关于邮件收发程序及相关规定
公司函件收发管理制度范本
公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。
所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。
二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。
2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。
3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。
4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。
三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。
2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。
3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。
4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。
四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。
2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。
3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。
五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。
2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。
3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。
六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。
前台邮件收发管理制度内容范文
前台邮件收发管理制度内容范文前台邮件收发管理制度第一章总则为了加强企业前台邮件收发工作的管理，提高前台邮件收发效率和工作质量，制定本制度。
第二章管理职责2.1 前台邮件收发管理的机构设置前台邮件收发管理的机构由企业总经理办公室负责，设立邮件收发专员岗位，邮件收发专员直接向总助理汇报。
2.2 前台邮件收发管理的职责邮件收发专员负责企业前台所有邮件的收发工作，包括电子邮件、信函邮件、特快专递邮件等。
2.3 邮件收发专员的工作职责（1）负责接收、登记、分类、分发企业前台所有邮件，保证邮件的及时和安全送达。
（2）及时对电子邮件进行查收，转发给相关人员，并将邮件存档备查。
（3）对信函邮件进行及时整理，归档，确保文件的完整和保密。
（4）及时处理特快专递邮件，根据相关流程进行分发，确保邮件能够在规定时间内送达。
（5）建立邮件登记和分发的台账，记录邮件的流向和查阅情况。
第三章邮件收发程序3.1 邮件的接收（1）邮件收发专员负责接收所有邮件，并在当天内进行登记。
（2）登记时需准确记录邮件的发件人、地址、收件人、日期等信息，并为每个邮件分配唯一的编号，方便查询和跟踪。
3.2 邮件的分类和分发（1）邮件收发专员根据邮件的性质和重要性进行分类，分为一般邮件、机密邮件、重要邮件等。
（2）一般邮件和重要邮件直接分发给相关部门或人员；机密邮件需要负责人亲自领取，并在领取时签字确认。
3.3 邮件的整理和归档（1）邮件收发专员负责对信函邮件进行整理和归档，确保文件的完整性和保密性。
（2）归档时需按照一定的规则进行分类，如按发件人、收件日期、邮件主题等。
3.4 邮件的查阅和转发（1）邮件收发专员负责根据相关部门或人员的要求进行邮件的查阅和转发。
（2）转发时需保证邮件的内容不外泄，仅转发给有关部门或人员。
3.5 特快专递邮件的处理（1）特快专递邮件由邮件收发专员负责接收，并根据相关流程进行及时处理和分发。
（2）分发时需保证邮件能够在规定时间内送达，并及时更新相关记录。
公司快件收发管理制度
公司快件收发管理制度一、总则为规范公司快件的收发管理，提高工作效率，确保快件安全、准确、及时地送达目的地，特制定本制度。
二、管理范围快件收发管理制度适用于公司所有部门的快递寄递工作。
三、快件收发人员1.公司设立专职快递员和相关快递收发人员，有责任保管收件人的信息，确保快递安全送达。
2.所有快递员须接受相关的培训，具备相关知识和技能。
四、快件接收1.收件人在收到快递后，需确认快递是否完整无误，如有破损或缺失应当立即向快递员反馈。
2.收件人需在快递单上签字确认接收，快递员也需在快递单上填写相关信息。
3.如有特殊情况需要代收，收件人需提供委托书并出示有效证件。
五、快件寄送1.寄件人需填写完整的快递单，包括寄件人信息、收件人信息、物品名称及数量等必填内容。
2.寄件人需选择正规的快递公司寄送，避免使用无证件或非法机构。
3.寄件人需根据快递公司的规定选择适当的快递服务，确保快递按时送达。
六、快件保管1.所有快件需妥善保管在指定的收发室内，保持整洁、干净。
2.快递员需定期清点库存，确保没有遗漏或遗失。
3.有关快件的信息和数据需及时录入系统，确保信息的准确性和及时性。
七、快件投递1.快递员在投递快件时需遵循相关的规定，按照收发地址投递。
2.如有特殊情况需代收或代签，快递员需严格核查信息，确保快件送达准确。
3.如遇到无法联系收件人或寄件人等特殊情况，快递员需及时向上级主管汇报并按照公司规定处理。
八、责任追究1.快递员在工作中发生差错时，需及时向主管汇报和处理，确保问题及时得到解决。
2.对快递员不遵守本制度或发生不良记录的情况，公司将依据公司规定对其进行相应处罚。
3.收件人如有恶意拒签、拒收或遗失快件的情况，将承担相应责任。
九、附则1.本制度自发布之日起生效，需经过相关人员培训并签字确认。
2.对于制度的解释和修订，需经公司领导部门审批通过后方可执行。
3.如有违反制度规定的情况发生，公司将保留对其追究责任的权利。
以上为公司快件收发管理制度，所有员工必须遵守并执行。
文书管理制度汇编-文件报刊邮件函电收发制度+公文处理和管理
文书管理制度文印室管理规定文件、档案保存年限表文件收发规定企业报刊、邮件、函电收发制度企业打字、油印工作制度文书管理规定企业文件管理制度公文管理规定公文处理实施细则一、文印室管理规定第一条公司的文件，有打印必要时方予打印。
内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。
一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。
第三条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。
第四条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。
对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。
第五条文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。
属业务部门的，由各部门承担费用;属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。
三、文件收发规定(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发;党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发;公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。
(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。
(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。
秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
(五)文件统一由办公室负责发送。
送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
报刊邮件收发服务工作程序
报刊邮件收发服务工作程序一、目的通过对各类信件、邮件以及报刊杂志收发服务提供管理过程，确保相关服务质量符合要求。
二、适用范围本程序适用于对学校新老校区信件、外来包裹、汇款和各种报刊、杂志的收发服务过程的控制和管理。
三、依据无四、职责行政事务部下属收发室负责报刊杂志和信件的收发工作。
五、工作程序（一）工作流程1.报刊征订管理：按邮局要求，每年11月底前为统一订阅下年度报刊时间。
收到邮局的《邮发报刊简明目录》后，及时送到学校各订阅单位，以供参考。
订阅期间提供咨询服务，认真核对、汇总各单位订阅清单，按时送交邮局。
2. 报纸收发管理：每日邮局投递员报纸送到后，按照报录分发至信箱。
如有缺报情况与投递员联系，及时补充。
3. 信函收发管理：严格执行保密制度，维护收信人的合法权利。
清点当天邮局送来的挂号信的件数，实物与清单要符合。
把各类挂号信（包裹单、汇款单、特快专递等）按部门分类、登记、签发。
信封上的地址是双重地址以第一地址分发，第一地址分发失败，再以第二地址分发。
代领人需凭身份证签收领取。
4. 杂志收发管理：清点当天杂志数目与邮局清单相符合。
按照收发室杂志分配册，登记当天接收日期、杂志期数、份数后分发至杂志箱。
杂志入箱后封闭式管理，谨防丢失和误领。
领取时需签当日日期及领取人员姓名。
每月底用各部门签收单与收发室杂志分配册对照核对。
有未到的杂志，及时与邮局取得联系，根据情况实施补刊或退刊。
（二）控制措施1.信函收发标准：严格执行保密制度，维护收信人的合法权利；清点当天邮局送来的挂号信的件数，实物与清单要符合；把各类挂号信（包裹单、汇款单、特快专递等）按部门分类，信封上的地址是双重地址以第一地址为先投，第一地址投递失败，再以第二地址投递。
登记、签发；私人挂号信件需由代领人凭身份证签收领取。
2.报纸收发标准：每日邮政局投递员报纸送到后，按照报录分发各类报纸至信箱；如有缺报情况与投递员联系，及时补充。
3.杂志收发标准：清点当天杂志数目与邮局清单相符合；按照收发室杂志分配册，登记当天接收日期、杂志期数、份数而后分发杂志至杂志箱；杂志入杂志箱后封闭式管理。
前台邮件收发规定
前台邮件收发规定1. 邮局、快递公司送交前台签收的一切邮件，应根据其件别、性质不同进行分类派送。
需经签收盖章确认的邮件有汇款单、挂号信、包裹单、特快专递、电报等，普通邮件则免。
2. 为保证收件人利益，在签收前先确认邮件是否属代收范围(酒店各部门及员工、住客、写字楼公司员工等邮件)。
再检查邮件完整情况，在确认无误后无损坏后方可签收。
3. 邮件签收后应及时按内容进行分类、过薄、联系、派送。
4. 需做专门薄签收的邮件应严格按内容填写并将邮件夹于薄夹内，对高额汇款(1000元以上)、特快专递、包裹、加急电报等应及时致电收件人或由其所在部门代领取，将通知情况(接听人、收件)注明于该栏后面。
5. 收件人如为住客，则致电上房，如客人不在房时，可派送，《住客留言单》，及做总机留言。
6. 收件人领取邮件时，确认姓名相符后请其签收，而汇款单则需出示有效证件核对，必要时抄下证件号码。
7. 一般挂号、包裹单、低额汇款单(1000元以下)等邮件送人事部签收。
8. 前台应负责做好酒店高层管理人员的邮件传递工作。
9. 当班应对需收件人签名却仍未被取走的邮件进行交班，并跟踪落实。
10. 各部门转来退信时，应贴上退条，并按退条上面的内容如实填写，盖上邮局专用章退还邮局投递员。
前台收银程序一、前台收银员根据接待员转来“住宿登记单”按计划住宿天数向宾客收取住宿押金，对持有信用卡的宾客，需要检查信用卡是否有效后进行输卡。
开具“预收住宿押金收据”，一式三联，一联留存，将押金金额埋入住宿登记单内，与住宿登记单装入帐单箱内，二联交给客人，三联交财务部作交款附件。
并及时记入电脑。
二、如果客人需要延长住宿时间，由楼层服务员通知客人到大厅前台补交住宿押金(收款手续同上)。
收银员每日查核是否有延期逗留客人，并将检查情况提供给各楼层员。
三、客人结帐时，前厅收银员要主动、热情、迅速地为客人提供服务。
a) 散客结帐时，首先总台服务员通知楼层及时进行房间检查并反馈信息给总台，然后由客人自带收据到总台结帐。
邮件、快递收发管理规定
邮件、快递收发管理规定
一、目的:规范公司快递、邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保安全。
二、范围:凡经邮政、快递渠道送达（或寄出）本公司内所有单位（个人）的信函、快递等邮件。
三、职责:每日邮件／快递收发工作由前台文员依次负责。
四、收发程序:
1. 前台文员负责签收送达的邮件／快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位（个人）名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址；损坏严重的要通知收件单位（个人）到场处理。
2. 非公函性邮件／快递应由收件人签收。
3. 汇票应由收件人签收。
4. 前台文员对送达的公函性的邮件／快递签收后应及时送到有关负责人。
5. 行政部对公函性邮件／快递建立《收发登记簿》，进行收发登记。
五、附则:
1. 已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件／快递在前台处保存期限为一个月，具有重大价值的要送到办公室。
保存期限已满一个月的报请总经理或更高职位人员处理，不得长期存放，不得擅自处理。
2. 认真做好邮件／快递收发工作，发现问题应及时处理，造成损失的视情处罚。
3. 未经授权许可，所有人员不得接收非本单位（个人）邮件／快递，不能开看，违者视情处罚。
4. 个人信函、快递不在登记签收之内。
5. 本规定自公布之日起执行。
6. 未尽事宜按相关管理制度执行。
中山市顺圆数码纺织有限公司
行政部
2012年9月3日。
秘书收发邮件程序
秘书收发邮件程序我们都知道只有在人员在工作中做好秘书礼仪工作，秘书工作才能有助于公司达到最大的收益。
但是秘书的邮件工作同样很重要，那么秘书收发邮件程序有哪些呢?一、收文工作的程序1、签收。
对所收文件的件数要认真清点，检查实收件数与投递清单上的件数是否符合收据。
清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。
包装和封口是否损坏;文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”和、或“送文簿”上签字，并注明收到的时间2、拆封。
启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。
必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。
如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般应予以退回。
3、登记。
登记是收文处理中的重要环节之一。
登记时，按收文登记簿中所列内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，应将“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。
4、对信件(文件)迅速分类，将信件(文件)分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。
有的也可以用数字做文件夹的标识。
如上司有要求，秘书呈送文件前应先阅读后注出重点部分，如信件(文件)中的公司名称、日期、产品名称、数量、价格，应用尺和黄色笔(如需复印，黄色不会在复印件上显现)在这些内容下面画出直线，或在信件(文件)上用简练的文字作旁注，以提醒上司。
重要的信件(文件)，转送前最好复印一份保存，以备查考。
二、发送邮件工作的程序有：1、首先要对发件进行查对，即检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致;2、检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全;3、邮件分类，将各类信件、包裹等分类，快件立即处理，大宗的信件可以捆扎;4、邮件标记，即检查信封上应该标注的标记是否标注;5、邮政编码，即检查信封上收信人的邮政编码是否正确;6、签名，即检查必须由领导签名寄发的信函是否签署;7、登记，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件(文件);8、了解和适应邮政方面的规章制度和寄发(发文)时间。
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邮件收发程序及相关规定
项目部成立收发室，负责职工邮件、快递、信函收发，单位报纸、杂志等分发。
收发室位于行政楼一楼大厅，由办公室负责管理。
邮件收发程序及具体规定如下：
一、收发管理程序
（一）邮件、信函等管理程序：签收——入库建账——电话通知——职工领取。
（二）报纸杂志管理分发程序：接收——入库建账——按单位分拣。
二、收发管理要求
（一）办公室收发员负责签名签收各类邮件。
对于误投和无人认领的邮件负责退回投送邮局。
（二）收发员接收邮件后，立即建账入库，详细登记邮件名称、收件单位、收件人、电话号码、接收时间，以备查验核对。
（三）收发员负责通知收件人领取邮件，对收件人姓名、单位等联系方式不清楚的，收发室不负责查验，保管三天，无人领取的一律退回。
急件、密件、机密级文件不得在收发室存放，签收登记后，收发员立即通知领取，当天发放。
（四）收发员负责将报纸、杂志、贺卡等按单位分拣，摆放整齐，各单位自行派人及时领取，收发室不负责通知单位。
一周内未领取的，收发室按照废件处理。
（五）收件人接到通知后，三天内携本人身份证或其它有效证件到收发室签字领取。
挂号信、汇款单、包裹单、货运单等贵重邮件，以及其它急件、密件、机密级文件，必须由本人领取，不得代领。
（六）收发员负责收发室日常管理，维护收发室内正常工作秩序，禁止无关人员随便进入工作间。
三、其它
（一）项目部成立收发室是方便职工工作、生活的一件好事，各单位要及时将邮件领取程序、注意事项向职工传达，把好事做好。
（二）邮件领取时间：周一至周五，上午8:00～11：30，下午14:00～17：30，并随项目部作息时间进行调整。
邮件查询电话：7678111。
收发室管理规定
一、不迟到不早退，坚守工作岗位，态度和蔼，严禁与人发生争执，严格遵守保密规定。
二、严格执行《关于邮件收发程序及相关规定》，不准私拆信件和向外借阅报刊杂志。
三、维护和保持室内清洁卫生，收发室内严禁存放私人物品和易燃、易爆、有毒、有害等危险物品，严禁使用大功率家用电器。
四、认真负责，妥善保管未及时领取的邮件，签收、发放必须账目清楚，先签字后领取，因工作疏忽发生递件错误并造成损失的，收发员承担相应的赔偿责任。
五、维护收发室内正常工作秩序，禁止无关人员随便进入工作区域。
邮件、快递收发记录
说明：挂号信、汇款单、包裹单、货运单等贵重邮件，以及其它急件、密件、机密级文件，必须由本人凭身份证等有效证件领取，不得代领。