行政助理岗位工作流程(201202)
助理工作流程
助理工作流程助理是公司中非常重要的一环，他们的工作涉及到各个方面，需要有条不紊地进行安排和执行。
助理工作流程的规范性和高效性直接影响到整个公司的运转和效率。
下面将从助理工作的准备、执行和总结三个方面，来介绍助理工作的流程。
首先，助理工作的准备阶段非常重要。
在接到工作任务之后，助理需要对任务进行充分的了解和分析，明确工作的目标、内容和时间节点。
在这个阶段，助理需要与上级领导进行充分沟通，确保对工作任务有清晰的认识和理解。
同时，助理需要对所需的资源进行充分准备，包括资料、文件、会议安排等。
只有做好充分的准备工作，助理才能在工作执行阶段更加游刃有余。
其次，助理工作的执行阶段需要高效而细致。
在工作执行过程中，助理需要严格按照计划和安排进行工作，确保任务能够按时完成并且达到预期的效果。
在这个阶段，助理需要灵活应对各种突发情况，保持良好的沟通和协调能力，确保工作的顺利进行。
同时，助理需要时刻保持警惕，及时发现和解决工作中的问题和难题，确保工作的高效和质量。
最后，助理工作的总结阶段需要对工作进行全面的总结和反思。
助理需要对工作中的得失进行深入的分析和总结，找出问题的原因和解决方法，为今后的工作提供经验和借鉴。
在总结阶段，助理需要与领导和同事进行充分的交流和讨论，汲取他们的意见和建议，不断完善和提高自己的工作能力和水平。
总之，助理工作流程的规范性和高效性对于公司的运转和效率至关重要。
助理需要在工作的准备、执行和总结三个阶段都做到严谨、高效和负责，确保工作任务能够顺利完成并且达到预期的效果。
只有这样，助理才能在公司中发挥更大的作用，为公司的发展贡献自己的力量。
行政助理日常办公具体流程
行政助理日常办公具体流程1. 行政助理的日常办公，接听电话可是个大事儿呢。
电话铃响了，咱得麻溜儿地接起来，可不能让它响太久，不然打电话的人该着急了。
接起电话得客客气气地说“您好，这里是[公司名称]，请问有什么可以帮到您的？”那声音得甜甜的，就像给对方送上一朵小花儿似的。
要是找老板或者其他同事的，得先问问是谁打来的，然后再看情况转接或者记录留言。
比如说有人找销售部的小李，咱就得赶紧看看小李在不在座位上，如果不在就得好好地跟人家说“小李暂时不在座位上呢，您可以留下您的姓名和电话，等他回来我马上让他给您回电。
”2. 接待访客有访客来的时候，那咱就得像个小主人一样热情。
先在门口迎接，脸上带着笑，眼睛亮晶晶的。
带着访客到接待区坐下，给人家倒杯水，水温还得刚刚好，不能太烫也不能太凉。
然后问问访客是来谈业务呢，还是找哪位同事。
如果是来谈业务的，就得赶紧通知相关的同事来接待。
要是找某个同事的，就去看看同事有没有空，要是没空就得跟访客解释清楚，还得安排个舒适的地方让人家等会儿，可不能把人家晾在那儿不管。
3. 文件管理办公室里文件到处乱飞可不行，咱行政助理得把文件管得井井有条。
收到新文件了，先看看是啥类型的，是合同呢，还是报告之类的。
然后给文件找个合适的家，就像给小动物找个小窝一样。
要是电子文件，得给它取个好记的名字，存在对应的文件夹里。
比如说关于市场推广活动的文件，就存在“市场推广”这个文件夹里。
纸质文件呢，得按照类别和日期归档，这样找的时候一下子就能找到。
4. 办公用品管理办公用品就像咱办公的小宝贝，得照顾好。
定期检查办公用品的库存，像打印机墨盒、纸张、笔这些东西。
要是发现纸不多了，就得赶紧订一些。
还要注意办公用品的质量，不能买那些用两下就坏的东西。
给同事们发办公用品的时候，也要公平公正，不能偏袒谁。
就像发小糖果一样，每个小伙伴都有份儿。
5. 会议安排安排会议可是个技术活儿。
先确定会议的时间，得找个大家都比较有空的时间，不能光想着自己方便。
工作模板：行政助理日常工作流程
工作模板：行政助理日常工作流程作为一名行政助理，要成功地管理日常工作流程和提高工作效率，有必要制定一个行之有效的工作模板。
这个模板将帮助你更好地组织、安排和完成各种工作任务。
在这篇文章中，我将为你介绍一个针对行政助理的日常工作流程模板，并提供一些实用的技巧来帮助你在工作中取得更好的成果。
1. 早晨的准备工作1.1 检查日程安排早晨是一天中最适合计划和准备工作的时间。
首先，打开电脑，检查日程安排和待办事项清单。
了解当天的工作任务和会议安排，以便提前做好准备。
1.2 筛选和回复邮件检查电子邮件，筛选出重要和紧急的邮件，立即回复或标记为待办事项。
对于不太紧急的邮件，设定时间段进行回复或进一步处理。
1.3 更新文件和数据检查并及时更新文件和数据库，确保信息的准确性和完整性。
这个步骤对于行政助理来说尤为重要，因为他们通常需要处理大量的文件和数据。
2. 会议和日程管理2.1 安排和准备会议作为行政助理，你可能需要负责安排和准备各种会议。
这包括预订会议室、邀请参会人员、发送会议通知、准备会议材料等。
确保会议的顺利进行，并记录会议内容和行动事项。
2.2 跟进和提醒在会议前后，进行及时的跟进和提醒。
跟进会议纪要的编写和分发，监督行动事项的完成情况，并通过电子邮件或电话提醒相关人员。
这样可以有效地推动工作的进行。
2.3 日程管理和安排管理和安排上级的日程安排是行政助理的一项重要职责。
根据上级的安排和优先级，合理安排和调整日程表，并确保时间的合理利用和高效安排。
3. 文件和报告处理3.1 文件归档和管理对接收到的文件进行分类和归档，确保文件的整齐有序。
建立一个易于查找和访问的文件系统，以提高工作效率。
及时向相关人员发送文件，并确保他们对文件的理解和使用。
3.2 报告撰写和汇总行政助理通常需要编写和汇总各种报告。
在起草报告之前，确保收集到足够的数据和信息，并进行仔细的分析和整理。
根据上级的要求和指示，撰写清晰、准确、简洁的报告，并在截止日期前完成。
有限公司行政助理工作内容及流程
e
KA部 渠道部
相关业务员 相关业务员
请及时交经销商汇款单带回，以免影响财务记账 。 子公司成立，上系统以后，销售部门的退货必须 全体销售部 相关业务员 先提报申请(写清楚退货方、退货数量、产品日 门 期)，总经理批准后，才能在系统里开退货单 销售部门 储运？ 储运？ 储运？ 储运？ 储运？ 储运？ 财务部 销售助理 工作时仔细一些，尽量避免红冲，红冲很麻烦， 仓管(业务 尤其是跨月的。没有仓管之前，请协助送货的业 员协助) 务员严格按照单据上面的数字来执行。 仓管(业务 没有仓管之前，请协助收货的业务员清点完毕 员协助) 后，及时将回单将给助理。 没有仓管之前，请协助送货的业务员送货完毕 仓管(业务 后，及时将回单将给助理。 员协助) 上系统后，此项预计可以取消。 司机(业务 没有司机之前，请协助送货的业务员送货完毕 员协助) 后，及时将回单将给助理。 司机(业务 没有司机之前，请协助送货的业务员送货完毕 员协助) 后，及时将回单将给助理。 司机(业务 没有司机之前，请协助收回退货的业务员清理完 员协助) 毕后，及时将回单将给助理。 相关财务 希望上系统以后，不要有红冲啊！
行政/助理工作内容及流程
序号 工作内容 由业务部门提报计划，副总初审，总经理核准后，传 真至总公司，由总公司储运助理下单排期生产，生产 部交货后即可发货。 子公司负责追踪生产进度、查询商品发出； 总公司反馈生产异常情况，例如缺少包材短期内不能 生产或停产的产品等等。 渠道经销商订货计划，业务员联系客户，制作订单， 业务员、主管、副总、总经理逐级签字后，销售助理 依据此开立出库单和送货单 KA门店送货计划，由业务员制作订单，业务员、主管 、副总、总经理逐级签字后，销售助理依据此开立出 库单和调拨单 渠道经销商汇款回单，由业务员督促经销商并收回回 单复印件，交公司出纳 目前经销商没有退货，直营上月有一笔大批量的退 货，事先没有提报申请，就直接开立退货单。 目前没有上系统，开出的单据数量、单价和实际发生 的有差异，可以手动改，但是上系统以后，是无法手 动修改的，就必须得红冲，如果有这种情况都得先提 报申请单，总经理批准后，才可进行红冲。 依据总公司送货清单，仓管清点到货商品无误后，填 写入库单(上系统后，可直接录入系统)。 向仓库提货的依据，后期与仓库结账的对账依据。 渠道客户收货依据，客户确认无误后，在回单上签 字，证明货已到客户处。 KA门店促销员收货依据，确认无误后，在回单上签 字，证明货已送到门店。 司机/业务员依据退货单上退货数量，到经销商家/门 店拉回退货，经销商/门店促销员在回单上签字确认 助理依据红冲申请单在系统开立红冲单，财务审核。 费用申请表 促销申请表 经销商资料表 经销商盘点表 产品/物料滚动需求计划表 员工考勤表 促销、费用汇总表 市场调查表 其他临时报表 日报/周报(自己留档，总公司不要求上交) 目前在做的只有库存报表 对口部门 对口人 建议
工作说明书行政助理的职责和工作流程
工作说明书行政助理的职责和工作流程【工作说明书-行政助理的职责和工作流程】一、职责概述行政助理是企业组织中重要的支持角色，承担着多项行政工作任务，协助高层管理层进行日常运营和决策工作。
本文将从行政助理的职责和工作流程两个方面进行详细介绍。
二、职责说明1. 安排和协调会议行政助理负责会议室的预约，协调与会人员的时间安排，保证会议的顺利进行。
同时，还需准备相关文件和资料，熟悉会议议程并记录会议纪要。
2. 文件管理与处理行政助理负责办公室各类文件的收发、归档、整理和存档。
确保文件的准确性和完整性，并妥善保管重要文件以备参考。
3. 电话和邮件处理行政助理负责接听和处理部门内外电话咨询，答复来访者的咨询与需求。
此外，还要管理和回复电子邮件，及时将重要信息传达给相关人员。
4. 行政支持和安排行政助理要负责日常办公用品的采购及库存管理，保障办公环境干净整洁。
同时，负责行政事务的安排，如差旅预订、机票酒店的预订、出差费用报销等。
5. 行政报告和数据处理行政助理需要协助高层管理人员编制和整理各类行政报告和数据分析，保证数据的准确性和及时性，以供决策参考。
三、工作流程1. 了解工作安排和任务行政助理在每天上班前应查看领导的行程安排，并了解当天的工作任务。
同时，还需查看邮件和留言，提前做好准备。
2. 处理日常事务行政助理首先要处理一些日常的事务，如接听电话、回复邮件、预定行程等，保证办公室的正常运转。
3. 安排和准备会议根据领导的行程和日程，行政助理需要提前安排会议，并准备相关的会议材料和资料。
确保会议的有序进行。
4. 文件管理和归档行政助理要处理和整理各类文件，包括收发文件、合同、报告等，并进行归档和存档，方便随时查阅。
5. 协助领导决策行政助理需要收集和整理数据，协助领导进行决策，并编制相关报告和分析，为决策提供支持。
6. 行政支持和后勤管理行政助理要负责办公室的日常安排，如物料采购、差旅预订、办公室设施维护等，确保办公环境良好。
行政助理岗位工作流程
行政助理岗位工作流程行政管理工作的重点在于做好公司经营目的达成的后勤资源的有效运用、服务管理成本的控制与统筹思维的建立，最终的目的是公司经营目的与战略的达成。
第一章行政档案管理。
一、政府往来函件管理：●对行政人事经理给给到的各类文献进行归档，涉及各类对外及收到的文献、函件等；●不同类型的文献使用不同名称文献夹存放，按文献日期、文献名称、往来单位、部门名称、文献份数、文献页码数等依次进行目录表编排，放置文献夹首页；●同时进行各类电子表格目录编排存档，便于及时查找；●每份文献均备有扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。
二、公司证照管理：●对公司的现有证照做好归类存档。
●使用时申请人需填写证照使用申请表，如行政经理不在，需电话告知，经行政经理审批批准后方可外借或复印使用。
●根据实际情况办理相应的证照变更，同时将变更后的证照扫描件传至香港Z先生。
三、印章管理：●对需要用印或外借印章时，申请人需填写用印申请单，如行政经理不在，需电话告知，经行政经理审批批准后方可用印或外借。
外借时保证印章的安全妥善保管。
●外借印章要在当天归还，如若第二天还需借用，则需再次填写用印申请单，与第一条相同。
四、协议管理：●对公司每月新增签订的协议，使用文献夹整理、存档；●制作一张目录表，内容按协议签订日期、协议名称、签订协议另一方名称、协议页码数、协议备案份数等依次进行填写，放置文献夹首页；●同时进行协议电子档目录编排存档，便于及时查找；●每份文献均备有扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。
五、平常文献管理：●对公司平常工作中编写的文献及申请做好电子档管理，经领导审批通过的申请需按需要做好扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。
第二章宿舍管理。
一、行政人员宿舍管理：●年初对各员工住房内生活家具进行检查、清点、登记。
在宿舍用品签收单上补充新增长的生活用品，房间使用人及管理人签字。
●每次宿舍有新员工入住时，需按照宿舍管理制度填写宿舍使用申请表，宿舍用品签收单，并安排床位，告知相应设施使用方法及宿舍管理规定。
行政助理岗位职责及工作流程
行政助理岗位职责及工作流程岗位：行政助理序号工作职责、内容：工作标准、流程1负责前台话务、接待工作；①话务：电话响，接听——询问访问部门——电话转接（按分机号，后三位数）——盖上电话②接待：询问来访意图（来访部门）——引导来访人员大堂等待——通知各部门（人员）2负责文件、报刊、杂志等的收发管理；文件、报刊、杂志、信件接收——确认盖章——收件部门分类整理（挂号、特快登记）——分发（挂号、特快专递签收）——公共阅览报刊杂志整理——盲件收回——退回邮递公司表单\收件登记表.doc3公司快递服务公司联系，邮件快递；各部门快递信息填写登记——确认核实信息——选择快递公司并联系——快件交接——索回回执单——月末核对、汇总快件及费用4负责办公用品的登记、采购、发放、管理；①常用日用品：定期申购——综合部批准——采购——库存——各部门领用、登记——定期盘点②大宗日用品：领用人员申购——领用人部门批准——总经理批准——报备行政部——采购——入库登记——发放5负责制作及复印以公司名义对外发布的文档；拟稿人——部门审核——综合部会审——总经理审核——综合部打印发文6负责公司车辆调派，车辆费用统计与申报；申请人——部门审核——综合部备案——分配车辆附表单7负责保安月值班表排表，制定保安每月值班计划表，保安工作月度考核；每月排班一次表单\保安岗位表.xls表单\保安月度值班表.xls8负责保洁员月度工作安排，保洁员月度工作考核；固定工作岗位9负责保安工作检查；每周一次表单\保安工作检查记录表.doc10负责监控系统、红外系统、消控系统管理，日常抽检；每周一次11负责保洁工作检查；每周一次表单\保洁员工作检查记录表.doc12负责承租户房屋使用管理；违规即时纠正，无法处理及时上报；违规:违反合同规定，改变房屋使用。
13负责承租户水电费、管理费、租金催缴，每月整理汇总水电费、管理费、租金，并及时协调缴纳到位，异常及时上报；每月25日报水电表读数(水电工)——汇总制表——收缴费用——上交财务14负责处理下属涉内外纠纷、投诉，并及时记录、处理，未能及时处理及时上报；临时性工作表单\投诉记录表.xls15负责招商协助工作，协助招商接待，意向了解；外商电话/现场来访——介绍沟通——陪同查看现场——电话联系跟进——签订合同——交房——房屋设计、装修——验收——协助办理营业职照——综合部备案——日常使用管理16定期将自己的各项工作以书面形式向行政主管报告；月度工作计划总结表单\月度工作计划.xls17负责公司回收物品变卖工作；①废纸废料(每周五)——寻求变卖(联系回收站)——回收站清点收货——确认收款——缴纳财务②底座(木托盘) ——寻求变卖(联系处理商)——处理商清点收货——确认收款——缴纳财务③料头、废铁、铁屑——寻求变卖(联系处理商)——保安/司机随行过磅——确认收款——缴纳财务18负责公司计划生育管理工作；①一年安排妇检3次；②每年1~2次街道开会；③每3个月记录档案整理更新。
行政助理的岗位职责行政助理工作内容（精选29篇）
行政助理的岗位职责行政助理工作内容（精选29篇）行政助理的行政助理工作内容篇11. 掌握公司财务相关政策，负责业务部门费用预算和实际发生的统计和反馈;2. 支持上级主管行程安排，文件送签，差旅报销等工作;3. 协助完成各类内部流程，包括会议审批、费用申请，会议计划申请等;4. 支持销售部各种会议、活动的筹备，并为会议提供相关的数据分析支持;5. 支持销售部日常行政工作以及其他上级主管指派的工作。
行政助理的岗位职责行政助理工作内容篇21、负责前台客人接待、电话接听、邮件和快递的处理;2、负责员工的考勤管理与出行安排;3、负责公司办公室、会议室的管理与安排;4、负责公司办公用品的询价、采购与领用;行政助理的岗位职责行政助理工作内容篇31、负责财富管理中心人员岗位变动方面(包含入职、离职、转岗以及类别变动)的行政工作以及《》或《委托合同》的签订和解除;2、负责财富管理中心人员的档案建立，对财富管理中心的个人基本资料、培训教育情况、奖惩情况等内容进行记录;3、负责营业部的经纪关系、服务关系、签约关系的确立、薪酬计算、人员级别变动的初步认定、统计报表的编报等工作;4、负责财富管理中心日常营销数据的统计和汇总;5、对财富管理中心招聘方面的数据进行报备及整理;6、为财富管理中心人员进行执业资格变动申请;7、负责财富管理中心已举办投资者报告会、股民学校及股市沙龙在CRM系统中的报备;8、管理财富管理中心公司邮箱，接收、转达总部下发的各类文件并及时报送;9、负责财富管理中心会议的安排、记录;10、完成上级领导交办的其他事宜。
行政助理的岗位职责行政助理工作内容篇41、负责协助团队经理处理团队中事务，汇总相关销售数据2、负责团队销售合同等文件资料的管理，归类，整理，保管，工作，以及团队的招聘任务3、负责会议室预约，客户接待准备工作4、负责团队内的合同管理，合同填写登记5、负责统计每月团队活动费用并向上级报销6、负责活动前准备所需物料7、完成领导交办的其他事务行政助理的岗位职责行政助理工作内容篇5(1)做好所在店铺财务工作;(2)协助部门领导完成考勤、货品管理与调配等内务工作;(3)汇总、整理、保管顾客资料;(4)协助完成店内其它工作及领导交办的其他任务;行政助理的岗位职责行政助理工作内容篇61. 负责差旅、公司车辆的安排及协调，差旅的内部协调与公司政策的执行，以及司机的日常管理;2. 办公环境管理：办公室日常环境的检查;办公植栽美化;消杀清洁管理;办公节能，可持续发展管理;办公室维修;保洁管理。
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行政助理岗位工作流程行政管理工作的重点在于做好公司经营目标达成的后勤资源的有效利用、服务管理成本的控制与统筹思维的建立，最终的目标是企业经营目标与战略的达成。
第一章行政档案管理。
一、政府往来函件管理：对行政人事经理给给到的各类文件进行归档，包括各类对外及收到的文件、函件等；不同类型的文件使用不同名称文件夹存放，按文件日期、文件名称、往来单位、部门名称、文件份数、文件页码数等依次进行目录表编排，放置文件夹首页；同时进行各类电子表格目录编排存档，便于及时查找；每份文件均备有扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。
二、公司证照管理：对公司的现有证照做好归类存档。
使用时申请人需填写证照使用申请表，如行政经理不在，需电话告知，经行政经理审批同意后方可外借或复印使用。
根据实际情况办理相应的证照变更，同时将变更后的证照扫描件传至香港Z先生。
三、印章管理：对需要用印或外借印章时，申请人需填写用印申请单，如行政经理不在，需电话告知，经行政经理审批同意后方可用印或外借。
外借时确保印章的安全妥善保管。
外借印章要在当天归还，如若第二天还需借用，则需再次填写用印申请单，与第一条相同。
四、合同管理：对公司每月新增签订的合同，使用文件夹整理、存档；制作一张目录表，内容按合同签订日期、合同名称、签订合同另一方名称、合同页码数、合同备案份数等依次进行填写，放置文件夹首页；同时进行合同电子档目录编排存档，便于及时查找；每份文件均备有扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。
五、日常文件管理：对公司日常工作中编写的文件及申请做好电子档管理，经领导审批通过的申请需按需要做好扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。
第2章宿舍管理。
1、行政人员宿舍管理：年初对各员工住房内生活家具进行检查、清点、登记。
在宿舍用品签收单上补充新增加的生活用具，房间使用人及管理人签字。
每次宿舍有新员工入住时，需按照宿舍管理制度填写宿舍使用申请表，宿舍用品签收单，并安排床位，告知相应设施使用方法及宿舍管理规定。
对于外来入住人员需填写外来人员入住公司登记表，包括入住时间、姓名、联系人、事由等。
每位住宿人员各持一枚房间钥匙，宿舍管理员J阿姨留有各房间备用钥匙一枚，钥匙使用过程中严格按照公司钥匙管理制度执行，违规者承担相应的行事责任。
每次有人员住宿变更时及时做好相应的变更登记，回收房间钥匙。
做好纸质及电子档管理。
2、工人宿舍管理：鉴于公司绝大部分工人均回家住，主要由行政后勤部对工人宿舍进行监管。
宿舍管理员J阿姨留有各房间备用钥匙各一枚。
第3章钥匙管理。
钥匙管理包括员工宿舍和办公室宿舍及公共办公区钥匙的管理，除总经理办公室、总经理助理办公室及财务室钥匙由总经理助理和财务主管管理外，其他钥匙由行政助理管理。
钥匙使用过程中严格按照公司钥匙管理制度执行。
一、办公室钥匙分配各个办公室钥匙由各部门负责人持有，其他员工不予发放钥匙。
2、员工宿舍钥匙。
行政后勤科宿舍管理员留有一把。
办公室调整或离职员工钥匙及时收回，并予以调整发放。
第4章固定资产管理1、办公资产管理：年初对公司现有的办公用具、办公软件等进行检查、清点、登记，存电子档，交与财务处一份。
对于新购置的固定资产按购置时间、留档证件、钥匙等做好登记、存放档案袋，编号。
同时做好电子档目录编排，便于需要时提取、查阅。
2、宿舍资产管理：年初对公司宿舍财产如电视、空调等进行检查、清点、登记，做好更新、登记工作。
3、车辆管理：公司目前拥有车辆：三菱越野车、广本商务车、金杯面包车各一辆，旋耕机一台，玉柴挖掘机一台，摩托车三辆。
对办公使用车辆，用车人需提前填写用车申请单，经行政经理审批同意后方可派车。
记录车辆的每次使用情况，行驶公里数及司机签字，存电子档，月底将复印件交与财务处一份；摩托车分别为W、Q、G所使用，记录每月行驶公里数，存电子档，月底按上班期间实际行驶公里数报销摩托车配油费。
第5章会议管理。
公司例会、部门会议、特别会议等，发布会议通知、告知；得到准确会议通知时，提前通知需要参会的人员，同时在会议开始5分钟前通知参会者，准时到达会议室；会议开始前一分钟清查还未到会者，及时通知其到会，不能参会者向会议领导报告。
进行会议前准备，如准备会议中需要的文件、材料，会议室水果、茶水准备；会议中接待，如给与会领导添茶；会议后的完善工作，如会议室整理，会议记录或纪要的编写及发布等。
第6章通讯录管理。
熟悉公司各部门人员及通讯电话，随时更新《公司人员通讯录》，于每月8日前发送当月JX基地通讯录至香港同事Y，抄送L经理。
如有增加或更新通讯录，更新后及时发送至公司各同事邮箱中。
负责公司外来电话的接听和转移。
收集、整理外来联系名片，将所有联系信息录入电子表格，便于需要时提取。
第7章通知管理。
负责公司日常通知，文件的起草、发放及通知工作，一般性通知可通过综合办公室的黑板公告栏处公告，或者通过电邮通知。
第8章办公用品采购与管理1、各部门需求计划收集：每月5日前收集各部门本月的物品需求计划，进行汇总，编制需求计划汇总表，同时根据库存情况编制采购申请表，交由行政主管审批；于每月中旬购买一次，按申请单发放办公用品，申请人填写领用单。
2、其他公共物品采购计划公共物品包括：茶杯、茶叶、食品、纸巾、清扫用具、打印纸等非各部门需求计划内的物品，以及其他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品若临时急用，可临时报经行政主管，进行临时采购，如果非急用，可在每月5日前汇总需求计划，进行集中采购。
3、采购流程一般日用品（非办公家具、设备等大型物资）由行政助理进行采购，流程如下：首先编制采购申请表，交由行政主管审批；凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续；到达指定地点进行采购；采购结束后，填写报销单（含价格），整理好票据，将实物与单据交由行政主管审批；物资入库，由行政助理开具入库单，行政主管、财务签字，一式两联，行政助理与财务各一份；根据入库单填写入库汇总表（电子版）；将报销单交由财务审批、报销。
4、办公用品发放任何办公用品的领用均需要登记；每月集中采购的物资（按照各部门的需求计划）在采购结束后，月初予以集中发放；根据各部门的物资需求计划，到仓库集中领取，出具出库单，行政主管、财务签字，一式两联，行政助理和财务各一份；根据出库单填写出库汇总表（电子版）；发放时，根据不同物资的性质，登记到不同的领用登记表中，发放完毕后，编制汇总表，更新库存。
五、办公用品库存管理库存用品及新采购用品统一放置在资料室（资料室作为办公用品仓库）；办公用品出入库坚持开单据、行政主管审批、及时更新库存的原则：用品出入库后，进行整理，各类物品分类存放；每月24日前进行库存盘点，填写盘存表，交由行政主管审查，如果发现实际与账目不符，查明原因，追究责任。
保底库存量，由行政主管确定六、办公用品使用管理对于借用的物品，需要归还的，行政助理需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间；对于交还的物品的完好性，行政助理需要予以当场双方检查确认，如有问题视情况需要借用人承担的，由借用人原价赔偿或重购；确认无误后签字；每月30日前汇总本月员工领用，需扣款的明细表（含工作包、工作装、入住宿舍、电话卡等）报至人事主管以备当月工资核算。
设备保养、维修管理：管理使用复印机、传真机扫描仪及其他耗材设备，建立设备检查清洁制度，掌握各种器材功能使用。
确保公司网络、水、电的正常供应及安全使用，确保故障24小时内及时报修。
其他工作：年初各公司办理年检、换证。
农产品无公害认证申请，材料准备。
果园采果、销售时，协助销售主管做好销售工作，3-5月联系胶框购买及纸箱的订做工作。
月初工作：1、按时交纳公司行政费用，每月1日查询公司上月4部固话电话费，10日查询上月用电费。
8日前发送该月人员通讯录至香港Y。
2、金杯车、广本奥德赛每月租赁费。
3、检查各种办公用品、申请单、报销单等使用情况并及时补充。
4、统计本月需购买的办公用品。
5、记录大食堂工人用餐人数，小食堂行政人员用餐人数，每月11日、21日、月底统计食堂伙食开支，交与食堂管理员J阿姨用于食堂伙食费报销使用。
月中工作：1、档案管理。
对各类文件、资料进行归集、整理、入档，并负责日常借阅及管理。
2、固定资产管理，宿舍管理，钥匙管理，车辆管理，会议管理，通讯录管理，通知管理，办公设备管理。
3、办公用品采购、领用和分发工作。
月末工作：更新各公司行政报表，包括M1-M6表，合同综合报表，印章使用报告/变更通知，证照台帐表，如当月有新增合同、印章使用变更或证照更新等，则将新增合同、最新证照及经行政经理签署后的各报表扫描发送至香港Z先生。
每日工作：1、日常接待。
第一时间发现前来办事、拜访的客人，询问客人来意，如找人，在适当的时候引导至被找人处，如被找人正在忙，可安排客人在休息区稍等，待与被找人确认是否接见后在做相关引导。
如前来者为相关部门领导，则直接将客人引至会议室或总经办，告知公司领导接见，准备茶水、果盘。
2、办理各种日常行政事务和手续，如填写报表、复印、打印等。
3、保持办公区、走廊、卫生间及草坪的环境卫生。
4、保证日常办公设施的正常运行。
5、保护公司财产安全。
6、当发生各类突发性事件时，要能及时制止、查找问题的根源，争取在最短的时间内暂缓、解决问题。
7、协助公司行政主管、经理完成公司行政事务工作、各部门之间的协调工作及部门内部日常事务工作。
8、日常制度监管，在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。
9、完成公司领导交办的其他临时性工作。