外来文件登记发放记录表
文控中心文件管理办法
文控中心文件管理办法文件编号：版本/次：发布：实施：1、目的：确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、适用范围：凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
3、职责：4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。
4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。
4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。
4、定义公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。
5、管理规定5.1文控中心的主要职责：a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。
b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确认是否残缺。
5.2文件材料的管理工作5.2.1文件资料材料的收集：a.确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。
b.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。
c.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
5.2.2文件资料的归档、建档与管理：a.区分全宗，确定定档单位。
b.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规范、制度、标准）：QW；WI：作业指导书；四级文件：QR。
实验室文件控制和维护程序
文件制修订记录1.0目的为使管理体系文件受控，确保文件的现行有效和保密，特编制本程序。
2.0范围适用于本所与管理体系所有文件的控制。
3.0职责3.1实验室主任3.1.1《质量手册》、《程序文件》等质量管理文件的批准及本所外发文件的签发、上级来文的批阅。
3.2质量负责人3.2.1负责组织编制《质量手册》、《程序文件》和其他管理性文件；3.2.2负责《质量手册》、《程序文件》的审核；3.2.3负责审批质量记录；3.2.4负责维护《质量手册》、《程序文件》的有效性。
3.3技术负责人3.3.1负责组织编制、审核、批准各种技术作业指导文件；3.3.2负责第三层次文件和技术记录的批准；3.3.3负责主持各种技术作业指导文件的有效性维护工作。
3.4资料员3.4.1负责管理体系文件的管理、发放及回收。
4.0工作程序4.1文件的分类本所的质量管理体系文件包括本所内部编制的文件和外来文件。
4.1.1本所内部编制的文件包括：a)第一层次：包含质量方针和质量目标的《质量手册》；b)第二层次：详细、明确描述管理体系运行中各项质量活动的《程序文件》；c)第三层次：支持性文件，包括管理性文件（如管理制度、管理规定等）和技术性文件（如检测规程、操作规程、技术标准、作业指导书等）；d)第四层次：质量记录表格和技术记录表格。
4.1.2外来文件：与检测有关的法律法规、规则制度、标准、形成文件的检测方法、图纸、软件、指导书、上级文件等。
4.1.3文件的形式可以是纸张、电子媒体、硬件拷贝等。
4.2管理体系文件的编制、审批和发布4.2.1本所质量方针、目标由实验室主任亲自主持制定，经领导层确认通过后由实验室主任颁布。
发布后的质量方针由质量负责人向全体员工宣贯，确保全体员工都能积极参与到质量活动中，将质量方针分解到本所的每一个具体岗位上。
4.2.2第一层次和第二层次的文件由质量负责人主持编制和审核工作，实验室主任批准发布。
质量记录表格由质量负责人主持编制并由质量负责人负责审核批准发布。
外来文件管理要求(分类管理)
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子档标准在电脑中建立文件夹分类保存。可按产品类型进行分类保存。
三、标准的内部传递与评审：
1.标准管理员对产品相关标准按产品的属性进行分类，并将分类后的标准按责任部门进行分发。产品标准的分发对象为研发部各相关的开发部门。
2.研发部各开发部收到产品标准后，先熟悉和理解标准的要求，根据标准的重要程度、重要变化点以及是否有跨部门协作等方面，决定是否召开针对产品标准的应对（评审）会议，并形成会议纪要。
研发部
一、获取与登记：
研发部助理负责公司技术类图书、文献等资料的登记工作，当接收到该类文件后，将文件名、版本、购入日期等信息记录在《外来文件清单》中。
二、文件的保存：
研发部助理将技术类图书、文献等资料，按资料分类陈列到研发部小图书室的文件架上。
三、文件的借阅登记：
当文件被借阅时，借阅人需将借阅人姓名、借阅文件、借阅时间、计划归还日期等信息登记到《文件借阅记录表》中，研发部助理确认后发放需要的文件给借阅人，并跟进借出的文件归还情况。
外来文件管理要求
1、外来文件定义
取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等，被本公司用作质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国家国际标准，以及客户、供应商提供的标准、规范等文件，外来文件不属于本公司编写，但需要执行的文件。
2、外来文件的分类与管理
项目
举例
管理部门
外来文件管理要求
(1)法律法规、政府发文
1.国家、地方政府法律法规文件
2.政府公文通知、相关批复
行政部
人力资源部
财务部
一、接收和登记：
外来文件收到后，按文件名称、接收日期、发文日期或版本信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。当文件有更新时，应及时更新清单。
2020年GBT50430 建筑施工单位管理体系文件汇编
X X X 工程建设施工企业2020年工程建设施工企业质量管理体系程序文件本文档根据ISO45001：2018 ISO9001:2015ISO45001:2018 以及GBT50430:2017 基本要求编制而成目录内部管理评审管理程序 (6)文件控制程序 (11)记录控制程序 (17)环境因素识别及评价管理程序 (21)应急准备与响应管理程序 (26)目标、指标管理方案控制程序 (30)事故报告、调查和处理控制程序 (34)设施和环境控制程序 (41)合规性评价管理程序 (44)法律法规要求及其他要求评价管理程序 (46)信息交流和沟通控制程序 (49)人力资源控制程序 (54)内部审核控制程序 (58)不符合、纠正和预防措施控制程序 (62)危险源识别及评价管理程序 (67)风险和机遇应对管理程序 (76)持续改进管理程序 (81)参与和协商管理程序 (86)运行控制程序 (93)用电安全管理程序 (98)废弃物管理程序 (103)能源资源管理程序 (111)危险品防护管理程序 (116)噪声管理程序 (122)劳动防护用品管理程序 (126)施工和服务管理程序 (130)交通和消防安全管理程序 (142)绩效监视和测量管理程序 (151)外包过程管理程序 (156)承包商管理程序 (160)施工过程验收管理程序 (166)工程竣工验收管理程序 (171)工程项目质量管理程序 (175)不合格品管理程序 (180)内部管理评审管理程序1 目的按策划的时间间隔评审质量、环境、职业健康安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2 适用范围本程序适用于对公司内部的质量、环境、健康安全管理体系进行的管理评审。
3 术语和定义评审：为实现已确定的目标，确定对象的充分性、适宜性和有效性。
管理评审：最高管理者对环境与职业健康安全管理体系的有效性、充分性、适宜性进行评价，参与职业健康安全方针、目标适宜性的评价。
文件控制程序ADOC
代表的含义：XX公司名称
QM质量手册
b）程序文件的编号方法
xx—QP—001
文件流程号
程序文件代码
公司名称代码
c）管理作业文件/产品规格的编号方法
ⅰ．本公司内部编制的管理作业文件
xx—□□—001
文件流水号
文件类型
公司名称代码
例如：XX-SIP-001制造部检验标准；编号为001பைடு நூலகம்
XX-SOP-018制造部作业指导书；编号为018
文件会签记录
部门
会签记录
部门
会签记录
1.目的
以控制本公司质量体系有关文件和资料，以确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2.适用范围
适用于在本公司质量体系有关文件资料的管理和控制。
3.职责
3.1总经理（管理者代表）负责组织管理手册和程序文件的审核、程序文件的批准，同时策划公司质量体系运作。
3.2公司各部门主管：负责本部门管理作业文件的策划与组织本部门文件编制、修改、与审核工作
评审，评审该文件的有效性与可操作性。该文件评审后交文控将修订完整文件给相关部
门负责人会签，经批准发布后受控发放。
4.4.2每年由管理者代表组织各部门对现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合平时
使用情况进行适时评审，必要时予以修改。
4.5文件受控、发放
4.5.1公司内部文件
a)所有经审核批准后需受控的文件，由文控统一发放；
b)页次：用“X/Y”的形式表示，X代表第几页，Y代表正文的页数。如2/5，表示本文件共5页，当前页为第2页。
4.2.4文件字体格式和统一文件格式:
a)文件标题：公司名称、文件类别为楷体-GB2312、小二号字、粗体。英文、数字使
文件一览表
15 工装检具刀具清单
16 工装样品试制指令单
17 模治具验收单
18 新产品开发项目评审会议
19
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22
23
24 25
文件一览表
记录编号 XX.QR/JS-01 XX.QR/JS-02 XX.QR/JS-03 XX.QR/JS-04 XX.QR/JS-05 XX.QR/JS-06 XX.QR/JS-07 XX.QR/JS-08 XX.QR/JS-09 XX.QR/JS-10 XX.QR/JS-11 XX.QR/JS-12 XX.QR/JS-13 XX.QR/JS-14 XX.QR/JS-15 XX.QR/JS-16 XX.QR/JS-17 XX.QR/JS-18
版本号 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0
XX.QR/JS-02
保存日期 应发放单位
产品停产年限+服务周期+1 年
相关部门
最新
工程部
文件换版时
工程部
3年
相关部门
3年
相关部门
3年
工程部
最新
工程部
备注
序号
记录名称
1 技术更改通知单
2 文件一览表
3 文件发放/回收登记表
4 文件领用/借阅登记表
5 文件更改申请/审批通知单
6 7
文件废止/销毁记录/作废保 留 外来文件(样件)登记/评审记 录
8 文件存放目录
9 文件存放清单
10 样品领用记录
11 样品确认表
12 会议纪要
13 新产品预估表
14
最新
文件和记录控制程序
1 目的对质量管理体系有效运行所需要的文件和记录进行控制和管理，以保证质量管理体系运行中的各场所使用有效版本的文件，并为质量管理体系有效运行提供证据和信息。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件和记录的控制。
包括外部提供的文件（标准、法律法规等）和资料。
文件和记录的形式可以是文字、图表、拷贝或其他电子媒体。
3. 职责3.1管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准。
3.2办公室为文件和记录控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件的发放、管理与控制及质量记录的编号和管理控制。
3.3其它各有关部门负责与本部门有关记录的编制、正确使用、收集、归档、保管和处理。
4工作程序4.1 文件和记录的分类与编号4.1.1 质量管理体系文件分为以下几类：a)质量手册b)程序文件；c)第三层次文件。
4.1.2本公司记录分为两类：a)质量管理体系运行所需记录，如培训记录、内审记录等；b)生产过程控制检验记录，如生产过程记录、设备检修记录、产品检验记录等。
4.1. 3文件和记录的编号方式：4.1.3.1《质量手册》的编号：4.1.3.2程序文件的编号：4.1.3.3 第三层次文件的编号a)管理制度(办法)编号：b)技术文件编号：c)外来文件的编号沿用原编号。
4.1.4文件分受控和非受控两类。
“受控”一般是指受到更改的控制，当“受控”文件在发生更改时，能全部追溯到使用人。
“非受控”文件只进行签发，不通知更改。
4.2文件和记录的编制4.2.1《质量手册》和程序文件由管理者代表组织编写人员编制。
4.2.2生技部负责编写技术文件如有关产品标准、工艺文件、作业指导书或操作规程、检验文件等文件。
4.2.3其它质量文件由相关部门负责组织编写。
4.2.4各种记录的格式由使用部门设计表式，部门负责人审批，由办公室统一编号后方能使用。
每份记录应设有满足证实产品质量特性或质量体系有效运行的项目，以及记录时间、地点（部门、工序）和记录人员签名，必要时，应规定记录的传递流程。
ISO9001质量管理体系的表单-9001全套表格
1签到表主题: 日期：F000A/02受控正本文件清单F001A/03制表：审核：4文件发放范围清单F002A/056编制/日期：批准/日期：7文件更改申请单F004A/08受控副本文件发放一览表F005A/09制表：审核：外来文件登记/发放一览表F006A/010制表：审核：质量记录总览表F007A/01112制表：审核：13培训记录表F010A/014培训申请单F011A/0培训申请单F011A/01516年度员工培训计划F012A/01718员工培训档案F013A/019制表：审核：培训教材一览表F014A/020制表：审核：设备请购申请表F015A/0设备报废申请表F016A/021设施检修单F017A/0设施验收单F018A/022设施检查记录表F019A/023检查人/日期：审核：生产设备清单F020A/024制表：审核：25生产设备日常保养记录表F021A/0设备名称: 编号: 型号规格:2627**********************厂生产用料作业卡SC—7.6--02生产车间：板金车间制作人制作日期验收人结果**********************厂生产用料作业卡SC—7.6--0228生产车间：板金车间制作人制作日期验收人结果**********************厂生产用料作业卡SC—7.6--0329生产车间：装配车间制作人制作日期验收人结果30产品要求评审表F023A/031订单记录表F024A/032新产品计划书F025A/033编制：日期：审批：日期：新产品建议书F026A/034总经理批示: 签名: 日期:35车间生产日报表F028A/0制表/日期：审核/日期：车间生产日报表F028A/0制表/日期：审核/日期：36生产通知单车间（部门）F029A/037制表/日期：审核/日期：38单位产品（零件）投料单39编制: 日期: 审批: 日期:40焊接工艺记录工程名称：F031A/0车间：班别：操作者：日期：41物资盘点表盘点日期：F032A/0制表/日期：审核/日期：42测量/监控装置清单F033A/043制表：审核：顾客反馈处理表F034A/044制表：审核：顾客满意度调查报告F035A/04546内部审核实施计划表47制表(管理者代表)/日期：审批（总经理）/日期：48内部审核检查表F037A/049审核员：审核组长：管理者代表：50。
外来文件管理规范
外来文件管理规范（ISO9001：2015）1. 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2. 范围本标准规范了公司外来文件的管理办法3．工作职责技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。
4. 术语及定义外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。
5、外来文件管理规则5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）B、转换引用（如产品标准，接收准则等）C、参考(如工具书，体系标准)6、外来文件的管理流程6.1 文件接收、评审：技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
6.2 文件转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。
6.3文件发放：技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。
B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。
C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。
必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。
6.4外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。
回收与报废按照《文件控制程序》执行。
文件发放、回收、销毁登记表
受控/外来文件清单文件更改申请单文件评审表记录清单环境因素调查表环境因素清单环境因素评价表重要环境因素清单危险源辨识清单职业健康安全危险源登记表职业健康安全风险评价表重大职业健康安全风险及其控制措施一览表编制：审批：法律法规与其他要求清单管理方案信息交流表培训申请表年度培训计划表人力资源/专业技术人员能力确定台帐培训有效性评价表培训档案B—21 编号：机械设备台帐B—22 编号：重要设备履历表施工设备维修保养记录设备/设施购置申请表审核：批准：设施验收表设备/设施报废申请表招标书/标书/合同评审记录工程要求更改/评审表合同交底记录表交底部门：接收部门：日期：日期：合格供方名录供方业绩评定表供方调查表物资采购计划表编制/日期：审批/日安全检查记录安全检查隐患整改通知单顾客意见处理报告B—59 编号：应急计划演练记录施工工程顾客/相关方满意度调查表B—75 编号：调查人：日期：竣工工程顾客/相关方满意度调查表B—76 编号：调查人/日期重点施加影响相关方一览表年度内审计划内部审核实施计划日期：年月日日期：年月日内审检查记录表B—81 编号：不符合项报告B—82 编号：不符合项分布表B—83 编号：不符合项分布表B—83 续篇编号：内部审核首（末）次会议签到联合管理体系内部审核报告联合管理体系内部审核报告B—84续编号：纠正和预防措施处置单B—87 编号：联合管理体系持续改进记录表B—88 编号：。