液化气充装站管理手册(记录控制)

文件和记录控制要素

文件和记录是指各项活动中所发生的各种记载。

一、记录的分类通常以固定格式的纸张式表格和无固定格式纸张包括外来纸式表格。

二、文件、记录的编写、审批和发布

（一）、各部门按照专业分工原则，负责本职责范围内相关文件的编写、评审和修订工作。

1、文件编制内容符合本公司的实际情况，并与司规定、适用法律法规

规定以及管理体系标准相符合；文件之间互相衔接，协调一致；对于程序文件，必须坚持“简化流程、明确职责”的基本原则；对于作业指导书和标准，则必须做到标准明确无歧义、操作步骤详细。

2、程序文件由主导部门编写，相关部门会签，格式同本文件保持一致。

3、三级文件由相关部门编写，三级文件因为内容差别较大，格式可以

根据文件内容确定，但必须体现文件编号、版本号、批准人。（二）、文件评审

1、各部门根据实际运行及流程变化情况及时对文件的有效性进行评

审，根据文件应用场所情况的变化，站长应及时组织人员对文件进行评审，以确定文件是否符合实际情况，一般每三年进行一次全面修订。文件评审至少每3 年1次。

2、在发生以下情况时，各部门应及时对本部门相关的文件进行评审、

修订：

1) 当国家相关法律、法规、规程、标准或集团文件废止、修订或新颁

布时；

2) 当企业归属、体制、规模、组织架构发生重大变化时；

3) 当生产设施新建、扩建、改建时；

4) 当工艺、技术路线和装置设备发生变更时；

5) 当外部检查提出相关整改意见时；

6) 当安全检查、风险评价、内部审核过程中发现涉及到文件层面的问题时；

7) 因分析重大事故和重复事故原因，发现制度性因素时；

8) 其它相关事项。

（三）、文件、记录的发布

1、管理文件由总经理或其授权人员负责批准。

2、技术文件由站长或其授权人员负责批准。

3、外来文件由各使用部门负责收集并提出引用申请，经本部门经理审核签署、总经理或相应授权人员批准后按本程序要求进行控制。外来文件可沿用原编号。

三、签批原件的存档

1、管理文件（含适用的外来文件）由站长负责归档并建立文件目录。

2、技术文件（含适用的外来文件）由技术负责人负责归档并建立文件目录。