档案管理业务流程
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
集团客户档案管理工作流程
□国营□外企
□股份□私营
主营品牌
经营方式
批发
零售
工程
销售额
比例
海尔产品
历年销售额
（万元）
产品
年
年
年
海尔产品在本商场排名
海尔产品在
本地排名
增长率
%
本商场在当地
销售市场占有率
%
经营（生产）范围：
资信评价：
销售能力：
发展潜力：
经营观念：
经营方向：
主要负责人情况：
法定代表人
性别
职务
出生年月日
3.经工贸公司总经理签字的将客户档案卡由专人将其内容录入微机，系统根据内定的编码规则对客户进行编码。
4.工贸公司将客户档案卡录入微机后，将系统对客户的编码写在客户档案卡上，并存档。
5.业务代表随时提供客户信息变更情况，以便工贸公司及时对系统存储内容进行修改。工贸公司每月对客户档案内容进行核对维护。
6.系统对录入的客户档案信息形成客户档案库，并可按不同的分类方式对客户档案分类，便于查询。
维修负责人
性别
职务
出生年月日
籍贯
学历
宗教信仰
兴趣爱好
电话
传真
手机
传呼
分公司情况
公司名称
区域（省市县）
公司名称
区域（省市县）
注：电话必须注明区号。
7.工贸公司利用客户档案信息对客户生日、店庆祝贺等，可按要求输出客户档案、店头帐等相关信息；对于没有档案的客户，系统自动禁止签约、回款、提货等一系列业务操作；将客户的签约、履约、业绩评价、信誉等内容录入客户档案。
8.财务部对客户的发货、回款、应收、应付等信息形成店头帐并监控、跳闸。
业务档案工作流程
业务档案工作流程一、档案整理1.1 档案收集档案工作流程的第一步是收集相关的档案资料。
这包括收集纸质档案和电子档案，确保所有相关的文件都被完整地收集起来。
1.2 档案分类收集到的档案资料需要进行分类整理，按照文件的类型、日期、部门等进行分类，以便后续的管理和检索。
1.3 档案清点在分类整理完成后，需要对档案进行清点和核对，确保每一份档案都被正确地收集和归档。
二、档案归档对整理好的档案进行编目工作，包括编写档案的题名、责任者、日期、文件号等信息，以便于后续的检索和利用。
2.2 档案装订对编目完成的档案进行装订，确保档案的完整性和安全性，防止档案的遗失和损坏。
2.3 档案存储将装订好的档案按照一定的规范存放在档案室或档案柜中，确保档案的安全和便捷的检索。
三、档案管理3.1 档案借阅对需要借阅档案的人员进行审批，并记录借阅的档案信息，确保档案的安全和利用的合理性。
对档案进行定期的更新和整理，确保档案信息的时效性和完整性。
3.3 档案销毁对于已经过期或无用的档案进行销毁处理，确保档案室的空间得到合理利用，同时避免档案信息的泄露。
四、档案检索4.1 档案查询对需要查询档案的人员进行服务，提供准确、及时的档案查询服务，确保查询人员能够快速地找到需要的档案信息。
4.2 档案利用对需要利用档案信息的人员进行服务，提供准确、完整的档案信息，确保档案信息能够得到合理的利用。
五、档案保管5.1 档案保护加强对档案的保护工作，包括防火防水、防盗等安全措施，确保档案的安全。
5.2 档案传递对需要传递的档案进行登记和追踪，确保档案的传递过程安全可靠。
5.3 档案备份对重要的电子档案进行定期的备份，确保档案信息不会因为意外事件而丢失。
六、档案审核6.1 档案审查定期对档案进行审查，确保档案的完整性和合规性。
6.2 档案整改对审查中发现的问题进行整改，确保档案管理工作的规范和有效性。
七、档案报告7.1 档案统计对档案管理工作进行统计分析，及时发现问题并加以解决。
2023单位档案管理制度及流程
2023单位档案管理制度及流程2023单位档案管理制度及流程精选篇1第一章总则第一条为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二条凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。
第二章档案管理体制第三条1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。
未经董事长许可，任何人不可动用。
2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。
4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。
销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。
5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。
6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。
7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。
归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
第五条各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。
第六条因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。
第三章档案的归档范围第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
一、档案资料的日常管理：1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件／档案柜中。
二、档案资料的归档范围1、公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；2、公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等；4、公司领导的批示、指示等；5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；8、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；10、本公司发布的各类广告、宣传材料；11、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；12、外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；13、财务档案资料；14、各种实物档案；15、其他具有利用和保存价值的文件资料。
例如：1) 工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；2) 客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等3) 管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。
档案管理业务流程分析
档案管理业务流程分析档案管理是指对机关、企事业单位以及个人所产生的各类文件和档案进行有效管理和利用的过程。
一个完善的档案管理业务流程能够确保档案的完整性、准确性和可追溯性，提高机构的工作效率和服务质量。
本文将从档案管理的前期准备、档案入库、档案查询和检索以及档案销毁等方面，对档案管理业务流程进行分析。
一、前期准备1.确定档案管理的目标：根据机构的具体需求，明确要管理的档案类型、保管期限、存放方式等。
2.编制档案管理制度：建立档案管理的规章制度，明确各环节的职责和权限，确保档案管理的规范性和统一性。
3.配备档案管理人员：组建档案管理团队，培训相关人员，确保他们具备档案管理的专业知识和技能。
二、档案入库1.接收档案：接收由机构各部门提交的档案，核对相关信息，如档号、文件题名、文件日期等。
2.编目归档：根据档案的性质和要求，对档案进行分类、编目和归档，确定文件的位置和存放方式。
3.建立档案库：根据档案量和分类情况，将档案放置于专门的档案库房或柜子中，并制定相应的档案存放标准。
三、档案查询和检索1.查询需求收集：接收来自机构内部和外部的查询需求，了解查询目的和关键词。
2.查询策略制定：根据查询需求，确定相应的查询策略和检索顺序。
3.查询和检索操作：通过电子查询系统或传统手段，按照查询策略进行查询和检索操作，找到符合条件的档案。
四、档案调阅和借阅1.调阅需求确认：接收来自机构内部和外部的调阅需求，核对申请人身份和目的。
2.调阅操作：根据调阅需求，将档案从存放位置调出，提供给申请人查阅或复制。
3.借阅管理：记录档案的借阅信息，如借阅人、借阅日期、归还日期等，确保档案的安全和完整性。
五、档案销毁1.档案鉴定：根据档案管理制度，对档案进行定期鉴定，确定是否满足销毁条件。
2.销毁申请：根据鉴定结果，编制销毁申请报告，报请上级机构批准。
3.销毁操作：根据批准结果，对档案进行销毁操作，如破坏、烧毁、粉碎等。
六、档案管理质量控制1.建立质量控制机制：制定档案管理质量控制标准和评估方法，建立档案管理质量控制指标体系。
公司档案管理流程（通用9篇）
公司档案管理流程公司档案管理流程（通用9篇）档案管理亦称档案工作。
是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
以下是小编整理的公司档案管理流程，仅供参考，大家一起来看看吧。
公司档案管理流程篇1一、目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。
二、档案整理：编码：由综合部统一编码。
（见附件一）备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部门进行统一的编码。
整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。
（见附件一）备注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。
档案归档：（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。
外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。
备注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’（见附件三）上的备注栏上注明。
档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。
备注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。
（2）、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。
印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外），（1）所有的档案资料需盖有‘受付’章——红色（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章——兰色（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章——兰色（4）档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历（如附件五）。
档案管理工作流程
新建单位档案整理工作流程档案管理工作,就是按照一定的原则和方法,把处于相对零乱状态的档案系统起来,以便于保管和利用的工作;档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用;新建单位档案整理工作的内容主要有：制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录;由于原来档案状况有所不同,所以整理工作内容也会出现差异;在档案馆和档案室,档案的整理按整理工作内容的范围,可以分成三种类型:一系统排列和编目二局部调整三全过程整理档案管理工作的意义（一）档案的整理世界是文件之间的有机联系,为发挥档案的作用创造了有利条件（二）档案的整理是档案管理所有业务会动的关键环节（三）档案整理是实现档案管理现代化的要求档案管理的具体工作流程一、制定整理方案文书档案整理工作,是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目,达到系统化的过程;是一项重要的基础工作; 文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、划分全宗全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位;立档单位不是固定不变的,由于社会的发展,事业的进步,常常引起一些机关的增设、撤销或合并,这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题,需要在实践中认真对待;（一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗研究立档单位是否有根本变化,主要应该从立档单位的性质和基本职能等有关反面去考察;（二）立档单位变化所导致的区分全宗1.新建新成立的机关、企事业单位,其形成的档案均可以构成一个全宗;2.分开一个机关、单位分成两个或两个以上的单位;由于旧的机关已被撤销,它所形成的档案应该单独构成全宗；新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗;3.合并有两个或两个以上的撤销单位,合并成一个新的单位;它们所形成的档案分别构成企业的全宗;4.独立从某一立档单位分离出去作为一个新的单位,它所形成的档案应构成新的全宗;5.从属原来是一个立档单位,后来因为工作需要,改变为某一机关内部的一个组织机构;改变前的档案为一个全宗,改变后为另一全宗的一部分;6.合署两个单位合署办公,而文件又是分别处理的,它们形成的档案,分别构成全宗;三临时性机构档案的区分全宗各种临时性机构形成的档案,一般不设立全宗;因为临时性机构的业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内,存在的时间不很长,形成档案的数量也不多;个别临时机构,独立性较强,存在时间较长,其档案也可以考虑成立新的全宗;立档单位变化中确定与划分全宗问题,情况错综复杂,应该遵循全宗理论作具体分析研究,实事求是地加以解决;四判定档案所属全宗判定档案所属全宗,关键在于确定档案的形成者——立档单位;判定档案所属全宗的一般方法主要应从收文、发文和内部文件三个方面着手;1.发文和内部文件,它们的作者就是档案的形成者,只要查明了文件的作者,也就确定了它所属的全宗;2.收文,只要查明了文件的实际收受者,也就确定了它所属的全宗;五组织全宗与个人全宗档案的区分个人全宗与组织全宗中的档案有时会出现相互交叉的问题,即某些档案文件既有个人属性,又有组织属性;对这一问题的处理原则是：凡以组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必要时,可保存副本;不允许将组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件;确认与区分全宗的工作一经完成,具体全宗一旦建立,就应对各全宗进行统一的编号并赋予其正式的全宗名称;三、全宗内的档案分类全宗内档案分类,是根据新建单位内档案来源、时间、内容或形式的不同,按照一定的体系,分门别类、有系统地区分档案和整理档案的方法;（一）对全宗内档案分类的要求：1.要求分类具有客观性2.档案分类体系应该具有逻辑性3.全宗内档案的分类应该注重实用性;（二）组织全宗内档案分类的一般方法1.按文件的产生时间分类,其具体形式主要有两种：年度分类法、时期分类法;2.按文件来源,其具体形式有三种：组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法;3.按文件的内容分类,其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分类法;4.按文件的形式分类,其具体形式有三种：按文件种类分类、按文件制成材料分类、按文件形状分类;三常用的分类方法1.年度分类法或年代分类法2.组织机构分类法3.问题分类法四分类方案的编制全宗内档案分类的表现形式是分类方案,它使用文字或图表形式表示一个全宗内档案分类体系的一种文件;当选用了某种联合分类方法以后,就应该编制一份分类方案;分类方案的编制,应该注意以下几点要求：1.统一性在编制分类方案时,首先要确定采用何种分类方法;第一级采用哪种方法,第二级采用哪种方法,都应明确规定、标示清楚;而在同一级分类中不能同时并列采用两种以上分类标准;2.排斥性分类方案中同级的各类地位相等,内容互相排斥,类的范围必须明确;3.伸缩性分类方案中的各类,均应留有伸缩的余地来增加或减少类别,以适应客观变化的需要;四、立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的公文,依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程;立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷,可按其中之一种特征组卷,也可几种特征结合使用;在现行机关,一般先将文件分为不同的系列,对不同类型的文件采用不同的立卷方法;如:①综合性文件报告、计划、总结,可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷;②会议文件,基本上按文件的作者立卷;大型会议的文件可一会数卷,一般会议的文件可一会一卷,同一内容的几个会议文件可合立一卷;③专题文件,可按问题结合作者来组卷,适当分级;④案件材料,通常按问题立卷;一个案件的材料应该放在一起,根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷;一般机关司法机关除外中的案件,如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷;这类文件不分级,不分作者;⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报,可按文件名称立卷;⑥群众来信,可按问题或按地区等特征立数卷;立卷的组织程序,首先在立卷前制订具体计划,拟制本年度文件分类归卷的条目,称为立卷类目;它是以条款形式写成的,每个条款包括一组文件的作者、问题与名称,后面注明保管期限;条款的名称就是预拟的案卷标题;其次做好平时归卷,已收集的文件,随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹;最后,年终全面检查调整,然后确定组卷;组成案卷后,对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工,包括：卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面;五、案卷排列案卷的排列,是指按照一定的办法,确定各个类内案卷的前后次序和存放位置,以保持案卷之间的有机联系; 基本方法有：按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列；按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排列；按照案卷所属的时间顺序排列；按照案卷内容的重要程度排列;1、排列方法通常有四种：每年永久与长期各为一个流水号排列；每年永久、长期卷合编一个流水号；按类永久、长期统一流水编制排列；按类分开永久、长期各自流水排列;案卷的排列可按时间顺序,也可按重要程度排列;2、档号：档号的构成：档号：即档案的数字代号;档号的编制原则：不重、不缺、不变、不繁的原则;①全宗号——案卷目录号——案卷号——件号、页号；②全宗号——年度——期限——件号；③全宗号——类别号——案卷号——件、页号；④类别号——项目号——案卷号——件、页号;全宗号：是档案馆对馆藏所有全宗编制的代号,一个全宗一个号;案卷目录号：是一本案卷目录的代号,每一本案卷目录必须编一个号,一个全宗内的案卷目录号不允许重复相同;案卷号：是案卷排列的顺序号,每一本案卷目录内,案卷必须从1号开始流水编号;页号：是卷内每份文件的每一页所编之号;3、档号编制规则全宗内目录号不重复,一个目录本内卷号不重复,一本案卷内页号不重复;必须遵循不重、不缺、不变,一般不留空号的原则;七、立卷说明编写立卷说明又称案卷目录序言,一般置于案卷目录的首页,因立卷说明按年编写,他是编写全宗介绍的素材,也是每年利用档案,了解全宗情况的指南;有两种编写方法：1、简单编写方法：仅对案卷数量、全宗分类和立卷整理的情况、存在问题作简要的说明;2、详细编写方法：上述内容外再加扼要介绍档案产生的历史背景、机构变迁及档案管理方法改进等情况;并详细介绍档案的特点、案卷内容和档案有效情况;3、可以按全宗介绍结构来编写,分为三部分来写：①介绍当年档案全宗构成者变化情况；②当年全宗内档案情况简介；③当年档案内容与成份介绍;六、编制案卷目录编制案卷目录,通常是在立档单位内完成;一般由文书处理部门负责编制,然后连同案卷向档案室移交案卷目录主要包括：封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表;其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分;1.封面;案卷目录的封面主要包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位和形成案卷目录的时间;2.说明;在案卷目录的开始,应该对案卷数量、分类和立卷的原则、档案整理的情况、存在问题作简要说明;3.目次;根据全宗内容的分类排列情况,分别写明个各类、项、目的名称及其所在页码;它是案卷目录的目录,对案卷数量多的大全宗十分必要;4.简称与全称对照表;对于案卷数量较多的大全宗,还应列出简称与全称对照表;主要是针对案卷标题或内容,由于作者、机关、地区等全称过长,需要简化,按照统一的规定,列出对照表供利用者查用、核对;5.案卷目录表案卷目录至少要一式三份,一份存档,一份备用,一份随档案移交;。
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单位名称人事部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导人事部员工
节点 A B C 1
2 3
4 5
7
提供材料开始
收集员工
人事材料
9
编制明细
目录
标识
编号
审批
结束
身份证明
学历学位证明
各类证书
招聘资料
试用转正文件
奖惩文件
绩效评估报告
劳动合同及附件
离职文件
各类人事通知单
归档
入库
8 6
任务名称节
点
任务程序、重点及标准时限相关资料
材料收集
程序
1、《员工登
记表》、
2、《个人简
历》
3、《相关材
料》
B2
由人事部建立公司员工的人事档案，档案材料包
括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核
奖惩材料、录用材料、其他材料等
每月1次
C2 员工应积极提供材料即时
统一装订1个工作日
重点
材料收集
标准
真实、严密、完整
档案编号标识
程序
B4
编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览
表
1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点
档案编号，并做出标识
标准
准确、合格、严密
档案归档入库
程序
人事部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时
B7 按资料内容进行归档1个工作日B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点
档案归档入库
标准
准确、合格、严密
档案管理制度
节选公司《人事管理制度》第十章人事信息管理
1．人事信息管理
1.1为保障合理配置人才，公司人事部组建人事信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。
外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。
1.3公司将借助现代化的人事管理软件，逐步实现人事管理信息化。
2．人事档案管理的基本要求
2.1公司人事部负责人事档案工作的归口管理。
2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。
3．确立两级档案管理制度
3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；
3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
4．人事档案分类
第一类：履历材料；
第二类：自传材料；
第三类：鉴定、考核、考察材料；
第四类：学历和评聘材料；
第五类：政治面貌材料；
第六类：奖励材料；
第七类：处分材料；
第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第九类：其他可供组织上参考的材料。
4.1一般文档管理
4.1.1人事部文件
(1) 人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册;
(2) 人事工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管理、保存。
年终根据内容价值酌情归档;
(3) 薪资福利类保密文件由人事部经理自行建档保存。
4.1.2公司文件
新峰集团制造事业本部及集团公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。
4.1.3 外部文件
包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务
资料共享。
4.2 员工人事档案管理
4.2.1 人事部负责管理（建立、接转、保存、整理）员工的人事档案。
4.2.2 人事部一般情况在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。
4.2.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在" 终止/解除劳动关系手续清单" 上签字，确认无遗留问题；
4.2.4查阅员工人事档案应经人事部经理批准，并办理登记手续。
档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
4.3员工管理档案的管理
4.3.1 “员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。
包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
建立此档案旨在方便内部管理；
4.3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。
员工终止/ 解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；
4.3.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人事部指派专人负责管理；
4.3.4员工管理档案中不应包含秘密内容，人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。
任何人员不得私自更改管理档案内容；
4.3.5员工管理档案仅供公司内部使用。