OA使用手册

引言1.1系统简介系统具有灵活的主动定置功能，让用户在使用的过程中只需要点击鼠标就可以完成多数工作，实现工作流的顺利完成。

系统中无须安装特别的软件，通过WWW浏览器即可以进行操作。

这样不仅把用户所有的应用都统一到了WWW界面上，而且系统易于安装和维护，当软件需要升级的时候，管理员只需要在服务器上进行升级，无须在客户端安装额外的软件，极大地减少了系统维护的工作量。

通过使用该系统，您可以规范工作流程，提高办公效率，增强团队协同工作能力，实现科学的公文处理、事物管理、会议安排和人力管理。

您还可以实现便利的信息发布，方便资源共享，增进内部交流，通过公告板、新闻动态、内部论坛、电子邮件等功能统筹个人事务、整合工作计划、优化时间管理日程安排，通过系统管理的工作日志、用户管理功能，规划使用权限，保障系统安全，拓展应用链接和应用管理。

系统运行环境要求硬件环境：PC兼容机Intel x86（建议CPU主频2800HZ以上）、至少512MB RAM（建议1024M以上）、至少36GB磁盘空间（建议72G以上）软件环境：服务器端：操作系统Windows 2000 Server以上,IIS5.0以上，数据库SQLSever7.0以上客户端：操作系统Microsoft Windows 95/98以上、字处理Microsoft Office95以上、浏览器Microsoft Internet Explorer 5.0或以上。

约定为方便用户阅读本手册，我们使用了一些指导性图标，现列表如下：：说明性文字：警告，用户应该注意的情况： 操作，指导用户完成某一特定功能的具体操作步骤： 以鼠标操作： 以键盘操作2.1 今日事务今日事务包括事务概要模块：该模块功能：显示与用户有关的新的信息列表，包括如下功能：1、 通知通告：最新单位或部门的内部通告的标题2、 我的任务：显示所有与当前操作人员相关的最新的任务安排。

3、 最新邮件：收件箱中的已经接收到的新邮件的标题4、 日程安排：显示出当前操作用户的当日的日程安排。

5、 任务中心：当前要批阅或处理的公文的标题6、 在线呼叫：给正在使用本系统的人发送短信息图2-1我们同时发现在屏幕按钮下方显示的是在线人员列表，如图图2-2示。

点击人名可以弹出发送信息对话框，向其发送短消息，如图2-2示。

点击查看详细内容图2－2一旦在线呼叫某人或发送短消息，被呼叫人很快就能够收到。

如图2-3显示被呼叫人收到信息时会自动弹出提示窗口。

如果想给对方回复消息，点击回复按钮，输入内容点击发送即可。

图2-3点击人名可以弹出发送信息对话框,向其发送短消息2.2邮件系统2.2.1 收件箱功能：接收全部新邮件。

图2-42.2.2 写邮件功能：编辑新邮件。

编辑完的邮件可以立即发送也可以暂存在草稿箱。

点击可以回复邮件点击阅读详细内容如图2-4删除图标2.2.3 写邮件（外）功能：发送Internet Mail。

2.2.4 收件箱（外）功能：接受Internet Mail。

2.2.5 草稿箱功能：暂时保存要发送的邮件或未完成的邮件。

图2-6点击收件人名称进去，可对暂时保存在草稿箱中未发送的邮件进行发送。

（如图2-7）图2-7点击主题进去，可对暂时保存在草稿箱中未发送的邮件或未完成的邮件进行继续编辑或发送。

（如图2-8）2.2.6 已阅读邮件2.2.7 已发送邮件2.2.8 已删除邮件2.2.9 自定义邮箱发邮件、已删除邮件转移过来。

具体操作：户可以在这里新增邮箱，还可以对已经建立的自定义邮件箱进行修改、删除。

图2-9点击可新增一个自定义邮箱。

（如图2-10）图2-102.3 通讯录该模块初始化包括公用通讯录、私人通讯录。

可自定义通讯录的类别，并可对各通讯录进行增加、修改、删除操作。

可以对通讯录进行综合查询。

设定的栏目有：1.公用通讯录2.私人通讯录3.通讯录管理2.3.1 公用通讯录注：对公用通讯录管理需要权限。

操作概要：1.点击“”可以添加通讯录成员，您可以手工录入，也可以点击“”选择系统内人员。

2.点击“”将可以对通讯录进行查询。

3.点击“”将返回前一个页面。

4.点击“”可以给通讯录成员发送内部邮件。

5.如果该成员在线，可以点击该用户发送短消息。

4.3.2 私人通讯录2）私人通讯录其中具体操作步骤与公用通讯录类似。

4.3.3 通讯录管理3）通讯录管理在通讯录的管理界面，可以删除或者修改通讯录内成员。

2.4 我的文档该模块包括私有文档的类型管理、文档发布等各个方面。

设定的栏目有：1.类型管理2.文档添加3.文档浏览4.文档管理5.共享文档2.4.1 类型管理用户可以为自己设置类型。

用户可以在这里新建目录、删除目录。

用户可以在这里对自己的目录设置共享。

设置方法：在新建目录的时候设置浏览权限。

注：对类型管理需有权限。

2.4.2 文档添加用户可以添加自己的文档。

2.4.3 文档管理用户可以在这里对自己的文档进行修改、删除。

并可根据关键字对文档的内容进行查找的功能。

2.4.4 共享文档用户可以查看对自己共享（即有浏览权限）的文档。

2.5 任务安排该模块提供一套便利的任务（项目）管理方案，使您能轻松有效地组织本单位任务（项目）的管理；通过日历清晰地显示出本单位每周、每月的任务（项目）的管理。

可以快速、轻松地管理本单位任务（项目）。

本模块包括以下小模块：我的任务安排任务分配历史2.5.1 我的任务主要是根据权限对同自己相关的任务进行查询(如图2-11)。

其操作类同于“我的日程”中“日程安排”操作)。

图2-11点击任务标题可查看详细内容（如图2-12），并可填写回复内容。

图2-12点击可查看详细内容2.5.2 安排任务在这里，我们可以很方便的安排自己或下属的工作任务。

点击行政办公中的任务安排选项，如图2-13 所示。

在这里可以对任务进行安排。

图2-132.5.3 分配历史主要是查询自己给他人分配的任务历史记录。

其操作同“我的任务”操作基本类似，如图2-14 所示。

图2-14 2.5 个人设置2.5.1 修改密码在这里可以对自己的密码进行修改。

图2-152.5.2 邮件帐号在这里设置内部局域网向因特网发送电子邮件的邮件帐号。

3.1 公文流转3.1.1 收文箱显示需要当前用户处理的公文列表。

图3-13.1.2 收文登记实现对来文的登记。

1、 如图3-2 列出为根据您的身份和岗位可套用的模板名称。

图3-22、点击模板名称后出现模板全文，可参照来文填写完全，其操作类似收文箱中填写操作，如图3-3所示。

点击查看详细内容并对公文进行下一步操作可以鼠标点击进行选择图3-33.1.3 拟稿拟稿为针对某来文或直接拟文，相对于收文而言，主要用于发文。

3.1.4 留存箱将正在流转的公文放到留存箱中，起到存留的作用。

并可以为留存箱中的公文状态设置为再流转、撤消、拟归档。

3.1.5 暂存箱将正在流转的公文放到暂存箱中，起到暂时存放的作用。

并可以为暂存箱中的公文状态设置为再流转、撤消、拟归档。

3.1.6 流转查询对公文进行查询。

可以通过对公文类型（收、发文）、来文号、编号、密级、紧急程度、主题词、单位、公文状态（不限、流转、流转结束、拟归案、留存、已归案、撒消）、公文标题、日期的设置，对公文进行详细查询。

图3-4查询结果如下图：图3-53.1.7 已撒消公文查询已经被撒消的公文。

点击可恢复对该公文流转，点击可以将该公文从数据库中彻底删除，点击可以查看该公文的流转节点。

图3-63.2 文件管理文件管理员通过文件归档功能，将自动流转的文件和非流转的文件分类登记入库，并控制相应的访问权限。

“文件管理”主要接收工作流系统流转结束的各种日常办公文档和流转中产生的相关信息，还可存储及管理从其他方式引入的文件，所有文件在“文件管理”中都按文件分类形式存放，每个文件分类都由其“管理员”进行归档、备查和删除等管理，具有“查阅人”权查看详细内容查看流转情况限的用户才能浏览其中的文件。

“文件管理”同时具备简易的档案管理功能，各种需要备查和归档的文件在“文件管理”中可以被有效地管理和维护，这些文件可以一直存储在“文件管理”中，也可以归档到“档案管理”系统中，或者被删除掉。

该管理模块主要包括下面几个功能：1.文件分类2.日常文件3.备查文件4.归档文件5.全部文件6.回收站3.2.1 文件分类设定文档件管理的文件分类（目录），指定各文件分类的管理员以及查阅认。

3.2.2 日程文件在这里可以新建文件，操作方法为先选择一个分类（目录），然后登记详细内容，包括三部分1.文件登记：标题、主题词、文号、密级、紧急程度、发文单位、发文日期、登记员、登记日期2.正文：上传若干文件3.附件：上传若干附件3.2.3 备查文件这里列出所有的备查文件在日常文件中，选择要备查的文件、点击操作条上的“备查”，把文件归入“备查文件”中。

3.2.4 已归档文件这里按照文件类别列出所有的归档文件工作流程可以利用本文件分类操作归档分类，使得属于该分类的日常文档在流转结束后归档到本文件分类中。

3.2.5 全部文件通过点击操作栏中的“全文检索”，输入相关条件，可检索符合条件的文件。

3.2.6 回收站删除后的文件暂时保存到这里，可以恢复或者彻底删除3.2.7 拟归档文件工作流程可以利用本文件分类操作拟归档分类，使得属于该分类的日常文档在流转结束后拟归档。

4.1 日程管理这部分功能模块可以快速、轻松地管理自己的日程，包括浏览、添加、修改、删除工作或事务的安排，并具有提醒功能。

提供周历、日历、月历功能，方便查询4.1.1 我的日程在我的日程栏目里，显示所有与登录人员相关的日程安排，其中也包括部门工作安排和单位工作安排中与该登录人相关的安排。

◆所有跟自己相关的部门日程和单位日程都会反映到自己的日程里面◆跟自己有关的日程会提前半个小时提醒◆首页面会一直显示本日跟自己相关的日程◆值班计划会反映到我的日程里面怎样打开我的日程？点击链接，在左侧的菜单中点击日程管理，选择我的日程图标点击进入首页面，如图4-1所示：图4-1这个页面显示出与系统当前操作人员有关的日程安排。

怎样添加我的日程？ 1、如图4-2，点击“”按钮，进入添加日程安排界面。

新增一项个人的日程安排，举例为添加：时间是2003-10-29，题目为出差的日程安排。

在这个界面中，选择事物类型、点击“”，选择事务办理的日期和时间（此处选择的日期为2003-10-29）。

填写事务的主题、地点及事务备注，最后单击“”即可。

如图4-2所示。

图4-22、点击，系统会自动刷新并返回我的日程的首页面（即图4-3）,这时用户就可以看到刚刚添加的3、我的日程就简单明了的显示在我的日程的首页面上。

图4-3怎样查询我的日程？那么，怎样查看刚刚添加的日程安排呢？有两种方法。