会议管理指引手册图文稿

会议管理指引手册

集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）

会议管理指引手册目录

说明：

本手册的直接使用者是公司的各级管理人员，其他从事项目管理和协调的同事均可以参考使用；

本手册将首先在各部门层面例会进行试行，如收效良好将考虑在全部会议中推广使用；

在您阅读本守则后，为鼓励形成工作习惯，人力资源系统将在一个月后对例会效果进行跟踪，并听取各方意见和反馈，以便对手册进行改进：

跟踪对象：各级部门经理，各项目经理

跟踪内容：部门例会制度，例会通知，会议纪要，参会人员评价

本手册中所提到和运用的工具只是希望能够培养参会人员良好的会议习惯，不具有独占性和排他性。

一、会议管理的重要意义

（一）会议管理成为公司快速发展的屏障

开会已经成为公司中最昂贵的一种交流活动。有的经理每个工作日2/3的时间花在开会上，相当多的会议被参会者认为是效率不高！

很多人反映：开会是件挺麻烦的事情。有人说所谓开会就是人们大声说话却又说不出什么来，会议结束后，多数人并不十分明确自己的行动目标、资源及时间期限；也有人说开会没有完全理解或者认同结论，自己的想法和建议没有机会充分表达。大家似乎也都下意识地认为：大多数会议是在浪费时间、效果欠佳、劳而无功。失望的会议参加者能做些什么呢？

我们发现，部门例会是李宁公司里最常发生的会议，其影响范围涉及到每位员工的近期工作目标和时间安排。因此，我们制定了《如何开例会的指引手册》，目的是为公司的管理人员，提供了从计划会议到评估会议的整个过程中，应该如何进行改进的建议。本手册对于那些关心提高会议效率的组织者及团队来说尤其有用。

（二）会议守则

守则的目的在于降低工作中的会议成本，提高会议效率。

一、我们提倡：会而有议，议而有决，决而有行，行而有果。

1．能不开的会议就不开，能短开的会议就短开

2．目标不明确的会议不开

3．不论级别，敢于直言；会议决策，人人有责

4．会中不开口，会后免再提

二、我们要求

1．议程先行，有备而来

会议召集人在会议前一周，发出会议通知及会议的具体日程，在会前两天

应与全体参会者进行再次确认；

参会者应先行准备议题有关资料，并于会前发给相关人员；

参会者应当在收到会议通知后24小时内进行回复，对于没有议程的会议，参会者有权拒绝；对于会议资料应认真阅读，做好充分的准备。

2．准时开始，准时结束

会议应在既定的时间准时开始和准时结束（发生不可抗力事件除外），会

议主持人有责任控制好会议时间，避免会议偏离主题；

会议主持人可以在会中进行程序建议（PS），比如修改议题和时间，但需征得参会者的同意。

3．不迟到，不早退，不开小差

参会者迟到，需接受惩罚处理。具体标准为：总监及以上300元，部门经理100元，员工50元；

会议召集人迟到15分钟后，与会者可自行离会，召集人将被罚款，标准按以上双倍执行。对于不可抗力导致的迟到，应提前向召集人做出说明，屡次说明者，个人诚信将受到质疑；

所罚款项将用于会议条件的改善/学习资料的购买/部门团队建设；

会议中所有手机应置于静音或关机状态，重要会议召集人有权要求关机状态，并控制与会议无关的活动（如上网、个人办公、接听电话、发短信

等），如果违反，第一次口头警告，第二次按罚款标准执行；

对于参会者的迟到和参会情况在会议纪要中应明确记录。

4．会议决议，必定执行

会议召集人应当在会议结束后两个工作日内，完成会议纪要表并发送所有参会者，节假日顺延。参会者应自行记录与自己有关的决议事项，以便尽早开展工作；

对于会议通过的决议，责任人应落实执行；

参与者有义务就会议内容与系统、部门内同事进行沟通分享；

下一次会议之前，检查和回顾上一次会议成果，对于时间和质量未达到标准的应说明原因。

二、例会工具总表和角色建议

三、例会前的准备

（一）制定部门例会制度

各部门可以根据自身实际情况，制定出本部门的例会制度。我们建议：

小部门（人数在十人以内，工作区域集中），每1-2周开一次例会；

大部门（人数在十人以上，或工作区域不集中），每2周-1个月开一次例会；

会议主持人的首选是经理本人，待例会的形式逐步理顺下来后，可以考虑让部门同事担任轮值主席；

明确例会的“讨论误区”，也就是例会中不涉及的内容，例如：避免深究发生质量问题的原因和责任人。

例会主要内容：

1．跟踪上次例会的执行情况：

（1）对执行到位的人员、团队、事件要给予明确肯定；

（2）对没有按期限达成目标的人、事件要鲜明的指出，辅助/督促完成补救的时间和方

案。

2．分享公司/系统会议中最新的战略方向、政策及行动要求：（1）传达公司/系统有关文件、要求，并布置相关安排；

（2）需要重点强调正式发文中制度传达、促进彼此讨论、学习，督促落实和执行；

（3）对近期公司/系统/部门内发生的事件和涉及人员，明确管理人员的态度和观点，

说明什么是公司提倡的行为，什么是不提倡的行为，以便于员工明确确认价值观。

3．讨论拟定议题：

注意不同的议题可以使用不同的方法，注重引导技巧（FacilitationSkill）的应用，以提高讨论沟通效率，在过程中注重“例会管理八要素”，成功运用“发言技巧”、“形成决策的方法”，同时注意“例外情况的处理”。

（后附详细内容）

4．达成行动结论：

会议后形成决议，明确具体工作事项、时间、责任人。

（上述议题可根据具体的安排、方便来调整顺序执行。）

（二）发例会通知

会议通知一定要具体，良好的通知体现出会议方案人精心的设计和组织，有利于让每一位参会者提前了解要结论的议题、时间分布及有关人员。

四、例会中的过程管理

（一）例会管理八要素

一、会议主持人的首选是经理本人，待例会的形式逐步理顺下来后，可以考虑让部门同事

担任轮值主席；

二、例会通知通常由主持人发放；

三、例会开始前，记录人员先将此次会议应出席人数、实到人数，及议程标示在白板上，

一目了然；

四、例会进行的标准程序是：

1．上次例会中承诺事项的追踪；

2．分享最新信息；

3．议题呈现和讨论；

4．临时议题讨论；

5．宣读行动结论。

五、会议主席的职责：

1．营造和谐气氛，还要鲜明地执行会议守则；

2．依照议程进行，严格控制时间；

3．在讨论环节，充分鼓励每个人表达各自意见，尊重少数人的意见，避免会中意见一

边倒的情形；

4．正确总结讨论内容；

5．减少与议程无关的争论与讨论；

六、记录人员的职责是：

1．协助主持人维持事先公布的的讨论顺序和时间；

2．对参会人想法进行客观记录；

3．对延伸性话题进行记录；

4．对各项议题结论的记录；

5．后续落实工作的记录，并于会后交付给执行人；

七、主持人在各议题的讨论完毕后，根据时间情况，进行“临时议题”的讨论；

八、主持人应于每个议题讨论结束前，宣读此议题的结论。

（二）会议纪要表

××年×月份部门例会会议纪要表

××年×月×日会议结束后需在一天内，有记录人员按固定格式撰写会议纪要，让经理先行过目确认，两天内email通知相关内容负责人和参会成员。

（三）例会中发言技巧

在部分公司的例会中，我们发现部分参会者在表达不同看法时，要么言辞激烈，要么沉默对抗。那么，如何有效发表自己的看法，并且得到对方认可和帮助呢？

有一个有效的办法：把问题摆在我们的对面，而不是我们之间（多用KP技巧）；我否定的是你的部分观点，而不是你整个人。

这里，我们给出会中发言的三个步骤：（实际运用时采用的语言不是一成不变的）

1、“你这个点子我很喜欢的地方是。。。它的好处是。。。”

2、“你这个点子让我想到。。。；（不要讲“不过、但是”）

3、讲你自己的想法。

下面是世界上优秀经理人在主持会议中的最佳语言范例，供您在会议实战中参考。

（四）如何形成决策

这里我们提供DDI《高效决策》课程中的决策五步骤，供大家参考步骤一、设定期望、条件、内容；

步骤二、搜集资料，阐明信息；

步骤三、衍生意念，创设方案；

步骤四、评核方案，去芜存菁；

步骤五、传达定案，实践决策。

（五）让每个人都很清楚自己在会后要做的工作

会议主席要利用参会者都能看到的工具（笔记本+投影机、白板或大白纸），引导成员完成下面行动表单。千万不要只记录在自己的笔记本上，只有自己清楚，而别人不清楚。本表的威力很大，正确使用会让例会开得更有成效；

（六）参会人员会议评价表

本表在例会后由人力资源系统抽查发放，参会人员匿名填写。目的是帮助经理提高例会成效。

（七）主持人例外情况处理

五、例会后的跟踪管理

1、会议纪要应于会议结束后两个工作日内完成，经会议主持人或经理审核

后，传阅给

参会人员，并抄送给上级；

2、会议纪要应包含：议题结论、临时议题结论、下次开会日期；

3、会议纪要中的决策行动应有执行人和完成日期，方便后续追踪。