公司文件管理办法74772
公司文件管理办法-精选文档
公司文件管理办法为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。
1、文件的发放：（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。
需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。
发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。
如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。
代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。
需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2、文件的更改：（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。
但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
3、文件的换页：（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。
（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。
公司文件资料管理办法
公司文件资料管理办法1公司文件资料的管理办法1.1公司来往文件、技术图书、计算机软件等文件资料的收签发、归档、保存、借阅、登记均由办公室全面负责，并建立台帐。
1.2上级主管部门下发的文件由办公室及时送公司经理批注处理意见后，分送相关人员传阅，并保存。
1.3公司发出文件要有公司负责签批意见，且必须盖有公司的印章，送至接收方后需有接收人员签收。
1.4公司日常管理文件资料由办公室负责每半年整理一次，按时间顺序及文号建立目录、归类成卷、归档存放。
1.5公司文件资料成卷后应在封面上标识卷名、编号、公司名称、归档年月日，在册内附有目录（序号、名称、文号、资料来源单位或人员、页号）。
可参照下列格式：卷名：年—月公司文件资料编号：—1.6技术图书由办公室自行归类、编号、登记管理。
1.7规程、规范、标准类资料应先由总工办审定并标识其有效性后，由办公室统一管理。
2项目监理资料的管理办法2.1 项目监理资料的内容及分类2.1.1 综合卷（ZH）2.1.1.1项目建设有关文件：工程报建资料；规划许可证；施工许可证；质量监督手续；地质勘察报告；设计文件；分包单位资格报审认定书；政府主管部门函件及文件等。
2.1.1.2合同管理文件：监理合同；承包合同及分包合同；材料/设备/构配件供销合同；合同外工程协议；施工投标书和中标通知书；设计交底记录、纪要；工程移交证书等。
2.1.1.3其它文件资料。
2.1.2 监理工作管理卷（GL）：监理规划；监理细则；监理日记；监理月报；会议纪要；专题报告；监理指令；监理总结；工程照片等。
2.1.3进度控制卷（JK）工程开工报审表；开工令；施工进度计划及报审表；工期延长申报表等。
2.1.4 质量控制卷（ZK）工程质量保证资料；施工组织设计及报审资料；工程地质报告；测量控制点验收资料；测量放线报验；材料试验报验资料；工程检测报验资料；施工试验报验资料；材料/构配件/设备报验资料；隐蔽工程报验资料；工程质量评定资料；分项分部工程验收书；单位工程竣工验收书等。
公司文件管理管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件安全、完整、准确、高效地服务于公司各项工作，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文件，包括纸质文件、电子文件、录音录像等。
第三条公司文件管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）分类存放，方便查阅；（三）保密安全，责任到人；（四）及时归档，定期清理。
第二章文件分类与编号第四条公司文件分为以下类别：（一）公司章程、规章制度；（二）合同、协议；（三）会议记录、报告；（四）财务报表、审计报告；（五）员工档案、人事资料；（六）技术资料、产品资料；（七）其他文件。
第五条文件编号采用统一格式，由类别编号、年份、顺序号组成。
第三章文件收集与归档第六条各部门应按照职责分工，负责收集、整理本部门文件，并及时报送至公司档案室。
第七条收集的文件应确保完整、准确、真实，符合国家法律法规和公司规章制度。
第八条文件归档分为以下步骤：（一）编制归档目录，注明文件名称、类别、编号、页数、密级等信息；（二）按照文件类别、年份、顺序号进行分类存放；（三）将归档文件整理成册，加盖档案专用章；（四）将归档文件送至公司档案室，由档案管理员进行登记、保管。
第四章文件查阅与借阅第九条公司文件查阅实行登记制度，查阅者需填写查阅登记表，注明查阅文件名称、类别、编号、目的等信息。
第十条公司文件借阅实行审批制度，借阅者需填写借阅申请表，经部门负责人审批后方可借阅。
第十一条借阅文件需在规定时间内归还，如有损坏或丢失，应按原价赔偿。
第五章文件保密与安全第十二条公司文件分为绝密、机密、秘密三个等级，各部门应按照文件密级采取相应的保密措施。
第十三条文件保密措施包括：（一）设置文件保密室，配备必要的保密设施；（二）文件传输采用加密方式；（三）文件查阅、借阅需办理审批手续；（四）加强员工保密教育，提高保密意识。
第十四条文件安全管理包括：（一）定期检查文件存放环境，确保文件安全；（二）防止文件丢失、损坏、被盗；（三）对损坏、丢失的文件及时进行补充、恢复。
公司文件管理制度
公司文件管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件管理，保障文件的安全、完整和有效，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。
第二条本制度适用于公司总部及所属各单位（以下简称“各部门”）文件的生成、传递、归档、保存、借阅、销毁等管理工作。
第三条公司文件管理工作应遵循统一领导、分级负责、分类管理、全程控制、注重利用的原则。
第四条公司应设立文件管理组织机构，明确各部门的文件管理职责，配备相应的文件管理人员，确保文件管理工作的顺利开展。
第二章文件生成与传递第五条公司文件分为内部文件和外部文件。
内部文件包括公司内部使用的各类文件，外部文件包括与外部单位往来的文件。
第六条文件生成应遵循简洁、明了、规范的原则，做到格式统一、文字准确、图表清晰、签字齐全。
第七条各部门应建立健全文件审批制度，确保文件的合法性和有效性。
文件审批应按照公司规定的权限和程序进行。
第八条文件传递应通过公司内部邮件系统或指定的其他途径进行，确保文件传递的及时、安全。
第三章文件归档与保存第九条公司应设立档案室，统一保管公司各类档案。
档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等条件。
第十条文件归档应按照公司规定的分类标准和归档时间进行。
归档文件应齐全、完整、有序。
第十一条文件保存期限应根据文件的性质和重要性确定，按照公司规定的期限进行保存。
第四章文件借阅与利用第十二条文件借阅应填写借阅申请表，经批准后方可进行。
借阅人应按照规定的期限归还文件，并确保文件的安全、完整。
第十三条文件利用应遵循保密、合法的原则，确保文件的使用不违反国家法律法规和公司规定。
第五章文件销毁第十四条文件销毁应按照公司规定的程序进行，确保文件的销毁符合国家法律法规和公司规定。
第十五条文件销毁前应进行清点、登记，并由两名以上工作人员在场监销。
销毁过程应做好记录，留存相关证据。
第六章文件管理责任第十六条公司领导应对文件管理工作负总责，确保文件管理工作的顺利开展。
公司文件管理规定
公文管理制度第一条：为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例。
第二条：本条例适用于公司所属各部门。
第三条：公司行政部是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。
第四条：公文的种类（一）、决定、决议类1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。
2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（二）、通知、通报类1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。
2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。
（三）报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。
其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。
（四）、公函类对外商洽工作、询问和答复，用“函”。
（五）、会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。
第五条：公文的格式一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。
（一）、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。
如：公司××部关于××××的通知。
（二）、发文字号。
1、发文字号包括公司、年号、顺序号。
2、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。
如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节放假通知”。
3、公文一律加盖印章，并应注明签发人。
4、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。
5、公文应注明发送范围和印数。
上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。
轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。
上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。
公司文件管理办法
公司文件管理办法一、引言在一个组织机构中，文件管理是非常重要的，它涉及到组织内部运作的各个方面。
为了保持文件的安全、有效和高效管理，公司需要制定一套文件管理办法来规范文件的创建、存储、传递和销毁的流程。
本文将介绍一套公司文件管理办法，帮助公司提高文件管理的质量和效率。
二、文件分类和编号为了方便管理和检索，公司应该对文件进行分类和编号。
文件可以根据内容、形式、重要性等不同标准进行分类，如行政文件、财务文件、合同文件等。
每一类文件都应该设置独立的编号规则，以便于快速识别和定位。
编号规则可以根据文件的种类和属性来设计，例如按照年份、部门、顺序等进行编号。
三、文件创建与修改流程文件的创建和修改需要经过一定的流程，以确保文件的准确性和合法性。
公司可以设立一个文件审核制度，要求文件的创建和修改必须经过相关负责人的审核和批准。
在流程中，应明确文件的创建者和修改者需提供必要的信息，如文件目的、附件清单、文件的影响范围等。
审核者需要对文件内容进行仔细审查，确保文件的真实性和合规性。
四、文件存储与保管公司应建立一套完善的文件存储与保管系统，确保文件的安全可靠。
首先，公司需要在办公区域设置专门的文件存储区，确保文件的有序摆放和容易访问。
其次，应采用物理和电子相结合的方式进行文件存储，重要文件可以采用防火防水的特殊存储设备。
电子文件则可以存储在公司内部的网络服务器中，确保文件的备份和安全。
五、文件传递和共享文件的传递和共享是公司日常工作中必不可少的环节。
为了确保文件传递的安全和准确，公司需要建立一套明确的文件传递流程。
在传递过程中，应明确传递的方式和目标，如邮件、传真、快递等。
同时，公司还应该设立一套权限管理规则，限制文件的访问范围，确保文件的机密性和保密性。
六、文件销毁和归档随着时间的推移，一些文件可能会失去使用价值。
为了防止旧文件占用空间和混淆信息，公司需要制定文件销毁和归档的规定。
公司可以设立一个文件保管期限的清单，根据文件重要性和法规要求，制定文件的保管期限和销毁标准。
文件管理办法
文件管理办法第一章总则第一条为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本办法。
第二条本办法指的文件包括上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料，同级相关方函、电、来文。
第二章收文的管理第三条所有文件均由公司综合办指定管理员登记签收，并按年度分类建立台账。
第四条文件的编号保管：（一）文件管理员对上级部门转发文件及本公司拟发文件需分类登记编号并妥善保管。
（二）公司外出人员开会带回的文件及资料需一周内送交综合办文件管理员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条文件的阅批与分转：（一）凡正式文件均需由综合办主任根据文件内容和性质阅签后，由文件管理员分送承办部门阅办，重要文件应呈送分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
（二）一般函、电等，由综合办文件管理员直接分转处理后备案。
第六条为加速文件运转，文件管理员应在当天将文件送到公司相关领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
紧急文件要即阅即办。
第七条文件的传阅与催办：（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（二）文件在当天阅完后需在下班前将文件交综合办，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。
如有分管领导“批示”、“拟办意见”，综合办文件管理员应提醒有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
（三）综合办主任对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得综合办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。
第三章发文的管理第八条公司上报下发正式文件由综合办统一负责。
第九条发文的范围：（一）凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、会议纪要和会议简报，均属发文范围。
公司文件管理办法
公司文件管理办法一、概述本办法是为了规范公司文件的管理，确保文件的安全性、完整性、可靠性、易读性和便于查找性，强化公司信息化安全意识，确保公司的信息不被泄露、被篡改，同时规范文件的使用流程，提升公司工作效率。
二、文件的分类公司的文件主要分为如下几种类型：1. 档案文件公司的档案文件主要是指公司内部的纸质档案，包括员工档案、财务档案、行政档案等各个领域的档案。
这些档案要求保密性高、安全性强，并且只能由特定的人员使用。
2. 电子文件公司的电子文件主要是指以电子形式存储的文件，包括各种电子文档、表格、图片、音频、视频等文件。
这些文件要求安全性高、易访问、易搜索，并且需要备份。
3. 项目文件公司的项目文件主要是指与公司某项目相关的文档、表格、图片、音频、视频等文件。
这些文件主要是与合作伙伴共享的，需要与合作伙伴定期进行沟通，并且要及时更新最新版本。
三、文件的存储和保护1. 纸质档案的存储公司的纸质档案需要存储在安全、干燥、不易损坏的地方。
每个档案要有明确的标识，方便查找，并且要在有关部门的授权范围内使用。
2. 电子文件的存储公司的电子文件需要存储在安全的服务器上，确保服务器只能由授权人员访问。
每个文件都需要有明确的归属、创建时间和更新时间，方便查找。
对于重要的文件需要进行备份，确保不会因为硬件损坏、软件故障等原因丢失。
3. 项目文件的存储公司的项目文件需要存储在专门的项目文件夹中，并且要设定合适的权限，只让相关人员访问。
每周期间定期对项目文件夹进行备份，同时保留历史版本，方便查找。
四、文件的使用流程1. 新建文件公司的新建文件需要填写相关信息，包括文件名称、创建人、创建时间等。
如果是电子文件，要选择合适的文件夹进行存储；如果是纸质文件，要放在正确的存储位置，在文件夹上做好标识。
2. 编辑和审批文件对于需要多人编辑和审批的文件，需要将文件在规定的共享文件夹里托管，并且每一次的编辑和审批都要记录，发现问题及时解决。
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CAPP公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。
1 管理原则1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。
1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2 基本要求2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。
经相关领导签批同意发文.2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。
办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。
3 内部文件3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。
3.2文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。
办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。
3.3文件签发文件形成后，主管领导签发。
办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。
4 外来文件外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。
文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。
5 业务流程5.1文件管理业务流程分为收文和发文。
5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。
5.2发文程序与要求拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。
5.2.1拟稿①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
5.2.2 审核①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。
在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。
内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。
③总经理审核总经理对文件内容进行批示意见后，返回行政人事部。
由行政人事部返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。
5.2.3会签需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。
会签文稿以会签部门负责人签字为有效。
5.2.4签发文稿经审核（须经会签）后,送总经理或董事长审定批准签发。
5.2.5复核公司级文件正式印刷（打印）前，办公室应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
部门内文件由各部门制定人员复核。
5.2.6印刷（打印）、用印、分发①签发后的文件由由办公室按照相关制度对文件正式编号、印刷（打印）。
印刷（打印）必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。
②印刷（打印）文件均由拟稿人负责校对。
重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。
文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;③公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
④上报的文件严密装封，并严格执行文件传递签收手续。
凡属重要文件，一律不得托人代签、代捎。
⑤以公司名义发出的文件，底稿与正本由办公室收存备查。
⑥文件打印后,由办公室负责分发并检查落实情况。
5.3 收文程序与要求收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
5.3.1文件签收凡公司外来公启文件（除公司领导亲启的外）均由办公室登记签收，后分别交行政主管或经理拆封。
在签收和拆封时，接收人员应注意检查文件包装是否完好，对于封口或邮票撕毁函件应查明原因，并有权拒绝签收。
5.3.2 文件登记编号（1）收到上级或平级文件后应及时附上“外来文件签批单”,并分类登记编号,送部门或公司领导审阅，领导签批处理意见后进入批转或归档流程。
（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进行登记编号保管，不得个人保存。
（3）收到的文件应按本办法编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、内容概要等项内容。
5.3.3 审核（1）各部门凡收到需要办理的正式文件，均需由部门负责人进行审核。
审核重点是：是否应由本部门办理；是否符合相应公司规定。
（2）涉及上报董事长、总经理事项，办公室部应审核其他部门职权内办理的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；不符合规定的公文，可退回呈报部门并说明理由。
5.3.4 拟办（1）凡正式文件，收文部门根据文件内容和性质审核阅签后，提出拟办意见，送批转部门办理，重要文件应呈送上级部门领导或公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
（2）一般函、文件、单据、传真等，由部门直接分转处理。
紧急公文，应当明确办理时限；如涉及几个部门会办的文件，应当明确主办部门，协办部门，协调后再分转处理。
（3）为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
5.3.5 批办（1）为加速文件运转，各部门应在当天或第二天将文件送到批转部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
（2）审批文件时，对有具体处理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体事项的，圈阅表示已阅知。
5.3.6 承办（1）承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。
紧急文件应当按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。
（2）对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回批转部门，并说明理由，不得横向传递。
（3）文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。
5.3.7 催办（1）经过办公室送公司总经理、董事长批示或者交有关部门办理的文件，办公室负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。
（2）由发起部门传送的文件，发起部门应指定专人跟踪催办，承办部门接到文件、应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转或归档。
6 文件归档6.1文件办完后，承办部门及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的文件。
6.2 归档的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档文件的齐全、完整，能正确反映该项工作的主要情况，便于保管和利用。
6.3 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。
6.4 拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
6.5 文件的归档范围6.5.1凡下列文件统一由行政办公室负责归档：①公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的报告、计划统计、季度、年度报表等；②中层及以上管理人员会以及各种专业例会记录；③公司一级部门组织召开的会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；④参加交流、洽谈召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；⑤反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作、团体活动等的音像摄制品；⑥公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
6.5.2业务部门日常工作中形成的项目活动资料，日常由各业务部门负责立卷归档，每年定期移交办公室归档。
6.5.3联合办理的文件，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的文件副本，每年移交办公室归档。
7 文件传递规定7.1阅批文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件呈送部门。
阅批文件一般不得超过2天，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。
如有领导“批示”、“拟办意见”，呈送部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
7.2由董事长或总经理批阅的文件，一般应在1个工作日内批阅；因特殊情况需高层会议讨论的，应先告之行政人事部传达，待议后再予以回复。
7.3由各部门办理的文件，最迟不超过2天办理，紧急文件应于当日办理。
7.4对重要文件，主办部门应当随时跟进了解和及时反馈执行情况。
7.5跨部门公司级文件传递必须填写文件接收.7.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
7.7阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
8 附则8.1文件处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全；必须严格执行有关保密规定，确保公司机密安全。
接触公司机密公文的员工，必须严格执行公司保密制度，确保机密不被泄露或利用。
8.2秘密文件不得翻印、转发，传递秘密文件时，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真机等传转秘密文件，必须采用加密装置。
8.3本管理办法自公司领导签批公布之日起执行。
8.4本办法适用于公司对内及对外的各种正式文件，公司及部门间上报下发的各种文件、资料、协议合同等。
公司对外联系沟通的各种文件、资料、协议合同等。
8.5本管理办法由办公室负责解释说明。
附件：1、《内部文件处理单》2、《外来文件签批单》3、《文件收发登记薄》二0一二年十一月二日附件1内部文件处理单附件2外来文件处理笺10附件3文件收发登记簿序号文件资料名称类别文件编号资料数量发文部门发送人发送时间收文部门接收人接收时间。