则》适用于自治区各级机关、团体、 企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成、办 理完毕、作为文书档案保存的文件材料的整理归档。
时间：本《细则》从2003年3月1日起施行。根据自 治区实际，2002年(含2002年)之后形成的归档文件可 按本《细则》执行。2001年之前形成的档案，仍执行 原标准。
5—4—1
归 档 章 的 必 填 项 目
示例
5—4
编号
5—4—2
归 档 章 的 选 择 项 目
机构为选择项目。 机构：按照分类方案，填写作为分类方案类目名 称的机构名称。机构名称太长，可使用规范的简称。
示例
5—4
编号
5—4—3
归 档 章 的 填 写 方 法
归档章的填写方法：填写归档章项目时，应使用 符合档案保护 要求的字迹材料。归档章中有些项目 比较固定，如：全宗号、保管期限、机构等，有条件 的单位可以直接刻在归档章上进行加盖。
示例
5—1
装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正 文在前，附件在后；原件在前，复制件在后(复制件包括复 印件以及手工誉写的抄件等)；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后(来文与复文从文种上看包括请示与批 复、报告与批示、函与复函等)；汉文文本在前，少数民族 文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文文本 在前，外文文本在后。 5.1.1 装订前应将“件”内的各页按一定的方式对齐，便 于利用。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧 装订的，应将左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴 边。 5.1.2 装订形式与装订材料。凡需要向各级各类档案馆移 交的档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 不锈钢夹、粘贴等形式。
示例
5—2
分类
归档文件统一采用档案实体分类法中的保管期限— —年度——机构、保管期限——年度分类法。同一全 宗应保持分类方法的稳定、统一。 5.2.1 凡单位内设机构比较健全稳定，职能分工明 确的，可按保管期限——年度——机构分类法。 5.2.2 凡单位内设机构比较简单或不便按机构分类 的，或者年度形成归档文件数量少的，可采用保管期 限——年度分类法。
术
语
示例
3
归档文件整理原则
归 档 文 件 整 理 原 则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用。
示例
4
质量要求
质 量 要 求
归档文件应齐全完整。对破损的文件应进行修整， 字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
整理归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等 要符合档案保护的要求。
示例
5
整理方法
整理方法 件的整理
整
理 方
装订
分类
排列 编号 编目 装盒
归档章必填项目 归档章选择项目 归档章填写方法 归档章的格式 盖归档章的位置
法
示例
件的整理
件：
是归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，文件正本 与定稿为一件，正文与 附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件， 报表、名册、图册等一册(本)为一件，文件处理单(表)与被处理文 件为一件，翻译本与正本为一件，外文本与中文本为一件，来文 与复文为一件。特殊情况，定稿过厚不易装订的，也可单独作为 一件；重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的，其正本与 历次修改稿(包括定稿)各为一件；附件较多或者太厚不易装订 时，也可各为一件。“为一件”是指文件实体上装订在一起，编 目 时也只体现为一个条目。
5—6—2
装
装盒的要求：不同年度和不同保管期限的归档 文件（即不同类别的文件）均不得放入同一个档 案盒内。分机构的情况下，不同机构形成的归档 文件不得放入同一个档案盒内。
盒
示例
5—6
装盒
5—6—3
装
装盒注意的问题：装盒应视文件的厚度选择适 宜的档案盒，装盒后站立放置时，不至于使文件 弯曲受损。
盒
示例
5.5.4 归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录编制成册的方 式，按保管期限分别装订成册，每本目录中用口取纸来区分不同年度或机构， 或者在目录表格的右肩上标注年度或机构名称来加以区分。
示例
5—5
编目
5.5.5 归档文件目录封 面的格式：目录封面设 置全宗名称、年度、保 管期限、机构等项。其 中全宗名称栏填写立档 单位的全称或规范化的 简称。封面用纸幅面尺 寸统一为国际标准A4型 (见图三)。
示例
5—4
编号
5.4.1.4 件号：归档文件的排列顺序号，包括馆编件号和 室编件号。 室编件号 室编件号是机关档案室编的件号。在分类方案的最低一 级类目内，按件的排列顺序编制小流水号。 馆编件号 馆编件号是档案馆编的件号。主要出于馆室衔接的需要。 如果档案室编号符合档案馆的要求，保管期限划分较为准确， 且整理基础较好，进馆时档案变动不大，则档案馆可直接以 室编件号作为进馆后使用的件号，只在目录相应处注明断号、 跳号等情况，无须重编馆编件号。如果室编件号不符合档案 馆的要求，则需重编件号。重编的件号定为“馆编件号”。
示例
5—3
排列
归档文件应在分类方案的最后一级类目内，依据归 档文件整理规则，按件的时间先后顺序排列。会议文 件、统计报表等成套性文件可集中排列。（国家规定： 按事由结合时间、重要程度等排列）
示例
5—4
编号
归档文件应按排列顺序逐件编号，在文件首页上端 的空白位置加盖归档章并填写相关内容。