各学院学籍材料归档要求【模板】
学校材料档案归档制度
一、总则为了加强学校档案管理工作，规范学校材料档案归档，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的规定，特制定本制度。
二、归档范围1. 学校各类文件、图表、照片、录音、录像、电子文档等具有保存价值的材料。
2. 学校各部门、各学院、各班级在日常工作中形成的具有保存价值的材料。
3. 学校举办各类活动、项目、培训等形成的具有保存价值的材料。
4. 学校与外单位签订的协议、合同、函件等具有法律效力的材料。
三、归档要求1. 归档材料必须完整、准确、系统、规范，符合档案保管要求。
2. 归档材料应按照档案分类标准进行分类，分类应明确、合理。
3. 归档材料应按照档案保管期限表进行保管，保管期限届满前不得销毁。
4. 归档材料应使用规范化的档案装具，确保档案的整洁、有序。
5. 归档材料应按照档案编号规则进行编号，编号应唯一、连续。
四、归档程序1. 归档材料的收集：各部门、各学院、各班级在形成档案材料过程中，应按照本制度要求，及时、全面地收集相关材料。
2. 归档材料的整理：各部门、各学院、各班级对收集到的档案材料进行整理，确保材料的完整、准确、系统。
3. 归档材料的审核：档案管理部门对各部门、各学院、各班级提交的档案材料进行审核，审核合格后方可归档。
4. 归档材料的归档：审核合格的档案材料，按照档案分类标准进行分类，并按照档案编号规则进行编号，然后归档至档案室。
5. 归档材料的保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整。
五、档案利用1. 档案管理部门应建立健全档案查阅制度，确保档案的合理利用。
2. 档案查阅者应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、损坏档案。
3. 档案管理部门应根据需要，提供档案查询、复制、翻译等服务。
六、监督与检查1. 学校应定期对档案归档工作进行监督检查，确保档案归档工作的顺利进行。
2. 对违反本制度的行为，学校将依法进行处理。
七、附则1. 本制度由学校档案管理部门负责解释。
学籍档案管理制度范本
学籍档案管理制度范本一、背景随着教育事业的发展和学生数量的增加，学籍档案的管理成为学校管理工作中的重要环节。
为了规范学籍档案的管理，提高档案工作效率，确保学籍档案的安全性和准确性，制定学籍档案管理制度是必不可少的。
二、目的本制度的目的是为了明确学籍档案管理的流程和要求，规范学籍档案管理的各项工作，保障学籍档案的完整性、真实性和保密性，为学校决策提供准确的数据支持。
三、适用范围本制度适用于我校所有学籍档案的管理工作，包括学生的入学、转学、毕业、退学等各个阶段的档案管理。
四、主要内容1. 学籍档案的建立和更新（1）学籍档案的建立应以学生入学为起点，将学生的个人信息、学业成绩、奖惩记录等相关资料收集整理，并建立学籍档案。
（2）学籍档案应及时更新，包括学生转学、升级、毕业等学籍变动的记录，以及学生的学习成绩、奖惩记录等资料的更新。
2. 学籍档案的归档和保管（1）学籍档案的归档应按照学生的学院、专业和年级进行分类，每个学院应设立专门的档案室进行管理。
（2）学籍档案的保管应遵循“安全、便捷、保密”的原则，采取多重防护措施，防止档案的丢失、损坏或泄露。
3. 学籍档案的查询和使用（1）学籍档案的查询应根据需要进行，但必须符合相关的法律法规和学校的规定，严禁随意查询他人的学籍档案。
（2）学籍档案的使用应遵循学校的规定，，未经许可，任何单位和个人不得将学籍档案用于非法或违规的活动。
4. 学籍档案的保密（1）学籍档案的保密是学校的重要责任，必须始终将学生的隐私视为重要的保护对象。
（2）学籍档案的保密应遵循学校的相关规定和相关法律法规，未经本人或法定代理人的同意，不得向外泄露学生的个人信息。
五、责任和要求1. 学校教务处负责学籍档案的整体管理工作，并对各学院的档案管理工作进行监督和指导。
2. 各学院档案室负责学籍档案的建立、更新、归档和保管工作，并定期向教务处报告档案工作情况。
3. 学生应如实提供相关信息，并妥善保管个人学籍档案，不得私自篡改或泄露档案信息。
学校档案归档制度模版
第一章总则第一条为加强学校档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于学校各部门、各单位在开展各项工作中形成的具有保存价值的文件材料。
第三条学校档案归档工作应遵循以下原则：（一）完整原则：确保档案资料的完整性，不得遗漏、损毁；（二）准确性原则：档案资料内容真实、准确，符合实际情况；（三）安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损毁、泄密；（四）有效性原则：便于档案资料的查找、利用和传承。
第二章归档范围第四条学校档案归档范围包括：（一）学校行政管理类档案：包括学校章程、发展规划、组织机构、规章制度、会议记录、人事档案、财务档案等；（二）教育教学类档案：包括教学计划、教案、教学大纲、学生学籍档案、考试档案、教材教辅资料等；（三）科研类档案：包括科研项目、科研成果、学术交流、论文发表等；（四）基建类档案：包括校舍建设、维修改造、设备购置等；（五）其他具有保存价值的文件材料。
第三章归档要求第五条归档文件材料应符合以下要求：（一）文件材料应字迹清楚，不使用圆珠笔、铅笔、红墨水及纯蓝墨水签批或书写，一律用黑笔书写或打印；（二）文件材料纸张应规范，纸质良好，符合档案保管要求；（三）文件材料应收集齐全，准确反映其工作的真实内容和历史过程；（四）文件材料应保持有机联系，正确区分各类档案。
第六条归档文件材料整理要求：（一）按年度、按类别、按顺序排列；（二）立卷归档，每卷档案应包括封面、目录、文件材料等；（三）案卷编号、分类、存放应符合档案管理规范。
第四章归档程序第七条归档程序如下：（一）文件材料形成单位应定期对文件材料进行整理、归档；（二）归档文件材料经单位负责人审核后，报送档案室；（三）档案室对归档文件材料进行审核、整理、立卷、归档；（四）档案室将归档文件材料登记入档，并定期向有关部门报送档案目录。
第五章保管与利用第八条学校档案保管应遵循以下要求：（一）设立专门的档案库房，确保档案库房安全、整洁；（二）配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度控制设备等；（三）严格执行档案出入库制度，确保档案资料安全；（四）定期对档案进行清理、消毒，防止档案损坏。
学校档案资料管理与归档规定
学校档案资料管理与归档规定一、背景介绍学校档案资料管理与归档规定是学校为了更好地管理和保管各类档案资料而制定的一套规定和标准。
对于学校而言，档案资料的管理和归档工作是非常重要且必不可少的，它不仅是学校历史的重要见证，也是重要的行政和教育管理依据。
只有建立科学合理的档案管理制度，才能更好地保护和利用学校的档案资料资源。
二、档案分类与整理学校档案资料可以分为行政、教学、科研等多个类别。
首先，学校应该对各类档案资料进行分类整理，确保每个档案都能够归入正确的类别中。
其次，应根据档案的重要程度和使用频率，制定相应的整理和保管措施。
比如，重要的行政档案应统一装订、编号，并设立专门的独立存档室，以确保其安全、完整和易于检索。
三、档案保密措施学校档案资料中可能包含一些敏感信息，比如学生的个人隐私和教师的工资等。
为了保护这些信息的安全，学校应采取相应的保密措施。
首先，对于涉及个人隐私的档案，应严格控制查阅权限，并建立严格的审批机制。
其次，在电子档案的存储和传输过程中，应使用安全的加密措施，确保信息不被非法获取。
此外，学校还应加强对员工的安全教育，提高他们对保密工作的重视和意识。
四、档案数字化管理随着信息技术的快速发展，档案的数字化管理已经成为一种趋势。
学校应积极推动档案资料的数字化转型，提高档案管理的效率和便捷性。
数字化管理可以通过建立统一的电子档案数据库，将各类档案资料进行数字化存储和管理。
同时，学校还可以配备相应的电子化设备，如扫描仪和存储设备，便于档案的数字化处理和查阅。
五、档案借阅和查询制度档案的借阅和查询是学校档案管理工作中的重要环节。
为了方便用户的借阅和查询，学校应建立健全的档案借阅和查询制度。
在制度中应明确规定借阅和查询的流程、时限和权限，并设立专门的档案查询室和借阅室。
此外，学校还可以利用信息技术手段，如建立档案查询系统，提供在线查询和预约借阅服务，加强档案管理的便利性和透明度。
六、档案移交和接收在学校运营过程中，可能会存在校区间、校际或部门间的档案移交与接收的情况。
学籍卡片整理要求
*******学院学籍档案整理要求一、学籍档案的归档范围1.本专科生、继续教育学生：《学籍表》、《成绩表》（辅修二学位成绩入此）。
2.纸质文件材料与电子文档实行双轨制同时立卷、归档原则。
3．电子文档按《*****学院电子文件归档暂行管理办法》执行。
二、整理单位本专科学生、继续教育学生学籍按系别、专业、班级以“案卷”为单位立卷。
三、文件材料排列顺序本专科生、继续教育每卷中按照学号升序排列，每个学生的学籍表在前，成绩表在后。
四、立卷要求1.立卷前检查：核准毕业生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确。
2.编写页号：无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，最后一份学籍卡片需填写首尾两个页号，两个页号间用“-”隔开，如99-100；页号位置在非装订线一侧的上角，正面写在右上角距边20mm处，背面写在成绩表左上角距边20mm处，各卷之间不连续编页号，页号用打号机打在上面。
3.填写内容（1）学籍表：学生基本信息上的各项内容有：①学生学号、姓名、班级、专业等；②家庭情况；③本人简历；④奖励情况（填写省级以上奖励的、含省级，没有写“无”）；⑤异动情况（退学、休学、降级、复学、转学、转系、离校待考、出国等情况按要求填写清楚，没有写“无”）；⑥毕业情况：毕业证书号、学位证书号在成绩表上体现出来的无需填写，没体现的填写，毕业时间、所获学位（要填写学位评定结果并盖章）、毕业设计题目等。
（2）成绩表：课程成绩信息必须完整、准确，不得涂改，本单位盖章、系审核人的签字后粘贴学籍卡背面。
（3）学籍表上的照片应为２寸正面免冠照片。
4.退学、转学、出国学生学籍档案的学籍表和成绩表，与原班级学籍档案同时立卷归档；5.离校待考学生学籍档案放在学生毕业年度本专业本班级最后，专业取消的单独立卷归档；6.降级、复学、转系学生的学籍档案放在毕业年度就读专业、班级立卷归档。
五、归档材料的质量要求1.字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；2.手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色墨水，字迹要求工整清晰；3.长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘；六、档号标识与编制原则（一）档号标识：学籍档案档号=年度号+保管期限代码+学籍类目代号+案卷号模式如下：××××—Y—JX14D（C）—1～n①××××：年度号，学籍档案形成的最后年即学生毕业年度；②Y ：保管期限代码为永久；③JX14 D（C）：学籍类目代号，D为本专科生学籍分类代号、C为继续教育学生学籍分类代号；④1～n ：案卷号，按最下位类目流水。
学籍管理汇报材料(精选)
学籍管理汇报材料(精选)学籍管理是学校管理的重要组成部分，近几年来，我校对学籍管理比较重视，严格按照程序化、制度化、信息化的要求开展工作，促进我校教育教学工作有序运行。
现就工作情况汇报如下：1、成立了学籍管理组织机构：组长XX副组长XX组员XX、XX、各班班主任。
健全了学籍管理制度，学籍管理人员严格按制度办事，履行学籍管理的有关规定。
工作认真负责，创造了我校学籍管理新局面。
2、按规定建立、健全和规范学生的学籍档案，档案室、档案柜由陈莉老师负责。
新生入学、报到注册、建档等工作程序规范，有记载材料、有在校学生花名册。
学生学籍表填写及时、齐全。
3、学生转入（出）手续、休（复）学手续，流生手续等有关材料规范齐全，没有跟读学生、试读学生、复读学生。
有借读学生花名册、毕业学生花名册。
有毕业学生学籍存根材料。
4、严格执行招生计划，按县局中招有关政策录取新生，遵守省中招三限政策。
班级人数控制在56人内（其中高一52.25人高二54.18人高三54.6人）完全符合上级精神。
5、加强电子管理学籍，两位学籍管理人员都能熟练操作电脑，学生的学籍信息、会考信息、期终考试信息、高考信息等都已进入学校电子学籍库。
历年高考学籍建档工作从未出现差错，能使学生及家长满意。
6、建议上级主管部门，在考试招生工作、学籍管理工作、会考工作等方面的信息要统一，便于学校学籍的管理。
学籍管理工作是学校管理中的一项重要内容，它包含着学员从入学到毕业的全部管理过程。
此项工作的好坏不仅对教学质量和学校的声誉有着直接的影响，而且对学校领导和教师全面了解学生情况起着至关重要的作用。
近年来，我校严格执行《江宁区中小学学籍管理规定》的要求，不断探索科学有效的方法，努力提高管理质量和管理水平，使学籍管理逐步向规范化、科学化、信息化发展，取得了较好的效果。
下面就我校在学籍管理方面的具体操作与大家做一交流：一、提高认识，明确组织，做到规范管理学籍管理的复杂性决定它必须受到全校上下一致的重视，因此，我校成立了“学籍管理工作领导小组”，由校长任组长，教务主任、年级主任和班主任为成员。
本科生学籍档案归档要求doc
本科生学籍档案归档要求
1、学籍卡上内容齐全、完整、准确，无遗漏、无乱码。
2、用150g或200g的B4纸，正反两面打印。
普通70g或80g的打印纸太薄，
不利于长期保存。
150g或200g的纸可以在印刷厂买到。
3、教务员章、系负责人章、院系章齐全。
4、如需要在学籍卡上附辅修成绩单、国外交换期间成绩单、奖惩记录等，请贴
在成绩表一面，以不盖住成绩表上的字为宜。
5、及时归档。
每年毕业生的学籍档案最好在当年年底前归到档案馆，以方便档
案的保管和利用。
6、归到档案馆的学籍档案，有任何变动（如结业改毕业、补发证书等等），请及
时到档案馆更改，并在教务处备案。
7、学籍卡上的照片由系统直接打印。
8、归档的学籍档案应包括所有入学年份注册学籍的学生学籍档案，中途退学学生的学籍档案归档年份=入学年份+学制。
学籍档案调档函模板
学籍档案调档函模板学籍档案调档函模板篇一:调档函模板预备党员调档函中共党支部(单位名称):同志原为大学学院专业届毕业生，其党组织关系现已落入中共支部委员会。
该同志将于年月日转正，为方便审阅其预备党员材料，现提请贵处将该同志党员档案移交至我支部代为保管。
感谢贵处对我支部工作的支持～此致～敬礼～ (单位名称)中共党支部月日公司调档函档字第人才交流中心: 兹有同志的人事档案原有你单位管理，现已委托我单位管理，特此申请调档。
经办人:联系电话:单位:(公章) 月日编号::等管理，现已委托我单位管理。
请在接到调档函后，将其人事档案整理后于15日内通过机要交通转递或派专人送至我单位。
如一时无法转送，请将原因告诉我们。
联系人:联系电话:联系地址:月日因工作需要，商调贵处(单位)(档案号:)等名同志到我公司工作，如蒙应允，请将其人事档案转递至我部，待研究后函告。
多谢合作 (公章) 月日毕业生调档函大学:届本科毕业生，由于该同学档案尚在整理中，需等到月份该生离校时将档案寄往贵单位。
该生成绩合格，没有欠费，能够按时毕业，特此证明。
(单位盖章) 年月日提档函兹予我单位(学校、部门) 同志(同学)到你处提走档案，望予以接待。
特此专函～年月日档案办理介绍信兹有同志，身份证号码: 到人才交流中心办理我司档案事宜，请予接洽为盼～ (盖单位章) 有限公司年月日转档介绍信 (单位):现有在我单位工作需将档案转至我处，请予处理为谢。
(公章)单位篇二:调档函调档函 XX市人力资源和社会保障局:兹有我单位干部xxx，女、xx族，身份证号xxxxxxxxxxxxxxxxxx，现需将学籍档案关系转往xx市人民医院，请贵单位予以办理有关转移手续。
地址: xx市xx区xx路邮政编码:xxxxx 联系电话:XXXXXX Xx人民医院二〇一X年六月二十日篇三:调档函模版调档函 :兹有我单位职工同志，身份证号，前往贵处办理学籍档案转递事宜，请接洽为盼。
学籍表填写注意事项【模板】
附件2：学籍表填写注意事项毕业生学籍表需要上交**学院档案馆，作为永久性的存档材料。
档案馆对归档的学籍表有专门的、严格的要求。
各站点一定认真对待，积极配合，严格按照要求完成此项工作。
具体要求如下：一、毕业学员填写学籍表，用黑色墨水的钢笔或签字笔填写，一式两份（每份只能使用一张），一份装入毕业档案，一份归档案馆永久存档。
二、关于成绩部分的填写，按照教学计划开设的实际课程填写完整，如果某一专业的课程较多，分布多学期开设的同一门课程，成绩平行填写。
填写要整齐规范，不能有涂改的痕迹。
其中5年制的一定不能落下第4、第5学年的成绩。
检查成绩表是否填写完整（应与学制一致）。
原则上，本科须有毕业论文成绩。
三、学籍表粘贴标准的二寸近期免冠浅蓝色照片，使用高质量的相纸，劣质及其他材质的相纸不能使用，比如，不能使用电脑打印纸；不能使用脸部不清晰等有问题照片。
照片必须粘贴牢固，包括边边角角，都要涂抹胶水粘贴。
必须使用胶水，不能使用双面胶及浆糊等。
双面胶或者用浆糊粘贴的照片，不符合档案管理规定。
双面胶粘贴的照片，大多数会在给档案馆提交时，就脱落了。
用浆糊粘贴的照片，经过一段时间在一定环境下会发霉变质。
四、填写学籍表内的相关内容，如姓名、性别、出生日期、入学时间、毕业时间、专业、层次、学号、学习形式、学制以及毕业证号码等，一定要认真核实，认真填写，这是非常重要的信息，要准确无误，信息全面详尽。
学籍表第一页需要填写的表格不要空着，可以写“无”。
不能有涂改现象。
如有任何涂改，皆需加盖学校公章。
五、每一份学籍表，盖章必须包括：**学院继续教育学院、以下空白和同意毕业，做到缺一不可，而且每一个章都要做到字字清晰，不能有模模糊糊现象。
章盖的位置要合乎要求（成绩页中“以下空白”章盖在紧接最后一项成绩的下一行，不要盖住有字行，也不要有空行；如满行了，就不用盖此章了；2.5年和3年制的，不能加页，如写不开，则写在格下方即可。
“继续教育学院”章一般盖在成绩的中间位置；如成绩有改动，则盖在改动的位置；首页右下方则应盖住日期和毕业证号）。
学籍证明模板（最新版）
学籍证明模板学籍证明模板【模板一】姓名________，性别_____，身份证号码__________，该同学为我校_____（高、中）职__________专业全日制在校学生，学制_____年，入学时间为_____年_____月，电子注册学籍号为__________。
我校代码为__________。
特此证明（学校公章） ______年__姓名________，性别_____，身份证号码__________，该同学为我校_____（高、中）职__________专业全日制在校学生，学制_____年，入学时间为_____年_____月，电子注册学籍号为__________。
我校代码为__________。
特此证明（学校公章）______年_____月_____日兹有学生________，性别____，____年____月出生，身份证号__________，学号_____，是我校（院）______专业的普通高校全日制本科/专科/研究生在校学生，该生于_____年_____月入学，学制_____年。
若该生在校期间顺利完成学业，达到学校相关要求，将于_____年_____月毕业，取得毕业证书。
特此证明。
_______大学（学院）学籍管理部门（盖章）____年____月____日_____同学系______大学_______学院______专业____级学生，于____年7月可顺利毕业，特此证明。
______大学_____学院____年____月____日兹有学生______（姓名），______（性别），系我院______系______（专业）全日制普通高校______（专、本科）生，于______年9月入学，学制____年，身份证号____________，学生证号____________。
现为我校____年级在校生，具有我校正式学籍。
特此证明！系负责人签字：______（盖章）学生处盖章____年____月____日_______，姓别_____，_____人，__________年_____月_____日出生，身份证号码__________，系我校_____学院_____专业_____级学生，学号____________。
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各学院学籍材料归档要求
1、各学院学籍材料（含毕业生成绩单、论文评定表、优秀毕业论文、毕业生合影等）一
般由教学秘书负责整理组卷，在学生毕业后半年内完成档案移交工作。
2、需归档的毕业生成绩单和论文评定表要求以班级为单位组卷，每卷档案包括3部分：
卷内目录、卷内材料和备考表。
3、卷内材料：要求齐全完整，按学号排序，并用黑色碳素笔在材料页面右下角标注页
码。
特别注意以下事项：
（1）退学、征兵入伍的学生成绩单和论文评定表按其原来班级存档。
（2）留降级、转专业、休学的学生成绩单和论文评定表按其毕业班级存档。
（3）交换生成绩单包括在本校学习成绩单和交换期间外校学习成绩单两部分，外校学习成绩单可到教务处复印并加盖教务处公章。
（4）国外合作办学学生成绩单包括本校学习成绩单和国外上学成绩单两部分，国外上学成绩单可到国际合作处复印并加盖国际合作处公章。
4、卷内目录制作：从“**大学档案馆”主页“资料下载”栏目下载“卷内目录录入模板（未组
卷）”，录入内容包括：所属年度、责任者、文号、题名、文件形成日期、页数共6项内容。
卷内目录要求以学生为单位录入，具体说明如下：
（1）年度：学生毕业年度。
（2）责任者：各学院名称（全称）。
（3）文号：毕业生学号。
注意：学号应保持连续，未报到学生可以空号，但需在备考表中注明。
（4）题名：按以下格式录入：“××专业××班×××成绩单”，“××专业××班×××毕业论文评定表”，学生姓名必须与卷内材料一致，不得含有空格，例如“张山”，以免检索不到。
（5）文件形成日期：档案材料上标注的日期；
（6）页数：每份材料的页数。
5、填写备考表
（1）每卷备考表要填写“本卷共页。
”
（2）有学籍异动情况的要标注学籍异动信息，具体要求如下：
学号不连贯时，要逐一标注原因，如未报到、留降级、转专业、休学等。
成绩单不完整时，要逐一标注原因，如退学、征兵入伍等。
成绩单上无毕业证书编号或学位证书编号时，要求逐一标注原因，如结业、肄业。
（3）立卷人签字、检查人签字章及教务处公章要求清晰可见。