归档文件和企事业单位管理文件归档整理方法
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
公文处理及归档管理办法
公文处理及归档管理办法公文处理及归档管理办法为了规范公文管理工作，提高工作效率，减少因管理不规范而产生的风险和矛盾，制定本办法。
本办法适用于各部门工作中的公文处理和归档管理。
一、公文处理1、公文的定义公文指用于政府部门、企事业单位等机构内部或组织间沟通联系的文字、图表、文件、照片等文书资料。
2、公文的种类公文种类繁多，按照性质不同主要分为通知、通报、公告、请示、报告、派遣令等。
按照处理方式不同主要包括纸质公文、电子公文、签报公文等。
3、公文处理程序公文的处理程序主要包括拟办、审批、签发、印制、分送、收文、阅读批示等。
（1）拟办：由公文的起草人负责撰写初稿。
（2）审批：由上级主管部门审核并批准公文。
（3）签发：公文审核完毕后进行签字或盖章处理。
（4）印制：印制公文正本和副本，保存档案备查。
（5）分送：将公文按照不同的接收方分发。
（6）收文：接收方在阅读公文后应及时进行批示，并将批示结果传递给下一步处理人。
（7）阅读批示：必须认真阅读公文内容，每个环节的批示反映了该环节对公文的处理认识和态度。
4、公文处理要求（1）保密性原则：严格保密机密公文的处理及传送。
（2）及时性原则：按照规定时间限制完成处理手续。
（3）现实性原则：公文处理要符合实际情况和实际需要。
（4）规范性原则：公文处理符合规范要求。
5、手机公文流转应用应用手机公文流转app，将公文处理过程数字化。
在手机公文流转中，可以快速实现公文流转，更加方便快捷。
同时也可以审核、签批、批注、转发、传阅等一系列操作。
数字化流转可以有效提升公文处理效率。
二、归档管理1、归档管理的定义归档管理是指将已经处理完毕的公文及时进行分类、编号、整理、保存以备查阅、检索、利用、销毁的工作。
2、归档管理的原则（1）合法性原则：归档资料必须是依法合规的文件资料。
（2）完整性原则：尽可能保存完整的资料，应避免因删除重要资料而导致信息不完整。
（3）保密性原则：保证归档资料的信息安全，对涉密的资料应在保密条件下存储和处理。
归档文件整理流程
2、排列方法
❖ 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、 重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文 件可集中排列。
同一事由内的归档文件排列：
❖ 同一事由内归档文件的排列，最简单的方法 是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归 档文件排列在前，日期在后的文件排列在 后；或者按文件的重要程度排列，相对重要
❖ 保管期限：分为永久、30年、10年
❖ 件号：室编件号
❖ 选择项目： 机构（问题）
❖ 各单位档案部门可设置其他一些选择项目
3、盖章
❖ 归档章的项目： ❖ 全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件
号、馆编件号 ❖ 归档章格式 ❖ 长45mm,宽16mm，等分成6小块 ❖ 带*号为可选项
（全宗号）
第四步：归档文件编号
❖ 1、件号
❖ 室编件号： ❖ 归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序
号 ❖ 在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序
从“1”开始标注 ❖ 馆编件号（ 进档案馆后由档案馆统一编制）
2、编号项目
❖ 必备项目 ：
❖ 全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制 的代号
❖ 年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以4位 阿拉伯数字表示，如2006
间 ❖ 同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找
保管期限-年度-机构分类法（推荐使用）
❖ 适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 ❖ 先按保管期限分类 ❖ 在将每一保管期限的文件按年度分类 ❖ 再将每一年的文件按机构分 ❖ 适用于机构不复杂的立档单位 ❖ 便于向档案馆移交 ❖ 应预留空架
机构-年度-保管期限分类法：
❖ 先按年度分类 ❖ 再区分划入每一机构文件的保管期限
保管期限-年度分类法：
文件归档规程
文件归档规程一、文件归档的目的与重要性文件归档是组织和管理文件的关键步骤之一，它的目的是为了保证文件的安全保存、易查找及合规性要求的满足。
文件归档的重要性主要体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：通过清晰的归档规程，可以快速准确地定位所需文件，避免了长时间的查找和浪费。
2. 保证信息安全：归档能够确保文件不会丢失、被篡改或遗忘的情况发生，有效保护了组织的信息资产。
3. 合规性要求：许多行业和企业都有一套规范要求，必须按照特定的归档流程进行操作，以确保符合法律法规的要求。
二、文件归档的基本原则1. 根据文件属性分类：将文件按照不同的属性进行分类，如文件类型、创建日期、归属部门等，便于归档和查找。
2. 统一的归档命名规范：建立统一的命名规范，包括文件名称、编号、版本等信息，方便归档文件的标识和查找。
3. 文件归档权限管理：在归档过程中，进行权限管理，限制不同人员或部门的访问权限，保护文件的安全性。
4. 归档周期的制定：制定适当的归档周期，根据文件的重要性和常用程度来决定文件的保存时间。
5. 及时更新归档信息：归档不仅仅是保存文件，还需要定期更新相关的归档信息，确保文件的准确与完整。
三、文件归档的具体步骤1. 准备归档材料：整理待归档的文件，删除重复和无效文件，确保仅保留真正需要归档的文件。
2. 分类归档：按照文件属性进行分类，建立相应的文件夹或标签，将文件归档到相应的位置。
3. 文件命名与编号：根据归档规范，对文件进行命名和编号，确保唯一性和标识能力。
4. 归档登记：将归档文件的基本信息记录到归档登记表中，包括文件名称、编号、归档时间等。
5. 存储归档文件：选择适当的存储介质，如硬盘、云存储等，将归档文件妥善保存起来。
6. 归档备份：为了保证文件的安全性，定期进行归档文件的备份，确保在不可预见的情况下能够恢复。
7. 归档检索与销毁：根据需要进行归档文件的检索和销毁，避免存储空间的浪费和信息泄漏的风险。
文书档案整理
是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案
卷所反映的时间顺序排列，案卷排列应基本保持前后一致。
十三、编制档号
档号主要由全宗号、目录号、案卷号、件（页） 号等要素组成。 1、全宗号 是给每个立档单位编制的代码，由四 位阿拉伯数字组成。 2、目录号 是指档案类别和保管期限的代码。由 汉字、汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的一组代码 标识。文书类档案以“W01”、“W02”、 “W03” 分别表示永久、长期、短期三种。 3、案卷号 案卷排列的顺序号。同一保管期限内 的案卷按四位阿拉伯数字排大流水编号。 4、件号 案卷内文件的顺序号。按排列顺序流水 编号。 5、页号 案卷内文件每页的顺序号。按排列顺序 流水编号。
文书档案整理
芜湖市档案局
文书档案整理工作
一、定义 文书档案整理，将机关团体、企事业单位和社 会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当 归档的文件材料，按照一定的原则和要求，进行 科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装 盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是 一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：
5
3
…… ……
……
… …
9－16
八、拟写案卷标题
案卷标题，即案卷题名，用以概括和揭示卷内文件的内 容和成份，为查找利用提供线索，也是案卷封面和案卷目录 中最主要的项目 。拟写时符合案卷题名结构 “三要素” 要 求，即：责任者——问题——名称（文种)。 1、责任者 应写全称,以印章为准或通用简称，通用简称 应具备唯一性。联合发文时如责任者过多,则选2-3个主要责 任者，后加“等”字。立档单位是责任者必须抄录。 2、 问题 应简明扼要、用词规范，不能目录式堆砌或全面 罗列，不能漏掉主要内容，总字数控制在50个汉字以内。 3、文种 也应概括在三个以内，如：“计划、意见、要点 ”等，只标明“计划”即可。
归档文件整理规则(DA／T22—2015)-文件解读
归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。
《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
公司文件归档操作方法
公司文件归档操作方法
1. 确定归档标准：首先确定公司需要归档的文件类型和标准，包括归档的时间范围、归档的目的等。
2. 分类整理文件：根据公司文件的类型和内容进行分类整理，确定每个文件的归档位置和分类标签。
3. 按照归档标准进行文件整理：根据确定的归档标准将文件整理到对应的文件夹或档案盒中，并给每个文件做好标记和记录。
4. 制定文件归档规范：制定公司文件归档的规范流程和标准，确保每个人都按照统一的标准进行文件归档。
5. 设定文件保管措施：为归档文件设定合适的保管措施，包括环境保护、防火防水措施等，确保文件的安全和完整。
6. 建立归档索引：建立文件归档的索引并将其记录在文件管理系统中，方便查找和管理归档文件。
7. 定期检查和更新：定期检查文件归档的完整性和准确性，及时更新归档索引和规范，保证文件归档工作的有效性和可持续性。
文件归档、归档文件整理
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号。
卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、 案卷号。
封面项目包括：全宗名称、类目名 称、案卷题名、时间、保管期限、
件、页数、归档号、档号。
案卷封面——卷内文件目录— —文件——备考表——封底。
立卷，就是把零散的文件，组合成 若干个案卷的过程。
（2）立卷原则
▪遵循形成规律和特点——按其历 史原貌；
▪保持有机联系——同一问题，同 一案卷；
▪区分不同价值——价值相近可组 为一卷；
▪便于保管利用——立小卷。
（3）立卷的方法步骤
文件收集判断——文件分类（区分源自年度、机构、问题、保管期限）— —组卷——卷内文件排序——卷内 文件编页码——填“卷内文件目 录”——填“备考表”——拟案卷 标题——填写案卷封面——装订案 卷——案卷排列及上架——编制案 卷号——编制案卷目录——编制档 案目录——编制目录号——编制档 号。
文件移交清单
文号 文件名
日期 部门 出文人 接收人 备注
归档文件移交清单
序 号
文件资料名称
保
页 数
档案类别 （文书、 教学）
管 期
限
移交 部门
移交 人
交接时 间
二、归档文件的整理
归档文件的整理方法有两种：立 卷和单件归档。
1、立卷的整理方法 （1）案卷
由若干互有联系的文件构成的组合 体，是档案基本保管单位。
平时归类：文书人员在公文办理完 毕后，及时把文件归入有关类目。 及时检查。
注意“账外”文件的收集。（账外： 未经收发文登记的文件）
4、归档要求：
齐全完整、系统科学、优质精练、 及时迅速、手续完备
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归档文件和企业事业单位管理文件归档整理方法一、基本概念1．归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行分类、排列、编号、装订、编目、装盒，使之有序化的过程。
企业事业单位的管理文件材料即党群管理、行政管理、经营管理、生产管理这四类文件材料适用于此方法整理。
科技文件即产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器这四类文件材料不适用于此方法。
3．件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，但也有不同的，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文（请示）与复文（批复）为一件。
二、整理的基本要求1．整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2．质量要求归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
归档文件应为一份原件，不保存多份。
三、整理的步骤文件收集→分类（分年度、分问题、分期限）→排列→编号→装订→编目（录入目录）→装盒→放备考表1．文件收集机关事业单位按照《本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，企业单位参照《国有企业文件材料归档范围》和《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，制订本企业的文件材料归档范围。
结合各单位的具体情况，把握“以我为主，兼顾其他，宁多勿漏”的原则进行收集。
本单位：红头文件白头文件外单位：与本单位有关系的与本单位职能没有直接关系，但要贯彻执行的注意文件的齐全、完整、手续完备2．文件分类把归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
我们一般采用“年度—问题—保管期限分类法”，即先区分年度，再分问题，最后分保管期限来分成若干小类。
（1）分年度：以文件最后的落款时间来确定（个别没有时间的文件就要根据其内容来考证）。
（2）分问题：按文件内容所说明的问题来区分，机关事业单位一般分为“党群工作类”、“行政管理类”、“业务工作类”，企业一般分为“经营管理类”、“生产管理类”、“行政管理类”、“党群管理类”。
（3）分保管期限：按照《本单位文书档案保管期限表》，企业按照《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》结合各单位的实际情况，掌握“以我为重，职能优先；普发文件，十年保存”的原则来划分。
保管期限为永久、定期两种，定期分为30年、10年。
永久保管：本单位：红头文件（法规政策、重要业务、重大活动、机构演变、人事任免等）白头文件（计划总结、重要报告、人员名册、综合统计报表、领导会议记录、重要会议材料、房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等）上级单位：有关本单位（机构变化、领导任免、人员编制、集体和个人的奖惩、人事考核、职称评审、重要问题的批复、业务的重要文件等）30年保管：本单位：业务工作、人事管理、后勤事务管理等文件上级单位：需本单位贯彻执行的政策法规、长远规划等。
下级单位：重大问题专题报告、重要请示。
10年保管：本单位：年度以下的计划总结及统计材料、召开会议、举办活动、安全保卫、后勤事务管理等一般性文件。
外单位：上级单位有关具体业务的一般性文件。
市委、市政府及各部门普发的与本单位业务没有直接关系，但要贯彻执行的文件。
下级单位报送的年度和年度以上的计划总结及统计材料。
3．文件排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内（即保管期限），按时间结合事由、重要程度等排列。
（1）排号：文件经过分年度、分问题、分保管期限后就变成系统的若干个小类，例如机关事业单位：2010年党群工作类永久2010年党群工作类30年2010年党群工作类10年2010年行政管理类永久2010年行政管理类30年2010年行政管理类10年2010年业务工作类永久2010年业务工作类30年2010年业务工作类10年在每个小类里（即同一年、同一问题、同一保管期限）所有文件按时间先后顺序从1开始排到最后为止，各个小类互不相联。
例如企业单位：2008年经营管理类永久2008年经营管理类30年2008年经营管理类10年2008年生产管理类永久2008年生产管理类30年2008年生产管理类10年2008年行政管理类永久2008年行政管理类30年2008年行政管理类10年2008年党群管理类永久2008年党群管理类30年2008年党群管理类10年在每个小类里（即同一年、同一问题、同一保管期限）所有文件按时间先后顺序从1开始排到最后为止，各个小类互不相联。
（2）注意：在每个小类里，先排上级文件、再排本级、接着排下级；先排有文件号的，再排无文件号的。
会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可集中排列或装订成册。
4．文件编号在每件文件首页上端的空白位置盖上档号章并填写相关内容。
（1）档号章档号章式样：（机关单位用）档号章规格：左右长度为3×15mm，上下长度为2×8mm 档号章设置全宗号、年度、件号、保管期限这些必备（必填）项，并设置机构（问题）这一选择项。
填写数字为阿拉伯数字。
档号章式样：（企业事业单位用）档号章规格：左右长度为50mm，其中档号格为35mm，序号格为15mm，上下长度为2×10 mm。
（2）档号的填写档号由全宗号、年度、分类号、盒号组成。
全宗号没有的可不填，年度即文件材料形成的年度，分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号，盒号是档案按年度分大类的顺序排列后的流水号。
例如：2009·1—5↓↓↘年度分类号盒号（3）序号的填写序号即件号，填写档案分类最低一级类目内（保管期限）流水编号，也可填盒内流水编号，但同一个立档单位必须保持统一。
5．文件装订归档文件应去除易锈蚀的金属装订物，用不锈钢钉、棉绳等按“件”装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文（批复）在前，来文（请示）在后。
6．编制目录归档文件依据已编写好的同一年同一保管期限的每一小类室编件号顺序或同一年同一问题同一保管期限的每一小类序号顺序编制归档目录。
归档文件逐件录入计算机，来文与复文作为一件时，只对复文录入。
机关单位归档文件目录设置“件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注”等项目。
如下图：企业事业单位归档文件目录设置“序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页数、备注”等项目。
如下图：归档文件目录档号：2007·1—18 保管期限：永久录入时注意：责任者不能用拟稿人名字，应用盖章单位名称。
也不能用不规范的简称，应用全称或规范简称。
多个责任者发文，责任者应写本单位及有发文号的单位，其他可以省略。
任免、奖励文件应在标题后把本单位人员名字或本单位名称用小括号( )标出来。
文件标题太长或没有的要根据文件内容自己拟标题，并用中扩号[ ]把标题扩起来。
页数项填写每一件文件的总页数，计算页数时以文件中有文字或图表的页面为一页，空白页不计。
正本与定稿、来文与复文等作为一件时，页数应将构成该件的各文件页数相加。
文件录入宜细不宜粗，应把每份文件的责任者、文号、标题、日期（8位阿拉伯数字如20100125）、页数等项目完整录入。
录入计算机的目录应备份，同时打印一份纸质目录备查。
7．文件装盒将归档文件按室编件号或序号的顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊。
机关单位用的档案盒在档案盒封面横线上应标明立档单位的规范名称，建议设计雕刻好印章，用印章和黑墨油盖，或是用与档案盒颜色相似的纸打印好，裁剪粘贴。
档案盒脊也建议用保管期限的印章和雕刻好的阿拉伯数字及黑墨油来盖，以达到整齐美观的效果。
企业事业单位用的档案盒封面上按照要求标明立卷单位、起止日期、保管期限等，立卷单位建议设计雕刻好印章，用印章和黑墨油盖，或是用与档案盒颜色相似的纸打印好，裁剪粘贴。
起止日期用雕刻好的阿拉伯数字及黑墨油来盖，保管期限用雕好印章和黑墨油来盖。
档案盒脊的档号也建议雕刻好的阿拉伯数字及黑墨油来盖，以取得整齐美观的效果8．放备考表GD2000档案管理软件有备考表的式样，一般正常情况下，机关单位只需填写整理人和检查人姓名以及日期。
而企业事业单位的卷内备考表正常情况下立卷人由整理人填写，检查人由该盒归档文件质量审核者填写，日期分别填写归档整理完毕和审核日期。
互见号是填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案的档号，档号后应注明档案载体形式。
为便于管理，可在备考表右上角增加标注本盒档号。
一盒归档文件放一张备考表，备考表放在盒内文件之后。
补充内容：档案排架面向档案柜，“从左到右，自上而下”进行排列。
两种排列方法1．年度——保管期限例如：2010年档案，先排永久，接着排30年，再接着排10年，每一年都如此，一年接一年。
2．保管期限——年度例如：永久—从最早一年排起，一年接一年；30年—从最早一年排起，一年接一年；10年—从最早一年排起，一年接一年。
各保管期限自成序列，互不相连。
梧州市档案局业务指导科黎明二○一一年十一月。