文稿录入排版技巧(最终版本)

文稿录入排版技巧郭义庆华北铝业有限公司技术中心2006年5月15日文稿录入排版技巧目录1 word中正文的输入 (1)1.1 普通文字 (1)1.2 上下标及公式的输入 (1)①快捷方式的调出方法 (1)②输入方法 (3)1.2 特殊符号的输入 (4)1.3 格式刷的使用 (5)2 文档排版技巧 (5)2.1 设置首行左缩进 (5)2.2 设置标题字体、样式（无需生成目录的操作） (6)2.3 打印B4拼页16开文件（带页码格式） (6)2.4 设置标题（可用来生成目录） (7)2.5 自动生成目录 (9)2.6 文本框及图文混排技巧 (9)3、网页内容复制到word以后的排版及查找替换功能的使用 (12)3.1 网页内容快速转入word (12)3.2 文档内查找替换空行的操作 (13)4、word中表格的处理 (14)4.1 表格调整及表内数据的处理 (14)4.2 三线表的设置 (16)文稿录入排版技巧华北铝业有限公司研究所郭义庆摘要：以word2003为例，简要介绍了文稿录入、排版的技巧，并对某些功能进行了独家详细介绍。

关键词：word；上标；下标；公式编辑器；排版；表格处理；折页打印设置技巧；文档目录自动生成技巧。

使用word进行文档编辑是一件十分轻松的事，如果不掌握技巧，就不是那么简单了，为此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧进行了总结归纳，想必会对大家的学习、工作、生活有所帮助。

1 word中正文的输入1.1 普通文字使用各种输入法正常输入正文，无需对排版等进行设置（要使用两端对齐的基本设置，不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的现象），打字完成后再进行排版。

[推荐使用的输入法有：拼音加加集合版，紫光拼音输入法，自然码输入法，微软拼音输入法2003，再有就是五笔字型（适用于专业人员），以上输入法均可以在网站上下载安装使用。

本文作者推荐使用《拼音加加集合版》+自定义的特殊符号输入，在该输入法中全拼、双拼、简拼均可以使用，效果同样好用，并有其它一些特殊功能，如自动保存词组、人工删除词组（ctrl+词组序号）、直接输入特殊字符（非插入方式）、直接输入字母无需转换（回车直接上字母）、查生字]。

1.2 上下标及公式的输入①快捷方式的调出方法可以通过菜单调出上下标，方法为：在工具栏的任意位置单击鼠标右键→弹出菜单后选择最后一行的“自定义”→然后在“命令”→“格式”选项中找到x2和x2，并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置，当出现“I”标志时，松开左键，上下标的快捷方式设置成功。

如图1、图2所示。

图1 上下标快捷、方式的调出步骤①图2 上下标快捷、方式的调出步骤②公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出，也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置（如图3所示）。

但是如果在安装word时没有安装公式编辑器，就需要在使用这个功能时进行安装，系统会有提示，如果当时已经安装，就可以正常使用了。

图3 公式编辑器快捷方式的调出步骤②输入方法如a2+b2的输入只需在输入a2+b2后，选中2，然后单击快捷方式X2，即可转为上标，其余雷同。

也可以在完成一个下上标的设置后，选中该上标格式，用格式刷刷其它需要设置上标的文字。

即：先设置a2为上标，然后选中2，然后双击格式刷，就可以到其它地方刷上标了。

如果用到公式录入，就要使用公式编辑器，打开后出现图4的公式界面，单击选择格式，详细的对应关系见图5。

这些格式可以组合使用，如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。

图4 公式编辑器菜单栏图5 公式编辑器全部输入格式对照图1.2 特殊符号的输入一般根据输入法来确定如何输入特殊符号，如℃、≈、≤、≥、⊿、■、√和外国人名中间的小点·等就要在输入法提供的功能中选择输入了。

如拼音加加可以直接定义成组符号，紫光拼音可以单独定义符号，微软拼音、智能ABC和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入。

只是有些需要转换，而有些则可以直接输入无需进行转换，如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换，而是有一些特殊的设置，如自然码（可以引入拼音加加使用），以字母O开头，可以输入od：±－×÷∑￠℃≤≥……；oz：°№☆★○●……；ot：→←↑↓↙↘↗↖；oh：各种希腊字母；oe：各种俄文字母，or：各种日文符号；oi：各种编号，①②……⑴⑵……⒇⒈⒉……⒛㈠……㈩；用户还可以自己定义或增加特殊符号，这样就可以像输入正文文字一样的快速录入，从而提高办公效率。

1.3 格式刷的使用格式刷属于常用工具栏的命令，其图标为，可用来简化批量重复操作，如设置标题为黑体，3号字，只要完成了一个标题的设置，就可以在选中该内容之后双击格式刷图标，然后让鼠标“带着”刷子将其他标题刷为相同的格式，作者在使用中经常用格式刷处理标题样式（如字体、字号、行距等）、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等，学会了格式刷，以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。

2 文档排版技巧由于工作用纸多为16开或B5，因此纸张一般设置成16开的。

正文字体、字号一般使用宋体、小四号，标题可以适当大一些，如三号字或小二号字，一般设置成黑体字。

文件内容输入完成后，一般按下面操作进行排版。

2.1 设置首行左缩进首行左缩进就是第一行开始空两格，设置方法为：选中全部文字，快捷操作方法是ctrl+A，或者在打字区域的左侧，出现如图所示的箭头时，三击鼠标左键。

[其实，快速选中文字另有几种快捷方式，选中一行：单击鼠标左键；选中一段，快速双击左键；选中全文：快速三击左键；选中文章中的部分内容，鼠标点到开始点，然后移动鼠标到目标位置，暂不点击，先按住shift，再点击鼠标左键，该范围的文字即被选中。

这些操作应该比用鼠标从头拉到尾快很多，而且方便操作]。

然后单击“格式”菜单项的“段落”，设置首行缩进2个字符。

这样之后全文即完成了首行缩进。

图6 快速选中一行、一段或全文时的鼠标状态2.2 设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）先设置文章的大标题字体、字号，它是单独设置的。

计算机内安装的字体均可以供选择，字号系统提供了1～1638点阵的字号，标题一般选择三号或者小二号，以示与正文区别。

如打印特大字，会用到人工输入字符点阵的情况，如打印50号、300号字等，可以试试看。

文章内部的各级小标题字体、字号设置，可以在设置好一个后，用格式刷进行快捷设置。

2.3 打印B4拼页16开文件（带页码格式）在打印页数较多的文件时，如想打印蜡纸，没有页号是相当麻烦的事情，一般使用16开（B5）的纸张格式，而打印时又想打印成8开（B4）的，还想保留原有的页号格式（如第X页，共Y页），怎么办？折页打印，不行，没有单独的页号！我们可以这样操作（如图7所示）：先按B5或16开纸张正常输入文字，并设置好页码样式（页眉、页脚）；然后将页面设置成B4纸张（相当于8开），横放，在页面设置→页边距→页码范围选项中选择“拼页”，这样设置后就可以打印出8开纸张，左右都是16开，且都有页码格式的文件了。

根据打印机的不同，蜡纸一般都是纵向放入打印机，有商标的一侧先装入。

如使用EPSON-LQ1600系列的打印机，装蜡纸后，可以通过调整纸张装入打印机的默认位置，按住控制+微调进纸，直到打印机出现声音提示，不再能够微调为止，打印机的装纸初始位置设置完成（在本次使用而未关打印机的过程中，每次装纸，自动进纸到此位置），为打印蜡纸，还应在每次自动进纸后人工微调进纸8下（点动），这样能够确保打印的文字在打印蜡纸的有效区域内。

这样就减少了人工调整蜡纸进纸位置，可能引起的打印位置不准确或纸张损失。

这种拼页排版打印进纸调整方法，已经在我公司推广使用很长时间，效果很好。

图7 B4拼页16开文件打印设置2.4 设置标题（可用来生成目录）在编辑讲义、成册的技术或管理文件时，总想快速查找到指定章节，同时还要自动生成目录（序号——章节——页号），这就用到了“标题”概念，在Word的“格式”工具栏的最左侧，单击样式的下拉箭头，出现标题样式（如图8所示）。

图8 标题下拉菜单图9 设定标题样式下面简要介绍标题设置方法：鼠标选定需设置的标题行（以设置1级标题为例），单击样式出现图11所示的下拉菜单，鼠标移至标题1，单击鼠标左键，完成第一个标题设置，然后修改标题1的字体、字号、行间距，完成后再执行一次图8下拉菜单出现图9的对话框，单击图9中箭头所指位置“标题1+黑体，小四，……”，标题设置即告完成，其他同级标题可用格式刷刷一遍，二级及下级标题设置步骤同上，超过三级标题后，需将页面从“页面视图”调为“大纲视图”，然后应用提升标题或降低标题的命令（如图10所示）来设置标题样式。

图10 大纲视图页面提升、降低标题操作使用Word2000设置标题的操作与上述步骤有所不同，在选定一个作标题的行后，单击“样式”下拉菜单，单击标题1（仍以设置标题1为例），进入编辑状态后，修改标题1的字体、段落等格式，选中标题行后，光标单击并移到样式下拉菜单的标题1一行，回车或单击确认，在出现的对话框中，选择第一行“更新样式，以反映最近所做修改”，这样对标题1样式的修改及设定就完成了，其余等级的标题操作类推。

2.5 自动生成目录标题设置完成后，执行插入“引用——索引和目录”命令（Office2000可直接插入索引和目录），光标移至目录选项（如图11所示），将格式调整为作者希望的格式后，单击确定，完成目录插入。

图11 插入索引和目录对话框有时插入目录后，还需对文件内容（如正文、标题等）进行修改，这就会使部分章节的名称、页号发生变化，这样目录就需要进行更新，否则修改过的内容就无法正确显示。

更新目录时，只需在文件内容修改后，在目录区域单击鼠标右键，在出现快捷菜单中选择并单击“更新域”，在弹出的对话框中，“选择更新整个目录”（如图12所示），目录立即被更新。

图12 更新目录操作2.6 文本框及图文混排技巧在一般的技术文献中，经常会使用到文本框、图片、图文混排等操作，下面仅就文本框及图文混排的技巧进行介绍①文本框的使用技巧在工具栏区域内单击鼠标右键，调出“绘图”工具栏，使用绘图工具中提供的自选图形、直线、箭头、文本框等可进行一般简图的绘制，图13a为作者使用Word2000绘制的简图。

在图13 a的绘制过程中，使用了矩形、自选图形（曲线）、直线（虚线）、文本框、选择对象以及文本框组合，在图13a 中所有文字、数字均通过文本框输入，以便进行组合。

具体步骤为：使用矩形、曲线、直线绘制基本图形，两条竖线设置为虚线；添加图中文字标识的文本框、横坐标、纵坐标标识，绘制图X的标识文本框；随后进行组合操作，单击绘图工具栏“选择对象”，将鼠标移到图13b的左上方，按住鼠标左键不放，并向右下方拖，直到覆盖图形的所有区域，松开鼠标，图形就被选中了；选定后的样式如图13b所示，之后在图形区域单击右键，选择组合（如图14所示），图片即成为图13a的样式了，这时你可以任意移动图片，图片会跟着整体移动，而不至于有的跟着移动，有的不动，造成图形混乱。