银行总行公文处理办法

**银行总行公文处理办法第一章总则第一条为加强ⅩⅩ农村合作银行公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》、《安徽省农村信用合作社联合社机关公文处理办法》，结合工作实际，制定本办法。

第二条本行机关的公文，是本行在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条本行综合管理部是公文处理的管理机构，主管总行公文处理工作并指导全县各网点的公文处理工作。

第五条总行各部门应指定专人负责公文管理工作。

第二章公文种类第六条本行的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）决议适用于股东代表大会、董事会、监事会就行使职权表决有关事项。

（三）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复适用于答复下级单位的请示事项，以及按照制度规定，审查、认定同级或下级单位报送的资金、财务计划等。

（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要适用于记载和传达会议情况或议定事项。

第七条总行机关发文主要字号有：（一）“广合银党”用于党委发文。

（二）“广合银”用于总行发文。

第三章公文格式第八条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，具体写法为“密级★保密期限”。

绝密、机密级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当在首页注明签发人（会签人）姓名。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，标明公文种类。

公文标题中除法规、规章名称等加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。

草拟公文时，应当将附件顺序和名称填写在文头纸的“附件”栏内。

如属转发文件，被转发的文件不作为附件标注。

（九）公文除以“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期，以机关负责人签发的日期为准；联合行文和会签文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

一份公文的主题词，不得超过6个。

上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位。

填写抄送单位时，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）公文用字一律从左至右横写、横排。

标题用2号宋体加粗，正文用3号仿宋体，“主题词”3字用3号黑体，词目用3号小标宋体字。

第九条公文用纸一般采用国际标准A4型（宽210毫米，长297毫米）。

正反打印，左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十条公文中各组成部分的标识规则，除本办法已作规定外，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第四章行文规则第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

因特殊情况必须越级时，应抄送越过的单位。

第十二条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第十三条本行对涉及其他部门职权范围内的事项未与有关部门协商或协商意见不一致时，不得向下行文。

第十四条总行各部门不得以部门名义对外正式行文。

第十五条本行领导和各部门负责人在各类会议上的讲话，一般不以本行文件形式制发。

因工作确需制发的，须经本行领导同意，以“通知”制发。

各部门内部资料未经本行领导批准，不得向外发送。

第五章发文办理第十六条发文办理指以总行名义制发公文的过程，包括草拟、审核、核稿、签发、登记、用印、分发等程序。

本行发文（含党委，下同）的办理程序一般是：主办部门拟稿人拟稿→主办部门负责人审核→送领导签发→综合管理部编号、打印、校对（由主办部门负责）、印刷、盖章、分发（存档）。

办理发文时，要使用统一印制的发文稿纸，按程序运转，各环节要据实填写。

拟、核、签、打印、校对文稿时应健全登记签字手续。

第十七条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、本部门的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十八条以本行名义制发的公文，经本行领导审核后，由董事长或行长签发。

凡经领导签发的文件不得随意改动，如需变更，要经原签发人同意。

第十九条本行主办的公文，如涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与有关部门协商，取得一致意见后行文；如有分歧，经充分协商仍不能取得一致，应列明各方理据并提出建设性意见报县政府协调或裁定。

第二十条总行各部门在办文中要加强协调，凡业务涉及其他部门的，主办部门应主动与有关部门协商，协办部门应积极配合，如取得一致意见，可进行下一步发文程序；如经有关部门主要负责人协商仍不能取得一致，应由主办部门列明各方理据并提出建设性意见，报本行领导协调或裁定。

第二十一条以本行名义制发的公文，由综合管理部负责统一登记、编号、印制。

第二十二条送综合管理部印发的文件、资料，必须有主办部门的领导签字，附件要齐全。

主办部门在将打印的纸质文本送文印室的同时，将电子文本通过网络或软盘复制至文印室。

如属转发文件，必须附上原件。

公文正式印制前，综合管理部文印室应当进行复核，重点审查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

对不符合要求的，文印室有权不予办理。

经校对需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

综合管理部文印室系机要部门，无关人员不得随意进入，未经许可不得到文印室翻阅、复印文件。

第二十三条本行印章由综合管理部专人保管和使用。

第二十四条本行对外发送公文，经分装信封后，原则上统一由综合管理部负责交换或邮寄。

向县有关部门发送文件，一般通过县政府机关文件交换站或直接送达；向外埠发送的一般文件通过邮局寄送，秘密级以上的文件必须通过机要邮局；向省联社和办事处发送的一般通过内网加盖电子印章后送达。

发送公文、资料时，收文机关有份数要求的，应当按照要求办理。

第六章收文办理第二十五条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十六条需要办理的公文，综合管理部应当及时提出拟办意见，报部门负责人审核后报有关领导批示或直接交有关部门办理。

需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

具体要求是：（一）重要公文，应呈送本行领导阅批后分请机关有关部门处理。

（二）一般业务性公文、资料等均按业务归属由分管领导阅批后分请各有关部门处理。

（三）对于总行各部门之间职责交叉或内容复杂不能归口的公文，由综合管理部报请本行领导确定主办部门。

（四）凡来文中限定办理时限的，应在其规定的时限内办复。

上级领导的批示办理件和办董事项，应尽快办结。

下级单位上报的请示，有关部门要在5个工作日之内作出答复。

紧急公文，应随到随办。

第二十七条对因特殊情况不能在规定时限内办结的公文，主办部门应报请主管领导同意后及时向来文单位和综合管理部说明延期原因。

第二十八条审批公文时，对有具体请求事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十九条对上级机关交办的公文、上级领导批示办理件和交办事项、各部门有时限要求的公文和会签的公文、本行领导交办的事项，综合管理部负责催办，做到重要公文跟踪催办，一般公文定期催办。

综合管理部对上级机关和本机关下发重要公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。

第七章公文立卷归档第三十条公文办理完毕，应当根据有关档案管理制度，及时整理（立卷），确定保管期限，按照有关规定向本行档案室移交。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十一条归档范围内的公文，应当根据其相互联系，特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

本行公文的整理（立卷）、归档，由综合管理部负责。

第三十二条联合办理的公文，原件由主办部门立卷、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十三条拟制、修改和签批公文，应当使用钢笔或签字笔，不得使用铅笔和圆珠笔，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

不得在文稿装订线以外书写。

第八章公文管理第三十四条公文由综合管理部和各部门专兼职人员统一收发、审核、用印、传递和销毁。

第三十五条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经本行领导或综合管理部批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第三十六条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第三十七条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十八条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。

利用计算机、传真机传输秘密级、机密级公文，必须采用符合规定的加密装置，严禁利用计算机、传真机传输绝密级公文。