第五章 Word论文排版的六大步骤

第二讲的是论文排版前需要掌握的六个好习惯。我发现有的同学准备好论文内容 以后就急于开始排版，我的建议是先不要急于排版，最好先掌握排版前六个好习惯。这六个 好习惯分别是：第一，设置文档自动保存的时间；第二，经常执行保存操作；第三，经常保 留备份做副本；第四，学会锁屏的快捷键；第五，开启屏幕保护功能；第六，不要在桌面排 版。
我首先给大家讲第一个好习惯，设置文档自动保存的时间。我现在开始排版，在排版之 前首先要开启自动保存时间间隔。也就是说软件在你没有执行保存的时候，它每隔一定时间 自动会执行保存一次。这个功能它是在文件选项卡 找选项，如果你用的是 Word2003，它是 在工具的菜单里找选项。大家可以从里面寻找，好，在这里面我们找保存，在保存里面看到 这一项，保存自动恢复信息的时间间隔，它默认是 10 分钟。也就是说这个软件在你排版的时 候，每隔 10 分钟它会自动地执行一次保存操作。那这个时间可大可小，你可以调大一些，也 可以调小一些，这个时间到底是调大还是调小，这个是根据你的习惯或者说根据文档的篇幅 来定。我跟大家这样建议，比如你排的是长篇文档，200 页或 300 页以上，那你这个时间间 隔你可以设定 10 分钟，或者时间更长。为什么这么说呢，因为当你排版长篇文档的时候，它 执行保存的时候它是需要花时间的，如果你电脑配置稍微低一些，你会发现当它自动保存的 时候，在软件的界面的状态栏它会出现一个进度条，一个保存的进度条，配置低的情况下它 进度是比较慢的，是需要花时间的。你每排 10 分钟，它自动保存一下花时间，比如几十秒或 者一分钟或者更长，这一来可能会导致你窝工，所以可以设成 10 分钟，或者 11、12 等等。 如果你排版的是短篇文档，像我们的论文，这论文我们知道一般也就几十页，这时候你可以 把时间设置在，比如说 5 分钟或者 4 分钟。3 分钟可以吗？可以！这样它每隔 3 分钟它就保 存一次，你再排，再过 3 分钟它自动保存。这样以来防止你内容的丢失，除了设置时间间隔 以外，这里面还有一项就是恢复的路径。我给大家演示一下，这里有一项自动恢复文件的位 置，这是说什么意思呢。就是一旦电脑发生了断电，或者其它不可预知的情况，可能你排版 的很多步骤将消失了，需要重排。这时候，你可以从自动恢复文件位置单击浏览，从这里面 找到你曾经做过的一些步骤等等，就是它可以尽量地挽回你排版的时候出现的一些问题。
第一节 沟通——论文排版少走弯路的秘诀
各位同学大家好！我今天讲课的主题是 Word 论文排版的六大步骤。我们知道排版过论 文的同学有这种感触，经常会让你修改很多次。我把这种修改大致分为两个方面，第一方面 是修改内容，比如内容是否正确无误、是否完整等等；第二个方面就是修改的格式，就是格 式是否符合论文的要求。
我给大家举例以下几个问题，第一是不规范，第二是有遗漏，第三是有瑕疵。我们说第 一个方面不规范，就是格式要求的专业术语不严谨。我们知道 Word 文档里面段落，经常设 置段前和段后距，一般情况下都是用行或者磅为单位，可是我发现有的论文里面它说是段前 一厘米，一般情况下段前和段后不会用厘米为单位。第二种情况是有遗漏，就是有的地方没 有具体说明该如何去设置。在论文排版的时候经常有这样的要求，设置纸张的页边距，可是 我发现有的模板里面没有具体要求页眉和页脚的尺寸该如何设置。那碰到这种情况，学生排 版的时候，有的时候会感到迷茫。那页眉和页脚到底该设置多大的尺寸呢。第三种情况就是 有瑕疵，就是格式要求的不好。我们知道 Word 文档里面的段落，里面有的是纯汉字，有的 是纯数字，有的是纯字母，也有可能是它们的混合体。在一般情况下，我们都是给中文使用 中文字体，给英文或者数字使用英文字体。可是我发现有的论文模板的要求给段落全都使用 中文字体，这样一来虽然也能使用，但是会对论文的段落排版起来并不美观。所以碰到这种 情况，我建议大家要和你的导师进行充分地沟通。只有充分地沟通，才能达到事半功倍的效 果！
第五章 Word 论文排版的六大步骤
第一节 沟通——论文排版少走弯路的秘诀...........................................................................2 第二节 制作——排版前需要掌握的 6 个好习惯 ...................................................................2 第三节 制作——页面设置的掌握 .........................................................................................5 第四节 制作——两种排版的思路分析..................................................................................8 第五节 制作——定制样式快速格式论文内容 .......................................................................9 第六节 制作——生成目录..................................................................................................13 第七节 制作——设置页眉、页脚及页码 ............................................................................16 第八节 检测——交付论文稿件前的检查工作 .....................................................................21 第九节 交付——上交论文的注意事项................................................................................26 第十节 修改——根据指导教师意见修改稿件 .....................................................................27 第十一节 定稿——最终完工 ..............................................................................................29
在一般情况下，我们在排版论文的时候，都会有一个论文格式参考样例，或者说是论文 模板供你参考。那在你排版的时候，你是否认真阅读了论文排版的格式要求。比如说交稿时 间，最晚交稿的时间是哪一天；交稿方式，那你排版完毕以后交稿方式通过电子信箱，还是 网盘还是纸质的文件；文档格式，你交稿的格式是 doc 格式的，还是 docx 格式的；编写平台， 你的论文编写是用微软的 Word，还是金山的 WPS 文字。实际上并不是所有的模板都很完美。