文字材料中规范使用
规范用字管理要求
规范用字管理要求一、背景介绍在现代社会中，文字是人们交流和沟通的重要工具。
准确、规范的用字能够提高信息传达的准确性和效率，避免产生误解和歧义。
因此，对于各类文档和文字材料的用字要求十分重要。
二、目的和范围本文旨在规范用字管理，确保文字的准确性和规范性。
适合范围包括但不限于公文、商务文件、学术论文、广告宣传、网站内容等。
三、用字要求1. 字体要求（1）使用常见的字体，如宋体、黑体等，确保文字清晰可读。
（2）字体大小普通为12号，标题可适当调大。
（3）避免使用特殊字体和艺术字体，以免影响阅读和理解。
2. 拼写要求（1）严格按照词典规定的拼写方式拼写单词。
（2）避免拼写错误，特殊是常见的易混淆词汇。
（3）对于专有名词和外来词汇，应按照规定的拼写方式使用。
3. 标点符号要求（1）使用标点符号时，应符合语法规范。
（2）避免滥用标点符号，特别是感叹号和问号。
（3）注意标点符号的位置和使用方式，确保句子结构清晰。
4. 语法要求（1）使用正确的语法结构和句式，避免句子结构混乱。
（2）注意主谓一致、时态一致等语法规则。
（3）避免使用过于复杂的句子结构，以免引起理解难点。
5. 用词要求（1）使用准确、恰当的词汇，避免使用含糊、含糊不清的词语。
（2）避免使用俚语、口语和不规范的词汇。
（3）注意词语的搭配和用法，确保表达准确。
6. 表达要求（1）表达要简洁明了，避免冗长和啰嗦。
（2）注意段落结构，合理分段，使文章结构清晰。
（3）避免使用过多的修辞手法和夸张的修饰词。
四、监督与检查1. 监督责任（1）各部门和单位应建立用字管理制度，并明确责任人。
（2）监督部门应定期检查各部门和单位的用字情况，及时发现和纠正问题。
2. 检查方式（1）抽查样本，进行随机检查。
（2）对重点文档和重要场合的用字进行全面检查。
3. 处理措施（1）对于发现的用字问题，应及时指出并要求整改。
（2）对于重复浮现的用字问题，应进行严肃处理，并追究相关责任人的责任。
文字材料格式规范
文字材料格式规范一、文字材料的格式文字材料的格式一般包括：标题、正文、行文机构、行文日期、附件等。
（一）标题。
标题应当准确、简要地概括文字材料的主要内容，居于正文上端中央，用二号华文中宋体或加粗宋体。
标题较长需回行时不能把完整的词拆开。
标题与正文之间间隔使用“段后间距”适当调整，不可以空行调整或不调整。
（二）正文。
正文是文字材料的主体，叙述文字材料的具体内容。
正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。
1.层次序数要求。
文中的结构层次序数为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”（不能写成“1、”），第四层用“（1）”。
在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。
层次序数必须为输入格式，不可使用自动生成格式。
第一层为“一、二、三”，第二层为”（一）（二）（三）“，第三层为1.2.3，第四层为（1）（2）（3），第五层为①②③2.字体要求。
正文中只能用仿宋、黑体、楷体等字体，均用三号字，不能加粗。
正文中只有一级小标题的，用黑体字；有两级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字；有多级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字，第三级及以下用仿宋体。
除小标题之外的正文文字用仿宋体，每自然段第一行左空2字。
（三）行文机构。
写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称，用三号仿宋体。
（四）行文日期。
文字材料必须注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。
行文日期必须写明“年、月、日”全称，用汉字标注，即“大写”，“零”应写作“〇”，用三号仿宋体。
（五）附件。
附属于正文的文字材料，根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。
文字材料如有附件，附件的名称和件数应当在正文之后、行文机构之前注明，在正文最后一行后空1行的左侧空2字，用三号仿宋体字标注“附件”2字后标全角冒号和附件名称。
如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。
文字材料规范格式要点
文字材料规范格式要点在日常工作和学习中，我们经常需要编写文字材料，如报告、论文、简历等。
这些文字材料不仅需要表述清晰、准确，还需要符合规范格式。
下面就是文字材料规范格式要点的详细介绍。
1. 字体和字号首先，在文字材料中应该使用通用字体，如宋体、黑体等。
避免使用太花哨或特别的字体，以确保可读性和易用性。
其次，要注意字号的选择。
一般来说，标题使用22磅，正文使用小于16磅的字号，如14磅或12磅等。
在文字材料中使用一致的字体和字号，可以让材料看起来更整洁、更专业。
2. 行距和段距行距和段距也是文字材料格式的重要方面。
行距指的是每行之间的距离，应该保持在1.5倍或2倍行高。
段落之间应该保持一个空行，这被称为段距。
通常情况下，段距应该为1.5倍或2倍行高。
3. 对齐和缩进文字材料中的对齐和缩进也非常重要。
标题一般采用居中对齐，正文采用左对齐。
而段落的首行应该缩进一个字符距离。
这样做可以使文件看起来更有组织、更整洁。
4. 页面设置和页眉页面设置可以用来控制页面的大小、边距和方向等。
默认情况下，一般采用A4纸张，边距为2.54厘米。
另外，页面中的页眉也应该规范设置，包括名称、页码等信息，以方便阅读和管理。
5. 超链接和目录在文字材料中，超链接和目录也是常见的格式要点。
超链接可以用来在文本中嵌入链接，在读者方便查看附加信息。
而目录则可以用来统一管理各个章节或内容，简化读取难度。
除了以上的格式要点，还有其他细节上的要求，如使用合适的标点符号、注意段落的长度、注意公式和图片的排版等。
这些要点虽然看似琐碎，但对文字材料的质量和美观性具有重要意义。
总之，文字材料的规范格式可以让读者更加方便地阅读和理解你的文件，同时也体现了高效、专业的态度和品质。
因此，在编写文档时，务必要注意以上的格式要点，以保证文件的质量和可读性。
关于进一步规范文字材料的通知
关于进一步规范各种文字材料中规范使用序号标点、汉语拼音等的通知各职能科室、各级部：在本学期第一学月常规管理工作展评活动中，发现在公文、各种计划、活动实施方案、学月工作总结报告及记录日常工作的文字材料中，比较普遍地存在使用序号标点、汉语拼音等不够规范的地方。
为了及时纠正这类不规范情况，现将有关标准重申如下，望对通知前形成的文字材料进行一次检查，能纠正的及时予以纠正，并在今后的文字材料中不再出现不规范的使用。
一、公文发文号的正确使用公文发文号中，年份外的括号应用中括号“ 〔 〕 ”，而不用小括号“（ ）”或方括号“[ ]”。
如：鲁教办（2004）5号 （错误）鲁教办[2004]5号 （错误）鲁教办〔2004〕5号 （正确）二、文字材料中序号标点的正确使用（一）结构层次的序号 第一层为“一、”，第二层为“（一）”， 第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（二）“第一”、“第二”，“首先”、“其次”等后面应用逗号（“，”）。
（三）“一”、“二”、“三”等后面应用顿号（“、”）。
（四）“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面应用齐线墨点（“.”），而不该用“、”或其它。
（五）序号如加括号，如（一）（二）（三）（1）（2）（3）等后面不加标点符号。
三、年份的正确用字年份如用“二○○四年四月”的方式表述，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字“0”或英语全角字符“Ｏ”。
应当写明年月日，不能简写，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。
四、标题国家标准规定：公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
五、正文行政机关用国际标准A4纸，正文用3号仿宋体字，每页排22行，每行排28个字。
要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。
公文、材料用字及格式
有关公文、材料“用字及格式”的规范要求一、文字材料中序号、标点的正确使用1“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”“第二，”“首先，”“其次，”等。
2“一，”“二，”“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”“二、”“三、”。
3“l、”“2、”“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点(实心小圆点)，即“1．”“2．”“3．”或“A．”“B．”“C．”。
4序号如加括号，如(1)(2)(3)等，不再加标点符号。
二、年份中“零”的正确使用年份如用中文形式表示，如“二○一三年一月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”，而应该用圆“○”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择)；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2013年10月”。
三、公文文号的正确使用印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“﹝﹞”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择)，而不应该用小括号“( )”或中括号“[ ]”。
如：***教语(2013)5号(不规范)***教语[2013]5号(不规范)***教语〔2013〕5号(规范)四、正确区分连接号和破折号1.凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“一”。
如：2013年2月～6月中的“～”(使用规范)2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。
(选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找)五、汉语拼音注音字母的正确使用1.大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。
2.分连写：词内连写，词间分写。
例：“公共场所请勿吸烟”GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。
文字材料管理制度
文字材料管理制度一、总则为了加强材料管理，提高材料利用率，规范材料使用行为，保障公司生产经营正常进行，特制定本管理制度。
二、管理原则1、平等自愿原则：材料的管理应当遵循平等自愿原则，保护员工的合法权益。
2、合理使用原则：严格控制材料的损耗，提高材料的利用率。
3、合法合规原则：材料的使用应当合法合规，严禁违法使用和私自带离现场。
4、安全第一原则：材料管理应当以安全第一为前提，确保员工和财产的安全。
三、材料管理责任1、公司领导应当高度重视材料管理工作，明确分工，统一指挥，加强监督，确保材料管理工作的顺利实施。
2、各部门应当严格按照公司的管理制度和相关规定，认真负责地做好材料管理工作。
3、所有员工都有管理材料的责任，要切实做好材料的使用、保管和损耗的防范工作。
四、材料的采购管理1、公司的材料采购应当按照国家相关法律法规和政策规定进行，确保质量合格、价格合理。
2、材料的采购应当严格履行公司的采购程序，由指定的专人负责采购工作。
3、采购材料必须向公司财务部门提供采购申请书和相关资料，并办理相应的审批手续。
4、采购人员必须按照公司的规定，选择合格的供应商，并签订合同进行采购。
五、材料的验收管理1、材料的验收应当由指定的专人进行，验收人员要严格按照国家标准进行验收，确保材料的质量合格。
2、验收人员要认真核对供货商提供的材料清单和采购合同，并进行实物核对。
3、对于有问题的材料，验收人员必须及时向采购部门和财务部门报告，做好记录工作。
4、验收合格的材料，应当及时入库，由库管员负责。
六、材料的入库管理1、入库材料必须进行登记和编码工作，确保对材料的跟踪管理。
2、入库材料必须进行质量检验，按照标准进行分类存放，以免造成混乱。
3、入库材料必须按照采购合同和验收单据进行签收和备份。
4、入库材料应当符合相关安全标准，确保员工和财产的安全。
七、材料的使用管理1、公司的材料使用必须按照规定的标准和程序进行，严格遵守使用要求。
2、材料使用必须通过领用单据和申请表进行办理，由指定的专人发放。
文字材料格式规范
文字材料格式规范文字材料格式规范为统一集团各类文字材料格式，提高页面排版质量，现对文字材料的格式规范如下：一、文字材料的格式文字材料的格式一般包括：标题、正文、行文机构、行文日期、附件等。
（一）标题。
标题应当准确、简要地概括文字材料的主要内容，居于正文上端中央，用二号华文中宋体或加粗宋体。
标题较长需回行时不能把完整的词拆开。
标题与正文之间间隔使用“段后间距”适当调整，不可以空行调整或不调整。
（二）正文。
正文是文字材料的主体，叙述文字材料的具体内容。
正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。
1.层次序数要求。
文中的结构层次序数为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”（不能写成“1、”），第四层用“（1）”。
在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。
层次序数必须为输入格式，不可使用自动生成格式。
2.字体要求。
正文中只能用仿宋、黑体、楷体等字体，均用三号字，不能加粗。
正文中只有一级小标题的，用黑体字；有两级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字；有多级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字，第三级及以下用仿宋体。
除小标题之外的正文文字用仿宋体，每自然段第一行左空2字。
（三）行文机构。
写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称，用三号仿宋体。
（四）行文日期。
文字材料必须注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。
行文日期必须写明“年、月、日”全称，用汉字标注，即“大写”，“零”应写作“〇”，用三号仿宋体。
（五）附件。
附属于正文的文字材料，根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。
文字材料如有附件，附件的名称和件数应当在正文之后、行文机构之前注明，在正文最后一行后空1行的左侧空2字，用三号仿宋体字标注“附件”2字后标全角冒号和附件名称。
如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。
常用符号的规范使用
公文中常用符号的使用在日常的生活和工作中，我们经常要从事文字工作，但是，在实际应用的过程中，我们发现在公文、论文、计划、总结、试卷、证书、奖牌等文字材料中，存在不少使用不规范的序号、标点符号、和汉语拼音，以及年月日应用的不规范。
那么，如何规范使用？请注意以下几个方面的问题。
一、文字材料中序号、标点的正确使用1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。
2.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。
3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.”或“A.”、“B.”、“C.”。
4.序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。
5.文章的层次顺序应依次是：一、二、三、（一）（二）（三） 1. 2. 3.(1)(2)(3)二、年份中“零”的正确使用1.年份如用中文形式表示，如“二○○六年八月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择，或者直接在“插入”栏内选择“日期和时间”即可），年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2005年10月”。
2.按“国家标准”，国家行政机关的公文的日期应该用汉语表示。
3.各类通知、告示、奖牌、证书等上的日期的书写，要做到汉字和阿拉伯数字不混用。
如：二00六（错误）、二OO六（错误）、二○○六（正确）三、公文的年份中“括号”的正确使用印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔〕”（也叫六角括号），而不应该用小括号“（）”或方括号“[]”或英文中使用的“【】”。
如：淮语（2006）5号（不规范）淮语[2006] 5号（不规范）淮语【2006】5号（不规范）淮语〔2006〕5号（规范）四、正确区分连接号和破折号1.凡文中使用连接号的应该使用“—”或“～”，而不使用“——”。
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关于在文字材料中规范使用
序号标点、汉语拼音、汉字的通知
各科室、教研组：
为贯彻落实《国家通用语言文字法》，对于计划总结、论文、案例、教案、作业、试卷等文字材料中的序号标点、汉语拼音、汉字的使用普遍存在不规范的问题，望各科室、教研组在今后的工作中予以高度重视。
一、文字材料中序号标点的正确使用
1．“第一”、“第二”，“首先”、“其次”等后面应用逗号。
2．“一”、“二”、“三”等后面应用顿号。
3．“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面应用齐线墨点（．）。
4．序号如加括号，如（1）（2）（3）等后面不加标点符号。
3. 破折号
团结——批评——团结 ( 错误 )
团结—批评—团结 ( 正确 )
40 —— 50 周岁 ( 错误 )
40 — 50 周岁 ( 正确 )
70 —— 80 ％ ( 错误 )
70 ％— 80 ％ ( 正确 )
4 ．单书名号和双书名号及尖括号
《 < 民办教育促进法 > 实施条例》 ( 错误 )
《〈民办教育促进法〉实施条例》 ( 正确 )
二、年份的正确用字
年份如用“二○○五年四月”的方式表述，则中间的“○”不能写成英文“Ｏ”或数字“0”，可在WORD文档中插入日期。
三、汉语拼音注音的正确使用
1．大小写：句子开头的字母大写；诗歌每行开头的字母大写；专有名词的第一个字母大写；专有名词和普通名词连写的，第一个字母要大写。
2．分连写：词内连写，词间分写。
四、汉字的书写
1.教案书写不得书写繁体字、异体字、二简字或错别字（因教学需要除外）；
2.板书用字符合要求，不得书写繁体字、异体字、二简字或错别字（因教学需要除外）；
3.批改作业、书写评语用字符合要求，不得书写繁体字、异体字、二简字或错别字（因教学需要除外）。
海区二小语言文字工作办公室。