商务英语信函写作的原则分析
礼貌原则在英文商务信函中的应用研究
礼貌原则在英文商务信函中的应用研究礼貌原则是人们在交际活动中应遵循的基本原则之一，也是商务信函中需要严格遵守的规范。
在商务信函中，表达语言要求准确、到位，但又要尽量表现出礼貌和尊重，以维护商业关系和增进合作。
商务信函中的礼貌原则具有以下几个方面的应用。
首先是称呼。
在英文商务信函中，对收信人的称呼是非常重要的。
通常情况下，我们会使用尊称或者友好称呼来称呼收信人，例如使用“Dear Mr./Ms.”或者“Hello”等。
在不清楚收信人姓名的情况下，可以使用“To whom it may concern”或者“Dear Sir/Madam”等。
这些称呼都能够体现出发件人的尊重和礼貌。
其次是措辞。
商务信函的措辞应当严谨而且尊重，避免使用太过直接或者冒犯性的语言。
对于陈述和要求，可以使用委婉而礼貌的语气，例如“Would you mind…”或者“Please kindly…”等。
这样的表达方式能够降低对方的防备心，增加合作的可能性。
再者是感谢与赞赏。
在商务信函中，适当的感谢和赞赏也是展现礼貌的一种方式。
无论是对方提供的帮助，还是对方的专业建议，都需要及时表示感谢和赞赏。
这不仅体现了发件人的礼貌，也能够增加与对方的亲近感，加强商业关系。
最后是结束语。
商务信函的结束语同样需要体现出礼貌和尊重。
通常情况下，我们可以使用“Sincerely”, “Best regards”等词语来结束信函，并在此之前加上适当的再次感谢或者表达期待合作的词语，以营造出一种积极向上的合作氛围。
礼貌原则在商务信函中的重要性礼貌原则在商务信函中的应用不仅仅是一种表面的形式，更是对商务交流起到了积极促进作用的重要因素。
具体来说，礼貌原则在商务信函中的重要性主要体现在以下几个方面。
首先是维护商业关系。
商务信函作为商务往来的一种重要形式，其内容和表达方式直接关系到合作双方之间的关系。
如果在商务信函中忽视了礼貌，过于直接或者傲慢，很容易引起对方的不满和不耐烦，从而影响商业合作关系的发展。
商务英语信函的7C原则
商务英语信函的7C原则为到达通过信函有效沟通的目的，有必要把握写好国际商务函电的原则。
一般地，商务信函有以下七个方面的写作规章，通常被称为“7C原则”：1.Clearness清晰原则清晰包括两个方面的内容，一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误会。
这就要求写信者头脑清晰、条理清楚、表达精确，避开使用一些含混不清、模棱二可的词汇。
2.Conciseness简洁原则简洁是指用最少的语言表达最丰富完好的内容，并且不影响信函的礼貌性。
简洁使信函更加简明有力。
商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。
这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴实的词汇，采纳简洁，直接的句子商务英语信函的“7C原则”商务英语信函的“7C原则”。
3.Correctness精确原则商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的根据，以及进行商业活动往来的重要凭证。
精确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。
精确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实精确无误。
因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。
4.Concreteness详细原则详细原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实详细、丰富生动，表达要完好。
商务信函写作中留意避开类似：soon, at an early date,good,nearly等笼统的、含混不清的表达法。
例如：I will send the samples to you soon.就不如I will send the samples to you in two weeks.假如能再详细，那就更好了，例如I will send the samples to you next Monday.5.Courtesy 礼貌原则为了建立、保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要留意礼貌原则，以理待人。
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式邮件和信函是商务英语中非常常见的沟通工具，为了确保邮件信函的专业性和准确性，以下是一些值得注意的事项以及常用的句式，帮助您写出符合商务规范的邮件信函。
一、邮件信函的格式邮件信函的格式包括信头、称呼、正文和结束语。
以下是一个标准的商务邮件信函格式示例：信头：- 发件人地址：发件人的电子邮箱地址- 收件人地址：收件人的电子邮箱地址- 主题：简洁明了地概括邮件内容，如“合作机会”、“产品咨询”等称呼：- 如果知道收件人的姓名，可以直接称呼其姓名，“尊敬的Ms. Smith”或“亲爱的John”等，- 如果不知道收件人的姓名，则可以使用更一般的称呼，如“尊敬的先生/女士”、“亲爱的客户”等正文：- 开头：首先表达问候，如“希望您过得愉快”、“祝您工作顺利”等，然后进行自我介绍或背景介绍，如“我是某公司的销售经理”、“我在上周的会议中与您有过交流”等- 主体：明确表达写信的目的，详细说明事由或解答问题，并提供相关的信息和附件- 结尾：感谢收件人的关注和耐心阅读，表达期待进一步合作的愿望，如“谢谢您的时间和关注”、“期待您的回复”等结束语：- 结束语可以根据信的主题选择适当的表达方式，一般的结束语有“祝好”、“顺祝商祺”、“谢谢”等二、邮件信函的注意事项1. 合理使用主题：主题应简洁明了，能准确地概括邮件的内容，避免使用繁琐的词汇或错别字。
2. 礼貌和尊重：使用适当的称呼，尊重收件人的身份和地位，展现您的礼貌和职业素养。
3. 清晰明了的语言：使用简练、准确、流畅的语言，避免使用太多的专业术语或缩写，以确保对方能准确理解您的意思。
4. 避免使用缩写：商务邮箱的信函应避免使用缩写，除非是被广泛接受的通用缩写。
5. 检查拼写和语法错误：在提交邮件前，务必检查拼写和语法错误，确保邮件准确、无错误。
6. 避免使用过于动情的语言：商务信函需要保持专业和正式，避免使用过于感性或动情的语言，以免给收件人造成不必要的困扰。
从关联理论看商务英语信函写作合作原则和礼貌原则
从关联理论看商务英语信函写作的合作原则和礼貌原则摘要：商务英语信函作为国际商务活动不可或缺的一部分，在国际商务交往中发挥举足轻重的作用。
本文简述了英语商务信函必须遵守的合作原则和礼貌原则，通过sperber和wilson提出的关联理论，指出如何更好地使用合作原则和礼貌原则。
并通过例证分析，论证了这一关联理论对商务英语信函的指导意义，为商务英语信函写作提供了一定意义的理论依据。
关键词：商务英语信函关联理论礼貌原则合作原则一、引言自我国实行对外开放政策以来，对外经济贸易有了很大的发展，书信交流非常频繁，其中商务英语信函是最重要的形式。
商务英语信函是以英语为表达手段，以国际商务为目标，以国外客户为服务对象，具有法律效力的经济活动。
要写好英语商务信函，除要求业务人员具有良好的英语基础，掌握涉外应用文体的固定格式、套语外，还要注意语用原则在商务英语信函中的作用及商务英语信函写作过程中应遵循的写作原则[1]。
合作原则和礼貌原则是商务英语信函写作必须遵守的语用原则的重要组成部分。
何兆熊认为，合作原则和礼貌原则之间存在一种进退相让的关系，多考虑一点合作原则，便只能少考虑一点礼貌原则；反之，多考虑礼貌原则，便不得不牺牲合作原则[2]。
因此，要注意合作原则和礼貌原则之间的关系。
二、概述合作原则是美国语言学家grice提出的语用理论。
他认为，合作原则就是要求发话者和受话者在交谈过程中所说的话必须符合交际双方的话题。
合作原则包括四个准则，即质的准则、量的准则、关系准则和方式准则。
根据grice的合作原则，在交际中质的准则要求说话人不要说虚假的话和缺乏足够证据的话；量的准则要求说话人所说的话应包含交谈目的所需要的信息，不应超出需要的信息；关系准则要求说话人所说的话之间要有关联，不要偏离话题；方式准则要求说话人的话语含义避免晦涩、歧义、要简练有条理[3]。
礼貌原则是g.n.leech对语言交际中的礼貌现象进行系统深入研究之后提出的。
商务英语信函写作的5W7C原则
商务英语信函写作的5W7C原那么一封商业信函写得好不好，可以用5W和7C原那么来检验。
商业信函的写信原那么(Writing Principles)已从原来的3个“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)开展到目前的7个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, ConsiderationDear Sirs,With reference to your letter of April 9, we are pleased to aept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License we will open the L/C by cable.关于你们四月九日函，我们快乐地承受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。
请着手办理申请出口许可证。
一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。
1.一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果;2.一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系;3.一封完整的书信，可以防止由于遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(Lawsuit);4.有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力(Complete and Effective)而成为极为重要的文件。
一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，既：“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”例如在定货的信中，必须明确说明“需要什么商品”(What you want)“何时需要” (When you need the goods)“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)“如何付款”(How payment will be mande)如对对方的要求作出否认的答复时(如不能报盘，不能理赔等)应说明理由“为什么”(Why)。
商务英语信函的7C原则
商务英语信函的7C原则为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务信函的原则。
一般地，商务信函有以下七个方面的写作规则，通常被称为“7C原则”：1.Clearness 清楚原则清楚包括两个方面的内容，一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。
这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。
2.Conciseness 简洁原则简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。
简洁使信函更加简明有力。
商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。
这要就要写信者在行文过程中尽量选用简单、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子商务英语信函的“7C原则”商务英语信函的“7C原则”。
3.Correctness 准确原则商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。
准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。
准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。
因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。
4.Concreteness 具体原则具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。
商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。
例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.5.Courtesy 礼貌原则为了建立、保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。
礼貌原则在商务英语信函中的应用
礼貌原则在商务英语信函中的应用
商务英语信函是商业交流的重要工具，礼貌原则在商务英语信函中的
应用至关重要。
以下是礼貌原则在商务英语信函中的应用：
1.称呼：应使用正式的称呼，如尊敬的先生或女士，或者使用对方的
职称或头衔。
在信函的开头和结尾使用适当的称呼，并根据对方的性别来
决定使用Mr.或Ms.。
2. 敬语：在信函中要使用适当的敬语，如需表达敬意、感激之情时，采用Thank you、Thank you very much等表达方式，表达诚挚而真诚的
语气。
3.文字表达：在商务英语信函中，文字表达应准确清晰、直截了当、
简单易懂，并保持一种正式而礼貌的语气。
4.谦逊：在交流时应表现出谦逊的态度。
避免使用过于强烈的语气和
措辞，以免产生误解。
同时，应保持真诚和友好，让对方感受到信件中的
诚意。
5.其他礼貌原则：在回复信件时及时回复，使用易于阅读的格式、适
当空白和标题，避免使用大写字母、缩写等不规范用语。
最后要注意核对
拼写和语法错误，以确保整封信函的质量。
总之，在商务英语信函中运用礼貌原则可以有效促进商业交流，增强
交流双方之间的信任和合作关系，使得商业合作更加顺利和成功。
商务英语中正式信函的写作方法
商务英语中正式信函的写作方法
商务英语中正式信函的写作方法
信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要
的意义。
典型商务信函的内容应包括如下几点：
信内地址：写在信纸的左上角，编号和日期下方。
顺序是从小
到大：
公司名称或收信人姓名、职务
房屋或大楼名称
大楼号码及所在街道或路的名称
省市名称及邮编
国家名称
称呼敬语：如知道对方姓名，就用DearMr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用DearSir,DearMadam,也可用：Towhomifmayconcern。
如对方职务较高，则最好用其职务名称，如：DearProf.Smith,DearDr.Henson等。
称呼一家公司就用DearSirs
或Gentlemen。
正文
结束敬语：如称呼用DearSir/DearSirs/DearMadam",结束敬语
就应用Yoursfaithfully。
如称呼用DearMr.John/DearMr.Smith,结
束敬语就应用Yourssincerely。
署名
英文信函中讲究五C原则，也就是要求做到正确(Correctness)、清晰(Clearness)、简明(Conciseness)、完整(Completeness)和礼
貌(Courtesy)。
信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人
的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。
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随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。
人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。
而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。
这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。
我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。
“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。
”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：Completeness（完整） Concreteness（具体）Correctness（正确） Conciseness（简洁）Clearness（明晰） Courtesy（礼貌）Conscientiousness（诚意）这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。
我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。
在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。
写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。
因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。
简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。
而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。
一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。
信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。
让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。
在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。
所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。
一、压缩篇幅，删繁就简。
（一）3W式结构。
一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。
我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。
收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。
1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment. 这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。
这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。
不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。
例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。
因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。
会显出你郑重其事、思想缜密。
把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。
如：例（３）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。
没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。
要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。
所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：结尾是提出要本求或者提请注意。
不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。
如：例（４）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.短短的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。
以上例（１）、（３）、（４）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。
简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。
套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。
”，可谓商务英文信函中的上佳之作。
当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。
有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。
问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。
删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。
（二）避免客套罗嗦、语义重复。
如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。
不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。
所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（ clich é）和没有什么实际意义的词语。
删掉那些不必要的罗嗦的字句。
如：例（５）：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.（我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。
）本句由４２个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。
表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。
而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.(如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。
)例（６）: With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。
可就在这段话中有两句多余的话。
第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。
第二句是“we have considered the matter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。
在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。
根据以上分析，原稿可以修改为：We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20. 你会发现原稿（英文）一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。
如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。
二、给“臃肿”的段落“瘦身”。
在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。
整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，阅读的最大障碍。
会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。
因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。
把较长的段落拆解成几段。
一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）”（摘自周邦友《英语应用文大典》第７６页）如：例（７）：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上这封信只有一段，共有两句话。