公司文档管理规则
公司文件控制管理制度(12篇)
公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。
结合公司实际工作状况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。
3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。
公司文档管理规章制度
公司文档管理规章制度第一章总则第一条为了加强公司文档管理，保障文档的安全、完整和有效，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，对公司文档的生成、传递、存储、使用、销毁等环节进行规范。
第三条公司文档管理应遵循以下原则：（一）文档的真实性：文档内容应真实反映公司的业务活动，不得虚构、篡改、隐瞒。
（二）文档的完整性：文档应包括所有必要的信息，不得遗漏关键内容。
（三）文档的机密性：对涉及公司商业秘密的文档，应采取相应的保密措施。
（四）文档的及时性：文档的生成、传递、存储和使用应保证时效性，及时反映公司业务发展状况。
（五）文档的规范性：文档应符合国家法律法规、行业标准和公司规定的要求。
第四条公司设立文档管理委员会，负责对公司文档管理工作进行统筹规划、组织协调和监督考核。
文档管理委员会由总经理、各部门负责人及文档管理员组成。
第五条公司各部门应指定一名文档管理员，负责本部门文档的管理工作，确保文档的安全、完整和有效。
第二章文档的生成与传递第六条公司员工在开展业务活动中，应按照公司规定的要求，生成、使用和保存文档。
第七条文档生成时，应确保内容真实、完整、准确，不得虚构、篡改、隐瞒。
第八条文档传递应通过公司内部办公系统、电子邮件、快递等途径，确保传递安全、迅速。
第九条对涉及公司商业秘密的文档，应在文档上标注“保密”字样，并按照公司保密规定进行管理。
第十条文档传递过程中，应确保接收人具备阅读权限，不得向无关人员泄露文档内容。
第三章文档的存储与使用第十一条公司应建立文档存储管理制度，对文档进行分类、归档、编号，确保文档检索便捷、查阅方便。
第十二条文档存储应采用纸质文档和电子文档两种形式，纸质文档应存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用文档柜中；电子文档应存储在公司的服务器或云存储平台上，并采取加密、备份等安全措施。
第十三条员工在使用文档时，应遵循文档的使用规定，不得私自复制、打印、泄露、销毁文档。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度第一篇：公司内部文件管理规定一、文件管理的基本原则1.1 文件管理的目的是确保公司内部文件的安全、完整和准确性，提高工作效率和协同性。
1.2 文件管理应遵循合法、规范和保密原则，确保文件的合规性和可靠性。
1.3 文件管理应注重信息化手段的运用，提高文件管理的便捷性和可追溯性。
二、文件的分类与编号2.1 根据文件内容和用途，将文件分为行政文件、工作文件和专业文件等不同类别。
2.2 每个文件都应当有唯一的编号，方便检索和归档。
编号规则应明确，并按照统一标准执行。
三、文件的起草和审核3.1 文件的起草应由负责人或授权人员完成，并明确起草时间和文件目的。
3.2 文件的审核应由相关部门负责人或专业人员进行，确保文件的合规性和准确性。
3.3 多人参与起草或审核的文件，应进行审定并签字确认。
四、文件的保存与归档4.1 文件的保存应采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保文件的可靠性和防护性。
4.2 文件的归档应按照一定的分类和时限原则进行，确保文件的快速检索和长期保存。
第二篇：公司内部文件存档管理制度一、内部文件的存档目的1.1 内部文件的存档是为了方便未来查阅和审计，保护公司的合法权益。
1.2 存档管理还可以促进信息共享和知识传承，提高公司的综合竞争力。
二、内部文件的存档程序2.1 文件起草完成后，应根据文件的分类和重要性进行存档决策。
2.2 存档决策应由文件的负责人或审核人员负责，并填写相应的存档记录表。
2.3 存档记录表应包括文件名称、编号、存储位置和存储时限等信息，便于管理和检索。
三、内部文件的存储形式3.1 电子文档存储应采用合适的保存格式，确保文件的安全和可访问性。
3.2 纸质文档存储应采用防潮、防尘和防火的条件，确保文件的完整性和保存性。
四、内部文件的保密管理4.1 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应加强保密措施，限制访问权限和外部传递。
4.2 内部文件的传递和借阅应记录，并确保文件的安全和追溯性。
公司电子文档管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、电子表格、电子图片、电子图纸等。
第三条公司电子文档管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子文档不被非法访问、篡改和泄露；2. 完整性：保证电子文档的完整性，防止信息丢失或损坏；3. 真实性：确保电子文档的真实性和有效性；4. 易用性：提高电子文档的检索和利用效率；5. 便捷性：简化电子文档的存储、传输和共享流程。
第二章组织与职责第四条公司成立电子文档管理领导小组，负责公司电子文档管理的统筹规划、组织实施和监督考核。
第五条电子文档管理领导小组下设电子文档管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档管理制度及实施细则；2. 组织开展电子文档培训、宣传活动；3. 监督检查各部门电子文档管理执行情况；4. 协调解决电子文档管理过程中出现的问题；5. 收集、整理和归档电子文档。
第六条各部门负责人对本部门电子文档管理负总责，具体职责如下：1. 落实电子文档管理制度，确保本部门电子文档安全、完整；2. 组织本部门员工学习电子文档管理知识，提高电子文档管理水平；3. 配合电子文档管理办公室开展工作；4. 定期对本部门电子文档进行清理、归档。
第三章电子文档分类与命名第七条电子文档分为以下类别：1. 行政类：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术类：产品设计、技术规范、操作手册等；3. 财务类：财务报表、合同、发票等；4. 人事类：员工档案、薪酬福利、培训记录等；5. 其他类：市场推广、客户服务、宣传资料等。
第八条电子文档命名应遵循以下规则：1. 清晰易懂，便于检索；2. 使用中文名称，避免使用缩写；3. 按类别命名，如“技术-设计规范-20210101.docx”；4. 避免使用特殊符号和空格。
公司文档管理规范
公司文档管理规范1. 引言文档是公司日常工作中不可或缺的一部分。
良好的文档管理规范能够提高工作效率、保障信息安全以及促进团队协作。
本文档旨在制定一套公司内文档管理的规范，以便实现文档管理的标准化和规范化。
2. 文档命名和分类2.1 文档命名为了方便快速找到和识别文档，所有文档应该使用有意义、清晰简洁的命名方式。
命名应遵循以下原则：- 使用明确的名称，能够准确代表文档内容。
- 包含必要的关键词，以便在文件夹中快速搜索和筛选。
- 避免使用特殊字符或拼音命名，尽量采用英文字母、数字或下划线。
2.2 文档分类为了更好地管理和组织文档，公司应按照不同的功能和类别进行分类。
常见的文档分类包括但不限于：项目文档、合同文件、流程规范、培训资料等，可以根据实际情况进行细分。
3. 文档存储和备份3.1 存储位置公司应建立统一的文档存储位置，例如内部服务器、云存储等。
所有员工应该知道文档存储位置并且遵循存储规范。
3.2 文件夹结构为了更好地组织文档，应建立合理的文件夹结构。
文件夹可以按照部门、项目、时间等维度进行分类，并确保结构清晰、无冗余。
3.3 备份为了防止文档数据丢失，公司应定期进行文档备份。
备份可以存储在不同的地点，确保数据安全可靠。
4. 版本控制和文档审批4.1 版本控制对于频繁修改的文档，应采用版本控制的方式进行管理。
每次修改应该生成新的版本，并清晰标注修改内容和日期。
4.2 文档审批对于需要经过审批才能发布的文档，应设立审批流程。
审批流程可以包括多个审批层级，确保文档的准确性和可靠性。
5. 文档权限管理为了保护文档的机密性和安全性，公司应建立合理的文档权限管理系统。
不同角色的员工应有不同的访问权限，且权限应根据需要进行分配和调整。
6. 信息共享和协作为了促进团队协作和信息共享，公司应提供便捷的协作工具。
例如，内部邮件、项目管理软件等，以便员工可以方便地共享文档并进行实时协作。
7. 培训和宣传公司应定期组织文档管理培训，加强员工对文档管理规范的了解和使用。
公司文件管理制度（精选15篇）
公司文件管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度（精选15篇）在学习、工作、生活中，需要使用制度的场合越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。
拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编收集整理的公司文件管理制度（精选15篇），希望能够帮助到大家。
公司文件管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。
公司文档及文印管理制度
一、总则为加强公司文档管理，规范文印工作，提高工作效率，保障公司信息安全和保密，特制定本制度。
二、文档管理1. 文档分类公司文档分为以下几类：（1）公司规章制度类：包括公司章程、管理制度、操作规程等。
（2）业务资料类：包括项目资料、客户资料、市场资料等。
（3）技术资料类：包括产品设计、研发、工艺等技术文档。
（4）其他文档：包括合同、协议、报告、通知等。
2. 文档归档（1）公司文档应按照类别、时间、部门等要求进行分类归档。
（2）文档归档时，应确保文档的完整性和准确性。
（3）文档归档后，由档案管理员负责保管。
3. 文档借阅（1）员工需借阅文档时，应填写借阅申请单，经相关部门负责人批准后方可借阅。
（2）借阅人应妥善保管所借文档，不得擅自复制、泄露或损坏。
（3）借阅期满后，应及时归还文档，如有特殊情况需延长借阅期限，应提前向档案管理员申请。
4. 文档销毁（1）文档销毁前，需经相关部门负责人审核批准。
（2）销毁文档时，应确保信息安全，避免泄露。
（3）销毁文档后，需填写销毁记录，并由档案管理员存档。
三、文印管理1. 文印申请（1）员工需打印、复印或扫描文档时，应填写文印申请单，经相关部门负责人批准后方可进行。
（2）文印申请单应包括文档名称、页数、打印份数、打印颜色等信息。
2. 文印设备使用（1）文印设备由文印管理员负责管理，确保设备正常运行。
（2）员工使用文印设备时，应爱护设备，避免损坏。
（3）文印设备的使用时间、打印数量等信息，由文印管理员进行记录。
3. 文印费用（1）文印费用由员工本人承担，按实际打印数量计算。
（2）文印费用在每月工资中扣除。
四、信息安全与保密1. 信息安全（1）员工应严格遵守国家有关信息安全法律法规，确保公司信息安全。
（2）文档传输、存储、处理过程中，应采取必要的安全措施，防止信息泄露。
2. 保密（1）涉及公司商业秘密的文档，应采取加密、封存等措施，确保信息不外泄。
（2）员工应自觉遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
公司文档管理制度细则
公司文档管理制度细则第一章总则第一条为了规范公司文档管理工作，提高文档管理效率，保障公司信息安全，制定本细则。
第二条公司文档管理制度适用于公司内各部门、岗位，所有员工都应严格遵守本细则的规定。
第三条公司文档管理制度包括文档的分类、编辑、审批、存档、归档、销毁等各个环节。
第四条公司文档管理应遵循规范、便捷、安全、可追溯的原则，保证文档的真实性、完整性和保密性。
第五条公司文档管理工作由公司行政部门负责，各部门应配合和协调，共同维护文档管理制度的实施。
第六条公司文档管理细则需定期进行评估和更新，不断完善和提高管理水平。
第二章文档的分类第七条公司文档应根据内容和用途进行分类，包括公开文档、保密文档、临时文档和废弃文档等。
第八条公开文档指的是公司公开发布的文档，包括宣传册、产品规格书、项目报告等，可供内外部人员查阅。
第九条保密文档是指公司内部涉密信息的文档，包括商业机密、人事资料、财务数据等，需加密存储并限制查阅权限。
第十条临时文档是指较为临时性或者无长期保存价值的文档，包括会议记录、临时备忘录等，应及时处理并避免长期占用存储空间。
第十一条废弃文档是指已经完成了生命周期的文档，包括过时的合同、旧版的政策文件等，应按规定进行销毁或者归档处理。
第十二条各部门应建立文档管理清单和文档分类规范，统一规划和管理公司文档资源。
第三章文档的编辑和审批第十三条公司文档的编辑应符合公司的规范和标准，内容真实、准确、完整，风格统一、清晰。
第十四条公司文档的审批程序应明确，包括文档的制定、审核、批准、公布等环节，确保文档的合法性和权威性。
第十五条各部门应建立文档的审批流程和责任制，健全内部审核机制，保证文档的合规性和透明度。
第十六条公司文档的修改和修订应制定相应的修改记录和版本管理制度，避免文档的混乱和错乱。
第十七条公司文档的审批人员应具备相应的资质和权限，严格按照程序和规定进行操作，确保文档的规范性和合法性。
第四章文档的存档和归档第十八条公司文档的存档应按照规定的存档期限和规范进行，确保信息的存储安全和完整性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
公司文档管理规则
1 产生目的
为保证公司文件的完整，便于查找利用，特制定本规则。
2 适用范围
适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
3 正文
3.1 文件资料的收集
3.1.1 收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：
3.1.1.1 上级来文
（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；
（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；
（2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；
（4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；
（5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
（6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；
（7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；
（8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
（9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；
（10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；
（11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；
（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
（13）公司制定的工作条例、章程、规则等文件材料；
（14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；
（15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；
（16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
（17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
（18）公司签订的各种合同、协议等材料；
（19）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
（20）各种普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中应注意的问题
3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同时收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。
3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。
3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措公务员之家 施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。
3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。
3.1.2.8 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。
3.2 立卷归档
3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分类
应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷；
3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；
3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。
3.2.4 归档
3.2.
4.1 各单位于月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。
3.2.
4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
3.2.
4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
3.2.
4.4 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。
3.3 档案保管
3.3.1 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.3.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。
3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。
发现破损变质及时修补或复制。
3.4 档案借阅
3.4.1 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。
借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
3.4.2 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
3.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
3.4.6 底图一般不予外借。
3.5 档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。
3.6 档案统计
3.6.1 销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。
3.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
3.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。
3.6.4 统计数字要准确真实。
3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
3.7 档案保密
3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
3.7.2 不得传播、议论有关机密问题。
3.7.3 档案资料不准带到公共场所。
参考资料: 。