文件控制制度格式
文件控制制度
文件控制制度1. 引言文件控制是组织内部信息管理的重要环节，它确保了文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
本文件旨在规范我司的文件控制制度，以促进文件管理的规范化和高效化。
2. 目标本文件控制制度的目标如下:1. 确保文件的安全性：防止文件丢失、遭到损坏或被未经授权的人访问。
2. 提供文件的可追溯性：确保能够追踪每个文件的来源、修改历史以及相关人员的操作。
3. 保证文件的便捷访问：使文件能够以快速、准确的方式被授权人员访问。
3. 文件控制流程3.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类:- 重要文件：包括合同、协议、报告等需要长期保存的文件。
- 一般文件：包括日常工作中生成的文件，例如会议纪要、邮件等。
- 临时文件：包括临时工作产生的文件，如草稿、备忘录等。
3.2 文件命名规范为了方便文件的管理与检索，制定以下文件命名规范:- 文件名应简明扼要地反映文件内容，并尽量避免使用特殊字符。
- 文件名应具有一定的层级结构，使用连字符或下划线进行分隔。
- 文件名中应包含文件创建日期或最后修改日期，以便于追溯。
3.3 文件存储与归档为了确保文件的安全性和可追溯性，制定以下文件存储与归档规范:- 重要文件应进行加密存储，并设置访问权限，仅授权人员可访问。
- 文件存储的服务器应设有定期备份机制，以防止数据丢失。
- 根据文件分类，制定合适的存档期限，超过期限的文件应及时归档。
3.4 文件访问与权限管理为了保证文件的便捷访问和安全性，制定以下文件访问与权限管理规范:- 对重要文件的访问权限进行严格控制，仅限授权人员可访问。
- 文件访问权限的授权应由上级主管或相关部门负责人审核和批准。
- 定期检查和更新文件访问权限，确保权限与员工变动保持同步。
4. 总结文件控制制度对于信息管理的规范化和高效化至关重要。
通过遵守本文件制度的规范，能够确保文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
希望各部门和员工能够认真遵守和执行本制度，提升组织的信息管理水平，推动工作的高效开展。
文件与资料控制管理制度范本（2篇）
文件与资料控制管理制度范本序为了更好地管理和控制企业、机构及组织的文件与资料，确保其安全、有序、高效地保存和利用，充分发挥其在工作和决策中的作用，制定本文件与资料控制管理制度。
一、总则1.1 本制度是根据相关法律、法规及文件管理的要求制定的，适用于企业、机构及组织的所有文件和资料的管理与控制。
1.2 文件与资料包括纸质文件、电子文件、图像资料、录音录像资料以及其他形式的信息载体。
1.3 文件与资料的管理与控制是指对文件和资料的创建、收集、整理、传递、使用、保存、销毁等环节进行科学、规范和有效的管理过程。
1.4 文件与资料的管理与控制应坚持公平、公正、公开原则，保护机密、涉密、商业秘密及个人隐私。
1.5 文件与资料的管理与控制应遵守法律法规、规章制度和内部管理制度，保证信息的真实、准确、完整和及时性。
二、文件与资料的创建和管理2.1 文件和资料的创建应符合规定格式，确保表达准确、简明、具体和清晰。
2.2 文件和资料的标识、编号和命名应按照规定的标准和程序进行，以便于查找和识别。
2.3 文件和资料的内容应真实、客观、全面，不得有虚假、夸大、歧义和误导性的陈述。
2.4 文件和资料的分类和归档应按照统一的分类体系和程序进行，确保信息的整洁、有序和易于查找。
2.5 文件和资料的传递和流转应按照规定的手续和权限进行，遵守保密和信息安全的要求。
三、文件与资料的使用和共享3.1 文件和资料的使用应遵循工作需要和授权权限，不得超出职责和权限范围进行使用。
3.2 文件和资料的共享应遵守规定的共享渠道和授权程序，确保信息的安全和合规性。
3.3 文件和资料的查询和复制应通过正规的程序和渠道进行，不得任意篡改和删除信息。
3.4 文件和资料的披露和公开应根据相关规定和程序进行，不得泄露机密和涉密信息。
四、文件与资料的保存和销毁4.1 文件和资料的保存应按照规定的期限和方式进行，保证信息的完整性和安全性。
4.2 文件和资料的备份和恢复应定期进行，确保信息的可靠性和持久性。
文件控制管理制度
文件控制管理制度第一章总则第一条为了规范和统一公司的文件管理工作，提高文件管理的效率和质量，加强文件的保密性和安全性，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有涉及文件创建、存储、传递、利用和销毁的工作。
第三条公司文件包括纸质文件和电子文件两种形式。
纸质文件包括文件、档案、书籍、图表等纸质载体；电子文件包括电脑数据、电子邮件、短信、微信等电子载体。
第四条文件的管理要遵循便于查找、安全保密、合规合法和高效便捷的原则。
第五条公司文件管理由文件管理部门负责组织实施。
第六条公司所有岗位的员工都有义务遵守和执行本制度。
第二章文件的创建和归档第七条公司文件的创建应当符合规范化、标准化的要求。
第八条文件的创建应当注重规范操作、准确披露、客观真实的原则。
第九条文件创建应当按照程序进行，保留创建过程和结果的相关记录。
第十条纸质文件的归档应当按照一定的分类和编号系统进行。
第十一条电子文件的归档应当按照一定的目录和文件夹进行。
第十二条文件的分类和编号应当根据文件的性质、用途和重要程度进行。
第十三条文件的归档应当注意保密性和安全性，并严格控制查阅权限。
第三章文件的传递和利用第十四条文件的传递应当采取安全可靠的方式进行，防止丢失和泄露。
第十五条文件的传递应当经过严格的审批程序，并留有传递记录。
第十六条文件的利用应当根据权限进行，不得私自使用或外传。
第十七条文件的利用应当注意遵守公司的规章制度和相关法律法规。
第四章文件的保存和销毁第十八条文件的保存期限应当按照规定进行，过期文件应当及时清理和彻底销毁。
第十九条文件的销毁应当经过严格的审批程序，并留有销毁记录。
第二十条文件的销毁应当采取安全可靠的方式进行，防止泄露和恶意利用。
第二十一条文件的保存应当注意防火、防潮、防虫和防盗等工作。
第五章文件的管理监督第二十二条公司文件管理部门应当建立文件管理制度和规章制度，并对全公司进行培训和指导。
第二十三条公司文件管理部门要定期对所有部门进行文件管理工作的检查和考核。
质量控制制度文件模板
质量控制制度文件模板一、目的为确保产品质量和客户满意度，提高企业竞争力，根据国家相关法律法规和企业实际情况，制定本质量控制制度。
本制度旨在规范企业质量管理工作，确保产品从设计、生产、检验到服务的全过程符合预定要求。
二、适用范围本制度适用于企业全体员工及与产品质量有关的外部合作单位。
三、质量方针与目标1. 质量方针：以客户需求为导向，追求卓越品质，持续改进，为客户提供满意的产品和服务。
2. 质量目标：产品合格率≥98%，客户满意度≥90%，产品交付时间≤约定时间。
四、组织结构1. 成立质量管理委员会，负责制定、审核、更新和监督执行质量管理制度。
2. 设立质量管理部门，负责日常质量管理和监督工作。
3. 设立生产、技术、采购、销售等相关部门，负责各自领域的质量管理工作。
五、质量控制流程1. 设计控制：确保产品设计符合客户需求和国家标准，进行设计评审和验证。
2. 采购控制：建立供应商评价体系，确保原材料和零部件的质量。
3. 生产控制：严格按照作业规程和工艺要求进行生产，确保生产过程质量。
4. 检验控制：设立检验机构，对产品进行全程质量检验，确保产品合格。
5. 售后服务：及时处理客户投诉，进行质量改进和售后服务。
六、质量管理制度1. 质量管理培训：定期对员工进行质量管理培训，提高质量意识和技能。
2. 质量记录：建立和完善质量记录，确保质量的可追溯性。
3. 内部审核：定期进行内部审核，评估质量管理体系的有效性。
4. 不合格品处理：对不合格品进行标识、记录、隔离和处理，防止不合格品流入下一道工序或市场。
5. 质量改进：针对质量问题，采取纠正措施和预防措施，持续改进质量。
七、奖惩制度1. 对在质量控制中取得显著成绩的部门和个人给予奖励。
2. 对违反质量管理制度、导致质量问题的部门和个人进行处罚。
八、质量控制制度的修订1. 质量管理委员会定期评估质量控制制度的有效性。
2. 根据实际需要，对质量控制制度进行修订。
3. 修订后的质量控制制度经质量管理委员会审批后生效。
公司文件格式规范制度
公司文件格式规范制度一、背景和目的在现代化办公环境中，文件是公司员工之间沟通交流、组织管理的基础工具。
为了提高文件的规范性、统一性和可读性，制定公司文件格式规范制度是必不可少的。
本制度的制定旨在规范公司文件的格式要求，确保文件的排版、字体、标点等符合规范，提高工作效率和协同办公质量。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工作人员和实习生等。
三、文件格式规范要求1.文稿格式：1.1页面设置：A4纸，页边距上下左右均为2.54厘米；1.2字体：正文使用宋体，标题使用黑体；1.3字号：正文字号为小四号（12磅），标题字号按级别设置，一般为二号（14磅）、三号（16磅）或四号（18磅）；1.4行间距：正文行间距使用1.5倍行距；1.5对齐方式：正文使用两端对齐，标题使用居中对齐；1.6首行缩进：段落首行设置为2个字符；1.8标题层级：标题按层级设置，一级标题为主标题，二级标题以下为副标题；1.9标题格式：标题使用加粗或段落用大号字体突出；2.附件格式：2.1文件命名：文件名与正文相关联，简洁明确；2.2 文件格式：附件使用常见的文档格式，如.doc、xls、pdf等；2.3文件大小：附件尽量控制在合理范围内，避免过大；2.4附件注释：在正文中提及的附件应标明相应附件的名称和编号；3.图片格式：3.1图片插入：图片应与正文相协调，插入到对应位置；3.2压缩处理：图片尽量经过合理的压缩处理，以控制文件大小；四、执行责任1.部门负责人应对本制度进行教育和宣贯，并监督员工遵守；2.行政部门应对公司文件进行审核，确保格式符合规范；3.公司高级管理人员应起到示范作用，严格遵守制度，并对违规者进行纠正；4.违反制度的员工，行政部门有权采取相应的纠正措施，包括但不限于警告、通报批评等。
五、附则1.此规范制度将定期进行评估和更新，以适应公司发展的需求；2.本制度对于特殊情况下的文件格式要求，可根据实际需要进行灵活调整；3.此制度自颁布之日起执行。
文件控制管理制度(范本3个)
文件控制管理制度一、目的通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范性,特制定本制度。
二、适用范围本规定适用于公司内部所有文件的管理。
三、职责1、经管办负责拟稿公司范围内告示类文件，参与审核一级文件、内控管理类文件，分配公司范围内告示类文件和内控管理类文件编号，监督、管控现有体系文件的运行状况.2、管理服务部负责审核、编号内控体系类文件，（一级文件除外，技术图纸由公司技术部统一管控），每个季度的前三个工作日向经管办提交前三个月的文件管控情况。
3、各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部门文件。
4、外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控。
5、各类文件管控职责和权限参见下表：（表一）四、相关文件的术语和定义:（一）公司内部文件包含：1、告示类文件：告示类文件分为四种，分别是：通知、决定、会议纪要、公告。
（1）通知：使用于需要有关内部机构、部门或人员周知或者执行的事项。
（2）决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门或机构不适当的决定事项。
（3）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和一定事项。
（4）公告：适用于向集团内部通报重要事项，如：表彰先进、批评错误、传达重要情况等。
2、内控类文件：内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控文件。
各内控类文件分为四个级别,分别为:一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。
（1）一级内控文件：是公司纲领性的内控文件。
如员工手册、质量环境管理手册等。
（2）二级内控文件：如集团范围内管理性质类文件、程序文件等。
（3）三级内控文件：如各部门内的管理制度、作业指导书、操作规程、外来文件、检测报告等。
（4）四级内控文件：如相关记录表单。
（二）内部文件实行保密管理，所有内部文件的密级分为三个级别，分别为：秘密、机密、绝密。
五、程序说明（一）文件拟定和审核1、质量环境管理手册由经管办负责编制；员工手册由人力资源部负责编制，副总审核，总裁批准。
文件管理及控制管理制度
文件管理及控制管理制度第一章总则第一条为了规范和加强文件管理及控制管理，促进信息化管理水平，保障公司各项业务运行的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工和相关人员，包括但不限于领导、管理人员、行政人员以及其他工作人员。
第三条文件管理及控制管理是公司的基本管理工作，各级领导和工作人员都要认真贯彻执行，确保文件管理及控制管理工作的严格规范和有效实施。
第二章文件管理第四条文件管理是指公司对各类文件（包括电子文档）的归档、存档、检索、借阅、销毁、备份等管理工作。
第五条文件管理的基本原则是按照“政策法规、分工协作、保密安全、及时准确”的要求进行。
第六条公司文件按照重要性和保密程度进行分类管理，分为绝密、机密、秘密、一般文件等级。
第七条文件管理应采取三级审批制度，即文件的审批、签署和批准应分别由上一级、同级以及下一级领导进行。
第八条文件的归档、存档和备份应按照规定的时间和地点进行，确保文件的安全性和完整性。
第九条文件的借阅和查阅应符合规范程序，行政人员要对借阅人员和查阅人员进行登记备案。
第十条文件销毁应按照规定的流程和程序进行，必须经过多级审批，并由专人进行操作，确保文件的绝对安全。
第三章控制管理第十一条控制管理是指公司对各项业务的监督和检查，以确保公司各项业务符合规定的程序和标准，保证公司的正常运营。
第十二条控制管理的基本原则是建立健全的内部控制机制，完善的制度和流程，有效的监督和检查。
第十三条控制管理应对公司各项业务的关键环节进行监督和检查，及时发现并解决问题，保证业务的顺利进行。
第十四条控制管理应建立健全的档案管理制度，对各项业务的相关档案进行及时归档、存档、检索和备份。
第十五条控制管理应对公司的资产和财务进行有效的监督和检查，确保公司的资产安全和财务稳健。
第十六条控制管理要建立风险管理机制，对各项业务的风险进行识别、评估、控制和应对，确保公司的风险可控。
第四章问责机制第十七条公司应建立健全的问责机制，对于文件管理和控制管理中的违规行为，要追究责任，依法依规进行处罚。
文件编号及格式管理制度
文件编号及格式管理制度1、目的:为进一步规范文件类别的划分、编号及格式，确保文件的识别、追溯和控制有序管理，特制定本制度。
2、适用范围：适用于公司经营管理过程中所有文件，包含纸质及电子版文件的管理。
3、权责3.1行政人事部负责各类文件编号登记、变更、督查、审批或存档文件内容格式的检查等工作。
4、文件编号管理4.1外部文件：外部文件执行原编号，由行政人事部归档后按照档案相关管理规定进行。
4.2内部文件编号管理4.2.1文件编号结构公司名称编号-文件类型编号-制订部门编号-发布年号-文件顺序号其中：若为集团级和子公司级文件，则文件编号中直接省略“制订部门编号”。
4.2.1.1公司名称编号4.2.1.2文件类别编号4.2.1.3制订部门编号注：新增部门需使用编号，需向集团行政人事部进行申请。
4.2.1.4发布年号：指的是文件编发日所在的年份。
4.2.1.5文件顺序号：用数字表示，从001-999，需向集团行政人事部进行查询。
5、文件格式管理5.1正文排版要求A）字体：采用宋体，各章标题用粗体，其它用常规字体。
B）字号：正文用小四号，文件标题用小二号，正文中标题用小四号；表格用小四或五号。
C）段落：每段两端对齐，行距为1.5倍。
6、附则6.1本制度由集团行政人事部负责解释及修改；由董事长批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订，修订的版本获得董事长批准后生效且自动替代以前的版本。
集团及下属分子公司全体员工应遵循最新版本的规定。
6.2本制度自下发之日起实行。
7、相关程序无8、相关表格无。
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文件控制制度格式 Prepared on 22 November 2020
1.目的
对质量文件进行有效的控制，以确保各有关场所均使用文件的有效版
本。
2.适用范围
适用于与本厂质量管理体系有关文件的控制和管理。
3.引用文件
ISO 9001：2000 文件要求
《质量手册》章
4.定义
无
5.职责
5.1厂长负责《质量手册》和《程序文件》的批准。
5.2管理者代表负责《质量手册》、《程序文件》的组织编写和审核。
5.3相关部门负责作业文件、技术文件等的起草，相应部门负责人审核，厂
长批准。
5.4厂办负责体系文件的发放。
5.5质检科负责技术文件的发放。
5.6各部门负责持有受控文件的管理。
6.程序内容
6.1文件的分类和编号、格式
6.1.1文件见“文件一览表”其分类如下：
A质量手册；B 程序文件；
C 作业文件；
D 技术文件；
E 外来文件。
6.1.2 文件的编号
A．质量手册
HD-QM-XXXX
引用质量标准版本
质量手册英文缩写
华东彩印厂的缩写B．程序文件
HD-QP-X XX X
版次
顺序号
质量标准对应章节
英文“程序”缩写
C．作业文件
HD-QW-XXX XX X
版次
顺序号
程序文件编号
作业文件缩写D．技术文件
HD-JS-XX X
版次
顺序号
技术文件缩写
6.1.3 体系文件的格式
6.1.3.1 正文部分
1．目的
简要说明文件要解决的问题和要达到的效果
2. 适用范围
规定文件实施的领域和/或适用的部门、人员。
3. 引用文件
列出本文件中引用的上一级文件。
如无本条时，可写无。
4. 定义
给出特定名词的含义，如无本条时，可写无。
5. 职责
规定出实施该文件的主要部门及相关部门职责、权限。
6. 工作流程或内容
按活动的逻辑顺序描述活动的细节。
规定工作的内容、步骤和具体要
求，包括应完成的工作量和应达到的质量，写出作什么、何时、何
地、谁来做，应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和
记录。
7. 质量记录
列出执行本文件需要的质量记录。
8. 相关/支持性文件
列出与本文件相关或支持性文件。
正文部分的内容可根据需要自行剪裁。
6.1.3.2 刊头格式
包括企业名称、文件名称、文件编号、生效日期、页号、受控号、版
本
6.1.3.2 刊尾格式
第一页格式：包括拟稿、审核、批准；其他页无刊尾
6.1.4 部门受控号
生产办—06；仓库—07 。
6.2文件的编写
6.2.1成立ISO 9000质量认证小组，管理者代表任组长，检查文件的编写进
度，协调工作。
6.2.2管理者代表组织厂办编写文件。
6.2.3《质量手册》应具有下述结构：
A封面；
B手册目录；
C修改控制页；
D组织概况；
E组织的质量方针和目标；
F组织机构、责任和权限；
G质量管理体系内容要求的具体描述；
6.2.4《程序文件》应附合ISO 9001：2000的内容要求。
6.2.5《作业文件》、《技术文件》应与本厂的产品要求相符。
6.3文件的审批
6.3.1《质量手册》定稿后，由厂长批准。
6.3.2管理者代表对《程序文件》进行最后审核。
6.3.3《程序文件》由厂长批准正式生效。
6.3.4作业文件、技术文件等由相关部门负责人审核，厂长批准生效。
6.4文件的发放与领用
6.4.1《质量手册》和《程序文件》由厂长批准，厂办按发放范围发放，技术
文件由技术质检科发放。
文件领用人及发放人均须在“文件发放表”上签字。
6.4.2发放的文件必须是加盖红色“受控”印章及受控号的文件。
同一种文件的
分发号不应重复。
6.4.3当文件破损程度达到影响使用时，持有人应到文件发放部门交回破损文
件，换取新文件，并在“文件发放表”的备注栏内注明原因。
新文件分发
号仍沿用破损文件分发号，破损文件由文件发放部门负责销毁。
6.4.4若文件出现丢失时，责任者应及时联络文件发放部门办理补发手续，并
在“文件发放表”的备注栏内注明原因。
补发文件应采用新的分发号，同
时通知声明丢失受控文件作废。
6.5文件的更改
6.5.1任何部门或个人认为有必要更改文件时，可以向厂办或技检科提出申
请，并填写“文件更改申请单”，经管理者代表审批后实施更改。
6.5.2更改文件由原编制部门执行，更改文件的审查、批准，由原审批负责人
进行。
6.5.3文件更改审批后，由更改人交相应申请部门。
厂办或技检科依据“文件
6.6文件的换版和作废
6.6.1文件每次修改后应换版，版号按英文字母顺序变换。
换版同时将前版回
收作废。
6.6.2文件的换版、作废也可由使用部门或人员提出申请，管理者代表批准后
实行。
6.6.3文件换版、作废，应同时修改“文件清单”。
6.6.4作废文件由厂办或技检科按“文件发放表”回收，经管理者代表批准后专
人销毁。
若作为参考，作废文件须加盖“作废”红色印章。
6.7文件的管理
6.7.1体系文件的正本由厂办保存管理，技术文件的正本由技术质检科保管。
6.7.2文件副本受控件，由各使用部门或人员管理。
6.7.3所有部门或人员不得使用受控文件的复印件。
所有受控文件的复印件均
无效。
6.7.4来自外部的文件，经厂长批准后方可使用。
6.7.5原始性质量管理体系文件由厂办管理。
7.质量记录
文件发放清单 HD-QT-40101
文件发放回收记录表 HD-QT-40102
文件最新状况一览表 HD-QT-40103
现用国家、国际标准一览表 HD-QT-40104
文件更改申请单 HD-QT-40105
文件领用申请表 HD-QT-40106
外来文件清单 HD-QT-40107
8.相关/支持性文件
无。