行政人员的时间管理培训教材经典课件(PPT33页)

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行政部培训课件ppt课件

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保各项事务的高效处理。
规范操作
制定详细的操作规范,明确各 项事务的处理流程和要求,确
保工作质量。
监督执行
对工作流程和规范的执行情况 进行监督,及时发现问题并改
进。
持续优化
根据实际情况和业务发展需要 ,持续优化工作流程和规范,
提高工作效率和质量。
02
行政人员的基本素质和技能
沟通能力
总结词
良好的沟通能力是行政人员的基本素质,能够有效地进行口头和书面沟通,确 保信息的准确传递。
详细描述
行政人员需要具备良好的倾听和表达能力,能够清晰地传达信息,避免产生歧 义。同时,要善于运用非语言沟通技巧,如面部表情和肢体语言,增强沟通效 果。
组织协调能力
总结词
组织协调能力是行政人员必备的技能,能够合理安排工作流 程,协调各部门之间的关系,确保工作的高效运转。
详细描述
行政人员需要具备计划和时间管理的能力,制定详细的工作 计划,合理分配时间和资源。同时,要善于协调各方面的利 益关系,化解矛盾,促进团队合作。
04
05
行政部未来发展趋势和展望
数字化和智能化的发展趋势
数字化
随着科技的进步,行政部将更多 地采用数字化工具和系统,如电 子文档管理、自动化办公等,以 提高工作效率和数据安全性。
智能化
人工智能、大数据等技术的应用 将逐渐渗透到行政工作中,例如 智能客服、自动化流程等,以提 升服务质量和响应速度。
以保证工作顺利完成。
行政费用的报销和管理
费用报销的流程
包括发票收集、审核、报销等环节,应严格按照公司规定进行操 作。
费用管理的原则
包括合理控制、透明管理、规范操作等,应确保费用使用合法、 合规、合理。

行政部培训课件ppt课件

行政部培训课件ppt课件
行政部培训课件ppt 课件
目 录
• 行政部概述 • 行政人员的基本素质与能力 • 行政部的日常工作内容 • 行政部的关键绩效指标(KPI) • 行政部的未来发展与展望 • 行政部培训计划与实施
01
CATALOGUE
行政部概述
行政部的职责与功能
01
02
03
04
组织协调
行政部负责协调公司内部各部 门之间的活动,确保工作顺利
物资需求分析
供应商选择与谈判
分析各部门物资需求,制定采购计划和预 算。
选择合格供应商,进行价格、质量和服务 谈判。
物资采购与验收
物资库存管理
按照采购计划进行物资采购,确保质量合 格和数量准确。
建立库存管理制度,定期盘点和调整库存 ,确保物资充足出差需提前申请,经审批后安排行程和 住宿。
法和思路,提高工作效率和质量。
创新能力
总结词
创新能力是行政人员必备的能力之一,能够 不断探索新的方法和思路,提高工作效率和 质量。
详细描述
行政人员需要具备创新能力,能够不断探索 新的方法和思路,提高工作效率和质量。他 们需要了解如何激发团队的创新精神,鼓励 员工尝试新的工作方式和技术。此外,行政 人员还需要具备学习能力和适应能力,能够 不断更新自己的知识和技能,以适应不断变 化的工作环境和社会需求。
会议组织与记录
会议通知与准备
提前通知参会人员,准备会议场所、 设备和资料。
会议安排与协调
协调会议议程,安排发言顺序和时间 ,确保会议顺利进行。
会议记录与整理
详细记录会议内容、讨论重点和决议 事项,整理成会议纪要。
会议后跟踪与反馈
跟踪会议决议的执行情况,收集反馈 意见,为下次会议提供参考。

时间管理培训教材培训课件(65张)

时间管理培训教材培训课件(65张)

时间管理培训教材培训课件(65张)教学内容:本节课采用时间管理培训教材,共65张课件。

主要内容包括:时间管理的重要性,时间管理的方法和技巧,如何制定计划和目标,如何有效地安排时间,如何应对拖延,以及如何提高工作效率等。

教学目标:1. 让学生认识到时间管理的重要性,意识到自己浪费时间的行为。

2. 培养学生制定计划和目标的能力,学会合理安排时间。

3. 引导学生掌握时间管理的方法和技巧,提高工作效率。

教学难点与重点:重点:时间管理的方法和技巧,如何制定计划和目标,如何有效地安排时间。

教具与学具准备:教具:PPT课件、黑板、粉笔。

学具:笔记本、文具。

教学过程:一、导入(5分钟)通过一个实践情景引入:让学生谈谈自己在生活中遇到的因为时间管理不当而导致的问题,引发学生对时间管理的思考。

二、讲解时间管理的重要性(10分钟)1. 讲解时间管理对学习、工作和生活的重要性。

2. 分析时间管理的好处,如提高工作效率、减少压力等。

三、讲解时间管理的方法和技巧(10分钟)1. 制定计划和目标:如何设定合理的目标,如何制定详细的计划。

2. 合理安排时间:如何分配学习、工作和休息时间,如何应对突发事件。

3. 克服拖延:如何应对拖延心理,如何提高执行力。

四、讲解如何有效地安排时间(10分钟)1. 优先级原则:如何判断事情的紧急程度和重要程度,如何分配时间。

2. 分解任务:如何将大任务分解为小任务,如何逐步完成。

五、课堂练习(10分钟)让学生根据自己的实际情况,制定一个简要的时间管理计划,包括每天的学习、工作和休息时间安排。

让学生谈谈自己在课堂上的收获,以及如何在日常生活中运用时间管理的方法和技巧。

板书设计:时间管理的重要性提高工作效率减少压力平衡学习、工作与生活时间管理的方法和技巧制定计划和目标合理安排时间克服拖延优先级原则分解任务作业设计:1. 请简述时间管理的重要性。

2. 请列举三种时间管理的方法和技巧,并说明如何运用。

3. 请制定一个本周的学习计划,包括每天的学习、工作和休息时间安排。

行政文秘的时间管理课件(PPT34张)

行政文秘的时间管理课件(PPT34张)

6 .筛选信息

迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁
运筹他人的时间
时间管理矩阵图
紧急 不紧急
·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 ·关系的建立 ·真正的休闲充电 ·授能自主管理
·危机
重 要 ·紧急的问题 ·有限期的任务、会议 ·准备事项 不 重 要
·干扰,一些电话 ·一些信件、报告 ·许多紧急事件

错误2:公共通道有些狭窄,但好在不会影响
他人
效率专家挑错办公室


(图2)60分
错误1 错误2 错误3 错误4 错误5 错误6 占据 公共通道和私人空间交叉 接待空间在办公室尽头 秘书与主管座位离开太远 电脑显示器朝向不对,造成反光 办公室没有隔板,声音干扰严重 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜
6.
要事第一 以最终的结果来开始行动(以终为始) 学会说“NO!” 办公桌上的“5 S”运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息
1. 要事第一

“大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法
2. 以终为始

是必须要做的吗? 不完成会怎样? 是自己想要的吗? 和目标直接相关吗? 回报及收益高吗?
·许多凑热闹的活动
·细琐、忙碌的工作 ·一些电话 ·浪费时间的事 ·“逃避性”活动 ·无关紧要的信件
·看太多的电视
五、时间管理的工具
1.月历 2. 行事历与甘特表 3. 效率手册 4. 商务通与订房卡 5. 闹钟 6. 其它工具
六. 你的计划
确立目标
探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事
小办公室排毒案例(续)

主管:办公桌应和秘书最近,并拥有独立的

精美内容专业高效时间管理PPT成品企业行政人力资源员工培训课件

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03
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2014
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2016
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2013
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2015
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时间管理培训PPT(企管必备,超值!)

时间管理培训PPT(企管必备,超值!)

自我工作检核
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12·所做的全部重要的文书工作—— 13·今天有多少活动使我更接近我的目标; 14·是否为我的家庭安排了时间; 15·是否有与我的家人在一起的黄金时间; 16·我能否通过——改进与家人在一起的时间质量; 17·是否为我自己身心健康花费了时间; 18·如果能再有今天,我会改变—— 19·今天我对完成——真的感觉很好; 20·发出适当的感谢信; 21 .谁或者什么浪费我的时间最多。
通过对自身工作方式、方法的改变,达到时间管理的 目的。即时间上的四则运算:加、减、乘、除。 时间的加、减、乘、除四则运算: 找出隐藏时间 减少无谓的时间 提高工作效率 根除浪费时间习惯
加法
如何找出隐藏的时间?
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(1)善于利用等候和空档时间 (2)创造时间区。 (3)逆势操作 (4)背包原则 注意平时积累素材。 位移上的批量处理。 时间上的批量处理。
时间管理方法(五)
1、目标必须是自己定的。 2、目标一定要是书面的。 第一,理清自己的思路,知道自己要实现哪些事情 第二,把目标书面化,不容易遗忘; 第三,时时提醒自己目标在哪里。 3、目标必须是切合实际的。 4、目标必须是可衡量的。 5、目标必须有时限。 6、目标是平衡和谐的
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工作价值矩阵事物分类表

M2
优先原则:
M1 行动M3,思想M2 M4
重要性 (高) 防患未然 建立人际关系 发掘新机会 规划 繁琐的工作 打扰信件、电话 有趣无意的活动 低度紧迫

危机 急迫的问题 有压力的计划 紧迫性 (高)
M1
M4
M3
不速之客 某些信件、报告、会议 必要而不重要的问题 受欢迎的活动

《时间管理培训讲义》PPT课件

《时间管理培训讲义》PPT课件
务,克服拖延。
时间管理的工具与技术
时间管理工具
使用时间管理工具如日程表、待 办事项清单、番茄钟等,有助于
更好地规划和管理时间。
技术手段
利用技术手段如提醒功能、时间追 踪应用等,帮助自己更好地掌握时 间。
学习与实践
不断学习时间管理知识,结合实际 工作和生活情况,灵活运用各种技 巧和方法,提高时间利用效率。
时间管理培训讲义
汇报人:可编辑 2023-12-23
• 时间管理的基本概念 • 时间管理的技巧和方法 • 时间管理在日常生活和工作中的应
用 • 时间管理的挑战与解决方案 • 时间管理案例研究与经验分享
01
时间管理的基本概念
时间管理的定义
01
时间管理是指通过规划、组织、 安排和调整,有效地利用时间资 源,以提高工作效率和达成个人 或组织目标的过程。
集中处理
将类似任务集中处理,提高效 率并减少干扰的影响。
提高专注力和集中注意力的技巧
设定目标
明确目标,将注意力集中在完成目标上。
减少多任务处理
尽量一次只做一件事,避免多任务处理分散 注意力。
创造适宜的工作环境
保持工作区域整洁、安静,减少干扰源。
定时休息
合理安排工作与休息时间,避免长时间连续 工作导致疲劳。
时间管理技巧的出现
时间管理培训的普及
20世纪60年代,出现了一些时间管理技巧 和方法,如“四象限法”和“番茄工作法 ”。
随着人们对时间管理重要性的认识加深, 时间管理培训逐渐普及,成为个人和组织 提升效率的重要手段。
02
时间管理的技巧和方法
设立目标与计划
01
02
03
明确目标
设定清晰、可衡量、可达 成、相关性强和时限明确 的目标,有助于更好地规 划时间。

行政部培训课件ppt课件

行政部培训课件ppt课件

执行监督
监督行政人员的工作执行情况 ,确保工作计划的顺利完成。
反馈调整
及时收集反馈意见,对工作计 划进行必要的调整和优化。
02
行政人员的基本素质
沟通能力
准确传达信息
行政人员需要能够准确、清晰地传达 信息,确保信息的准确性和完整性。
表达能力
行政人员需要具备良好的表达能力, 能够用简洁明了的语言表达复杂的概 念和信息。
确保物资的安全和质量
详细描述
了解物资的安全和质量要求,采取有效的管理措施和技术 手段,确保物资的安全和质量,防止物资损坏或存在安全 隐患。
04
行政部工作技巧
时间管理
时间管理技巧
合理规划时间,提高工作效率 。
优先级排序
根据工作的重要性和紧急性, 合理安排任务优先级。
时间分配
根据任务量和工作难度,合理 分配时间资源。
提高公文的写作水平
03
总结词
熟悉公文处理流程
05
02
详细描述
了解公文的概念、分类和作用,掌握公文的 格式和规范,包括标题、正文、落款等部分 的撰写技巧。
06
04
详细描述
通过学习公文的语言特点、逻辑结构 和表达方式,提高公文的写作水平和 质量,使其更加准确、简练和有条理 。
详细描述
了解公文的收发、传递、归档和销毁等处理流 程,掌握公文处理的基本规范和要求,确保公 文的及时、准确和安全传递。
目标分解
将大目标分解为具体、可行的阶段性 目标。
目标实施
制定实施计划,确保目标得以实现。
目标评估
定期评估目标完成情况,及时调整和 改进。
风险管理
风险识别
及时发现潜在的工作风险和问题。
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17
抓住重点之二:来者不拒
有拒绝的理由,不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 害怕冒犯某人——想好借口,当然越实话越好
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18
抓住重点之三:满桌的文件
归类,以自己熟悉的方式归类 定位,以自己熟悉的方式定位 配件放在一个盒子里面,在家里也一样 无意义的文件看一遍都嫌多,既然已经看了,扔了吧 定期淘汰
Windows操作系统耗时五年,花费数十亿美元,占领PC90% 以上的份额,但几乎每月都在发布补丁
独立宣言也有错别字 从完成度99%提高到99.9%需要花费十倍的精力 这就是为什么古人用“百尺竿头更进一步”来形容取得成就
在不行上MSN 14:30-15:30销售部门会议,跟市场部的会议一样无聊 15:30-16:00部门会议记录稿,他们说的自己不记我又不懂,干嘛要我写 16:00-16:30准备下午茶,当然还有吃 16:30-17:30处理部门事务,中间被电话骚扰5次,打电话骚扰别人5次 17:30-18:00以10%的效率工作 18:00-19:00终于下班了,被人群簇拥着一小时回家 19:00-20:30做饭,吃饭准备看电视 20:30老板打电话问明天的材料准备得怎么样了,一语惊醒梦中人… 20:45-23:00赶材料,中间骂老板10次,赌咒发誓下回一定上班的时候记得写…
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11
分析之二:哪些因素是可控的
干扰
事情很多,东一下西一下做起来很辛苦
等待 来者不拒 沟通不良 满桌的文件 反正时间还早… 工作情绪与情境 完美主义
请指出这些因素中,哪些 是我们曾经意识到但没有 去解决的问题?
请指出这些因素中,哪些 是我们曾经意识到但没有 能力解决的问题?
Do not copy
9
从哪里入手让自己成为时间管理精英?
分析 找到突破口 抓住重点 从强迫到自然 使用工具
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10
分析之一:如果时间就是生命,以下因素就是正在谋 杀我的…
干扰 事情很多,东一下西一下做起来很辛苦 等待 来者不拒 沟通不良 授权不足 组织/制度的障碍 满桌的文件 反正时间还早… 工作情绪与情境 完美主义 煲粥 对方计划的变更
能!
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8
时间管理能帮助我们做什么?
突然发现世界其实还是很美好的 突然发现生活其实是很快乐的 突然发现自己在过去的一周里做了好几件惊天地泣鬼神的大
事,非常有满足感,并对即将到来的一周充满期待 突然发现自己总是能跟上节奏,不再会因为担心老板的批评
而惴惴不安了 突然发现自己有的是时间去逛街、健身、看电影… 突然发现周围的人对你好感倍增 不过又突然发现事情还是做不完的…
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19
抓住重点四:反正时间还早…
这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.
养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般
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20
抓住重点五:完美主义
III 2
IV 1
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16
抓住重点之一:等待
现在是10点45分,11点有个会议,这十五分钟我做点什么? 上班坐公车需要1个小时,这一个小时我除了提高警惕防小偷
和揩油的外能做点什么吗? 去银行办事,叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着
那个该死的号码牌外还能做点什么吗?
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行政人员的时间管理
欢迎来到行政人员学堂
听完这三个小时的培训,你就能…
➢知道什么是时间管理 ➢知道时间管理都能帮自己什么忙 ➢知道从哪些地方入手管理时间
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❖ 孔子 ——“逝者如斯夫,不舍昼夜。”
❖ 沙士比亚 ——“时间的无声的脚步,是不会因为我们有许多事情 要处理而稍停片刻。”
2
Do not copy
4
讨论
想一想,究竟自己来学习时间管理的原动力是什么? 自己希望能够实现怎样的时间管理?写下来! 在最期望实现的三条结果下划线
对自己时间管理的期望示例: 1.能按时完成老板交给的所有工作 2.每天晚上都有时间看电视 3.每个星期都有起码一个下午的时间去健身 4.每天都有2个小时时间学习新的知识
分析之四:如果我们一天有10件事要办,那么大概的 分布情况是怎样的?
紧急
不紧急
重要
I
II
3
2
不重要
III 3
IV 2
Do not copy
14
抓住重点之零:计划
紧急
重要
I
3?
不紧急
II 2?
不重要
III 3?
IV 2?
Do not copy
15
抓住重点之零:计划
紧急
重要
I
2
不紧急
II 5
不重要
煲粥
Do not copy
12
分析之三:我们应该先解决有能力解决只是没有解决 的问题还是先解决没有能力解决的问题?
等待 来者不拒 满桌的文件 反正时间还早… 完美主义 煲粥
这就是你的突破口!
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但是对于“事情很多,东一下西一下做起来很辛苦”这 一条我们却不得不面对
13
什么是时间管理
Do not copy
3
你的时间是这样的吗?
7:00-7:30起床刷牙洗脸化妆换衣服拿上包包锁门上班 7:30-8:20坐车上班ing 8:30-9:30看Email、看新闻、回Email顺便吃早饭 9:30-10:30市场部门会议,装专心一小时 10:30-11:00部门会议记录稿,后悔刚才没仔细听 11:00-12:00处理部门事务,中间被要求帮忙的张三李四王二打断5次 12:00-12:30午饭 12:30-13:30午休时间把电话挂起来zzzZZZ 13:30-14:30还在半梦半醒,只好处理Email,没有Email也自己创造几封出来,实
Do not copyLeabharlann 5那我们就需要时间管理
时间管理就是自我管理 时间管理就是一种能让自己从时间的迷茫中挣脱出来,甚至
反过来驾驭时间的方法 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 时间管理是管理可管理的时间
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6
时间管理的典范
Do not copy
7
时间管理真的能帮助我们吗?
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