公司档案管理制度及流程 (最新)
公司档案管理制度及流程版
公司档案管理制度及流程版一、制度概述为规范公司档案管理工作，保障档案的安全性、完整性和可追溯性，提高档案管理的效率和质量，特制定此公司档案管理制度。
本制度适用于公司内全部档案管理工作。
二、档案管理岗位及职责分工1.档案管理部门负责公司档案的组织、归档、保管、借阅、销毁和档案信息的维护等工作。
2.档案管理员负责具体的档案管理操作，包括档案的整理、分类、编目、数字化处理等工作。
三、档案管理流程1.档案的归档（1）新建档案：公司各部门根据档案管理要求，对需要归档的文件进行整理和分类，并填写《档案登记表》，将文件送交给档案管理部门。
2.档案的保管（1）档案柜：公司设立专门的档案柜，对归档后的档案进行保管。
档案柜应具备防火、防水、防尘和防盗等功能，并按照一定的分类规则将档案进行排序。
（2）档案借阅：公司内部需要借阅档案的部门或人员，应填写《档案借阅申请表》，并经主管部门签字批准后方可借阅。
借阅档案的人员应在《档案借阅登记簿》上签字，并在规定的时间内将档案归还。
3.档案的销毁（1）档案鉴定：档案管理部门定期对已经归档的档案进行鉴定，确定是否需要销毁。
对于不需要保留的档案，应填写《档案销毁申请表》，交由主管部门审批。
（2）档案销毁：经过主管部门的批准后，档案管理部门组织人员进行档案的销毁处理，包括纸质档案的撕毁、焚烧等方法，以及电子档案的删除、清空等操作。
四、档案管理的其他要求1.档案的安全性：公司要建立健全的档案安全保密制度，加强对档案的保管和使用管理，防止档案泄露、丢失或损毁。
2.档案的数字化处理：公司鼓励对重要档案进行数字化处理，提高档案的检索和利用效率，减少纸质档案的占用空间。
3.档案信息的维护：档案管理部门应及时对档案信息进行更新和维护，确保档案的完整性和准确性，便于档案的查询和利用。
4.档案的移交：对于离职员工的档案，应及时进行移交处理，包括将其档案归档或删除个人信息等操作。
五、档案管理制度的监督与评估公司应建立档案管理制度的监督机制，定期进行档案管理工作的评估和整改，对不符合要求的情况进行纠正和改进。
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程一、前言：随着信息技术的迅猛发展，各个企事业单位的档案管理工作也日渐重要，因为企事业单位的档案管理工作的好坏，对于其自身发展以及长远的发展起到了非常重要的作用。
本文将具体介绍公司档案管理制度及流程。
二、公司档案管理制度：1.档案管理目标：确保公司档案的真实性、完整性、安全性和有效性，在有效管理档案的基础上，提高公司工作效率。
2.档案管理范围：公司内部各个部门的所有文件和材料，包括纸质档案和电子档案。
3.档案管理职责：（1）公司领导层负责制定档案管理制度，明确档案管理目标和责任；（2）各个部门负责本部门档案的管理和整理工作；（3）公司档案管理部门负责档案的统一管理、分类整理和审核。
4.档案管理制度：（1）档案登记制度：对公司所有的纸质和电子文档进行登记，明确档案的名称、编码、类别、保管期限等信息。
（2）档案归档制度：将档案按照公司的分类标准进行归档，确保档案的有序存放。
（3）档案借阅制度：员工需要借阅档案时，必须填写借阅申请表，并经过部门主管的审批，才能借阅档案，同时需在规定的时间内归还。
（4）档案销毁制度：对于已经过期的档案，根据公司的规定进行销毁，销毁过程必须由相关部门的负责人监督，并出具销毁记录。
三、公司档案管理流程：1.档案登记流程：（1）新的纸质档案进库时，由负责档案管理的员工进行登记，填写档案的名称、文号、主题、保管期限等信息。
（2）电子文档应根据类别进行文件夹和目录的管理，并在数据库中登记相关信息。
（3）档案管理员对登记信息进行复核，确保档案登记的准确性和完整性。
2.档案归档流程：（1）对于新进库的档案，根据公司的分类标准进行归档，确保档案的有序存放。
（2）将档案按照编码放置在指定的位置，并记录在档案目录中，便于后续查找和管理。
3.档案借阅流程：（1）员工需要借阅档案时，填写借阅申请表，明确借阅目的、借阅期限等信息。
（2）部门主管对借阅申请进行审批，确保借阅的合理性。
公司档案管理制度(5篇)
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程一、公司档案管理制度随着企业的不断发展壮大，公司档案管理制度逐渐成为了企业管理中不可或缺的重要环节。
公司档案管理制度是指公司内部规范的文件、资料和信息管理体系，是保障企业正常运作和信息安全的基础。
一个完善的公司档案管理制度可以提高工作效率、保障信息安全、规范员工行为，是企业管理的重要支撑。
1.档案管理制度的建立公司档案管理制度的建立应当符合国家法律法规、企业发展情况和具体需求，并经公司领导班子审批。
制度的内容应明确规定公司档案的分类、存储、检索和销毁等方面的要求，规范员工在日常工作中的档案管理行为，从而达到规范管理和保障信息安全的目的。
2.档案管理责任部门和人员公司档案管理制度应规定明确的档案管理负责部门和人员，包括档案管理员、档案保管员等相关人员。
负责部门应具备相关资质和专业知识，负责公司档案管理的全面工作，并按照规定落实好档案管理制度的各项要求。
3.档案管理规范流程公司档案管理制度的规范流程包括档案的采集、整理、存储、检索和销毁等环节。
档案的采集应明确规定文件资料的来源和方式，整理应按照统一的标准进行分类和编目，存储应采用安全可靠的方式保管，检索应简便高效，销毁应经过程序规范，确保公司信息不被泄露。
二、档案管理流程公司档案管理流程是指公司内部档案管理的具体执行操作流程，是档案管理制度的具体实施手段。
一个完善的档案管理流程可以保证档案管理工作的有序进行，提高工作效率和信息安全性。
1.档案的采集档案的采集是档案管理的第一步，应当及时、详细地登记和记录公司接收的各种档案信息，包括纸质档案和电子档案等。
同时，要建立完善的档案登记和归档制度，确保档案的来源真实可靠。
2.档案的整理档案的整理是档案管理的核心环节，包括分类、编目、标识等操作。
分类应根据档案的性质和用途进行归类，编目应统一规范，标识应清晰明了。
只有经过规范的整理，档案才可以方便检索和利用。
3.档案的存储档案的存储是保证档案安全的重要环节，应采用安全可靠的存储方式，包括贮存设施、保管条件、安全设施等方面的要求。
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程公司档案管理制度及流程一、制度概述公司档案管理制度是为规范公司档案的收集、整理、保存和运用等各项工作，促进公司管理工作的科学化、规范化和信息化，加强对公司资产的保护，确保档案管理工作的长期稳定和协调推进的重要规定，旨在提高公司的管理效率和服务水平。
二、适用范围适用于公司所有部门、各级领导和在职人员，在公司档案开发、管理和应用方面具有直接或间接责任的人员。
三、档案收集1、档案管理部门要根据公司的业务需求和管理要求，进行档案分类及收集。
2、各部门有必要为业务活动涉及到的各个方面及环节建立相应的文件，定期进行归类、转交，并配以相应的签字、盖章、日期等记录。
应注意：立卷日期、档号、工作人员签名及盖章，照片等必须清晰，不能模糊，表达要清晰。
3、每月工作结束后一定要进行档案收箱或完成存档工作，并及时移交给档案室。
4、对于公文、合同、发票、报告、备忘录等文件必须贴上安全绳或露红章。
5、电子格式档案一经发现，必须全部归档备份，后续工作必须进行注销或销毁。
原始文件只保留副本，并标记为已作废。
6、各类文件、资料、物品、图表等归档要求，应按照“分类、盒装、封装、标注、存放”的原则进行。
四、档案整理1、档案室负责对收集的文件开展整理工作，根据档案产生的时间、档案内容等因素进行分类。
2、档案部门应根据档案存放时间和清理周期，制定并执行档案整理计划，及时清理整理不合规的档案，进行摸底、筛选、销毁等工作，提高存放效率。
3、清理和整理时标注一级标签和二级标签，并制作库房台账，记录在册管理档案。
五、档案保管1、档案室应制定档案保管制度，确保档案的安全保管、保密和防火等方面的要求，在规定的保管时间内，保证档案的完整、准确和可靠。
2、档案库房划分为区域，每个区域有专人负责，禁止随意进入，保证保密性。
3、电子档案应采用备份方式进行存储，每天定时备份至指定的存储文件，确保数据安全性，保障档案长期保留。
4、管理人员应当做好档案的定期巡查工作，防止突发事件导致档案的损毁和遗失，保证档案按期整齐存放。
公司档案管理制度和流程
公司档案管理制度和流程一、公司档案管理制度的概述档案管理制度是指为了保证公司重要信息和资料的保存性、安全性和可查阅性，建立起一套科学合理的档案管理制度和操作流程。
制度的内容主要包括档案管理的目标、原则、职责、权限、流程和监督等要素。
二、档案管理原则1.科学性原则：档案管理必须基于科学的理论和方法，保证档案材料的整理、归档和查阅的科学性。
2.完整性原则：档案管理必须保证档案材料的完整性，通过制度和流程的规范，确保档案不丢失、不损坏、不失真。
3.知情权原则：公司内部的职工必须知晓档案管理制度和流程，知晓档案的查阅和利用方式，并且有权利了解自己的个人档案情况。
4.安全性原则：档案管理必须保证档案材料的安全性，制定保密措施和权限管理，防止档案材料泄露和损毁。
5.高效性原则：档案管理必须保证档案整理、归档和查阅的高效性，合理利用信息化技术提高档案管理效率。
三、公司档案管理的流程1.档案收集：对公司各部门的重要文件和资料进行搜集，进行分类整理。
2.档案归档：对搜集到的文件和资料按照一定的顺序进行整理，建立档案目录，并将其归档存储。
档案的命名、编制、装订和打印必须按照标准进行。
3.档案利用：公司职工需要查阅档案时，可以根据档案管理制度的规定，向档案管理部门提出申请，进行档案的查阅和利用。
查阅期限和方式需要规范。
4.档案借阅：当有其他部门或公司需要借阅档案的时候，需要进行档案借阅申请，待批准后方可借阅。
借阅期限和条件由档案管理部门制订。
5.档案保管：公司档案管理部门负责对档案进行保管，提供合适的环境和设备，防止火灾、水灾、腐蚀和盗窃等事件对档案造成损坏。
6.档案销毁：对于已经过期、无需保留的档案，需要进行销毁处理。
销毁必须符合公司的相关制度和法律法规的要求。
四、档案管理的职责和权限分工公司档案管理的职责和权限需要明确划分，确保档案管理工作的顺利进行。
档案管理部门负责全面管理公司的档案工作，各部门负责相关档案的收集、整理、归档、借阅和利用工作。
公司档案管理制度及流程(优秀3篇)
公司档案管理制度及流程（优秀3篇）在当下社会，很多情况下我们都会接触到制度，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。
到底应如何拟定制度呢？这次xxx为您整理了公司档案管理制度及流程（优秀3篇），您的肯定与分享是对小编最大的鼓励。
人事档案管理流程篇一一、受理条件：接收档案的对象1、国有、集体企事业单位，混合所有制企业，私营企业，外商投资企业，民办科研机构、社会公益事业组织以及其他无主管部门单位的在职（法定退休年龄之内）人员；2、律师、会计、审计、公证等社会中介机构，各社会团体的在职人员；3、自主创业和暂未落实工作单位的大中专毕业生；4、出国(境)留学人员；5、辞职或者被辞退的机关工作人员；与用人单位终止或者解除劳动关系的人员以及企事业单位改革中的分流人员。
6、成教、自考、远程教育毕业生（必须有教育部学历认证电子注册备案表）。
二、申请材料：人事档案及人事档案材料原件三、办理流程：1、接收档案的程序（1）、人事档案在学校里的应历届大中专毕业生由所在院校直接将人事档案寄到人才市场管理办管理；（2）、人事档案在各地市人才交流机构管理的流动人员凭本人身份证原件及毕业证书复印件、金华市本级单位录聘用证明（点击下载》》》》》》》）（原籍为金华的毕业生可不提供）到人才市场管理办开具调档函将人事档案转入；（3）、本地户籍的成教、自考、远程教育毕业生（必须有教育部学历认证电子注册备案表），直接将高中档案及大专或本科的学籍档案送到人才市场管理办归档。
2、档案材料归档要求：从中学开始至当事人最高学历，每一阶段的学籍材料、每一阶段工作经历材料都要归档（材料必须完整齐全），包括下列材料：（1）、整套学籍档案；（2）、干部履历表现或职工登记表；（3）、历年年度考核表；（4）、历年工资审批表；（5）、毕业生报到及调动介绍信、工作调动的审批表等；（6）、解除聘用关系的审批表或批复、退工证明等；（7）、劳动合同；（8）、加入党团组织材料；（9）、职称初定、评聘或资格考试材料；（10）、其他如奖惩材料、职务任免材料等按规定应归入档案的材料3、档案转出:人事档案转出须交清档案管理费用。
2023单位档案管理制度及流程
2023单位档案管理制度及流程2023单位档案管理制度及流程精选篇1第一章总则第一条为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二条凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。
第二章档案管理体制第三条1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。
未经董事长许可，任何人不可动用。
2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。
4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。
销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。
5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。
6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。
7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。
归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
第五条各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。
第六条因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。
第三章档案的归档范围第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
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公司档案管理制度及流程 (最新)
一、目的
加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、职责
(一)办公室：
1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。
2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况；
3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通；
6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
(二)其他各部门相关人员：
1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室；
2.定期向办公室移交本部门档案；
3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
四、工作程序
(一)档案资料的收集
1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。
2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公
室移交。
3.档案资料的日常管理：
⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。
4.档案借阅：
⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出；
⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏；
5.档案销毁：
⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。
⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。
最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。
(二)档案管理细则
1.档案资料的归档范围：
⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
计划、核准文件、证书等文件；
⑶公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；
⑷重要的会议材料全套文件以及会议形成的声像材料；
⑸公司及各部门的工作计划、总结、报告等；
⑹反映公司经营和管理的专业文件材料,如拍卖会资料及铺位合同等；
⑺财务档案资料；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀各种实物档案；
⒁其他具有利用和保存价值的文件资料。
2.档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,办公室以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档,并保持其完好无损。
3.档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件,如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)各部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案移交清单交办公室；
b)各部门每年底归档上年度文件与资料,并移交公司办公室；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年底必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集,办公室核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
4.档案交接
部门内档案交接：部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的,要填写《档案移交清单》,由部门经理核实无误后签字,办公室主任见证。
5.档案移交公司的流程
⑴经办部门检查文件或档案,编制移交清单；
⑵办公室根据移交清单,查收案卷与文件,并与各部门每月提交的档案清单核对；
⑶档案完整、齐全且符合公司要求,移交双方在移交清单上（一式两份）签字,双方各保存一份；
6.档案保管
⑴档案编号
⑵档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
⑶档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
⑷档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。
⑸档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和各部门要求,组织实施修订。
任何部门和个人不得随意修改。
⑹建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。
五、附则：本办法由公司办公室制定并负责解释。