档案管理流程及制度
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
档案管理制度及流程总则
第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在服务国家、服务社会、服务单位的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类档案，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，不得遗漏、损毁和伪造；2. 准确性原则：档案内容应当真实、准确，不得篡改、删减；3. 安全性原则：确保档案的物理安全和信息安全，防止档案的丢失、损毁和泄密；4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，提高档案的利用率；5. 规范性原则：档案管理工作应当规范化、制度化。
第二章组织机构及职责第四条本单位设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 贯彻执行国家档案法律法规和方针政策；2. 制定档案管理制度及流程，并组织实施；3. 组织开展档案的收集、整理、鉴定、统计等工作；4. 负责档案的保管、保护和修复工作；5. 提供档案的查阅、复制、咨询等服务；6. 对档案工作进行监督检查，确保档案管理制度及流程的落实。
第六条各部门、各岗位应指定专人负责档案管理工作，协助档案管理部门开展工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集工作应当遵循以下要求：1. 按照档案分类标准，全面收集各类档案；2. 对收集的档案进行审查，确保档案的完整性、准确性和安全性；3. 对收集的档案进行登记，建立档案登记簿。
第八条档案整理工作应当遵循以下要求：1. 按照档案分类标准，对收集的档案进行分类；2. 对分类后的档案进行编目，建立档案目录；3. 对档案进行装订、编页、装盒等整理工作；4. 对整理好的档案进行质量检查，确保档案的整理质量。
第四章档案保管与保护第九条档案保管工作应当遵循以下要求：1. 按照档案保管要求，选择合适的档案保管场所；2. 对档案进行定期检查，确保档案的完好；3. 对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等保护措施；4. 对重要档案进行备份，确保档案的备份安全。
2023单位档案管理制度及流程
2023单位档案管理制度及流程2023单位档案管理制度及流程精选篇1第一章总则第一条为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二条凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。
第二章档案管理体制第三条1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。
未经董事长许可，任何人不可动用。
2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。
4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。
销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。
5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。
6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。
7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。
归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
第五条各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。
第六条因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。
第三章档案的归档范围第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
物资部档案管理制度及流程
一、目的为规范物资部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物资管理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司物资部在日常工作中形成的各类档案，包括采购、仓储、配送、报废等环节的档案。
三、档案分类1. 采购档案：包括采购计划、招标文件、投标文件、合同、验收报告、付款凭证等。
2. 仓储档案：包括入库单、出库单、库存报表、盘点报告、维修保养记录等。
3. 配送档案：包括配送计划、配送单、运输凭证、配送费用结算单等。
4. 报废档案：包括报废申请、报废审批、报废处理、报废费用结算等。
四、档案管理流程1. 档案收集（1）物资部各部门在产生档案时，应按照档案分类要求，及时收集整理档案。
（2）收集的档案应真实、完整、准确，并符合国家档案管理规范。
2. 档案归档（1）档案收集完成后，由档案管理员进行审核，确保档案质量。
（2）审核合格的档案，按照档案分类要求进行归档。
（3）档案归档时应注明档案名称、编号、页数、归档日期等信息。
3. 档案保管（1）档案管理员负责档案的保管工作，确保档案安全。
（2）档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的专用档案柜中。
（3）档案柜应定期进行清理、消毒，保持档案柜内清洁。
4. 档案利用（1）档案利用需经档案管理员审批，确保档案信息安全。
（2）档案利用者应爱护档案，不得随意涂改、损坏、丢失档案。
（3）档案利用完毕后，应立即归还档案。
5. 档案销毁（1）档案销毁需经公司领导审批，确保档案销毁合法、合规。
（2）档案销毁前，应进行清理、核对，确保档案完整。
（3）档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
五、档案管理职责1. 档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 物资部各部门：负责档案的生成、收集和归档工作。
3. 公司领导：负责审批档案销毁工作。
六、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄露等行为的个人，给予通报批评、经济处罚等处理。
纸质档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强纸质档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的管理工作。
第三条纸质档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案；2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，反映实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；4. 利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条成立纸质档案管理领导小组，负责制定档案管理制度，监督、检查档案管理工作。
第五条档案管理部门负责以下工作：1. 制定纸质档案管理的具体实施办法；2. 组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作；3. 负责档案的数字化转换工作；4. 定期对档案工作进行总结、评估，并提出改进措施。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识；3. 具有较强的责任心和服务意识。
第三章档案收集与整理第七条档案收集：1. 收集范围：按照国家档案法规和本单位业务工作需要，收集各类纸质档案；2. 收集方式：通过移交、捐赠、征集、复制等方式进行；3. 收集要求：档案应完整、准确、及时，并符合档案标准。
第八条档案整理：1. 分类：按照档案内容、形成时间、载体形式等进行分类；2. 编号：采用统一编号，确保档案的唯一性；3. 立卷：将分类后的档案按照顺序立卷；4. 检查：对整理后的档案进行检查，确保质量。
第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 保管条件：档案库房应保持恒温、恒湿、防虫、防霉、防盗、防火等；2. 保管期限：按照档案法规和本单位实际情况，确定档案的保管期限；3. 保管方式：采用纸质和电子两种方式保管，确保档案的安全。
第十条档案利用：1. 利用范围：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案；2. 利用程序：查阅档案需填写申请表，经批准后方可查阅；3. 利用要求：查阅者应爱护档案，不得随意涂改、损坏档案。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程一、档案管理制度1.档案管理政策：制定档案管理政策，明确档案管理的目标和原则。
这些政策应该包括档案管理的责任和义务，以及档案管理的基本要求和标准。
2.档案管理组织：成立档案管理部门或委员会，负责组织和实施档案管理工作。
该部门或委员会应该有专门的人员负责档案管理，并设立档案管理员的职位。
3.档案管理制度：制定相应的档案管理制度，明确档案的分类、编号、编目和归档的规定。
确保档案的完整性和一致性。
4.档案管理流程：建立档案管理的工作流程和标准操作程序。
包括档案的收集、整理、归档、保管、检索和销毁等环节的具体步骤和要求。
5.档案管理培训：为档案管理人员提供培训，提高他们的档案管理知识和技能。
确保他们能够有效地管理和利用档案。
6.档案管理质量保障：建立档案管理的质量保障体系，包括档案的质量控制和审核机制。
确保档案的准确性和可靠性。
7.档案管理安全：确保档案的保密性和安全性，采取合适的措施防止档案的丢失、损坏或滥用。
8.档案管理监督：建立档案管理的监督机制，对档案管理工作进行定期的检查和评估。
及时发现和解决问题。
二、档案管理流程1.档案收集：收集组织的各类档案资料，包括纸质档案和电子档案。
确保档案的完整性和准确性。
2.档案整理：对档案进行分类、排序和清理。
确保档案的有序性和易用性。
3.档案编目：为档案建立目录和索引，方便查找和利用。
采用统一的编目规则和术语。
4.档案归档：将档案根据分类和编目的规则，按照一定的顺序进行归档。
确保档案的存放位置和顺序的一致性。
5.档案保管：将档案存放在专门的档案室或档案库中，采取适当的防潮、防火和防盗措施。
确保档案的安全性和完整性。
6.档案检索：根据用户的需求，对档案进行检索和提供服务。
提供档案复制、借阅和阅览等服务。
7.档案销毁：对无用的档案进行销毁和清理，确保保护档案的隐私和安全。
采取合适的销毁方式，如物理销毁或数字化销毁。
8.档案备份和恢复：定期对电子档案进行备份和存档，以防止档案的丢失和损坏。
工厂档案管理制度及流程
一、总则为加强工厂档案管理工作，保证档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，特制定本制度。
二、档案管理机构及职责1. 工厂档案管理部门负责全厂档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。
2. 各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用等工作。
三、档案管理流程1. 档案收集（1）各部门在文件形成过程中，应将具有保存价值的文件材料及时收集齐全。
（2）档案管理部门负责对各部门收集的档案进行审核、整理和归档。
2. 档案整理（1）档案整理应遵循真实性、完整性、连续性、系统性的原则。
（2）档案整理包括：立卷、编目、归档等工作。
3. 档案保管（1）档案保管应遵循安全、保密、整洁、方便的原则。
（2）档案管理部门负责档案库房的设置、设备配置、温湿度控制等工作。
（3）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
4. 档案鉴定（1）档案鉴定应遵循国家档案鉴定标准和工厂实际情况。
（2）档案管理部门负责档案的鉴定工作，对不再具有保存价值的档案提出销毁意见。
5. 档案利用（1）档案利用应遵循合法、合规、安全的原则。
（2）档案管理部门负责档案的查阅、复制、借阅等工作。
（3）档案管理人员应做好档案利用登记工作，确保档案安全。
四、档案保密1. 档案管理人员应严格执行档案保密制度，确保档案安全。
2. 涉密档案的查阅、复制、借阅等，应经档案管理部门批准。
3. 档案管理人员不得泄露档案内容，不得将档案借出工厂。
五、档案管理奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案损失、泄露等行为的，视情节轻重给予批评教育、经济处罚或纪律处分。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由工厂档案管理部门负责解释。
3. 本制度未尽事宜，按国家档案法律法规执行。
企业档案管理制度及流程
企业档案管理制度及流程第1条档案的管理：(一)办公室是档案的执行管理部门，并由专人负责档案管理。
(二)凡是能准确反映企业各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档。
(三)档案管理人员坚持文书随时立卷归档，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作，档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或企业制发的应归档的文件材料。
(四)档案管理使用专用电脑，建立电子档案和索引目录以备科学查档。
未经办公室同意，其他员工一律不得擅自使用。
第2条档案归档范围：(一)企业设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料。
(二)政府、项目批文、合同，企业董事会形成的文件材料。
(三)反映企业工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)。
(四)资金借贷、业务往来方面的｀文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)。
(五)企业制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、企业决定等)，发展规划、工作总结等。
(六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸，工程部门留用复印件备份等。
(七)企业各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档)。
(八)企业有效证照、证件。
(九)具有法律效力及保存价值的文件。
(十)企业重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
(十一)员工电脑中与企业有关的电子版资料、文件等。
(十二)企业获得的各种社会荣誉资料。
(十三)会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关财务类文件材料(此类档案由企业财务部自行保管存查)。
(十四)组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训。
(十五)其他需要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对企业经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
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1、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
3、术语和定义3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
4、职责4.1人事行政部4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。
4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
4.2各职能部门4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。
4.3各部门经理4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4.4人事行政部分管副总/常务副总4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。
5、工作程序5.1档案资料的收集5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。
5.2归档范围及移交时间（见附表一）5.3档案资料的标识5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。
5.4档案资料的日常管理：5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
5.5档案室档案借阅5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。
a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。
b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。
c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部门的档案除本部门经理批准外，还需其他部门经理批准。
5.5.2借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。
借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；5.5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。
5.6档案销毁5.6.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
5.6.2执行销毁任务时，必须由人事行政部经理和行政兼档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。
最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
6、档案管理细则6.1档案资料的归档范围6.1.1公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；6.1.2公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；6.1.3本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；6.1.4公司领导的批示、指示等；6.1.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；6.1.6反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；6.1.7公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；6.1.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；6.1.9本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；6.1.10本公司发布的各类广告、宣传材料；6.1.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；6.1.12公司项目建设全程档案；6.1.13员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；6.1.14财务档案资料；6.1.15各种实物档案；6.1.16质量管理体系相关文件资料;6.1.17其他具有利用和保存价值的文件资料。
6.2档案资料的归档要求6.2.1归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。
6.2.2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。
所有文件均应附底稿。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。
6.2.3声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
6.2.4电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
6.2.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
6.3档案资料的归档主体6.3.1人事行政部负责公司服务器数据的备份和归档，指导公司其他部门的电子声像的归档管理。
6.3.2各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的归档和管理。
6.3.3运营管理部负责公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声像档案的归档。
6.3.4承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文件的收集归档。
6.3.5承办部门负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料。
6.3.6员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。
6.3.7其他档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附件一）。
6.4档案资料的归档时间6.4.1即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a)公司规定的密级文件；b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c)合同、协议书等正本及过程资料；d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e)其他认为需要即时归档的资料。
6.4.2定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案室；6.4.3电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，人事行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
d)每周备份公司OA系统和服务器的数据，每半年归档一次。
e)每周备份个人电脑文件，每年归档一次。
6.4.4归档保存期限文件保存期限依下列规定办理：a)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。
b)长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。
c)短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。
d)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
6.5档案交接6.5.1部门内档案交接a)员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。
b)部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。
6.5.2档案移交公司的流程a)经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；b)公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；d)档案管理员按公司档案保管要求整理建档。
6.5.3档案交接审核要求审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：a)正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；b)文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；c)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
6.6档案保管6.6.1建档立卷一、档案分类a)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、部门分类。
b)档案分类应力求切合实用。
如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。
c)同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。
d)每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
二、案件编号a)档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。