[新标准]文件控制程序文件
文件控制程序
《文件清单》
《文件更改一览表》
6.5
文控中心
相关部门
1．文控中心根据《文件发放审批表》将文件的电子档发给相关权限人员，如相关文件有旧版文件的，发放前应将旧版文件清除。
2．文件分发完成后，文控中心应将分发/回收情况记录于《文件分发回收记录表》。
4．外来文件管制：
外来文件之接收、购入视同制订，更新视同修订，作废为不再应用。文控中心接收外来文件后应登录在《外来文件管制表》内，并进行文件编号进行受控,文控保存电子档即可.
5．各阶文件制订、审核、核准职责按本程序7之规定执行。
《文件统一编号规定》、《文件制订申请书》《外来文件管制表》
《文件变更通知单》
4．文控中心每年年底提出《作废文件清单》经相关部门审核，管理者代表批准后统一销毁。
《作废文件清单》
版本：A
版次：1
浙江**电子有限公司
编号：Q/**.QEP-02
页码：4/5
文件控制程序
7附加说明
7.1内部文件的制订/更改/作废的制作、审核和批准权限
文件阶层
名 称
制订部门
制作人
审 核
批 准
管制单位
一阶文件
7.3程序文件编写格式
7.3.1内页格式要求：1.目的2.范围3.定义4.过程乌龟图5.作业内容6.附加说明7.参考文件8.使用表单，以上8项中2-4项内容位置可以互换，第4项可以根据程序编定需要进行删减。
7.3.2流程图的表示：
开始和结束用《 》 、作业步骤用《 》
审核、核准、检验用《 》、流程方向用《 》
页码：3/5
文件控制程序
6作业内容
新标准文件控制程序
新标准文件控制程序文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]文件控制程序文件编号： ZG-P-01版次： A/0受控状态：受控变更履历1目的确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文件、资料进行有效控制。
2范围适用于综合管理体系运行有关的文件、资料，包括外来文件，如法律法规、技术标准、相关方提供的文件、规章制度等。
3 职责3.1体系中心是综合管理手册、程序文件的归口管理部门；负责手册、程序文件的编制，负责通过OA平台对文件进行更新。
3.2研发中心是技术文件及外来技术文件的归口管理部门；负责产品标准的获取、更新、贯彻执行；负责外来技术文件的收集、发放、保存，并做好相关记录。
3.3 EHS部负责环境、职业健康安全管理体系覆盖的程序文件及有关的法律法规及其它要求的收集、更新。
3.4总经办负责外来行政类及政策类文件的收集及公司外部公文的发放工作，信息中心负责技术文件的发放、回收、保留，并做好相关记录。
3.5市场部负责有关客户要求标准文件的获取。
3.6各部门负责部门内管理制度、标准的编制、审批；各部门必须确保本部门的管理文件有效；各部门的管理员须做好本部门文件的签收、更换、宣贯、存档、整理工作。
4 工作程序4.1文件分类4.1.1文件分为：管理文件、技术文件、外来文件管理文件分为：手册、程序文件、管理制度（包括管理制度及管理标准）、记录表单等。
4.1.2外来文件a. 国家、行业、地方颁发的适用的法律法规、政策等文件；b. 有关标准（如产品标准，国际标准等）、国家和行业技术标准、产品图样和规范；c. 顾客提供的知识产权保护（如图样、规范等）；4.2文件的编制和收集4.2.1手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。
按文件编码规定编号。
4.2.2管理制度、管理标准由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、标准化检查后，报归口负责人批准。
01程序文件--文件控制程序-文件控制程序
01程序文件--文件控制程序|文件控制程序程序文件GB/T19001-2000 山东凤凰城发展有限公司二○○二年五月九日山东凤凰城发展有限公司程序文件文件控制程序Q/FHC.CX.01-2002 版本：A 第0次修改第1页共4页 1 目的对质量管理体系文件的批准、发放、更改进行控制，确保文件规范、适用、充分、有效，为质量活动的正常、有效开展提供准确的依据。
2 范围适用于山东凤凰城发展有限公司质量管理体系要求的任何媒体形式的质量管理体系文件、技术文件的控制，包括适当范围的外来文件。
3 职责 3.1 质量工作小组是质量管理体系文件的归口管理部门，负责质量手册、程序文件及其相关文件的控制。
3.2 公司办公室是管理性文件的归口管理部门，负责制度、办法和法律法规类外来文件及电子文件的控制。
3.3设计部负责建筑标准、规范、设计图纸等技术性文件的控制。
3.4 各职能部门负责本部门文件的控制。
4 工作程序 4.1 文件类别：4.1.1 按其性质分为以下几类：a) 质量方针和质量目标；b) 质量手册；c) 程序文件；d) 制度、办法、作业指导书等管理性文件；e) 规范、标准、图样等技术性文件；f) 相关外来文件；g) 质量记录表式等。
4.1.2 按其载体分为：a) 书面文件；b) 电子文件；c) 样本文件。
4.2 文件编制与审批 4.2.1 管理者代表负责组织质量方针、质量目标、质量手册的编制，由总经理批准发布。
山东凤凰城发展有限公司程序文件文件控制程序Q/FHC.CX.01-2002 版本：A 第0次修改第2页共4页 4.2.2 质量工作小组负责组织程序文件和其他体系文件的编制，由管理者代表签发。
4.2.3 各职能部门负责专用文件的编制，由主管领导审签，到文件归口管理部门登记备案。
4.2.4 外来文件中的法律、法规、条例由公司办公室确定分发范围，标准、规范由设计部确定分发范围，并报主管领导审批。
4.2.5 所有需要编号的文件，均由发放部门按《质量管理体系文件分类及编号规定》进行统一编号。
【新标准】文件控制程序
精心整理文件控制程序文件编号：ZG-P-01版次：A/0受控状态：受控确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文2344.2文件的编制和收集4.2.1手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。
按文件编码规定编号。
4.2.2管理制度、管理标准由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、标准化检查后，报归口负责人批准。
4.2.3技术类文件由相关业务部门编写并按按编号规则编号，部门负责人审核，部门主管副总经理批准，各部门负责将文件相关信息登记到部门【受控文件清单】中。
4.2.4文件需要采用统一的格式，首页需有编制、审核、批准人签字（统一中文签字），文件审批走纸质流程。
4.2.5外来文件的收集和管理4.2.5.1总经办负责公司级的法律法规、政策等文件的收集和管理。
4.2.5.2研发中心负责与产品有关的国内外标准，行业标准的收集和管理，负责产品图样和规范的收集和管理。
4.2.5.3市场部负责顾客相关的文件的收集和管理。
4.2.5.4EHS部负责与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的法律，法规的收集、登记、更新和组织评审、宣贯。
4.2.5.5各部门所收集到的外来文件必须加盖“外来文件”章，以区别于公司内部文件，并以清单形式提交给体系中心，由体系中心及时更新公司级【外来文件清单】。
4.2.6记录格式的审批。
各部门根据需要，自行设计记录格式，统一编号后经部门负责人审批后报体系中心备案。
体系中心定期检查各部门的记录编号、填写、保管等情4.4.1文件页面设置要求用A4(210×297mm)标准，页边距按以下标准设置：上边距为：2.54cm;下边距2.54cm;左、右边距为：2.5cm；装订线：0mm；页眉：1.5cm;页脚：1.8cm。
字体与间距：首页文件名称为一号宋体，文件编号、版次等为四号宋体，正文为五号宋体，字间距设置为标准字间距，行距设置为1.5倍行距。
文件控制程序
文件控制程序1.目的为了识别和控制所有包含公司管理体系运行和活动绩效重要信息的文件和资料，确保体系文件得到有效管理,特制定本程序文件2.适用范围本程序适用于为实现我公司综合管理方针、目标以及管理体系有效运行所需的所有文件和资料。
3.职责3.1 办公室是公司内部文件和资料的归口管理部门，并具体实施对文件和资料的控制，并负责管理与管理体系有关的外来文件和资料。
3.2 各有关部门在职权范围内分工负责本部门文件的编制、审核和管理。
4.文件格式及编号办法4.1格式除有特殊要求的文件（图纸、单证等）外，文件格式应符合以下要求：4.1.1 用纸：文件用纸统一使用国际标准A4型（210mm×297mm）。
4.1.2 字体：文字统一用Microsoft Word打字排版，正文标题用黑体小二号，正文用宋体小四号；页眉、页脚用黑体五号。
4.1.3 页边距：页眉2.0cm，页脚2.0cm、装订线1.0 cm；正文上2.5cm、正文下2.5cm、正文左2.0cm、正文右2.0cm。
4.1.4 文件版式要求(1)行间距：标题文字为单倍行距，文内文字行距为固定值20磅，段后0.5行。
(2)多层次结构文件各层次序列号标识：第一层用“1.”，后空一格；第二层用“1.1”，后空一格；第三层用“1.1.1”，后空一格，以次类推；最后一层用“（）”。
（本条所称“格”为半角状态下的一个“格”）。
(3)各层次段落：第一层首行不空格，第二层首行空一格，第三层首行空两格，第四层首行空三格（为最后一层时空两格），第五层首行空四格（为最后一层时空三格），无标题号的文字首行与上层文字对齐；各层回行文字与首行文字对齐（本条所称“格”为正文一个字的宽度）。
4.2 编号4.2.1 文件编号作为文件标识之一，要具有唯一性。
4.2.2 文件编号详见《支持性文件》中《文件、记录编号编制办法》有关内容。
4.2.3 文件编号由公司办公室编制、备案、调整。
文件控制程序新版格式
程序文件 文件控制程序
（第A/1版 正本）
编制: 审核: 批准:
受控状态：
受控文
件
文件编号：
SY-QP-
002
一. 文件版本说明：□新制 ■修订
文件制定或 版本修订 修订说明
版本修订记录：
修订日期 NO
修订内容摘要
2014/04/13
新制定A/1版
版 修订人 本员
A1
文控中心: 日 期:
1 目的：
确保所有在执行文件为最新有效文件；确保所有文件制定、修改及 发行有序的在受控状态下进行。
2 范围：
适用于所有体系和体系相关文件，包括外部文件和临时文件。
3 定义：
3.1 内部文件：指由公司内部制定的体系或与体系相关的文件， 包括质量手册、程序文件、作业指导书、检验标准和记录表单 等。
3.2 外部文件：由客户提供与产品有关的资讯，如标准文件或承 认书等规范性文件均属之。 3.3 临时文件：〈联络单〉和急须使用且使用期限不超过一周的 文件。
6、。相关文件：
《质量手册》
7. 相关表单：
〈联络单〉
8:文件控制流程图
文件制定/修改/废止申请
审核 部门会签
批准 登录编号/版本号 文件发行/回收
销毁文件 文件发行 修改版本号 回收废止文件 管制记录
文件控制程序
适用范围
适用于本公司质量管理体系所使用的文件控制。文件的分类如下： 1.1质量手册：质量体系的描述、体系总要求、质量方针、质量目标等； 1.2程序文件：基础设施控制程序、采购控制程序、生产控制程序、监视和测量控制程序等； 1.3管理文件：公司规章制度、管理规范等； 1.4技术文件：产品标准、工艺卡片、设备操作规程、检验规程、工程图纸等； 1.5外来文件：法律法规、上级文件、函件、政府规定等； 1.6质量记录：工序记录、检验记录、内审记录、顾客满意记录等。
职责
2.1办公室主管对质量体系文件进行控制，并对版本有效性负责。 2.2公司各部门负责对其使用的管理性文件进行控制。 2.3办公室负责公司有关质量管理体系文件的回收、保存和销毁的归口管理。
工作程序
3.1文件的编写 3.1.1质量手册、程序文件和相关管理性文件由管理者代表组织相关人员编写； 3.2文件的编号规定 3.2.1质量手册编号：公司简称–SC； 3.2.2程序文件编号：公司简称–CX– XX(XX代表程序文件顺序号)； 3.2.3外来文件的编号：按外来文件本身的编号； 3.2.4管理性文件的编号：公司简称–XX（注：编制部门代码，代码表另附）–类别（注：文件不需要分类 时，可略）-XX（注：序号，可略） 本公司文件编号是依据编制部门不同划分的，由各编制部门内部自行统一管理本部门的文件编号。为保证文 件编号的单一性，准确性，新文件作成前，作者向文件编号管理者申请该文件的编号，不可由文件作者自行编排。 3.
感谢观看
文件控制程序
管理领域术语
01 适用范围
0关文件
文件控制程序是对公司质量管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标 识、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料（即适用版本），防 止使用作废的文件，达到保持公司质量管理体系运行的符合性的目的。
ISO9001文件控制程序(最新版)
文件控制程序GS-QP-001编制人：时间：审核人：时间：批准人：时间：发布日期：2020年7月日版本/修订号：A01目的对与质量管理体系等有关的文件及资料进行管控，确保在文件的各使用现场使用文件的可获取有效且适用版本。
2适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件和资料（包括外来文件）的管理和控制。
3术语定义管理性文件：实验室体系管理手册、程序文件以及其他有关的制度、细则、办法等文件技术性文件：包括作业指导书、操作规范、应急计划等特殊文件：包括方案、计划及会议纪要等4风险识别与控制4.1成文信息控制的主要风险a)文件不符合要求。
文件在编写过程时，没有充分识别和考虑质量管理体系标准、上级单位、以及内部相关规定，导致“文文不符”，或要求不充分。
b)文件可行性不足。
文件编制没有与实际情况结合，没有将相关的要求与实际结合，造成“文实不符”。
c)文件的非预期使用。
没有及时修改或回收旧版文件并发放新版文件，导致要求与实际不符，或工作无据可依。
4.2风险应对措施a)文件发布前，文件的制定人员应确定相关文件列表，根据相关文件列表，检查文件要求是否一致；并根据实际情况对文件或相关文件进行修订。
b)文件发布前，须进行评审，并由相关部门进行会签。
c)文件发布实施后，相关活动的责任部门，定期对过程绩效进行考核，根据需要对文件进行修订。
d)关注并理解内外部环境、监视相关方的需求和期望，并在此基础上对风险进行识别和应对；据此组织对文件的评审和修订。
5职责分工5.1质量部职责说明a) 实验室质量管理体系文件的发放、统一管理。
b) 根据管理体系要求协助其他部门完成体系文件的编制和发放。
c) 与HSE（OHSMS、EMS）共同识别有关法律法规和其它要求，以及本部门与质量管理体系有关的文件的编制。
5.2最高管理者负责批准发布管理手册、质量方针。
5.3管理者代表负责审核管理手册、质量方针，批准相关目标、程序文件等。
5.4其他相关部门负责本部门职责范围内的运作、管理等相关文件的编制、评审、更改、发布，并监督检查和评价。
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文件控制程序
文件编号：ZG-P-01版次：A/0
受控状态：受控
变更履历
1目的
确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文件、资料进行有效控制。
2围
适用于综合管理体系运行有关的文件、资料，包括外来文件，如法律法规、技术标准、相关方提供的文件、规章制度等。
3 职责
3.1体系中心是综合管理手册、程序文件的归口管理部门；负责手册、程序文件的编制，负责通过OA平台对文件进行更新。
3.2研发中心是技术文件及外来技术文件的归口管理部门；负责产品标准的获取、更新、贯彻执行；负责外来技术文件的收集、发放、保存，并做好相关记录。
3.3 EHS部负责环境、职业健康安全管理体系覆盖的程序文件及有关的法律法规及其它要求的收集、更新。
3.4总经办负责外来行政类及政策类文件的收集及公司外部公文的发放工作，信息中心负责技术文件的发放、回收、保留，并做好相关记录。
3.5市场部负责有关客户要求标准文件的获取。
3.6各部门负责部门管理制度、标准的编制、审批；各部门必须确保本部门的管理文件有效；各部门的管理员须做好本部门文件的签收、更换、宣贯、存档、整理工作。
4 工作程序
4.1文件分类
4.1.1文件分为：管理文件、技术文件、外来文件
管理文件分为：手册、程序文件、管理制度（包括管理制度及管理标准）、记录表单等。
4.1.2外来文件
a. 国家、行业、地方颁发的适用的法律法规、政策等文件；
b. 有关标准（如产品标准，国际标准等）、国家和行业技术标准、产品图样和规；
c. 顾客提供的知识产权保护（如图样、规等）；
4.2文件的编制和收集
4.2.1手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。
按文件编码规定编号。
4.2.2管理制度、管理标准由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、标准化检查后，报归口负责人批准。
4.2.3技术类文件由相关业务部门编写并按按编号规则编号，部门负责人审核，部门主管副总经理批准，各部门负责将文件相关信息登记到部门【受控文件清单】中。
4.2.4文件需要采用统一的格式，首页需有编制、审核、批准人签字（统一中文签字），文件审批走纸质流程。
4.2.5外来文件的收集和管理
4.2.
5.1总经办负责公司级的法律法规、政策等文件的收集和管理。
4.2.
5.2研发中心负责与产品有关的国外标准，行业标准的收集和管理，负责产品图样和规的收集和管理。
4.2.
5.3市场部负责顾客相关的文件的收集和管理。
4.2.
5.4 EHS部负责与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的法律，法规的收集、登记、更新和组织评审、宣贯。
4.2.
5.5各部门所收集到的外来文件必须加盖“外来文件”章，以区别于公司部文件，并以清单形式提交给体系中心，由体系中心及时更新公司级【外来文件清单】。
4.2.6记录格式的审批。
各部门根据需要，自行设计记录格式，统一编号后经部门负责人审批后报体系中心备案。
体系中心定期检查各部门的记录编号、填写、保管等情况。
4.3文件编码规定
4.3.1文件类型代码规定
备注：外发公文编号样式规定如下：ZG -
其中部门简称：市场部-MT ；年份：2017年即2017；序列号：第几份公文，如第一份即01； 例如文件编号为ZG -MT[2017]01号，即中国风电市场部2017年度外发的第一份公文。
4.3.2部门分类代码 4.4文件的格式和容
部门简称
4.4.1文件页面设置要求
4.4.1.1用A4(210×297mm)标准，页边距按以下标准设置：上边距为：2.54cm;下边距2.54cm;左、右边距为：2.5cm；装订线：0mm；页眉：1.5cm;页脚：1.8cm。
字体与间距：首页文件名称为一号宋体，文件编号、版次等为四号宋体，正文为五号宋体，字间距设置为标准字间距，行距设置为1.5倍行距。
1级章节标题采用四号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距0行，居左。
2、3级标题采用五号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距为0行，居左。
4.4.1.2中国风电LOGO图标如下：
在文件中使用公司LOGO时，尺寸设定如下：文件首页中如使用公司LOGO时，则尺寸大小设定为高1.5cm,宽：5.46cm，正文页文件表头中如使用公司LOGO时，则尺寸大小设定为高1.0cm，宽
3.69cm；其它相关表单设计时，如需要使用公司LOGO，则设定尺寸：高1.2cm，宽
4.3cm。
4.4.2文件版次的更改：文件版次包含版本号和修改次数，其中文件版本号采用英文字母大写方式，从A开始登记，修改次数采用0,1,2,3方式，当文件修改次数超过3次时进行文件版本升级。
例如：某文件初始制定时版次为A/0，修改一次版次为A/1，修改第二次版次为A/2，修改第三次版次为A/3，当修改到第四次时，则版次为B/0，依次类推进行登记。
4.5文件的归档
文件编制、审批、整理完成后须进行归档处理，申请人负责在OA系统上填写【归档申请单】经部门领导批准后通知并且提供归档文件给文件管理员。
文件管理员在接收到【归档申请单】后仔细核对归档文件的名称、编号、数量、完好状态等无异常后，填写完【归档记录表】息。
非技术类体系文件由体系中心负责存档保留，技术文件由信息中心负责存档保留。
4.6文件的发放和接收
4.6.1手册、程序文件、管理制度、管理标准类文件由体系中心在OA上发布，各部门直接在OA 上查阅。
纸质版本只在体系中心保存，各部门不再发放；
4.6.2技术文件由信息中心根据下发需求下发。
下发的文件在分发前必须加盖文件受控印章和分发号（部门代码）。
接收文件的人员在【（□文件/□图纸）发放-回收记录表】上签字并在本部门的【文件接收台账】上登记，便于后续文件发放、接收的追溯性查找。
4.6.3对于需要提交给客户或供应商的文件必须经过归口负责人批准审核通过后方可提供。
所有文档未经审核不得直接提交给客户或供应商。
电子文档提交时必须处理为不能任意修改的形式方可发出。
4.7文件的更改
文件（除技术协议、图纸）需要变更时，由变更申请者填写【文件变更申请单】进行变更。
综合管理手册由管理者代表审核、总经理批准变更；程序文件由体系中心更改，管理者代表批准变更；其它文件由归口负责人批准后进行变更。
体系中心负责接收【文件变更申请单】和修改受控文件清单，以显示文件的最新状态和版次；同时更新OA上更新文件的版本。
体系中心负责在作废文件上盖“作废”章，同时要保留一份旧版文件底稿，在底稿文件上盖“作废”和“留存”章，便于追溯。
4.8文件的管理与销毁
4.8.1受控文件清单的整理
各部门负责整理本部门的技术文件和外来文件的受控文件清单，部门新增加文件或者文件更新时需要及时更新【受控文件清单】并报部门领导批准后提交体系中心汇总，体系中心将公司级【受控文件清单】汇总更新后经管理者代表批准。
4.8.2文件的保管：体系文件中管理手册、程序文件、管理类文件由体系中心负责存档保存；技术类文件由信息中心负责存档保存；记录文件由各部门文件管理员负责收集，分类保管；相关的带有受控标识的文件，应保持清晰，不得随意涂改，不得污损，方便存取和查阅。
4.8.3文件的销毁：各部门文件管理员对作废的文件及时做好标识并登记到【作废文件销毁清单】中，由部门归口负责人批准，由文件管理员提交总经办，对作废文件清单及文件进行核查无误后销毁，文件到保存年限不需要再保存的由总经办统一收集销毁，所销毁的文件应及时记录在【作废文件销毁清单】中。
4.9文件的评审
各部门每年对本部门文件的有效性和适用性进行检查，整理需要修订的文件目录，提交相关部门对制度的版本和有效性进行评审，或提出修改意见由制定部门进行修订完善，以确保文件是适宜的、有效的。
4.10受控印章管理
4.10.1文件受控印章包含：体系文件受控印章以及技术文件受控印章。
其中体系文件受控印章使用权归体系中心所有，技术文件受控印章使用权归信心中心所有，其它部门未经总经理批准不得擅自篆刻文件控制印章。
4.10.2体系文件受控印章包含：“受控”、“留存”、“作废”、“外来文件”；技术文件受控印章包含“受控（05）”、“受控（05）”、“归档（05）”、“外来文件（05）”、“作废（05）”、“留存（05）”、“样品试制（05）”。
4.10.3受控印章如下
5相关文件
《文件控制程序》ZG-P-02
6相关记录
【受控文件清单】ZG-P-01-01（A/0）
【（□文件/□图纸）发放-回收记录表】ZG-P-01-02（A/0）【文件变更申请单】ZG-P-01-03（A/0）
【作废文件销毁清单】ZG-P-01-04（A/0）
【外来文件清单】ZG-P-01-05（A/0）
【文件发放清单】ZG-P-01-06（A/0）
【文件(□领用/□借阅)申请单】ZG-P-01-07（A/0）
【文件借阅登记表】ZG-P-01-08（A/0）
【文件归档申请单】ZG-P-01-09(A/0)
【文件归档记录表】ZG-P-01-10(A/0)
【文件接收台账】ZG-P-01-11(A/0)。