怎样正确选择公文文种
公文写作格式,你用对了吗(2024)
公文写作格式，你用对了吗引言概述：
公文写作是一种重要的文字表达方式，具有规范、严谨、正式的特点。
正确使用公文写作格式，不仅能够提高公文的质量，还能够提升沟通效果和职业形象。
本文将以引言概述、正文内容和总结三个部分来详细介绍公文写作格式。
正文内容：
一、文种选择
1.选择正确的文种：根据不同的写作目的和内容，选择相应的文种，如公告、通知、决定、报告等。
2.严格遵守文种规范：不同文种有不同的格式要求，如公告要注明发布单位和发布日期，通知要注明接收单位和接收时限等。
2.正文：根据需要进行适当分段，一段只讲一个主题，层次清晰，条理分明。
3.结尾：总结全文，重点强调重要内容，可以提出具体建议或期待。
四、文字表达
1.语言简练：公文要求语言简洁明了，避免冗长的句子和复杂的词汇。
2.主客明确：在公文中，要突出公文发起单位的主体地位，使用客观、中立的语言。
3.逻辑严密：公文要求逻辑层次清晰，条理分明，每一段之间要有明确的逻辑关联。
五、格式要求
2.段落格式：段落之间要有适当的间距，首行空两格，每段段首不缩进。
4.附件标注：如果有附件，要在正文中做出清晰的标注，并在文末进行附件说明。
总结：。
常用公文文种及其选用
常用公文文种及其选用《条例》第七条规定，党的机关公文种类主要有：决议、决定．．、通报．．、公报、报．．．、通知．．、指示、意见告．、请示．．．．等14种。
．．、批复．．、条例、规定、函．、会议纪要《办法》第九条规定，行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定．．、通报．．、．．、公告、通告、通知议案、报告．．、函．、会议纪要．．、意见．．．．等13种。
．．、批复．．、请示常用公文文种的适用范围条例。
对于国家权力机关而言，可作为国家法律、地方性法规、民族自治地方有关法规文件的名称。
全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会制定的作为国家法律的条例，主要用于调整事明确长期施行的国家政治、经济、文化等方面的关系或规则。
规定。
可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及党内规章和机关内部规章制度的名称。
命令。
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
指示。
适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
决定．．。
适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决议。
用于经会议讨论通过的重要决策事项。
意见．．。
用于对重要问题提出见解和处理办法。
批复．．。
用于答复下级机关的请求事项。
通报．．。
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
实践中常用于：总结推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。
通知．．。
适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规范性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。
公告。
用于地位较高、影响较大的机关向国内处公开宣布重要事项或法定事项。
公报。
用于公开发布重要决定或者重大事件。
公文文种的选用原则
公文文种的选用原则
公文文种的选用原则如下：
1. 发文目的：首先要明确发文的目的，根据目的选择合适的文种。
例如，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项；请示适用于向上级机关请求指示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
2. 行文关系：根据行文关系选择正确的文种。
上行文是指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告；下行文是指上级机关对所属下级机关的发文，如命令（令）、决定、决议、公报、公告、通告、通知、通报、批复；平行文是指平行机关或不相隶属机关之间的发文，如函。
3. 文种特点：不同的文种有不同的特点和适用范围，需要根据文种特点选择合适的文种。
例如，决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
4. 公文格式：根据《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），选择正确的文种并按照相应的格式要求进行排版。
不同的文种有不同的格式要求，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和印发日期等。
5. 语言表达：公文的语言表达要准确、规范、简洁、庄重，不同的文种有不同的语言风格。
例如，命令（令）要求语言庄重严肃，具有强制性；决定要求语言准确、简洁，具有权威性；通告要求语言通俗易懂，具有广泛性。
总之，选用公文文种需要综合考虑发文目的、行文关系、文种特点、公文格式和语言表达等因素，选择合适的文种，以确保公文的准确性、规范性和有效性。
选择公文文种的依据
选择公文文种的依据主要有三个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系；二是发文机关的法定或规定权限；三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。
根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系（同系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，只能选用平行文种。
根据的权限选择文种，就是要明确的职责、权力范围，选择与之相符合的文种。
这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。
如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。
除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。
如果不按的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。
根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种，就是在相同性质的文种中，选取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。
在公文文种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，它们分别适用于表现不同的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的木同要求。
如同属上行文的“报告”和“请示”，虽性质相同，但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。
“报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问等，但不能表现带请示事项的主题内容：“请示”可用于向上级机关请求指示或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。
“报告”可提出请求审阅批示或转发等方面的要求，但不能用于请上级允许“自己”去做什么，也不能请上级务必答复：“请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求。
如何正确选用公文文种
如何正确选用公文文种要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？对于公文文种的正确选用，国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。
然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。
为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。
笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于2006年×××情况的总结”。
显然，将“总结”直接上报是不正确的。
那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。
在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送2006年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于2006年×××情况的报告》）。
而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。
以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送2007年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）关于报送〈××ב十一五’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。
公文文种规范
5、批示与批复 、 用于上级对下级表明意见， 用于上级对下级表明意见，均属于下行文 被批注意见的来文文种不同： 被批注意见的来文文种不同： 批复针对下级的请示，先有请示才有批复。 批复针对下级的请示，先有请示才有批复。 批示针对来文是下级没有肯定性要求答复的文 如报告、总结、计划等。 种，如报告、总结、计划等。 行文方式不同： 行文方式不同： 批复的主送机关必然是上报请示的那个单位， 批复的主送机关必然是上报请示的那个单位， 如对其他单位也有参照价值，可列为抄送单位。 如对其他单位也有参照价值，可列为抄送单位。 批示如有普遍意义， 批示如有普遍意义，可把原行文上报单位与其 他单位一并列为主送行文下发。 他单位一并列为主送行文下发。
2、公告、布告、通告 、公告、布告、 均属于告知性文种，可以公开发布 均属于告知性文种， 不同点： 不同点： 发布者： 发布者： 公告：党和国家高级机关； 公告：党和国家高级机关； 布告：国家各级行政机关； 布告：国家各级行政机关； 通告：上至国家高级机关， 通告：上至国家高级机关，下至基层机关 内容重要性：公告〉布告〉 内容重要性：公告〉布告〉通告 发布范围： 发布范围： 公告：面向国内外，范围最广； 公告：面向国内外，范围最广； 布告：面向国内社会； 布告：面向国内社会； 通告：针对社会某一方面，用于局部范围。 通告：针对社会某一方面，用于局部范围。
（一）文种选用规范
二、近似文种辨析
1、公报与公告 、 都是党和国家用来向国内外公开宣布、 都是党和国家用来向国内外公开宣布、告之某 一重要事项的，是非常严肃、庄重的公文。 一重要事项的，是非常严肃、庄重的公文。 公告：多用于宣布重大消息，内容十分简要； 公告：多用于宣布重大消息，内容十分简要；P78 公报： 公报：一般比较详细具体报道某一重要会议或事 项内容 P135
确定和选择公文文种应注意的问题
确定和选择公文文种应注意的问题
确定和选择公文文种时，应注意以下几个问题：
目的和受众：首先需要明确公文的目的和受众。
不同的公文文种有不同的特点和适用场景，因此根据写作目的和读者需求来选择合适的文种至关重要。
法定规定：在某些情况下，特定的公文文种可能由法律或规定明确规定。
确保选择的文种符合相关法律、法规和规章制度要求，以保证合法合规。
格式和结构：不同的公文文种有其固定的格式和结构。
选择适合场景的文种时，需要注意是否符合相关标准和要求，确保公文的组织结构清晰、易于理解。
语言风格：不同的文种可能使用不同的语言风格和用词习惯。
在选择文种时，需要考虑读者的背景和专业水平，选择适合的语言风格，避免造成理解障碍。
正式程度：公文可以分为正式和非正式两种，根据情况选择合适的文种可以传递出正确的信息。
对于非正式场合，可以使用简明扼要的文体，而正式场合则需要使用正式、严谨的文风。
文件种类：公文可以包含各种种类，例如备忘录、通知、报告、决定等。
根据具体的文件种类选择适合的文种，以确保信息传递的准确性和有效性。
发文单位的要求：根据发文单位的规定和要求，选择合适的公文文种。
有些单位可能有特定的文种规定，需要遵循其规定进行撰写。
撰写者的熟悉程度：撰写公文时，考虑撰写者对不同文种的熟悉程度也很重要。
选择熟悉的文种可以提高写作效率和质量。
综上所述，选择公文文种需要综合考虑目的、受众、法定规定、格式结构、语言风格、正式程度、文件种类、发文单位要求和撰写者的熟悉程度等多个因素，以确保公文的准确传达和有效沟通。
公文文种选用原则
公文文种选用原则公文是一种具有规范性和权威性的文种，用于传递官方信息、制定政策法规、处理公共事务等。
为了确保公文的效果和准确性，选用公文的文种应遵循以下原则：1. 权威性原则：选用公文文种应具有一定的权威性，能够体现政府、机构或组织的决策意图和行政指导。
常见的公文文种包括公告、通知、命令、决定、函告等，这些文种能够准确表达发出者的意见和决策，并被行政管理机构和社会各界广泛接受和遵循。
2. 规范性原则：选用公文文种应具备一定的规范性，能够遵循统一的格式、布局和写作风格。
公文通常采用固定的开头、结尾和标题，其中包括标明文种、文件编号、发文机关、发文日期等信息。
此外，公文写作还应遵守相应的法规和规范，确保文件的格式统一、逻辑清晰、内容准确。
3. 明确性原则：选用公文文种应能够明确表达作者的意图和要求，避免模糊和歧义。
公文应以简明、清晰、明确的语言撰写，避免使用模糊的表达和不确定的词语。
在文中加入必要的解释、解读和定义，确保读者能够准确理解文件的要求和目的。
4. 经济原则：选用公文文种应尽量简洁明了，避免冗长繁复的表述。
公文要求在规定的篇幅内准确表达所要传达的信息，并将其核心内容放在文首和文尾，避免让读者进行冗长的阅读。
使用简练的语言和精确的词汇，以达到经济的表达效果。
5. 实用性原则：选用公文文种应根据文件要传达的信息和接收者的需求，选择最适宜的文种。
不同的公文文种适用于不同的沟通场景和目标读者，例如，通知可以用于内部沟通，公告可以用于向公众传达信息，命令可以用于下达具体指令等。
因此，在选择公文文种时应结合实际需要和传达目的进行权衡。
综上所述，选用公文的文种应遵循权威性、规范性、明确性、经济性和实用性等原则。
只有在选择合适的公文文种并遵守相关规范的基础上，才能达到公文的预期效果，确保信息的准确传递，提升政府、机构或组织在公共事务中的权威性和可靠性。
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常用公文写作技巧：怎样正确选择公文文种
在动手写一篇公文之前，首先就是根据行文的目的、内容来确定使用哪个文种。
但是在实际工作中，经常发生错用、混用公文文种的情况，使公文严肃性和效力打了折扣，有时还会引发错误的后果。
本篇经验，根据工作中经常遇到的情况，分析公文文种的错误情况，和正确选择文种的方法。
常见的错误
1 混用文种。
一份文件只能用一个文种。
如《关于增设道路隔离护栏的请示报告》就属于把“请示”和“报告”混用。
2 错用文种。
一是上行文、下行文、平行文的文种用错方向。
如移动公司向电信公司发去《关于共建电信线路的请示》，就应该用平行文的“函”。
二是相近的文种错用。
如《关于命名青年文明号的通报》应该用“决定”，而《关于表彰××见义勇为的决定》则宜用“通报”。
3 滥用文种。
比较常见的是很多单位开业、招生、迁址什么的，统统发一个“公告”。
而《党政机关公文处理工作条例》规定：公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4 生造文种。
如条例、规则等不适法定公文文种，因此不能独立行文。
它们在下发时应该用合适的文种下发：如：
国务院关于印发《国务院工作规则》的通知。
选择正确的文种
1 根据发文的目的选择文种。
如：通告、通知、通报都有一个”通“字，然而使用时，它们的用途和范围是不一样的。
通告；适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
通知，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
通报，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
2 根据和发文对象的关系来确定文种。
如向上级机关行文，多用请示、报告；向下级机关行文，多用通知、批复、意见、决定等，向平级单位或没有隶属关系的单位行文，一般用”函“。
3 根据发文机关的权限来确定文种。
如上文说到的公告，国务院或全国人大可以用，地方政府和企事业单位则不能用公告这一文种。
4 文种只能在《党政机关公文处理工作条例》中规定的15中法定公文中选择一种使用，而不能凭空制造，也不能加以合并。