常用软件使用技巧

常用软件使用技巧

一、Outlook

1、通讯录的备份

（1）打开outlook Exrpess 点击通讯录，然后点击“文件”菜单，点击“导出”，选择通讯薄（WAB）（A）…

（2）在弹出的保存文件对话框的文件名框中输入要保存的文件名，并选择相应的盘符和目录，点击“保存”，点击“确定”通讯录即可导出成功

（3）您可以将导出的通讯录文件安全备份到光盘，U盘或移动硬盘上，保存在安全的地方，当重新安装系统或者更换电脑后，只要打开新的OE，点击通讯薄——文件夹——导入，找到光盘或U盘上的通讯薄（wab）文件导入即可。

2、收发邮件账号的保存

（1）首先打开Outlook Express，点击“工具”，点击“账户”，点击“邮件”选中已经建立好的账号，点击“导出”；

（2）在弹出的对话框中输入要保存的账号名，并选择相应的保存路径，点击“保存”即可成功。将保存在硬盘上的这个文件保存在U盘，光盘或移动硬盘上，妥善保存。按这种方法可以吧所有的账号全部导出。当更换电脑或者重装系统后，打开OE——工具——账号——邮件，点击“导入”找到U盘上的文件，导入即可。

3、邮件的备份

（1）首先打开outlook express，点击“工具”，“选项”，点击“维护”标签；

（2）点击“存储文件夹”，能看到邮件文件夹存储的目录：您会在弹出的对话框中看到：

D：\My Document\outlook express，系统默认的是在C:盘。

（3）然后点击我的电脑——打开相应的盘符——找到分支的目录：outlook express。将这个目录复制到D盘保存，然后将这个文件保存在移动硬盘上，U盘由于容量小，不适宜保存OUTLOOK EXPRESS大量的邮件文件夹。

4、邮件恢复

（1）当由于意外情况邮件丢失时，可以用备份的邮件恢复到当前的OUTLOOK EXPRESS 系统中。打开OUTLOOK EXPRESS——文件——导入：选择“邮件”：

（2）在弹出的对话框中选择Microsoft Outlook Express 6,点击“下一步”：

（3）从“OE6”存储目录中导入：

（4）点击“确定”后，“浏览”找到光盘或者存在D盘的备份邮件文件夹：outlook express.。点击下一步，选择导入所有文件夹，点击导入，几分钟后邮件就可以全部导入新的OUTLOOK EXPRESS中了。

5、邮件服务器的设置

（1）首先打开OUTLOOK EXPRESS，然后点击“工具”菜单，点击“账户”。

（2）进入账户页面，点击“邮件”。

（3）点击“界面”右边的“属性”按钮。在菜单栏中点击“服务器”。

（4）设置服务器信息中的接收和发送邮件地址为： 至此邮件服务器的配置就完成了。

（5）我们如果遇到邮件发送不出的情况，我们要确认上图中的“发送邮件服务器”，是否已经勾上。如不没有，如图勾上“我的服务器要求身份认证”即可成功发送邮件。

二、Word

1、某些情况下出现字符间距过大无法调整的情况

由于Word默认不允许在单词中断开换行，这个默认设置会造成包含英文单词、数字和一些英文符号的整个句子自动跳到下一行，致使前面的文字自动分散、字符间距拉大，无法调整。

解决方法：在“段落”选项卡中，选择“允许西文在中间换行”。

2、如何在段首第一行开始输入下划线

很多时候同一段落的自动换行处不能添加空格，也就导致以这些空格为基础加下划线输入类似“年月日”失败。

解决方法：使用Ctrl+Tab组合键，插入一个个制作符，然后再选中输入的制作符加下划线。

3、如何在自动换行的行首输入空格

有时在文字中会有这样的情况：输入“共计万元”、“约平方米””，本意是让其醒目的显示出来，待数字出来后再将下划线处改成数字，但恰好“共计”和“约”处于自动换行的行尾，当在下行行首加空格时均没有任何反映，因为所加空格，都会自动地返回到上一行的末尾处。

解决方法：依次选择：工具—→选项—→兼容性，找到“将尾部空格移入下一行”，选上它再点“确定”。

4、如何保留修改痕迹

你把文档传给另一个人征求他的修改意见，当他把文档回传给你的时候，你需要确切知道他在什么地方作了修改，以便最后由你决定采纳与否从而完成最终定稿。

解决方法：依次选择：“工具—→修订”，也就是进入审阅模式即可。此后所有的修改（删除、插入、移动等等）都将被标示出来。

接受文档中所有修订：依次点击“菜单—视图—工具栏—审阅”，调出并找到审阅工具按钮，然后点击“接受所选修订”按钮右边下拉箭头，选中“接受对文档所做的所有修订”。

接受某一个修订：通过选中一个修订然后点击“接受所选修订”或者在按钮右边下拉箭头中选中“接受修订”，可以针对某一个修订进行操作，决定接受或保留该修订。

退出审阅修订模式：再次点击“工具”菜单下的“修订”，取消该项原来被选中状态，即退出审阅修订模式，回到正常文档状态。

5、如何在版心右侧添加类似于“旁注”的文字

类似于在看一篇东西的时候在旁边加上自己的心得、体会、说明；或者在提交给领导的材料中，在不同的段落适时的加上相关说明、来源、出处等供领导参考。

解决方法：依次选择“插入—→批注”，然后在“批注”框中输入批注文本——你的旁注。默认是在右侧，如果想改为左侧，可依次点击“工具—→选项—→修订”，在“修订”选项卡的下方的“批注框”的“边距”一栏选择“靠左”即可。删除批注：要快速删除单个批注，右键单击该批注，然后单击“删除批注”。

6、如何使用通配符批量加空格、改字体。

例如文章中“第一章×××”、“第二章×××”、“第三章×××”……，“第一条×××”、“第二条×××”“第三条×××”……，这些内容的“章”、“条”后无空格，字体跟其他正文一样。如果想批量将其中所有的“章”、“条”后面都加一空格并改变所有“第×章”、“第×章”的字体（如加粗、黑体等），有什么办法？

解决方法：依次选择“编辑—→替换”，在“查找内容”中输入“第*[条章]”（输入时不加引号），在“替换为”中输入“^&^s”（均不加引号），同时选中“^&”（即抹黑）后点击“高