秘书实训项目PPT课件
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秘书实训项目PPT课件
会议室一设在公司的最里边，因为会议室往往会涉及公司 一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保密的考 虑。
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
如图:
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
销售厅采用开放式办公室类型，经理办公室、财务科办公 室、会议室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。 同时，销售展示厅应在离大门较近的地方，给予较大的面 积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；
财务科办公室应设在离公司大门较远的地方，主要是从安 全的角度考虑的；
办公室因为综合性强与销售财务工作的关系都很密切，为 避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位 置比较恰当。
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
如图:
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
销售厅采用开放式办公室类型，经理办公室、财务科办公 室、会议室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。 同时，销售展示厅应在离大门较近的地方，给予较大的面 积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；
财务科办公室应设在离公司大门较远的地方，主要是从安 全的角度考虑的；
办公室因为综合性强与销售财务工作的关系都很密切，为 避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位 置比较恰当。
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
《秘书培训》PPT课件
承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
秘书综合实训ppt课件
16
（三）、会务工作
案例： 华夏啤酒（杭州）有限公司建立于2004年，初期仅以生产白云啤酒为主。现该啤酒公司生产
的啤酒种类繁多，有11度的和6。8度的白云啤酒，还有11度的和7度、8度的灵泉啤酒。今年又根 据市场需求开发了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒、9度的灵泉啤酒和9度的 冰啤。
方针已定，下属各旅行社针对自己所要去的高校，制作出极富吸引力的广告，及时散发到 将要放假的中小学生手中，由于沾上了大学的光彩，再加上吃住便宜，很多学生家长乐意让孩子 参加。当年的旅游项目就取得了巨大的成功。
8
实训要求：
1、根据案例内容，为某旅行社起草一份“北京高校夏令营”的旅游广告。规定完成时间：20分钟。 2、根据案例内容，以记者身份写一则某旅行社首次组织中学生“北京夏令营”活动并收到很好效 果的新闻。规定完成时间：25分钟。 3、所有文件均在计算机上完成，文档要求格式规范，内容丰富，条理清晰，编辑打印精美。
13
（二）、文书工作
案例： 中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，公司总部设在广州，主要股东包
括：广州市投资管理公司、招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩洛哥根 亚洲投资有限公司等。
截止到2017年底，公司资产已达人民币400亿元，在全国各地设立分支机构500余家，当年保险 收208亿元。其中杭州分公司成立于2009年，为了早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的 目标，中国维行保险股份有限公司杭州分公司决定从2012年6月1日起开展“扎实基础、提升品质， 促进杭州产险快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲和合理化建议征文。各部门和 分支机构要在7月28日前上报活动开展情况。要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲 座；演讲会每月一个议题，全体员工必须积极参加；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评 选出三篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。
（三）、会务工作
案例： 华夏啤酒（杭州）有限公司建立于2004年，初期仅以生产白云啤酒为主。现该啤酒公司生产
的啤酒种类繁多，有11度的和6。8度的白云啤酒，还有11度的和7度、8度的灵泉啤酒。今年又根 据市场需求开发了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒、9度的灵泉啤酒和9度的 冰啤。
方针已定，下属各旅行社针对自己所要去的高校，制作出极富吸引力的广告，及时散发到 将要放假的中小学生手中，由于沾上了大学的光彩，再加上吃住便宜，很多学生家长乐意让孩子 参加。当年的旅游项目就取得了巨大的成功。
8
实训要求：
1、根据案例内容，为某旅行社起草一份“北京高校夏令营”的旅游广告。规定完成时间：20分钟。 2、根据案例内容，以记者身份写一则某旅行社首次组织中学生“北京夏令营”活动并收到很好效 果的新闻。规定完成时间：25分钟。 3、所有文件均在计算机上完成，文档要求格式规范，内容丰富，条理清晰，编辑打印精美。
13
（二）、文书工作
案例： 中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，公司总部设在广州，主要股东包
括：广州市投资管理公司、招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩洛哥根 亚洲投资有限公司等。
截止到2017年底，公司资产已达人民币400亿元，在全国各地设立分支机构500余家，当年保险 收208亿元。其中杭州分公司成立于2009年，为了早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的 目标，中国维行保险股份有限公司杭州分公司决定从2012年6月1日起开展“扎实基础、提升品质， 促进杭州产险快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲和合理化建议征文。各部门和 分支机构要在7月28日前上报活动开展情况。要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲 座；演讲会每月一个议题，全体员工必须积极参加；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评 选出三篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。
秘书综合实训教程PPT
培养良好的职业素养
秘书应具备良好的职业道德和职业素养，包括保密意识、 责任心、细致认真等。这些素质是秘书职业发展的基础， 也是赢得领导和同事信任的关键。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
能够使用电子邮件和即时通讯工具进行日常沟通， 确保信息的及时传递和处理。
信息收集与整理能力
信息收集
能够通过各种渠道收集所需信息，如互联网、图书馆、档案馆等， 确保信息的全面性和准确性。
信息筛选
能够对收集到的信息进行筛选和分类，提取有用信息，去除无关 信息，提高信息利用效率。
信息整理
能够将筛选后的信息进行整理和归纳，形成清晰的信息脉络和逻 辑关系，便于后续的分析和处理。
升企业形象。
04 秘书在现代办公中的应用
办公自动化软件应用
1 2
熟练掌握常用办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效、 准确地完成日常文档编辑、排版、打印、复印等 工作。
熟练使用办公设备
如打印机、复印机、扫描仪、传真机等，确保设 备的正常运行，提高办公效率。
3
电子邮件和即通讯工具的应用
和困难，确保项目的顺利进行。
05 秘书职业发展路径
从初级秘书到高级秘书的成长过程
掌握基本技能
初级秘书需掌握基本的办公技 能，如文件处理、会议安排、
接待来访等。
承担更多责任
随着经验的积累，逐渐承担更 多责任，如协助领导处理重要 事务、参与项目策划等。
培养专业素养
在工作中不断学习和积累，提 升专业素养，如熟悉公司业务 流程、掌握行业知识等。
成为高级秘书
在多方面表现出色，获得领导和 同事的认可，晋升为高级秘书， 负责更高级别的行政管理工作。
秘书应具备良好的职业道德和职业素养，包括保密意识、 责任心、细致认真等。这些素质是秘书职业发展的基础， 也是赢得领导和同事信任的关键。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
能够使用电子邮件和即时通讯工具进行日常沟通， 确保信息的及时传递和处理。
信息收集与整理能力
信息收集
能够通过各种渠道收集所需信息，如互联网、图书馆、档案馆等， 确保信息的全面性和准确性。
信息筛选
能够对收集到的信息进行筛选和分类，提取有用信息，去除无关 信息，提高信息利用效率。
信息整理
能够将筛选后的信息进行整理和归纳，形成清晰的信息脉络和逻 辑关系，便于后续的分析和处理。
升企业形象。
04 秘书在现代办公中的应用
办公自动化软件应用
1 2
熟练掌握常用办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效、 准确地完成日常文档编辑、排版、打印、复印等 工作。
熟练使用办公设备
如打印机、复印机、扫描仪、传真机等，确保设 备的正常运行，提高办公效率。
3
电子邮件和即通讯工具的应用
和困难，确保项目的顺利进行。
05 秘书职业发展路径
从初级秘书到高级秘书的成长过程
掌握基本技能
初级秘书需掌握基本的办公技 能，如文件处理、会议安排、
接待来访等。
承担更多责任
随着经验的积累，逐渐承担更 多责任，如协助领导处理重要 事务、参与项目策划等。
培养专业素养
在工作中不断学习和积累，提 升专业素养，如熟悉公司业务 流程、掌握行业知识等。
成为高级秘书
在多方面表现出色，获得领导和 同事的认可，晋升为高级秘书， 负责更高级别的行政管理工作。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)
IST
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
专业技能---通知
＃ 通知的格式
仿宋_GB2312,三 号，加粗；日期 要具体写明：年、 月、日。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
IST
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行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
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＃ 通知的格式
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正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
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行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
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行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
高级文秘、行政助理综合技能实战培训(PPT256页)
高级文秘、行政助理综 合技能实战培训（ PPT256页）
2021年8月7日星期六
秘书/行政助理
学习要领
•心态归零 •超越自我 •全情投入 •团队共享 •好的心态 •认识自己 •参与多深 •互相促进 •收获巨大 •成长卓越 •领悟多深 •共同成长
序言——
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态
• 心态导致人生惊人的不同
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
通过衣着打扮、言 行举止，反映你的 个性、形象及公众 面貌所树立起来的 印象。
礼仪知识
礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重 对方过程和手段。
礼仪内容：
礼仪原则： 礼仪目的：
约束自己尊重他人 为他人着想 轻松愉快的交往
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
职业生涯规划制定职业生涯目标 Nhomakorabea原则S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
2021年8月7日星期六
秘书/行政助理
学习要领
•心态归零 •超越自我 •全情投入 •团队共享 •好的心态 •认识自己 •参与多深 •互相促进 •收获巨大 •成长卓越 •领悟多深 •共同成长
序言——
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态
• 心态导致人生惊人的不同
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
通过衣着打扮、言 行举止，反映你的 个性、形象及公众 面貌所树立起来的 印象。
礼仪知识
礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重 对方过程和手段。
礼仪内容：
礼仪原则： 礼仪目的：
约束自己尊重他人 为他人着想 轻松愉快的交往
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
职业生涯规划制定职业生涯目标 Nhomakorabea原则S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
秘书综合实训教程ppt
活动策划与组织
确定活动目的和主题
根据部门或公司的业务需求，明确活动的目的和 主题，确保活动有针对性地促进业务发展。
发布活动信息和邀请函
将活动信息通过正式文件、邮件、微信等渠道发 布出去，邀请相关人员参加活动。
策划活动内容和形式
根据活动的目的和主题，策划具体的内容和形式 ，包括演讲嘉宾、议程安排、场地布置等。
《秘书综合实训教程》
目录
• 秘书实训概述 • 秘书日常事务处理 • 商务会议与活动管理 • 商务礼仪与职业形象 • 有效沟通与协调 • 秘书综合实训案例分析
01
秘书实训概述
实训目标与任务
01
掌握秘书日常办公的基本技能和方法；
02
了解企业秘书岗位的职责和要求；
学会解决秘书工作中常见的问题。
03
实训方法与步骤
工作潜力考核
考核秘书工作潜力的关键指标包括学习能力、适应能力、创新能力等，通过对这些指标的 评估，可以全面评价秘书工作潜力。
THANKS
感谢观看
活动组织与实施
在活动前，要协调好各项资源，安排好人员和工 作分工，确保活动的顺利进行；在活动中，要负 责签到、接待、引导等工作，确保参会人员得到 良好的体验
04
商务礼仪与职业形象
商务礼仪
商务礼仪概述
01
商务礼仪是人们在商务活动中，为表达尊重和善意而采取的、
约定俗成的行为规范和交往程序。
商务活动中的基本礼仪
02
包括会面、交谈、会议、宴请、电话等环节中的礼仪规范。
商务礼仪的实践应用
03
如何将商务礼仪应用于实际工作场景，如何根据不同文化背景
灵活运用商务礼仪。
职业形象
职业形象的重要性
《秘书培训》PPT课件
七、接待礼仪
1、接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
接待咨询工作："一听、二问、三记、四分析"
2、对来访者所反映的问题和要求 处理原则：
要求合理、按政策应当解决的问题： "分级负责， 归口办理"
要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难 以解决的问题：解释说明
秘书工作指南
一、什么是秘书?
什么是文员?（文员即领导的助手） 什么是秘书?（秘书小姐是公司的形象的代言人） 企业需要秘书懂得什么?（请问在坐的：把自己怎样
定位的）
二、秘书应具备的能力
1、21世纪专业秘书应具备的能力： 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
三、秘书岗位职责
➢ 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 ➢ 文书拟写与处理（文书拟写/收发文处理/文档
管理） ➢ 接电话的技巧（不要什么事情都去打扰领导） ➢ 收发邮件、传真，并进行分类整理。 ➢ 会议管理（会前筹备/会中服务/会后落实） ➢ 接待来访客人、准备会见资料 ➢ 汇总各部门的营业报表，以报总经理审阅。
6、接待应约而来的客户
起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡（递上报纸或公司简介） 通知与客人约好的上司
八、接听电话的技巧
❖ 电话铃响三声内接起 ❖ 热情问候 ❖ 表明自己的身份 ❖ 说话时保持微笑 ❖ 礼貌地称呼对方 ❖ 调整好音量和语速 ❖ 表示兴趣和关注
自 信 ， 角努 色力 扮
体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
演
好
知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标 秘
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
办公布局应考虑的因素：
1．接待区 接待区一般设计在走进门口的右边。这是由人们的习惯决定
的，一般情况下，人走进一个房间都会习惯地往右走，所以接待 区应设在右边。 2．产品展厅
产品展厅应该设在左边。这也是因为人们往往会走右边，所 以产品的展示应该设在人们不常走的地方，以免碰撞产品。 3．接待区与产品展厅不应靠在一起
按下Ctrl键，用鼠标点击左下角要设置页眉和页脚的工作表， 然后打开“页面设置”即可。 3．Excel单元格数据斜向排
选中需要斜向排的单元格，打开“工具—自定义—命令—类 别—格式”，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针 斜排”，将他们拖到菜单栏合适位置即可。
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
外间文员室的墙上，有企业操作图板、流程图等，给客人有一 个直观的对企业的了解，便于接下来与老板的交流。文员室内花盆、 景致应多一些，保护室内空气的新鲜，使客人有愉悦感。内外间中 间的墙体不宜用透明的玻璃，而要封闭效果的，产生一种神秘的含 蓄的氛围效果。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
1．将不常用的东西放到其他地方，或抽屉中，根据使 用的频率摆放好。办公桌面上只保留最为常用的东西。
2．经常对过期的文件进行清理，如果担心会丢掉重要 的信息，可用剪报的方式把需要的内容保留下来，这 样可以腾出时间和空间。
3．当电脑显示屏占据桌面空间时，想办法利用物品架 往垂直空间发展。
任务一 拟写办公环境维护方案
实训任务
1．针对情景中的办公环境问题，拟写办公环 境维护方案。
2．根据设计室的条件，为设计室设计内部布 局并提交设计图。
3．根据销售分公司的办公机构，设计销售分 公司办公结构布局方案。
4．设计办公资源统计表格。 参考答案 （1 2 3 4）
任务一 拟写办公环境维护方案
知识要点
整理办公桌的技巧：
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务实施
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务评估
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
1．Excel中让窗口这样固定 如固定顶部第一行、左边第一行，那么单击B2单元格，然后单
击“窗口—折分”命令，再单击“冻结窗格”命令即可。 2．多个Excel工作表的页眉和页脚同时设置
EXCEL表格的一些基本技巧
4．Excel中快速互换数据 假定将A1、B1互换数据，按下键，再将鼠标按左键在A1
上，成十字箭头时，拖到B1上，使B1右边成虚线，放鼠标即 可。 5．快速输入大写中文数字的简便方法
Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功 能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”）， 这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的 具体步骤为：
而且以右为尊，所以总经理的办公室会设在公司的右边。另外一个 原因是总经理与副经理的职能不同。总经理是一个公司的总负责人， 是运筹帷幄的角色。而副经理则是处理公司内部的各项具体事务。 总经理的办公室最好是套间，外间设文员一位。外间要小，占整个 办公室面积的三分之一，而内间应占三分之二。外间设置等候位置。
办公布局应考虑的因素：
5．会议室 会议室一般会设在公司的最里边，因为会议室往往会
涉及公司一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保 密的考虑。 6．其它部门的设置
对于公司其它部门的布局可以视具体情况而定。我们 可以先假设此公司是哪种类型的销售公司（即此公司主要是 是销售什么的），然后再视其财政状况等各方面因素而定。 可以将其设计成开放式，也可以设计成封闭式，也可以是半 开放半封闭。
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
因为接待区里设有沙发、饮水机等杂物，所以，通常不与产 品展厅设在同一个地方。而且当有客人来访时会先把他们引到接 待区然后再引到产品展厅，这是办公室接待来客的习惯。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
办公布局应考虑的因素：
4．总经理办公室与副经理办公室靠在一起的，
任务四 完成办公资源统计表
2．领导者位于后方，以便监督，同时不因领导接洽工作转移工作 人员视线和分散精力。领导的座位应设在从门口不能直接看到 的地方。
3．秘书的办公桌应和领导最近，这样和领导沟通不致影响其他同 事。此外，秘书的座位应设在能够清楚看到出口的地方，客人 在进入上司办公室时最后能先经过秘书办公桌。但秘书的座位 应避免与上司相对。
任务实施
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（未完）
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（续前）
任务二 设计室室内布局图
知识要点
办公室布置原则：
1．办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路 线以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应 朝一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。
实用秘书综合实训
模块五 综合实训
电子制作：郭梅
综合实训
项目15 设计室内外办公环境
项目15 接待国内外来宾
实训目标
熟悉并模拟设计办公室内部及 外部结构布局
项目15 接待国内外来宾
实训要求
每个同学都要求以李毅的身份，完成以下实训任务，此外： 1．小组成员一起讨论以上任务的工作思路。 2．在学习和把握基本写作方法的基础上，完成各项任务。 3．小组成员集体讨论每位同学的稿子，给以评价并做记录。 4．每个同学对照最佳文稿和参考文稿，找出自己的优缺点
1．接待区 接待区一般设计在走进门口的右边。这是由人们的习惯决定
的，一般情况下，人走进一个房间都会习惯地往右走，所以接待 区应设在右边。 2．产品展厅
产品展厅应该设在左边。这也是因为人们往往会走右边，所 以产品的展示应该设在人们不常走的地方，以免碰撞产品。 3．接待区与产品展厅不应靠在一起
按下Ctrl键，用鼠标点击左下角要设置页眉和页脚的工作表， 然后打开“页面设置”即可。 3．Excel单元格数据斜向排
选中需要斜向排的单元格，打开“工具—自定义—命令—类 别—格式”，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针 斜排”，将他们拖到菜单栏合适位置即可。
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
外间文员室的墙上，有企业操作图板、流程图等，给客人有一 个直观的对企业的了解，便于接下来与老板的交流。文员室内花盆、 景致应多一些，保护室内空气的新鲜，使客人有愉悦感。内外间中 间的墙体不宜用透明的玻璃，而要封闭效果的，产生一种神秘的含 蓄的氛围效果。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
1．将不常用的东西放到其他地方，或抽屉中，根据使 用的频率摆放好。办公桌面上只保留最为常用的东西。
2．经常对过期的文件进行清理，如果担心会丢掉重要 的信息，可用剪报的方式把需要的内容保留下来，这 样可以腾出时间和空间。
3．当电脑显示屏占据桌面空间时，想办法利用物品架 往垂直空间发展。
任务一 拟写办公环境维护方案
实训任务
1．针对情景中的办公环境问题，拟写办公环 境维护方案。
2．根据设计室的条件，为设计室设计内部布 局并提交设计图。
3．根据销售分公司的办公机构，设计销售分 公司办公结构布局方案。
4．设计办公资源统计表格。 参考答案 （1 2 3 4）
任务一 拟写办公环境维护方案
知识要点
整理办公桌的技巧：
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务实施
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务评估
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
1．Excel中让窗口这样固定 如固定顶部第一行、左边第一行，那么单击B2单元格，然后单
击“窗口—折分”命令，再单击“冻结窗格”命令即可。 2．多个Excel工作表的页眉和页脚同时设置
EXCEL表格的一些基本技巧
4．Excel中快速互换数据 假定将A1、B1互换数据，按下键，再将鼠标按左键在A1
上，成十字箭头时，拖到B1上，使B1右边成虚线，放鼠标即 可。 5．快速输入大写中文数字的简便方法
Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功 能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”）， 这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的 具体步骤为：
而且以右为尊，所以总经理的办公室会设在公司的右边。另外一个 原因是总经理与副经理的职能不同。总经理是一个公司的总负责人， 是运筹帷幄的角色。而副经理则是处理公司内部的各项具体事务。 总经理的办公室最好是套间，外间设文员一位。外间要小，占整个 办公室面积的三分之一，而内间应占三分之二。外间设置等候位置。
办公布局应考虑的因素：
5．会议室 会议室一般会设在公司的最里边，因为会议室往往会
涉及公司一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保 密的考虑。 6．其它部门的设置
对于公司其它部门的布局可以视具体情况而定。我们 可以先假设此公司是哪种类型的销售公司（即此公司主要是 是销售什么的），然后再视其财政状况等各方面因素而定。 可以将其设计成开放式，也可以设计成封闭式，也可以是半 开放半封闭。
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
因为接待区里设有沙发、饮水机等杂物，所以，通常不与产 品展厅设在同一个地方。而且当有客人来访时会先把他们引到接 待区然后再引到产品展厅，这是办公室接待来客的习惯。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
办公布局应考虑的因素：
4．总经理办公室与副经理办公室靠在一起的，
任务四 完成办公资源统计表
2．领导者位于后方，以便监督，同时不因领导接洽工作转移工作 人员视线和分散精力。领导的座位应设在从门口不能直接看到 的地方。
3．秘书的办公桌应和领导最近，这样和领导沟通不致影响其他同 事。此外，秘书的座位应设在能够清楚看到出口的地方，客人 在进入上司办公室时最后能先经过秘书办公桌。但秘书的座位 应避免与上司相对。
任务实施
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（未完）
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（续前）
任务二 设计室室内布局图
知识要点
办公室布置原则：
1．办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路 线以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应 朝一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。
实用秘书综合实训
模块五 综合实训
电子制作：郭梅
综合实训
项目15 设计室内外办公环境
项目15 接待国内外来宾
实训目标
熟悉并模拟设计办公室内部及 外部结构布局
项目15 接待国内外来宾
实训要求
每个同学都要求以李毅的身份，完成以下实训任务，此外： 1．小组成员一起讨论以上任务的工作思路。 2．在学习和把握基本写作方法的基础上，完成各项任务。 3．小组成员集体讨论每位同学的稿子，给以评价并做记录。 4．每个同学对照最佳文稿和参考文稿，找出自己的优缺点