《中铁建工集团有限公司内控体系流程文件汇编》(上册)

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中国中铁股份有限公司内部控制手册

股份公司辖有全资公司28个，控股公司15个，分公司4个，参股公司3 个，共 46 家二级子公司。在 2010 年公布的世界企业 500 强名列第 137 名,2010年蝉联全球最大承包商第二名，在中国企业500强中排名第9位。
股份公司于2007年12月3日在上海证券交易所成功上市（股票编号： 601390），2007年12月7日在香港联交所主板正式上市挂牌交易（股票编号：0390.HK）。作为在中国大陆和中国香港两地上市的公司始终致力于管治水平的提升，曾荣获“2009年度中国100家最佳管理上市公司”、“2009 年中国证券市场年度金鼎奖”、香港上市公司“管治卓越奖”等多项殊荣，自2009年起，连续两年获得“中国上市公司最佳董事会”、“中国上市公司最佳治理董事会”的奖项。
本手册以风险管控为主线，将管理理念和企业文化贯穿其中，要求股份公司及各子、分公司从风险的视角出发，将内部控制的原则、方法与管理制度、流程建设紧密结合，形成相互融合、协调一致的内部控制有机整体。 1.5.3 具有广泛适用性和前瞻性
本手册借鉴国际通行的风险管理与内部控制框架中的基本要素，建立各项业务流程，规范内部控制行为，提供操作指引，在覆盖股份公司现有业务活动的同时，对未来一定时期股份公司业务发展的需求提供指南。 1.5.4 具有强制性和约束性
各子公司董事会、监事会、经理层分别是其内部控制体系的决策机构、监督机构和执行机构。各子公司应当成立或指定内部控制专职机构，配备专职岗位人员。
各分公司应当按照管理权限明确决策、监督、执行职责，成立或指定内部控制专职机构，配备专职岗位人员。
专职岗位人员应当具备相关知识、具有一定的工作经验和良好协调能力，具有中级及以上职称或职业资格，熟悉经营管理和生产、工程、财务、审计等业务流程。

中铁集团管理程序汇编(doc 11个)16

中铁集团管理程序汇编(doc 11个)16会通过后企划部统一下达。

4.5 设备报废：分公司填报“资产处置申请单”由集团公司相关部门统一批复。

4.6 凡参与施工的外部设备，进场前使用单位必须进行技术鉴定,并做好记录；尤其要做好设备安全管理的有效监控。

4.7 机械事故4.7.1 事故的划分a)机械事故分为一般事故、重大事故、特大事故三类；b)机械设备损坏，其直接损失价值或修复费用在0.5万元及以上至5万元的为一般事故，5万元及以上至15万元的为重大事故，15万元及以上的为特大事故；4.7.2 事故的处理a)特大事故24小时内、重大事故三日内将事故经过报集团公司设物部（一般事故五日内报上一级主管部门），同时填报“机械事故报告单”逐级上报；b)特大事故集团公司设物部参与事故调查,分公司把处理意见报集团公司，由公司安委会进行处理；重大事故由分公司负责处理并报集团公司设物部备案；一般事故由发生事故的单位负责处理，并逐级上报；c)机械事故同时发生人身伤亡的，事故统计、处理依照安全监察部门规定办理,不再重复统计和处理。

4.8 设物部通过各种方式检查集团公司范围内机械设备管理情况，并进行监督、指导，必要时执行《事故、事件、不符合、纠正和预防措施控制程序》。

4.9 设备管理过程中产生的各项记录，执行《记录控制程序》。

S/CX/SW02-01机械调拨通知单抄送单位：机调（）字号主送单位：填单日期年月日下列机械决定由有偿调拨给使用，希双方根据此通知按规定办理交接手续。

本调拨单在月日前有效。

管理号码机械名称型号规格单位数量备注调出单位公章经办人退回日期年月日批准单位主管填表人说明：1.一式五份，调出单位、财务部各一份、调入单位二份；2.上列机械交接完毕后、由调入单位将本单退回一份给设物部、以便核备。

S/CX/SW02-02新机械设备到达通知单集团批机械机械名称管理编号原︵发︶动机型号规格工作机型号购置类别功率规格资产编号转速厂牌牌照号(汽车)厂牌出厂年月机械来源出厂号码出厂号码批准文号缸数×缸径×冲程整机重量发送单位外形尺寸到达单位组资日期机械价值到达日期说明机械状况：技术资料：随机附属设备及工具名称单位数量名称单位数量名称单位数量填报单位主管填表人填表日期年月日说明：1、购置类别：依照新购设备、二手设备、自制和技术改造设备等等不同类别据实填写；2、一式二份报设物部，批号后返回；3、本表规格为A4纸竖排。

《中铁建工集团有限公司内控体系流程文件汇编》(上册)

中铁建工集团有限公司内控体系流程文件汇编（2011年A 版）控制环境目标制定事件识别风险评估风险应对控制活动信息与沟通监督检查战略经营报告合规总部分部业务单位附属机构中铁建工集团有限公司编制二○一一年三月上册前言为了认真贯彻落实财政部、证监会、审计署、银监会、保监会颁布的《企业内部控制基本规范》及其《配套指引》，提升管理水平，提高运营效率，实现公司发展战略，促进企业持续健康发展。

中铁建工集团有限公司制定了内部控制体系文件，内控体系文件由《内部控制手册》和《内控体系流程文件汇编》组成。

内控手册是对集团公司内控体系分别从五要素的描述，包含了内控体系建设工作的所有内容，内控手册规定了术语、编制依据、组织体系、部门责任、内控要点、实施程序、方法模型以及文件模板，是内控体系建设的纲领性文件，用以指导内部控制体系运行、维护、监督、评价和改进工作。

内部控制体系流程文件主要包括：流程图、流程说明、风险控制矩阵、风险数据库以及控制文档组成。

流程图是对业务操作程序的直观展示，规定具体业务的操作步骤、责任岗位等；流程描述是对流程图中每个节点步骤的详细说明，包含每个步骤的操作要求、操作人，操作的时限等；风险控制矩阵是每个业务流程实现控制目标、可能存在的风险以及控制措施的规定；风险数据库是对识别出来的业务流程关键控制点（风险点）的描述和风险等级的判定；控制文档是业务流程运行的描述，是监督评价内控体系运行的依据。

按照内部控制管理的规定，《中铁建工集团有限公司内部控制体系流程文件汇编》已经董事会审议批准，现发布执行。

内控体系建设工作机构及人员一、内部控制体系建设领导小组组长：刘荣耀段永传崔宝华组员：刘炳才邱振虎李成生郭俊亮刘玉华杨煜黄振庭李选民穆亦龙卢卫平孟庆军毕彦春周志立二、内控体系建设工作小组组长：段永传副组长：郭俊亮、李选民、黄振庭（日常召集人）成员：孔德风张国华李玉侠郝宝森李磊徐悦民王树立赵晓强年福兵邓银国刘俊峰王沧州高建彬朱宇峰张建雄郑式村杨金祚石青山曹子牧丁明吴少勇徐议成刘万琼杨启昉刘宇喆三、内控体系建设办公室（战略规划部内控与风险管理处）主任：张国华副主任：丁明成员：杨启昉刁星伍罗小红三、内控体系建设工作联系人人员：黄一粟刘宇喆杨启昉胡玉涛刁星伍肖艳敏朱骏郭剑铮王玉霞国树军李鹏孟庆斌尹雯罗小红王忠王敬敏李帆罗杰石青山罗卓丽王剑目录COG公司治理 (1)COG01治理结构 (1)COG01.01董事会流程 (1)COG01.02监事会流程 (11)COG01.03总经理办公会议流程 (20)COG01.05派出董监事履职管理流程 (27)COG02企业文化 (33)COG02.01重大专项/主题宣传组织工作流程 (33)COG02.02企业内刊《中铁建工》采编、发行工作流程 (41)COG02.03企业宣传信息发布管理工作流程 (44)COG02.04企业品牌形象规范管理工作流程 (49)COG02.05突发事故（事件）舆论应对流程 (55)MAS管理结构 (65)MAS02机构管理 (65)MAS02.01集团总部组织结构设置流程 (65)MAS02.02分子公司组织机构管理流程 (71)STM战略管理 (77)STM01公司战略管理 (77)STM01.01公司总发展战略制定流程 (77)STM01.02公司职能（业务）子战略制定流程 (91)STM01.03分子公司战略规划审批流程 (100)STM01.04公司发展战略的实施与评价流程 (106)PBP生产经营管理 (113)PBP01计划管理 (113)PBP01.01年度经营生产计划管理流程 (113)PBP01.02分子公司年度经营生产业绩考核流程 (121)PBP01.03年度固定资产投资计划制定流程 (127)PBP01.04固定资产购置计划审批流程 (133)PBP01.05年度、季度施工生产计划编制流程 (139)PBP01.06工程任务额三年滚动计划流程 (145)PBP02财务预算 (151)PBP02.01年度财务预算编制流程 (151)PBP02.02后方单位经费核定流程 (163)BUC运营监控 (169)BUC01统计管理 (169)BUC01.01统计管理流程 (169)BUC01.02统计执法检查及考核工作流程 (176)BUC03内部审计 (184)BUC03.01年度审计计划编制和审批流程 (184)BUC03.02经济责任审计方案的制定与实施流程 (189)BUC03.03经济效益审计方案的制定与实施流程 (198)BUC03.04工程项目审计方案的制定与实施流程 (205)BUC03.05内部控制制度审计方案的制定与实施流程 (213)BUC04内部监察 (221)BUC04.01信访举报和案件检查流程 (221)BUC04.02自办移送案件审理流程 (229)BUC04.03效能监察工作流程 (240)BUC04.04述廉议廉工作流程 (249)BUG05体系管理 (254)BUG05.01管理体系内部审核流程 (254)BUG05.02管理评审流程 (263)BUG05.03管理体系第三方审核流程 (271)COR信息披露 (279)COR01信息的生成 (279)COR01.01重大事项内部报告管理流程 (279)COR02信息披露管理 (286)COR02.01公司非法定披露信息的管理流程 (286)LEA法律事务 (291)LEA01法律事务管理 (291)LEA01.01非诉讼法务事务流程 (291)LEA01.02法律诉讼处理流程 (298)LEA01.03外聘律师选聘流程 (304)LEA01.04法律顾问注册管理流程 (310)LEA01.05文件合规审核流程 (314)LEA01.06章程管理流程 (319)LEA01.07非施工合同管理流程 (326)LEA01.08仲裁案件处理流程 (332)LEA01.09法律法规管理评价流程 (338)SQE安全质量环保 (342)SQE01综合管理 (342)SQE01.01安全、质量、环保节能管理目标确定及工作要点控制流程 (342)SQE01.02安全、质量及节能环保管理文件印发流程 (351)SQE01.03安全、质量及节能环保管理收文处理流程 (356)SQE01.04安全、质量及节能环保管理目标考核流程 (361)SQE01.05安全、质量及节能环保定期检查工作流程 (367)SQE01.06重点工程、关键工序服务指导及检查控制流程 (375)SQE01.07安全、质量及节能环保报表管理流程 (381)SQE01.08各级安全质量委员会建设与管理流程 (387)SQE01.09铁路建设工程施工信用评价管理流程 (392)SQE01.10安全、质量及环保事故应急响应及调查处理程序流程 (397)SQE02安全管理 (404)SQE02.01安全监督管理体系的建设与管理流程 (404)SQE02.02中国中铁股份公司安全标准工地申报验评流程 (409)SQE03.01QC成果管理工作流程 (413)SQE04环保管理 (418)SQE04.01节能减排统计报告管理流程 (418)HRM人力资源管理 (423)HRM01组织结构管理 (423)HRM01.01总部机关岗位说明书编制修改流程 (423)HRM01.02集团公司项目经理部的成立、变更、撤销流程 (428)HRM02人力资源配置 (433)HRM02.01人力资源战略规划制定流程 (433)HRM02.02年度人力资源计划编制流程 (438)HRM02.03领导班子考察流程 (443)HRM02.04中层管理人员选拔与任用流程 (450)HRM02.05中层管理人员公开招聘流程 (458)HRM02.06中层管理人员试用期满考核流程 (467)HRM02.07“四好”领导班子创建与评审流程 (474)HRM02.08总部机关一般管理人员招聘流程 (480)HRM02.09毕业生招聘流程 (487)HRM03员工发展与培训 (495)HRM03.01专业技术人才培养管理流程 (495)HRM03.02专业技术职称评审与聘任流程 (500)HRM03.03专家评选推荐流程 (512)HRM03.04培训计划制定流程 (520)HRM03.05培训方案制定流程 (524)HRM03.06培训实施流程 (528)HRM03.07培训效果评估流程 (532)HRM03.08培训资源管理流程 (534)HRM03.09申报创优工作流程 (536)HRM03.10执业资格考试注册流程 (540)HRM03.11安全生产管理岗位人员及建设企事业单位专业管理人员培训考核流程 (545)HRM03.12高技能人才评价流程 (551)HRM03.13特种作业从业人员培训考核流程 (563)HRM03.14职业技能鉴定流程 (569)HRM03.15证书管理流程 (576)HRM03.16岗位证书复审工作流程 (582)HRM03.17学历教育流程 (586)HRM04薪酬福利管理 (592)HRM04.01集团公司工资总额管理流程 (592)HRM04.02子、分公司工资总额管理流程 (598)HRM04.03集团公司企业负责人薪酬管理流程 (604)HRM04.04子、分公司企业负责人薪酬管理流程 (612)HRM04.05子、分公司薪酬管理流程 (617)HRM04.06总部机关薪酬管理流程 (623)HRM04.07薪酬福利方案制定流程 (629)HRM05.01总部机关绩效考核方案制定流程 (637)HRM05.02总部机关绩效考核组织实施流程 (642)HRM06人事管理 (647)HRM06.01员工内部调动管理流程 (647)HRM06.02总部机关员工离职管理流程 (651)HRM06.03员工人事档案管理流程 (656)HRM06.04见习生管理流程 (663)HRM07劳动关系管理 (670)HRM07.01劳动合同管理流程 (670)HRM08假期管理 (677)HRM08.01员工休假管理流程 (677)COG公司治理COG01治理结构COG01.01董事会流程1. 控制目标规范中铁建工集团有限公司董事会决策程序和日常工作的管理，避免决策程序违规，提高公司治理水平。

中铁集团管理程序汇编(doc 11个)6

中铁集团管理程序汇编(doc 11个)6中铁集团人力资源管理程序0 目的合理规划、引进、使用、开发人力资源，满足工作质量要求，确保公司管理方针的贯彻和目标的实现。

1 适用范围适用于集团公司与质量/环境/职业健康安全相关人员的管理和培训，主要包括集团公司总部、项目部、片区指挥部人力资源的管理和培训。

2 定义2.1 术语采用GB/T19000-2000、GB/T24001-2000、GB/T28001-2001标准中的术语。

2.2 人力资源：一定年龄段内具有劳动能力且愿意从事社会劳动的人。

2.3 用人部门：集团公司总部各责任部门、项目部、片区指挥部。

2.4 管理意识：员工对自己所从事的质量/环境/职业健康安全工作对管理体系的重要性及与其它活动之间的相关性的认识，以及如何为实现管理目标做出贡献。

3 职责3.1 总经理：批准职权范围内人力资源的管理事宜，批准人力资源规划方案、年度员工招录计划和年度培训计划。

3.2 企划部：对影响质量/环境/职业健康安全活动的相关岗位提出能力、管理意识要求标准。

3.3 人事部3.3.1 预测人力资源需求，提出中长期人力资源规划方案和年度工作计划；3.3.2 编制员工招录计划并组织实施；3.3.3 组织考核、管理集团公司员工；任）人员的依据；4.2.2 人事部根据《定员编制方案和岗位能力要求》，对员工岗位能力、管理意识进行识别，选拔、任用（聘任）符合需要的各岗位员工；4.2.3 人事部根据人才的需求或结构调整状况，编制《员工招录计划》，报总经理批准后组织实施，主要通过招录大中专应届毕业生补充；4.2.4 人事部建立并保持各岗位员工名册，包括《管理人员及专业技术人员名册》、《项目经理名册》、《工人名册》。

4.3 考核4.3.1 人事部制定各岗位人员日常考核办法，包括《高中级及后备高中级管理人员考核、管理办法》、《初级管理人员及专业技术人员考核、管理办法》、《项目经理管理办法》、《技师管理办法》；4.3.2 用人部门、人事部根据考核办法，对各岗位员工进行日常考核，测评、识别各岗位员工能力、管理意识，确定其能力、意识水平，《员工考核材料》作为记录保存；4.3.3 用人部门和人事部根据考核结果，提出提拔、继续任职或调整建议；并结合改善员工当前或未来工作能力的要求，提出《员工培训需求计划》。

中铁建工集团有限公司程序文件汇编.

中铁建工集团有限公司程序文件程序文件汇编 GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000 标准依据:GB/T24001-1996 idt ISO14001:2000 标准GB/T28001-2001 标准受控状态:企业标准编号:Q/G. ZTJG. 002-2004文件编号:ZTJG-CX-2004-B发布日期:二○○四年七月一日发放号码:持有人:程序文件发布通告《程序文件》 ZTJG-CX-2004-B 版依据 GB/T19001-2000、 GB/T24001-1996、GB/T28001-2001标准制订,业经审定,现批准发布,全体员工务必遵照执行。

本程序文件自签发之日起生效 , 原《程序文件》 ZTJG-CX-2002-A 同时废止。

管理者代表:2004年 7月 1日程序文件目录01 管理评审程序 . (1)02 文件与资料管理控制程序 . ............................................................................................... 7 03 记录管理控制程序 . ......................................................................................................... 25 04 法律和其他要求程序 . ..................................................................................................... 34 05 合同评审程序 . ................................................................................................................. 39 06 产品实现的策划程序 . ..................................................................................................... 51 07 基础设施与设备控制程序 . ............................................................................................. 63 08 人力资源管理程序 . ......................................................................................................... 71 09 物资采购与能源资源控制程序 . ..................................................................................... 81 10 产品检验和试验控制程序 . ............................................................................................. 97 11 检验、测量和试验设备控制程序 ................................................................................ 110 12 产品标识和可追溯性程序 . ........................................................................................... 116 13 相关方管理程序 . ........................................................................................................... 121 14 协商与沟通控制程序 . ................................................................................................... 136 15 顾客信息收集与处理程序 . ........................................................................................... 146 16 过程控制程序 . ............................................................................................................... 157 17 产品防护程序 . ............................................................................................................... 170 18 不符合控制程序 . ........................................................................................................... 177 19 纠正与预防措施控制程序 . ........................................................................................... 194 20 环境因素辨识、评价与控制程序 . ............................................................................... 204 21 主要污染源管理控制程序 . ........................................................................................... 217 22 油品和危险化学品控制程序 . ....................................................................................... 230 23 危害因素辨识、评价与控制程序 . ............................................................................... 238 24 电气管理程序 . ............................................................................................................... 250 25 作业许可控制程序 . . (254)26 应急准备与响应程序 . ................................................................................................... 261 27 饮食卫生程序 . (270)28 员工健康与女工保护程序 . ........................................................................................... 275 29 办公和生活场所控制程序 . ........................................................................................... 282 30 数据分析程序 . ............................................................................................................... 286 31 企业形象设计与控制程序 . ........................................................................................... 291 32 内部管理体系审核程序 . ............................................................................................... 295 33 设计与开发程序 . .. (315)管理评审程序文件编号:ZTJG-CX-2004-01依据:GB/T19001-2000 GB/T24001-1996 GB/T28001-2001程序文件会签表程序文件修改记录1 目的通过对方针目标和体系运行情况的评审 , 寻求相应的改进机会,确保质量体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系运行持续的适宜性、充分性和有效性。

《中铁建工集团有限公司内部控制体系运行管理办法(试行)》

中铁建工集团有限公司内部控制体系运行管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强对中铁建工集团有限公司（以下简称集团公司）内部控制体系运行的管理，根据财政部等五部委颁布的《企业内部控制基本规范》及其《企业内部控制配套指引》和国资委颁布的《中央企业全面风险管理指引》的要求，按照《中国中铁股份有限公司（以下简称股份公司）内部控制体系运行管理办法（试行）》，结合集团公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称内部控制是指由集团公司董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。

内部控制体系是指为实现内部控制目标和防范风险，保证内部控制有效运行的组织结构、管理制度和业务流程等。

第三条内部控制体系运行管理包括以下内容：（一）内部控制体系的日常维护；（二）内部控制体系的有效运行；（三）内部控制体系的监督评价；（四）内部控制体系的持续改进。

第四条集团公司及各子、分公司、工程指挥部要建立健全内部控制体系，开展监督与评价工作，确保内部控制体系有效运行和不断改进。

第五条本办法适用于集团公司内部控制体系运行的管理。

集团公司子、分公司、工程指挥部可根据本办法，结合实际制定相关细则，并报集团公司备案。

第二章管理职责第六条集团公司董事会决定内部控制的建立健全和实施。

监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督。

经理层负责组织领导内部控制的日常运行。

第七条内控体系建设领导小组负责审查企业内部控制，监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况，协调内部控制审计及其他相关事宜等。

第八条集团公司战略规划部是内部控制体系运行的归口管理部门，主要职责是：（一）负责组织内部控制体系的日常维护管理和不断改进完善。

（二）负责组织开展内部控制体系的监督工作，负责监督工作的资料汇总、分析。

（三）负责组织执行层面的各项管理制度、业务管理流程的评审。

（四）负责组织公司层面重大、重要风险的定期评估，建立风险库和风险事件库，并编写《全面风险管理报告》。

中铁集团管理程序汇编(doc 11个)

中铁集团管理程序汇编(doc 11个)中铁集团施工过程控制程序0目的对集团公司工程项目进行有效管理，确保产品满足顾客期望和规定要求。

1适用范围适用于集团公司工程项目。

2 术语和定义2.1本程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-1996标准、GB/T28001-2001标准中的术语。

2.2 工作业绩:指有关部门对项目部工区所从事工程项目质量、环境、职业健康安全等方面的综合评价。

3 职责3.1 总工程师批准实施性施组；3.2 工程部负责审核实施性施组及公布“合格工程分包方名录”；3.3 项目经理部负责编制实施性施组并审批工程分包报告;3.4 项目经理部负责收集整理“合格工程分包方名录”与“不合格工程分包方名录”，并报工程部;3.5 项目部工区负责工程项目的实施;3.6 项目部工区负责提出“工程分包报告”，并负责签定工程分包合同；3.7 项目经理部负责实施性施组的编制和送审。

4 工作程序4.1 组建项目经理部4.1.1经营部根据中标通知书，提出组建项目经理部的初步意见；4.1.2总经理确定项目经理部的组织机构和定员,公司机构编制委员会行文公布；4.1.3人事部调配项目经理部所需的人力资源。

4.2 总经理组织确定工程任务分配及工区划分。

4.3 项目部工区/劳务协作方管理4.3.1项目部工区评价执行《项目评价办法》。

4.3.2工程分包方评价a)项目部工区依据实施性施组并结合本单位资源配置实际情况，确定工程分包项目，并填写“工程分包报告”送项目经理部；b)项目经理部经理审批“工程分包报告”；c)批准后的工程分包项目，由项目部工区对参与投标的工程分包方进行调查、评价，填写“工程分包方调查及评定记录”，报项目经理部；d)项目经理部核实确认后，项目部工区实施；e)项目经理部每季度收集整理管辖范围内相关合格工程分包方名录，送工程部；f)工程部于每年元月和七月公布集团公司“合格工程分包方名录”，并发至各项目经理部。

中铁集团管理程序汇编(doc 11个)5

中铁集团管理程序汇编(doc 11个)5中铁集团记录控制程序0目的对记录进行控制和管理，提供证明工程产品符合规定要求和一体化管理体系有效运行的证据。

1适用范围适用于本集团公司一体化管理体系有效运行中产生的记录控制。

2术语和定义2.1 本程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-1996标准、GB/T28001-2001标准中的术语。

2.2 顾客：可理解为业主、建设单位、合同中的甲方及其代表。

3 职责3.1 公司办3.1.1 负责拟制本程序并督导其实施；3.1.2 负责职责范围内记录的产生、分发和保存。

3.2 其它责任部门负责职责范围内记录的产生、分发和保存。

3.3 项目部负责所在工程项目的记录控制，按照一体化管理体系文件规定，及时形成记录并报集团公司有关责任部门和/或自己保存。

4工作程序4.1 记录的产生记录由责任部门和有关岗位依据一体化管理体系文件和顾客的要求，以书面或电子软件等形式建立，应作到：产生及时，记录清晰，内容齐全真实。

4.2 记录的分发、留存责任部门和有关岗位按一体化管理体系文件要求，分发、留存记录，并做好登记。

4.6.2 一级记录保存期限为五年以上；二级记录保存期限：需交给顾客的应保存至产品交付使用时；不需交给顾客的至少应保存至保修期结束；与产品质量无直接关系的记录保存一年至五年。

4.6.3 责任部门按记录的重要程度在相应的程序文件、作业文件中规定一、二级记录。

4.7 记录的编目、归档记录由责任人按工程项目和/或记录名称和/或时间分类后进行编目、归档，应便于查询。

记录每年归档一次，并于次年元月底填写“记录归档清单”（见附表）送公司办。

档案管理有专门规定的记录，责任人应按规定归入公司办档案科。

4.8 记录的贮存施工过程的记录应贮存在适合的环境中，公司档案科应符合防火要求,有防止丢失、损坏、变质或遗失的措施，记录应便于查阅。

4.9 记录的保管4.9.1 责任部门和相关岗位需指定责任人集中保管记录，要便于存取；4.9.2 责任人每月需对记录进行一次整理，一旦发现丢失、损坏和变质，应及时恢复；4.9.3 感光纸所承载的信息/资料不能作为记录保存。

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中铁建工集团有限公司制定了内部控制体系文件，内控体系文件由《内部控制手册》和《内控体系流程文件汇编》组成。

内部控制体系流程文件主要包括：流程图、流程说明、风险控制矩阵、风险数据库以及控制文档组成。

按照内部控制管理的规定，《中铁建工集团有限公司内部控制体系流程文件汇编》已经董事会审议批准，现发布执行。

2. 适用范围本流程自“提交书面提议”开始，到“会议资料立卷归档”终止。

适用于中铁建工集团有限公司及各子/分公司所发生的根据《公司章程》规定须提交董事会审议的重大事项的决策工作。

3. 流程图及流程说明3.1流程图3.2流程说明.....7.1相关执行文件7.1.1《中铁建工集团有限公司章程》7.1.2《中铁建工集团有限公司董事会议事规则》7.2 附录7.2.1《关于召开xx届xx次董事会的提议》7.2.2《第xx届xx次董事会征集议案通知》7.2.3《第xx届xx次董事会出席会议通知》7.2.4《第xx届xx次董事会列席会议通知》7.2.5《第xx届xx次董事会会议资料》7.2.6《第xx届xx次董事会会议记录》7.2.7《第xx届xx次董事会决议》7.2.8《第xx届xx次董事会会议纪要》..COG01.02监事会流程1. 控制目标规范中铁建工集团有限公司监事会的议事方式和表决程序和日常工作的管理，促进监事和监事会有效地履行监督职责，完善公司法人治理结构，提高公司治理水平。