谈预付账款的正确使用与管理

谈预付账款的正确使用与管理
预付账款是指企业按照购货合同的规定，预先支付给购货方的款项。

在日常核算中，有的企业由于主客观等原因，错用该科目或利用该科目隐瞒利润推迟纳税等，对预付账款管理不善，影响了企业财务信息的真实性。

本文列举了错用科目或利用该科目隐瞒利润推迟纳税等几种情形，简要分析原因，进而提出加强“预付账款”管理的举措。

一、“预付账款”科目错用的形式和原因
企业在日常核算过程中，基于主观故意和客观原因，有时会误用“预付账款”科目或利用该科目隐瞒利润推迟纳税、偷逃企业所得税，一般来说有以下几种情形：
（一）购置机器设备、购建厂房的预付款或预付在建工程款等误记入“预付账款”。

在实际会计核算中，企业发生的购置机器设备、购建厂房的预付款或预付在建工程款等业务，不少会计人员不知道将其列入“预付账款”还是“在建工程”或“工程物资”科目，认为只要是预付的各种款项均应在“预付账款”科目列支，没有正确理解预付账款的性质。

《企业会计制度》规定，预付账款科目是流动资产类科目，用来核算企业购入存货时形成的预付款。

而上述购建设备、厂房的预付款或预付在建工程款属于固定资产类核算的对象，不应在“预付账款”科目核算，而在“工程物资”或“在建工程”科目核算。

（二）职工借支而预付的材料款误记入“其他应收款”科目。

企业采购人员借支去采购材料等货物需要先付款，财务部门只有采购人员的借条，发票在当月收不到，也无供货企业的收据，会计人员做账时误用“其他应收款”科目核算预付材料款。

一般来说，和主营无关的业务可以用其他应收款核算，而预付账款的核算内容是和主营业务有关的项目，如采购材料，需要有合同。

所以，职工借支预付的材料款应记入“预付账款”。

（三）资产负债表中的预付账款项目填列可能不正确。

会计期末会计人员编制资产负债表时，容易将应付账款和预付账款合并计算出错。

如：将“预付账款”总分类账户的期末余额直接填列在资产负债表的“预付账款”项目中，这样计算不一定正确。

因为，总分类账户等于所属各个明细分类账户余额之和。

这种错误源于会计人员没有考虑预付账款总分类账中可能含有应付账款明细数额。

实际上，预付账款与应付账款是对应的。

需要注意的是，只有在期末编制资产负债表时，预付账款项目年末数=应付账款的某笔明细账户借方余额+预付账款的借方余额，而账薄记录不变。

（四）房地产开发企业对预付工程款和预付的土地使用权款，误用“在建工程”科目核算。

在房地产开发企业日常核算中，个别会计人员把预付工程款和预付的土地使用权款误用“在建工程”科目核算，原因是没有考虑房地产开发企业的特殊性。

我们知道，对于房地产开发企业来说，其开发项目属于存货，其预付工程款和预付的土地使用权款应使用“预付账款”和“开发成本”两个科目进行核算，而不是记入“在建工程”或“工程物资”科目。

（五）预付账款长期挂账，影响损益和税收。

对于非房地产开发企业，在企业按购货合同预付货款后，由于供应单位不给开发票，或对方单位可能倒闭，或未倒闭但时间达两年以
上，也不可能开发票至企业，会计人员则不对这笔经济业务做账务处理，致使预付账款长期挂账，影响当期损益。

正确的处理是：若估计不能收回，则将预付账款转入其他应收款再提取坏账准备。

对于房地产开发企业，可看一案例。

安徽省巢湖市某房地产开发公司，主要从事房地产开发业务，税收征收方式为查账征收。

市地税局稽查局于2000年3月对该企业日常稽查，发现1999年度财务报表有关账户余额异常，其中：“预收账款”科目余额3129.2万元，“预付账款”科目余额1998.2万元，“未分配利润”余额为-367.4万元。

该企业预付账款用来核算支付给承建的建筑工程公司的工程预付款项。

稽查人员侧重对“预收账款”、“预付账款”两账户明细账进行详查，结果发现有三项工程在1997年至1999年度已竣工并交付使用，由于一些事项未了结，未在当期结转损益，涉及预收账款1543.45万元，预付账款776.13万元，减去相应的“开发成本”等成本费用科目数额，应调整计入损益179.54万元，补列应列未列的应付土地部门土地出让金110.8万元，调增应纳税所得额68.74万元。

而该企业1997-1999年三年账面亏损分别为54.23万元、54.79万元、23.62万元，经主管税务分局审核，1997、1998年度亏损额应为29.88万元和36.19万元。

究其原因是主观故意所致。

企业借口存在一些业务技术上的问题待处理，而不结转销售和成本，企业将正常的主营业务收入、其他业务收入、营业外收入等记入预付账款，掩盖已实现的利润，影响当期损益，推迟纳税或达到偷逃企业所得税的目的。

虽然这是个案，但具有一定的代表性。

二、加强企业预付账款管理的举措
以上列举了预付账款在企业实际核算中可能发生错误的5种情形。

为了规范预付账款的使用，使企业提供的财务信息真实可靠，必须对企业的预付账款加强管理。

（一）建立健全预付账款管理的相关制度
1.建立健全预付账款管理责任制度。

财务部门工程管理人员负责预付账款中的设备管理工作，材料核算人员负责预付账款中的材料借款管理工作。

供应部门负责预付账款的清查催收工作。

2.建立预付账款的控制制度。

为了从严控制预付账款的发生，节约货币资金的支出，供应部门要按照经过部门主任、总会计师审批后的购货合同的条款，办理预付账款支付手续，未签购货合同的，不得付款。

外委工程不准发生预付账款。

3.建立预付账款台账管理制度。

财务部门与客户协商，要求客户建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况、预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等情况。

同时，将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整档案。

4.建立健全预付账款清理责任制度。

供应部门经办人要按购货合同规定的时间，组织交货，验收入库，并在7日内报销。

如超过报销期限，超期的款额按每天预付金额的千分之三
收取资金占用费。

财务部门对所发生的预付账款，如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质，或因供货单位破产、撤消等已无望再收回所购货物的，应将其转入其他应收款。

每年年终，要组织专人全面清查预付账款，与对方核对清楚，并取得对方签章，做到债权明确，账实、账账相符。

5.建立会计人员培训制度。

会计人员要不断接受继续教育，熟练系统地掌握会计理论知识和预付账款的运用，不做错账。

（二）建议财务负责人和内部审计部门定期检查预付账款的使用情况
1.对预付账款进行分析性复核；对大额异常项目进行调查。

2.对期末预付账款余额与上期期末余额进行比较，解释其波动原因。

3.检查预付账款是否存在贷方余额；如有应查明原因，必要时重作分类调整。

4.检查预付账款长期挂账的原因。

注意结合应付账款明细账查核是否有重复付款或将同一笔已付清的账款在应付账款和预付账款中同时挂账的情况。

5.企业是否将正常的主营业务收入、其他业务收入、营业外收入记入预付账款，截留各种收入，推迟纳税或达到偷税的目的；审阅预付账款明细账，从摘要、对应账户的记录中发现线索，再进一步查阅记账凭证和原始凭证等相关资料。

6.企业是否利用预付账款业务往来搭桥，为他人进行非法结算活动，以此获取回扣或转移资金，予以贪污、挪用及私设“小金库”；审查预付账款业务合同是否真实合法，有无以虚假或不合理合同串通作弊，虚列预付账款。

7.是否利用预付账款列支非法支出；查证预付账款明细账的账龄长短及相关的凭证，如账龄过长，则有利用“预付账款”转移资金或进行其他舞弊行为的可能。

8.对长期未收到货物的预付账款，可向供货单位进行查询。

综上所述，对预付账款正确使用和加强管理，可以将误用或错用预付账款造成的损失及舞弊现象消灭在萌芽之中，为企业提供真实可靠的财务信息。