《采购组织》PPT课件

机 黾 器 等 ）
电 热 调 节 器 、 制 动 器 、
电 阻 、 连 接 器 、 变 压 器 、
包 括 集 成 电 路 、 开 关 、
电 子 零 件
( (
采购部
采
采
购
购
二
一
课
课
设 备 、 模 具 等 ）
包 含 塑 料 胶 品 、
机 械 制 品
机
器
维维事工 护护务程 水机用发 电械品包
某电子公司采购部组织表
机 中 心
生仓制 品 产储造 管
管
制
隶属于行政部
资材部 副总经理
总经理
生产部 副总经理
其他部门 副总经理
储运
生产管制
储运
隶
属
于
采跟文 生 生 物 仓 运 收 购催书 产 产 料 储 输 发
资 材
处 计日管
料
部
理 划报制
总经理
人事
生产
业务
财务
采购
副总经理 副总经理 副总经理 副总经理 副总经理
生仓制 产储造
采购组织结构
第一节 概述
1.采购管理组织设置的原则
• 采购管理部门应该依据以下原则进行设置：
部门设置应同企业的性质和规模相适应 部门设置应同企业采购目标、方针相适应 部门设置应同企业的管理水平相适应
例如：
• 如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接 向总经理汇报工作较好
• 一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业， 还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采 购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作
• 企业的采购组织具有那些职责？ • 假如你是一个企业的采购人员，你觉得你应该具备那
某人造纤维制造公司采购组织表
采购作业方式之优劣比较
按作业方式来分可分为两种：一贯式和分段式 1.一贯作业的组织方式 优点：
• 一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。 • 符合规模经济的原则。 • 和供应商的关系良好。 • 由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善
品质的管理效能。
缺点：
程度上助长了采购人员的暗箱操作，损害了企业的利益。
• 思考：企业的采购人员应该具备什么样的素质？ 企业如何评估采购人员，又如何杜
绝采购过程中的“回扣”问题？
采购人员应具备的能力和品质
能力方面
价值分析能力 预测能力 表达能力 专业知识
品质方面
临财不苟得 敬业精神 虚心与耐心
附：采购人员应掌握的知识
3.按采购功能设计
采购总部
开
议
发
价
来
招
源
标
比
决
稽
价
标
催
议
签
履
标
约
约
供应处
内
外
接
资
购
购
辖
讯
课
课
课
课
访议结
订履综
提验报 物稽资
价价报
约约合
货收关 料催讯
组组组
组组组
组组组 管组组
理
组
某国防科技单位采购组织表
4.混合式编组
实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。
采购处
内
原
外
购
料
购
课
课
课
助主 剂要 染原 料料
• 对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的 地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购设置模式
2.采购组织在企业组织结构中的地位
总经理
行政 副总经理
业务管制 采购 制造 隶属于生产部
品管
行政 副总经理
总经理
业务 副总经理
生产 副总经理
人采财 计 事购务 算
报上级批准 ✓ 制定采购制度和设计合理的采购流程 ✓ 控制采购风险 ✓ 完成采购人员的培训和组织的调整 ✓ 共同商品的订货和结算处理
2.下级采购部门的职责
✓ 执行采购总部制定的采购计划，组织具体的采购活动； ✓ 对于本部分特有物品的采购，寻找合适的供应商，并且和供应商进行谈判； ✓ 核对请购单所购物料的技术规范和技术标准； ✓ 市场信息的收集，价格变化的调查分析。
需受的训练
采购者的 角色与能力
谈判者 正确供应商的选择 与工程人员共事的能力 绝佳的人际关系处理能力
法务专家 生意人
具有远见 清楚地了解公司需求 清楚地了解顾客需求
整体成本的考量 后勤运送专家
ISO
国际 贸易 及运 输训 练
基本 采购 训练
物流 能力 训练
自制 或外 购训 练
谈痱 技巧 训练
法务 及合 约签 订训 练
进的、在战略上具有主动性的组织则可以获得这种竞争优势；
• 现有的采购组织结构不能应对迅速的变化； • 现有的组织和程序不能使采购战略高效。
b.虚拟采购组织
• 一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够提高 企业经营层面上的集中度和灵活性。
• 中心为采购专家组成的紧密核心，外围是流动的企业 经营方面的专家。核心层负责采购流程、采购战略、 职业发展以及采购过程中的员工招聘、培训和发展。
2. 采购科长
（1）分派采购人员及助理的日常工作； （2）负责次要原料或物料之采购； （3）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交 货日期等； （4）采购进度之追踪； （5）审核一般物料采购案； （6）市场调查； （7）供应商之考核。
3. 采购员
（1）经办一般性物料采购； （2）查访厂商； （3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； （4）确认交货日期等； （5）一般索赔案件之处理； （6）处理退货； （7）收集价格情报及替代品资料。
能力
PQA 90 训 练
9000 认证 标准 供应 商关 系处
汇率 波动 影响
销售 技巧 训练
一般 管理 训练
理
◎
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◎
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◎
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思考题：
在特定条件下如何选择恰当的结构 • 单一产品/多厂址生产 • 多种产品/多厂址生产，产品之间相互关联 • 多种产品/多厂址生产，产品之间没有联系 遇到以上情况时，该如何选择采购组织？
集中和分散需考虑的标准：
• 采购需求的通用性 • 地理位置 • 供应市场结构 • 所需的专门技术 • 价格波动 • 客户需求
4.跨部门采购职能小组结构
• 采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在公 司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设采购 部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购， 向本单位的主管汇报，同时也需要向CPO汇报以取得本 部门的采购与公司的政策相适宜。
• 企业规模愈大，授权金额愈高； • 对采购主管信任程度愈高，授权金额愈高； • 经营者心态愈开放，授权金额愈高； • 企业内部控制制度愈完备，授权金额愈高。
思考习题
• 采购组织常见的类型有哪些？并分别说出他们的特点。 是否有一种采购组织适合所有的企业？
• 假如让你设计一个企业的采购组织，你会从哪几个方 面考虑。
管
制
品 管
隶属于高级管理层
第二节 采购组织的类型
1.分散型组织 • 各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。
分散的采购组织结构
职能部门
公司总部
职能部门
子公司A
采购、生产、 市场/销售
子公司B
采购、生产、 市场/销售
子公司C
采购、生产、 市场/销售
分散型采购组织的特点
优点
自主性、灵活性、多样性 可在本地采购，受当地欢迎 有利于部门间竞争
采购相关人员的职责
1. 采购经理
（1）拟订采购部门工作方针与目标； （2）负责主要原料或物料之采购； （3）编制年度采购计划与预算； （4）签核订购单与合约； （5）采购制度之建立与改善； （6）撰写部门周报或月报； （7）主持采购人员教育训练； （8）建立与供应商的良好关系； （9）督导采购部门全盘业务及人员考核； （10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门 间的协调工作。
子公司C 生产、市场/销售
• 优缺点比较：
优点
缺点
规模效应
上下级之间的抱怨
标准化，节省人员和工作量，有利于采购 对系统的反抗
战略的实施
过高的管理费用
有利于财务管理 利于更好的全面库存管理和材料利用
对市场的反应较慢
避免因为供应短缺而引起集团部门间的竞 争。
适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司
• 这种组织体现了采购的灵活性。
部门1 采购经理1
CEO
首席采购总监（CPO）
部门2
部门3
采购经理2
采购经理3
各部门对甲类商品的采购需求
各部门对已类商品的采购需求 …………
各部门对某类商品的采购需求
部门4 采购经理4
5.采购外包和“虚拟组织” a.外包 • 本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，将采购活动外包给一个更先
决定权。
第四节、采购组织的职责
• 对外而言： 选择/管理供应商，和供应商保持良好的关系； • 对内而言：
控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够满足公司生产和市场的需要。
1.采购总部的职责
✓ 供应商选择与评价 ✓ 协调各分采购部门的采购工作 ✓ 与企业其他部门沟通，制定采购计划，且将重要的采购计划
营缮费 1 10 万元以下 2 50 万元以下 二 3 100 万元以下 4 500 万元以下 5 1000 万元以下 6 1000 万元以上