卷内备考表(普通文书档案)

(档案管理)档案管理培训资料

档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求，要求各单位实行部门立卷、部门整理制度。

也就是各部门整理好了再移交综合档案室。

现在看来不太现实，因此，我们现在的要求是各部门要清晰自己部门那些材料应当归档，及时上交档案室。

各处室哪些材料应当归档，档案管理员应当进行指导。

今天，我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表，交给每一个处室负责人，要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照，不得遗漏。

并填写好档案交接文据(附目录)，作好登记。

我们学校单位比较小，普通没有专门的文件收发部门，通常是由校长和各处室主任分散保管，比较容易遗失。

我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份复印件按文件流转程序传阅。

3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档的。

因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。

根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。

接着，根据《保管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。

文书档案党群党群党群政务政务政务教学教学教学永久长期短期永久长期短期永久长期短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。

文号：填写文件制发机关的发文字号。

如果没有则不填责任者：填写生成文件的单位或者部门。

必须要填题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。

备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。

卷内备考表放在卷末，内容有政务类党群类教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。

立卷人：由立卷人签名。

(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。

(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补，文件的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。

文书档案按卷整理

案卷目录
案卷号室编馆编案卷题名年度页数保管期限备注
案卷号：分室编和馆编两项，馆编一栏可不填，室编一栏内依次填写为案卷所编的顺序号。
案卷题名：应与案卷封面上的标题完全一致，不允许随意改动或缩减。
年度：案卷所属年度应填写全称。
页数：卷内文件的实有页数。保管期限：应与案卷封面上的保管期限完全一致。备注：用来说明案卷的某些特殊情况。
七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括9个方面的文件材料：
一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；三是本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
卷内排列方法
1、按时间排列。就是按照文件形成时间的先后顺序依次排列卷内文件，即日期早的在前，日期晚的在后。
2、按重要程度排列。就是按卷内文件重要程度的不同排列文件顺序。
3、按问题排列。就是按照卷内文件的不同问题排列文件的顺序。 4、按作者排列。就是按卷内文件的不同作者分别排列文件顺序。
6、保管期限：按立卷时划定的案卷保管期限填写。
7、归档号：归档号也叫文书处理号，是文书部门或业务部门对每个年度形成的案卷编制的顺序号。 8、全宗号：全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。 9、类目号：类目号是分类方案中类目的标识符号。
采用年度——保管期限分类法的，类目号为： 1•1
四是本机关一般性事务管理文件材料；五是本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；六是上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

档案目录格式规范

档案目录格式规范新文书档案目录格式归档文件目录：年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004件号：03-1、03-2、03-3文号：大唐国际计[2008]XX号责任者文件材料题名：1.关于下达XXX2008年第一批小型基建计划的通知2.关于下达XXX2008年第二批小型基建计划的通知3.关于下达XXX2008年第三批小型基建计划的通知日期：XXX2008.01.12、2008.04.12、2008.10.22页数：3备注：一般来说，纵向目录式表格应距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

表格字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

表格至顶端纸边距离应为35mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

目录式表格表标题部分应使用小二号宋体加粗，字段部分应全部使用四号仿宋体加粗，条目部分应使用五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

目录中“备注”项应填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。

全引目录式样：0-5大类档案全引目录索引年度：2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号存放柜号文件所在页号党群工作长期永久 1-18 001-050 25短期 1-5 001-150 30行政管理长期永久 6-7 001-090 38短期 8-10 001-120 39经济管理长期永久 1-2 001-198 25短期 3-6 001-100 31备注：索引表格应距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

表格字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

2.一般情况下，索引表格应该位于纸张顶部边缘40mm处。

表格的首行字段应该有20mm的高度，其余部分应该按照18行*10mm的分布。

索引表的标题部分应该是小二号的宋体加粗，字段部分应该是小四号的仿宋加粗，条目部分应该是五号或小五号的仿宋体（具体大小取决于字符数量）。

档案目录格式规范

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。

（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。

下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。

（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。

卷内目录及卷内备考表

太原理工大成工程有限公司
细部子分部工程分部、分项、检验批质量验收记录
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
建筑屋面分部工程质量验收记录
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
基础工程验收记录
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
主体结构工程验收记录
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
地基处理记录
119
16
工程验收记录
装饰装修分部工程材料报验
份
5
材料报验
太原理工大成工程有限公司
电气分部工程材料报验
份
卷内备考表
本案卷共有文件材料141页，其中：
文字材料141页，图样材料0页，
照片0张。
说明：资料真实完整。
立卷人：
2013年6月日
审核人：
2013年6月日
卷内目录
序号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
四
质量控制资料
施工资质
太原理工大成工程有限公司
山西诚泰建筑工程有限公司
总包
13
施工资质
太原理工大成工程有限公司
太原市建筑工程质量监测站
质监站
14
施工资质
太原理工大成工程有限公司
太原市城市建设学校试验室
试验室
15
施工资质
太原理工大成工程有限公司
山西旭峰混凝土有限公司
施工资质
太原理工大成工程有限公司
山西智达建筑工程检测有限公司
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
室内采暖系统子分部工程分部、分项、检验批质量验收记录

第八章文书立卷归档和档案工作

秘书学概论
秘书学概论
节目录
归档的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。包括上下级机关、同级机关和非隶属机关的某些文件材料。
秘书学概论
节目录
归档的时间
实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。移交的时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件可推迟至第二年的下半年。
问题特征
秘书学概论
点目录
将属于同一时间（同一年度、同一季度、同一月度）的文件集中组案。其优点是便于查考一个单位在不同发展阶段的情况。按时间特征组卷，对跨年度的文书应视不同情况采取灵活变通的方法。
秘书学概论
时间特征
点目录
将文件名称相同或相近的集中立卷。文件名称往往是文件效能和作用的反映。把名称一致、保存时间相近的文种统一立卷，其实用价值更佳。
从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止那些不该销毁的档案误被销毁。
秘书学概论
节目录
工作环节
具体工作（内容）
收集
将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存
整理鉴定保管统计
将收集来的文件资料加以条理化、系统化，进行认真整理、分门别类
新旧交替过程中，要对档案的实际利用价值去粗存精，已无保存价值的要注销
为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护性措施，延长其寿命，以免遭到突发性破坏

文书档案立卷归档工作指导

谢谢
2014年文书档案立卷归档工作指导
文书档案立卷归档的定义
文书立卷——指文书部门对本机关在工作中形成的、办理完毕的、有查考保存价值的文件，按照其形成过程中的联系和一定规律组成案卷，又称组卷或编立案卷。
归档——机关的各个文书立卷单位将文件整理立卷后，逐年移交给学校办档案科集中保管，这就是归档工作。
档案组卷工作的主要内容包括：档案的分类、案卷的排列和案卷目录、卷内目录的编制。
（二）组卷工作的原则
1、充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。 2、同类问题最好整合，特别是页数较少的，如学生竞赛获奖材料，如果材料多，可以按照级别、奖项分别组卷；如果材料少，则按照各类获奖材料组合成一卷即可。 3、事务性及不重要的文件材料不立卷，每卷一般不超过 200页（前提是不阻断一份材料的完整性）。
（三）组卷工作的方法
1、分类要求首先，文书档案的分类应遵循必要的逻辑规则，即正确
设置类目，做到类目之间界限清楚、不交叉重叠。其次，文书档案的分类应体现原则性与灵活性的统一。
（三）组卷工作的方法
2、标题拟定标题一定要完整，要包含作者、时间、事宜、名称。
如：首都师范大学2014年档案工作会议文件材料
2、 “文件日期”：指文件的形成时间（落款时间）。
（二）细则
卷内目录中需要注意的是：
3、“题名”部分，案卷内容涉及到全校的，卷内目录填写细化到院系一级；案卷内容涉及到院系的，卷内目录填写细化到个人。
三、归档程序
流程图
系统录入填写完整上报电话告知学校办公室档案科审核系统审核、电话反馈、确认到档案科取封皮封底打印、整理、签字到档案科完成交接手续

人民法院行政文书立卷归档办法-法[办]发[1991]46号

人民法院行政文书立卷归档办法正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 人民法院行政文书立卷归档办法（法[办]发[1991]46号1991年12月24日）第一章总则第一条为了加强人民法院行政文书档案的标准化、规范化建设，统一立卷归档方法，不断提高科学管理水平，有效地为审判工作和其他各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合人民法院行政文书的实际情况，制定本办法。

第二条人民法院行政文书的立卷归档工作，由文书处理部门负责。

第三条本办法适用于人民法院（含专门法院）除诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）的立卷归档。

第二章行政文书材料归档和不归档的范围第四条凡是反映人民法院工作活动，具有查考利用价值的文书材料，均属必须归档范围。

1．上级法院，上级或同级党委、人大、政府召开的会议，制发的文件（含转发本院文件）本院需要贯彻执行的，检查本地区、本院工作形成的，以及任免、奖惩本院工作人员的文件，领导人讲话。

2．本院党组会议、院长办公会议、院务会议、审判委员会会议记录，以及召开各项专业会议的文件材料。

3．本院制发（含与其他机关联合制发）的各种正式文件的签发稿、印制件及重要文件的修改稿，代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿和印制件。

4．本院（含院内各职能部门）在工作活动中形成的计划、报告、总结、统计报表和条例、办法、章程、制度、简则等重要文件材料。

5．本院党、团、工会、妇女等组织召开代表大会，及在工作活动中形成的重要文件材料。

6．本院领导人在公务活动中形成的信件、电报、电话记录等重要文件材料。