第七章秘书与组织管理-完整版
秘书与会议组织和服务 精品课件(全集)
h
20
二、会议的工作原则
必要性 高效性 目标性 严肃性 节俭性
h
21
案例分析
1.引入案例：富有成效的内部会议 2.课堂练习示例：欧莱雅会议
h
22
本章综合练习
1．“有人说会议就像是一场集体运动”，试谈谈你的 理解？
2．XX电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车 专业生产单位，产品质量深受行内专家和消费者的好 评。为争当行业内的领头羊，公司投入大量的财力和 技术力量，建设了新的厂房，也分析了市场压力和潜 力，认清当前的形势，设计了一批符合市场需求和环 保要求的电动车。为此，公司准备召开全国客户洽谈 会暨产品发布会。
22004年海内外华人友好商会海南交流会主要活动策划方案会议策划会议策划概述会议策划方案会议策划的内容第一节拟定会议计划第二节拟定会议议程日程与程序第三节制发会议通知第四节准备会议材料第五节制发会议证件第六节布置会场拟定会议议程日程与程序掌握制定会议议程日程与程序了解会议证件的种类与基本制作方法能够熟练布置中小型会议的会场凡事预则立不预则废虽然会议有多种类型但任何一个会议都需有相应的计划秘书在做会议的筹备工作时首先要根据召开会议的基本情况拟定详细的会议计划
h
3
第一节 会议的涵义与特点
一、会议的涵义 二、会议的作用 三、会议的特征
h
4
一、会议的涵义
会议是一种围绕特定目标进行的、以口头 发言或书面交流为主要方式的、有组织有 计划的商议活动。
h
5
二、会议的作用
1. 集思广益、科学决策的作用 2. 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3. 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思
h
30
三、会议筹划者的主要任务
制定可行预算或按既定预算安排有关工作； 确定各项工作的时间安排； 视察选定的场所和设施； 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、
秘书工作的组织及管理
秘书工作的管理制度是指秘书人员应当遵守的所有的行为规范和 工作准则的统称。这是保证秘书工作正常运行的不可缺少的条件。
秘书工作管理制度可以分为以下几类： 1、具有强制执行性质的法规。例如：《中国共产党机关公
文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共 和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及信访、 印章管理方面的规章制度。
第二节 秘书工作的运行和管理
一、秘书工作的组织形式与工作方式
（一）秘书工作的组织形式 集中形式与分工形式两种类型。 1、集中形式 即秘书工作的各项内容全部集中到办公室来进行。 2、分工形式 即将秘书工作的内容按照工作环节和工作性质划分 为若干部分，分别交给有关部门运作完成。
秘书学
第十四讲
主讲教师：娄淑华
秘书学
第十三讲
主讲教师：娄淑华
学时：32
▪
3、从秘书的来源和服务对象划分，有公务秘书和私人秘书。
▪
4、从秘书所任职务划分，有秘书长、办公厅主任、秘书局长、
秘书处长、秘书科长ຫໍສະໝຸດ 办公室主任、办事员、文书等。秘书长有中
央、省、市级机关的秘书长之分；办公厅主任也有中央、省（部）
级之分；办公室也有市（局）、县级机关的办公室主任之分。
设置机构要体现有利于统一的领导，又要体现机构本身应有 的职能权限。
3、注重高效，精干务实，强兵为主 追求高效运转，是秘书工作的职责决定的。 综上所述，秘书机构的设置要求，实际上包括对秘书机构和人员素 质、数量、职能、效率四个不同角度的要求。只要当这些因素都处于服 务、高效运转的基本要求。
二、秘书人员
▪
5、驻外使馆的秘书人员分为一等秘书、二等秘书、三等秘书。
秘书学实务-秘书部门、秘书认知与管理
秘书学实务-秘书部门、秘书认知与管理秘书学实务-秘书部门、秘书认知与管理引言：秘书作为企业或组织的核心支持职能，起着承上启下、协调沟通、组织管理等重要作用。
随着社会的不断进步和人们对工作效率的不断追求，秘书的角色及其管理方式也在不断演变。
秘书部门的建设、秘书的认知水平和管理能力是提高工作效率和促进企业发展的重要方面。
本文将从秘书部门的建设、秘书的认知水平以及秘书的管理能力三个方面进行论述。
一、秘书部门的建设秘书部门是秘书工作的组织形式和体现，其建设对于企业或组织的高效运转至关重要。
秘书部门的建设需要考虑以下几个方面：1.明确部门设立的目的和职责：秘书部门的设立应该根据企业或组织的实际需要来确定其目的和职责，明确它在整体运作中的作用和地位。
2.确定组织结构和人员配置：秘书部门的组织结构和人员配置应该根据企业或组织的规模和业务需求进行适当调整。
在招聘和选拔人员时，要注重综合素质和专业能力的兼备。
3.建立规范的工作流程：秘书部门应该建立一套规范的工作流程，明确各项工作的具体步骤和要求，确保工作的高效进行。
4.加强人员培训和绩效管理：秘书部门要不断加强人员培训，提高员工的业务水平和工作能力。
同时，要建立完善的绩效评估机制，激励员工的积极性和创造性。
二、秘书的认知水平秘书的认知水平直接关系到其职业素养和工作效率，也是秘书个人发展的重要方面。
秘书的认知水平包括以下几个方面：1.法律法规及办公自动化知识：秘书应该了解相关法律法规，掌握基本的法律知识。
此外，秘书还应熟悉办公自动化设备和软件的使用，提高工作效率和质量。
2.业务知识和行业背景：秘书应该具备扎实的业务知识，了解所在企业或组织的行业背景和发展动态，以便更好地开展工作和提供服务。
3.沟通和协调能力：秘书作为沟通的桥梁和协调的纽带，需要具备良好的沟通和协调能力，以便更好地完成工作任务和处理各种关系。
4.信息收集和处理能力：秘书要善于收集、整理和处理大量的信息，提供给上级领导做出决策，并及时传达给相关人员。
文秘人员管理制度（3篇）
文秘人员管理制度第一章总则第一条为全面提高文秘人员的工作能力和综合素质，规范文秘工作流程，确保文秘工作的高效、有序进行，特制定本管理制度。
第二条本制度适用于本公司所有文秘人员。
第三条文秘人员是指在公司内从事文秘工作的员工，包括行政助理、秘书等职位。
第四条文秘人员应具备良好的文字表达能力、电脑操作能力和沟通协调能力，认真负责，具备一定的保密意识和团队合作意识。
第二章文秘人员的工作职责第五条文秘人员应完成领导交办的各项文秘工作，包括文件起草、会议记录、资料归档等。
第六条文秘人员应协助上级完成各类报告、计划、方案等工作。
第七条文秘人员应负责公司各类会议的组织、安排和记录工作。
第八条文秘人员应负责公司文件的管理和档案材料的整理和保管工作。
第九条文秘人员应及时处理领导发出的各类文件、信息和邮件，做好筛选、整理和归档工作。
第三章文秘人员的工作流程第十条文秘人员应按照公司的工作流程进行工作，确保工作的有序进行。
第十一条文秘人员应按照领导的要求，准备好相关资料和会议记录。
第十二条文秘人员应及时将文件送达领导，并做好相关记录和归档工作。
第十三条文秘人员应及时跟进各项工作进展情况，并向领导汇报。
第四章文秘人员的工作效果评估第十四条公司将定期对文秘人员的工作效果进行评估，包括工作态度、工作质量和工作效率。
第十五条文秘人员的工作效果评估结果将作为晋升、薪资调整和奖惩的重要依据。
第十六条文秘人员在工作过程中应及时总结经验教训，不断提升自己的工作能力和综合素质。
第十七条文秘人员可以提出对工作流程的改进建议和意见，公司应及时进行评估并采纳合理的建议。
第五章文秘人员的权利和义务第十八条文秘人员有权获得公司必要的培训和技能提升机会。
第十九条文秘人员有权知悉公司机密信息，应保守公司机密，并在离职后归还公司所有文件和资料。
第二十条文秘人员有权对领导的不合理要求进行合理的申诉。
第二十一条文秘人员应保证自身健康和工作状态，如有不适应和特殊情况，应及时向公司报告并请假。
协会秘书处管理制度
协会秘书处管理制度（用心整理的精品word文档，可以编辑，欢迎下载）作者：------------------------------------------日期：------------------------------------------潮州市安全生产协会秘书处管理制度（试行）第一章、总则第一条：为建立完善协会秘书处工作机制，完善内部管理，充分调动工作人员的积极性，以保证协会的可持续发展，制定本管理制度。
第二条：凡协会秘书处工作人员应遵守国家法规规章和相应的规定外，均需要遵守本制度规定。
第二章、协会组织结构第三条、秘书处人员配置协会秘书处是协会常务理事会的办事机构，由秘书长主持日常工作，配置必3-4人开展相关工作。
秘书处对会长和常务理事会负责，定期或随时向会长和副会长汇报工作。
第四条根据协会章程的规定，秘书处的职责是：4.1贯彻执行国家和省有关政策法规，结合实际制定协会各项规章制度。
4.2协助政府行政主管部门宣传贯彻有关法律、法规，组织安全生产宣贯、培训会，宣传贯彻党和国家安全生产的方针政策和法律法规，积极推广安全生产科研成果、先进技术和先进管理经验，促进企事业单位的安全生产工作的法制化、规范化和科学化；4.3接受委托或参与组织由政府主管部门统一部署开展的创先评优等活动。
经社团管理机关批准，开展行业内的创先评优活动。
4.4组织交流行业经验，对本行业有关政策法规、经营管理等开展咨询服务。
4.5搜集相关安全生产政策法规、技术情报和市场信息，编辑出版会刊。
4.6组织经验交流，改进提高协会工作，开展行业经济、技术、学术与行业组织自身建设等方面的互相交流与合作。
4.7承办政府主管部门、省社团管理机关和会员单位委托办理的事项。
4.8负责会员代表大会、理事会、常务理事会会议的准备工作，起草会议纪要、对会议决定事项负责催办落实。
4.9负责会员会籍管理和会费收缴及费用支出的管理工作。
4.10负责编制协会年度工作计划和全年工作总结，定期检查年度计划的执行情况，解决执行过程中出现的问题。
第七章组织
模仿
（领先者）
机械式+有机 式（前者控 制成本；后 者保持创新）
•组织战略
PPT文档演模板
第七章组织
•表：琼·伍德沃德（Joan Woodward）有关技术、结构
和绩效的发现
企业按生产批 量规模分类
单件生产
大批量生产 连续生产
技术复杂程度 三类企业反映不同的技术，技术复杂程度渐次提高
结构特征 最有效的
• 拿破仑听了这番说辞, 不得不绕道由正门进入。卫兵和长 官心中均异常惶恐, 预料将逃不过严厉的处罚。然而拿破仑非 但没有处罚他们, 反而奖励他们“很有原则”, 大大鼓励和褒 扬了一番。
• 思考：你是如何理解命令的统一性的（命令不统一会怎
样）？ 这个故事对你有何启发？
PPT文档演模板
第七章组织
•统一指挥: 一下属只能向一个上级领导直接汇报工作。
于比小型组织具有更高程度的专门化、部门化和集权化
，规则条例也更多。
规模对组织结构的影响是显著的、但是是非线性的，
随着组织规模扩大，影响强度逐渐下降；
1990年代“明星”企业的共同结构特征:
精干、快速和灵活；
相对扁平、以团队结构取代层级结构；
按过程或顾客而不是按职能进行组织；
1990年代世界大公司组织层次:
第七章组织
•创业 阶段
•职能 发展阶
段
•分权 阶段
•参谋 •再集 激增阶 权阶段
段
•组织所处 •发展阶段
PPT文档演模板
•图: 组织发展的五阶段理论 美学者: J.
Thomas.Cannon
第七章组织
组织所处发展阶段对组织结构的影响:
组织发 创业阶 职能发 分权阶 参谋激 再集权 展阶段 段 展阶段 段 增阶段 阶段
第七章社会组织的内部管理-PPT
监事会
又会员大会或会员代表大会选举产生,会员较少得 行业协会可以不设监事会,只设监事。
监事会或监事主要对理事会得决策、秘书处得活动、 协会得财务管理以及会员遵守行规行约得情况进行 监督、批评与建议,需要保持相对独立性。
秘书处
行业协会常设办事机构,由秘书长及相应机构组成, 负责处理行业协会得日常事务。
行业协会秘书处除了要设置各种办公部门外,还要 根据行业细分标准设立相应得专业委员会。
秘书长一般为行业协会聘任得专职人员,列席理事 会或常务理事会会议。
成立于2000年5月,就是经中国人民银行与民政 部批准成立,并在民政部登记注册得全国性非 营利社会团体,就是中国银行业自律组织。2003 年中国银监会成立后,中国银行业协会主管单 位由中国人民银行变更为中国银监会。
除此之外得其她所有收入,为非限定性收入。
费用
开展业务活动所发生得、导致本期净资产减少 得经济利益或者服务潜力得流出。费用应当按 照其功能分为业务活动成本、管理费用、筹资 费用与其她费用等。
(二)财务报告
财务会计报告就是反映民间非营利组织财务状 况、业务活动情况与现金流量等得书面报告。
财务会计报告由会计报表、会计报表附注与财 务情况说明书组成。
(一)会计要素
会计核算应当以权责发生制为基础。 两个基本核算方法
现金制会计 权责制会计
资产
就是指过去得交易或者事项形成并由民间非营利组 织拥有或者控制得资源,该资源预期会给民间非营 利组织带来经济利益或者服务潜力。资产应当按其 流动性分为流动资产、长期投资、固定资产、无形 资产与受托代理资产等。
根据工作需要,中国银行业协会设立22个专业委 员会、3个联席会,
包括法律工作委员会、自律工作委员会、利率工作 委员会、安全保卫专业委员会、银行业专业人员职 业资格考试委员会、农村合作金融工作委员会、银 团贷款与交易专业委员会等22个专业委员会
秘书学教学大纲
《秘书学》教学大纲一、课程说明课程教学目的与要求：通过本课程的学习，了解通过系统传授秘书学的基础知识、基本理论和训练基本技能，不断培养能够较为熟练地从事秘书管理工作的实用型人才。
使学生系统掌握秘书学的基本理论和学科特点与规律，遵循理论与实践相结合、教学与实践相结合、传授理论知识与培养管理技能相结合的原则进行教学。
本门课程与其它课程关系：先修课程：《管理学原理》、《秘书导论》.后修课程：《秘书实务》、《秘书写作》、《文书工作与档案管理》、《会议管理》、《办公自动化》等。
课程类别：专业课课程性质：必修学时学分：48学时3 学分适用专业：秘书、公共事业管理、行政管理学时分配：二、教学内容第一章绪论（3学时）教学目的：理解秘书的基本含义及不同层次秘书的异同，了解秘书学的学科特征及秘书教育的历史。
明确秘书的职业特征及秘书专业课程体系。
教学重点：秘书的基本含义，秘书的职业特征。
教学难点：不同层次秘书的异同，秘书学的学科特征。
讲授要点：第一节秘书一、秘书的界定二、不同层次的秘书三、不同领域的秘书第二节秘书学一、我国当代秘书学的诞生与发展二、我国当代秘书学的学科体系与特征第三节秘书专业教育一、我国秘书教育的历史二、秘书专业课程设置三、秘书教育的发展第二章秘书职能范畴(8学时)教学目的：了解秘书工作的主要内容、公文运行的特征、秘书职能范畴的特征；掌握秘书文稿撰拟要领，公文运行的特征和掌握秘书文书整理的要领；理解秘书会务工作原则和任务、秘书日常、随机、受权事务的特征及网络办公的特点及网络办公系统的结构。
教学重点：秘书的基本属性，秘书日常办公事务。
教学难点：参谋智能辅助的方法，失调时的协调辅助。
讲授要点：第一节秘书工作概论一、秘书工作的主要内容二、秘书工作的基本属性第二节办公事务辅助一、办文二、办会三、办事四、网络办公第三节参谋智能辅助一、对决策的参谋智能辅助二、对信息利用的参谋智能辅助三、对廉洁自律的参谋智能辅助第四节管理协调辅助一、督促检查二、信访事务三、领导活动安排四、随机协调第三章秘书职能环境（6学时）教学目的：了解秘书职能环境的纵向层次、秘书职能环境的横向要素；理解秘书职能环境支撑因素、资源发展的导向性及资源配置的促动性、领导者、被领导者、作用对象及环境间的关系。
第七章 秘书的会务工作
最后，经协商，黄经理服从总部的安排，推迟销售公司安排的片区经理会 议，先参加总部的产品销售会议，然后再召开片区销售会议。
秘书理论与实务
1 领会并掌握会议议题、会议议程、会议日程 与会议方案等知识及拟制上述项目的技能；
2 能根据议题确定与会者、发送会议通知、制 作各种会议证件及文件资料；
3 掌握选择并预定会议室、布置会场、准备会 议物品等技能；
4 掌握接站、报到、安排与会人员的食宿和交
通等技能。
秘书理论与实务
案例导入
中信集团总经理办公室： 为落实我公司明年的销售计划，拟决定于2007年12月21日
至23日，在总部俱乐部召开2008年度产品销售订货大会。现将会 议方案呈报如下。
1．会议任务 收集消费者对我集团主打产品的外观设计和技术指标含量 的要求，落实该产品的市场占有量，探讨适合我集团产品销售的 模式和产品销售分成比例。
秘书理论与实务
（二）会议议程
1．会议议程 是指会议对讨论研究议题前后顺序进行安排的程序。
2．编制会议议程的原则 （1）应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序或本公司章程对 会议议程顺序规定的原则进行安排。 （2）不同性质内容的议题原则上是不能放在一次会议上研究， 秘书要尽量将同类性质的问题集中排列在一起，再按议题轻重缓 急程度，将重要、紧迫的议题安排先讨论；次要的、可暂缓的议 题安排在后面讨论。 （3）保密性较强的议题，参加讨论研究人员范围少的议题， 可安排在一次会议的前期或后期讨论研究，以便其他与会人员推 迟参加会议或提早退席，避免耗会或因议题原因而使参会人员忽 进忽出地流动，造成会场秩序的混乱。
秘书实务第7章
协调工作
第一节
协调的涵义与作用
协调，从字面上来解释，就是同心协力，配合 适当的意思；从管理角度来理解，所谓管理，就是 协调，协调的过程就是管理过程。 秘书部门发挥协调作用，也就是要协调本单位 领导成员之间的关系； 协调本单位各部门之间的关系； 协调同其它单位之间的关系；
随着社会化大生产的发展规模越来越大，社会 管理的分工越来越细,组织管理工作也越来越复杂多 变，不论从生产管理还是从行政管理方面，充分发 挥秘书部门的协调作用也就显得尤为突出重要。概 括地说，主要表现在以下几个方面： 一、协调，能使党的方针政策顺利贯彻执行， 使国家机关的工作和企业的生产不偏离正确的方向。 在秘书部门的辅助和配合下，使潜能得以充分地集 中和发挥，使领导机关能够真正起到领导功能的作 用。 二、协调，能使各单位、各部门 、各机构、各 人员之间在工作上分工合作，密切配合，避免矛盾， 扫除障碍，统一步调，为实现既定目标而共同努力， 真正起到凝聚功能的作用。
二、关系协调
（一）上下关系的协调 即上级领导机关或下级所属单位与本单位的关系协 调。由于职责不同，角度不同,认识不同， 产生矛 盾也是不可避免的。处于中枢地位的秘书部门，要 积极主动地搞好他们之间的协调工作，运用各种手 段，沟通信息，疏通渠道，对上情要及时下达，下 情应迅速上报，不拖延积压，贻误时机，力求理顺 关系，化解矛盾。
（二）冷热处理法 由于矛盾的特殊性，决定了协调方法的多样性。 同样一件事，有时需要热处理，有时需要冷处理， 应视不同情况而定。 冷处理法，就是遇到激烈的矛盾冲突时，先缓 和紧张气氛，然后再作处理。 (三) 信息交流法 信息是领导决策的基础和重要依据。秘书部门 在日常工作中，收集大量的文件、简报、资料、消 息等，经过筛选、加工、分析、分类整理、存贮与 沟通，是为领导出主意，想办法，提供领导决策的 参考资料。